Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran, und das macht auch vor der Rechnungsstellung keinen Halt. Gerade in Deutschland ist die ZUGFeRD-Rechnung oder die XRechnung für viele Unternehmen – insbesondere bei der Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern – bereits eine Notwendigkeit oder wird es in Kürze sein. Doch die Umstellung von traditionellen Excel-Rechnungen auf elektronische Formate kann zunächst komplex erscheinen, oft verbunden mit der Anschaffung teurer ERP-Systeme oder der Einarbeitung in komplizierte XML-Strukturen. Glücklicherweise gibt es jedoch effiziente und benutzerfreundliche Lösungen, die diesen Prozess erheblich vereinfachen und es Ihnen ermöglichen, eine ZUGFeRD Rechnung direkt aus Excel zu erstellen. Dieser Artikel beleuchtet, wie Sie diesen Wandel meistern und Ihre Rechnungsprozesse optimieren können, ohne dabei auf aufwendige Software oder manuelle XML-Bearbeitung angewiesen zu sein.
ZUGFeRD4Excel: E-Rechnungen direkt aus Ihrer vertrauten Tabellenkalkulation
Stellen Sie sich vor, Sie könnten weiterhin Ihre gewohnten Microsoft Excel-Vorlagen nutzen und trotzdem gesetzeskonforme ZUGFeRD- oder XRechnungen erstellen. Mit der innovativen Lösung ZUGFeRD4Excel ist dies Realität. Dieses System ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen ohne den Einsatz von Makros, ohne manuelle XML-Erstellung und gänzlich ohne ein komplexes ERP-System zu erzeugen. Der Kern dieser Effizienz liegt im intelligenten PDF-Druck, der durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt wird. Innerhalb kürzester Zeit wandeln Sie so Ihre Standard-Rechnungen in das erforderliche digitale Format um.
Die technologische Basis für ZUGFeRD4Excel bildet eine leistungsstarke Kombination aus dem bewährten 7-PDF Printer (Professional) und dem intelligenten 7-PDF Invoice Extractor. Während der 7-PDF Printer für die Erstellung der PDF-Datei zuständig ist, übernimmt der 7-PDF Invoice Extractor die automatische Analyse Ihrer PDF-Rechnung. Er erkennt dabei selbstständig alle relevanten Rechnungsdaten – von Rechnungssteller und Empfänger über Einzelpositionen bis hin zu Summen und Steuersätzen. Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein normgerechtes PDF/A-3b-Dokument, das eine nach DIN EN 16931 formatierte und eingebettete XML-Datei enthält – die perfekte Grundlage für eine rechtsgültige ZUGFeRD E-Rechnung.
Um Ihnen den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, bietet ZUGFeRD4Excel eine kostenlose Testversion an, die bereits 10 kostenfreie Verarbeitungsvorgänge umfasst. Dies ist ideal, um die Funktionalität auszuprobieren und erste produktive Rechnungen zu erstellen. Bei einer späteren Lizenzierung werden Ihnen weitere 25 Rechnungsläufe geschenkt. Erst danach fällt eine geringe monatliche Gebühr an, die Sie jederzeit zum Laufzeitende kündigen können. Diese flexible Preisgestaltung macht ZUGFeRD4Excel zu einer attraktiven Option für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Selbstständige, die eine kosteneffiziente Lösung für ihre E-Rechnungen suchen.
Der Druckdialog des 7-PDF Printers, konfiguriert für die ZUGFeRD-Rechnungserstellung mit dem Invoice Extractor OptionSet.
Schritt-für-Schritt zur ZUGFeRD E-Rechnung mit dem 7-PDF Printer
Die Einrichtung und Nutzung von ZUGFeRD4Excel ist erstaunlich unkompliziert und folgt wenigen, klaren Schritten. Sie benötigen keine tiefgehenden technischen Kenntnisse, um Ihre ersten E-Rechnungen zu erzeugen. Die vollständige Anleitung, inklusive aller notwendigen Downloads und hilfreicher Beispielrechnungen, ist stets verfügbar und führt Sie detailliert durch den gesamten Prozess. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie schnell und fehlerfrei arbeiten können.
Der Prozess beginnt im gewohnten Druckdialog, den Sie aufrufen, sobald Ihre Rechnung in Excel fertiggestellt ist. Hier wählen Sie einfach den speziellen OptionSet „Invoice Extractor“ aus. Diese einmalige Einstellung instruiert den 7-PDF Printer, die Rechnung nicht nur als Standard-PDF zu speichern, sondern gleichzeitig die KI-gestützte Analyse durch den Invoice Extractor zu initiieren. Nachdem Sie Ihre Excel-Datei geöffnet haben – sei es eine Ihrer eigenen Vorlagen oder eine der bereitgestellten Beispielrechnungen – können Sie den Druckvorgang starten. Die KI-Engine des Invoice Extractors arbeitet im Hintergrund und identifiziert blitzschnell alle relevanten Informationen. Sie erkennt präzise, wer der Rechnungssteller ist, an wen die Rechnung gerichtet ist, welche Positionen aufgeführt sind, die Gesamtsummen sowie die einzelnen Steuersätze. Diese automatisierte Datenextraktion spart Ihnen wertvolle Zeit und minimiert manuelle Fehlerquellen.
Am Ende dieses automatisierten Prozesses erhalten Sie ein PDF/A-3-Dokument, das die ZUGFeRD-XML-Datei bereits eingebettet hat. Dies ist das finale, gesetzeskonforme Format Ihrer E-Rechnung. Für zusätzliche Sicherheit und Compliance können Sie die erzeugte ZUGFeRD-Rechnung optional mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator überprüfen lassen. Dieser Validator stellt sicher, dass alle technischen Anforderungen und Normen erfüllt sind, was Ihnen zusätzliche Rechtssicherheit verschafft. Die Integration dieser Validierung ist ein weiterer Beleg für die Benutzerfreundlichkeit und die umfassende Funktionalität der 7-PDF Lösungen.
Automatisierte Datenextraktion: Die KI des 7-PDF Invoice Extractor erkennt und verarbeitet alle Rechnungsdetails aus dem PDF.
Die Online-Alternative: ZUGFeRD Rechnungen einfach im Portal erstellen
Für Anwender, die eine noch einfachere Lösung bevorzugen oder von verschiedenen Geräten aus arbeiten möchten, bietet 7-PDF ein praktisches ZUGFeRD Online Portal an. Dieses Webportal ist die ideale Wahl, wenn Sie keine Software installieren möchten oder müssen. Es macht die Erstellung von E-Rechnungen so zugänglich wie nie zuvor. Das Prinzip ist denkbar einfach und erfordert nur wenige Klicks.
Der erste Schritt besteht darin, Ihre Excel- oder Word-Rechnung wie gewohnt als PDF-Dokument zu speichern. Dieser PDF-Export ist in jeder gängigen Office-Anwendung standardmäßig integriert und somit für jeden Anwender problemlos durchführbar. Anschließend laden Sie das erstellte PDF in das ZUGFeRD Online Portal hoch. Die intelligente Engine des Portals übernimmt dann vollautomatisch die Umwandlung in eine ZUGFeRD E-Rechnung. Innerhalb weniger Augenblicke können Sie das fertige, rechtssichere PDF mit der eingebetteten XML-Datei herunterladen. Dieser Prozess ist nicht nur schnell, sondern auch extrem zuverlässig und erfordert keinerlei manuelle Eingriffe in die XML-Struktur.
Um das ZUGFeRD Online Portal nutzen zu können, benötigen Sie lediglich einen günstigen API-Token für den KI-gestützten Rechnungsdaten-Extractor (7-PDF Invoice Extractor). Bereits ab 3,90 € pro Monat können Sie bis zu 15 E-Rechnungen erstellen, wobei je nach gewähltem Abo auch deutlich mehr möglich sind. Die Vorteile des Online Portals sind vielfältig: Es ist zu 100 % DSGVO-konform, ermöglicht die Erstellung von E-Rechnungen von unterwegs, ist betriebssystemunabhängig und funktioniert somit problemlos auf Tablets, Smartphones und anderen Geräten. Zudem gewährleistet der deutsche Serverstandort höchste Datensicherheit, und alle Datenübertragungen sind SSL-verschlüsselt. Ein besonders wichtiger Aspekt ist, dass 7-PDF keine Rechnungsdaten speichert, was Ihre Privatsphäre und Datensicherheit zusätzlich schützt.
Das intuitive ZUGFeRD Online Portal, das das Hochladen von PDF-Rechnungen und die automatische Konvertierung in E-Rechnungen demonstriert.
Fazit: Digitale Rechnungsstellung leicht gemacht
Die Notwendigkeit, ZUGFeRD- und XRechnungen zu erstellen, mag auf den ersten Blick entmutigend wirken, insbesondere für Kleinunternehmer, Selbstständige und alle, die keine teure ERP-Software anschaffen wollen. Doch mit den Lösungen von 7-PDF, sei es ZUGFeRD4Excel oder das ZUGFeRD Online Portal, wird dieser Prozess überraschend einfach und effizient. Sie ermöglichen es Ihnen, normgerechte E-Rechnungen direkt aus Ihren vertrauten Excel-Dokumenten zu generieren, ohne technische Hürden. Einfach drucken oder hochladen, analysieren lassen und versenden – so unkompliziert kann die digitale Rechnungsstellung sein.
Diese Tools sind die ideale Wahl, um Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland zu erfüllen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Rechnungsstellung zu modernisieren und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Starten Sie noch heute mit einer kostenlosen Testversion und erleben Sie, wie einfach es ist, eine ZUGFeRD Rechnung aus Excel zu erstellen.