Die WENN-Funktion in Excel ist ein mächtiges Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, logische Vergleiche zwischen einem Wert und dem, was Sie erwarten, durchzuführen. Basierend auf dem Ergebnis dieser Vergleiche gibt die Funktion dann einen bestimmten Wert zurück, wenn die Bedingung WAHR ist, und einen anderen Wert, wenn sie FALSCH ist. Dies ist besonders nützlich für die Automatisierung von Entscheidungen und die Vereinfachung komplexer Tabellenkalkulationen. Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen und fortgeschrittenen Anwendungen der WENN-Funktion.
Die Grundlagen der WENN-Funktion: Verkehrsampel als Beispiel
Die WENN-Funktion, auch bekannt als WENN/DANN-Funktion, wird häufig verwendet, um Abfragen mit spezifischen Bedingungen zu erstellen. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, erhalten Sie ein bestimmtes Ergebnis; wenn nicht, erhalten Sie ein alternatives Ergebnis.
Um eine WENN/DANN-Bedingung in Excel zu erstellen, formulieren Sie zunächst eine logische Prüfung: eine Bedingung, die entweder erfüllt werden kann oder nicht. Je nachdem, ob die Antwort auf Ihre Frage WAHR oder FALSCH ist, wird entweder das eine oder das andere Ergebnis ausgegeben. Einfach ausgedrückt: WENN eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, DANN wird ein entsprechender Wert ausgegeben. WENN diese Bedingung nicht erfüllt wird, DANN wird ein alternativer Wert ausgegeben.
Betrachten wir das Beispiel einer Verkehrsampel. Die Bedingung lautet: “WENN die Ampel auf Rot steht, DANN möchte ich stoppen. WENN die Ampel auf Grün springt, DANN möchte ich losfahren.”
Um diese Formel in Excel zu erstellen, identifizieren Sie die Zelle, die den Ampelstatus enthält (z. B. Zelle B3). Die grundlegende Formel lautet: =WENN(B3="Rot";"stoppen";"losfahren"). Dies bedeutet: WENN der Inhalt von Zelle B3 gleich “Rot” ist, DANN gib “stoppen” aus; SONST gib “losfahren” aus.
Wenn in Zelle B3 “Rot” steht, wird das Ergebnis “stoppen” sein. Steht dort “Grün”, wird das Ergebnis “losfahren” sein. Textwerte wie “Rot”, “stoppen” und “losfahren” müssen in Anführungszeichen gesetzt werden.
WENN-Funktion mit Zahlenwerten und Prüfungsergebnissen
Die WENN-Funktion kann genauso effektiv mit Zahlenwerten verwendet werden. Ein gängiges Beispiel ist die Prüfung von Umsatzzahlen zur Bonuszahlung. Die Bedingung könnte lauten: “WENN ein Mitarbeiter mehr als 4.000 € Umsatz generiert, DANN erhält er einen Bonus. WENN ein Mitarbeiter 4.000 € oder weniger Umsatz generiert, DANN erhält er keinen Bonus.”
Die entsprechende Formel für Zelle G3 (angenommen, der Umsatz steht in F3) wäre: =WENN(F3>4000;"Bonus";"kein Bonus"). Diese Formel prüft, ob der Wert in F3 größer als 4000 ist. Ist dies der Fall, wird “Bonus” ausgegeben, andernfalls “kein Bonus”.
Ähnlich können Prüfungsergebnisse bewertet werden. Wenn die Bedingung lautet: “WENN ein Kandidat 80 % oder mehr der Testfragen beantworten konnte, DANN hat er die Prüfung bestanden. WENN ein Kandidat weniger als 80 % der Testfragen beantworten konnte, DANN hat er die Prüfung nicht bestanden.” Die Formel hierfür könnte =WENN(A2>=80;"Bestanden";"Nicht bestanden") lauten, wobei A2 den Prozentsatz der korrekt beantworteten Fragen enthält.
Für eine bessere Lesbarkeit in Listen kann die WENN-Funktion auch verwendet werden, um Zellen leer zu lassen, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist. Dies geschieht, indem man in der Formel für den “SONST”-Teil ein Leerzeichen zwischen Anführungszeichen setzt (z. B. =" ").
Verschachtelte WENN-Funktionen für mehrere Bedingungen
Wenn Sie mehr als zwei mögliche Ergebnisse basierend auf mehreren Bedingungen benötigen, können Sie die WENN-Funktion verschachteln. Das bedeutet, dass Sie eine WENN-Funktion innerhalb der “SONST”-Logik einer anderen WENN-Funktion platzieren.
Erweitern wir das Verkehrsampel-Beispiel um die Farbe Orange. Nun möchten wir stoppen, wenn die Ampel Rot oder Orange ist, und fahren, wenn sie Grün ist. Die verschachtelte Formel sieht dann so aus: =WENN(B3="Rot";"stoppen";WENN(B3="Orange";"stoppen";"fahren")).
Diese Formel liest sich wie folgt: WENN B3 “Rot” ist, DANN stoppe. WENN nicht, DANN prüfe WENN B3 “Orange” ist, DANN stoppe. WENN auch das nicht zutrifft, DANN fahre. Achten Sie bei verschachtelten Funktionen genau auf die Anzahl der öffnenden und schließenden Klammern, um Fehler zu vermeiden.
Excel bietet oft Vorschläge zur Fehlerbehebung, wenn Klammern fehlen oder falsch gesetzt sind. Die Groß- und Kleinschreibung bei Textvergleichen spielt für das Ergebnis der WENN-Funktion keine Rolle (z. B. “Rot” ist dasselbe wie “rot”). Wichtig ist jedoch die korrekte Schreibweise der Buchstaben und Zeichenfolgen. Mit der F9-Taste können Sie innerhalb der Formel überprüfen, ob einzelne Bedingungen WAHR oder FALSCH sind, was bei der Fehlersuche hilft.
Nützliche Formeln und Anwendungsfälle der WENN-Funktion
Die WENN-Funktion ist äußerst vielseitig und kann für eine Vielzahl von Szenarien angepasst werden, darunter:
- Wenn Zelle X nicht enthält dann: Prüft, ob eine Zelle einen bestimmten Text nicht enthält.
- Wenn Null dann leer: Formatiert Zellen, die den Wert Null enthalten, als leer.
- Wenn Zelle mit X beginnt: Überprüft, ob der Inhalt einer Zelle mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnt.
- WENN UND / WENN ODER: Diese Funktionen werden oft in Kombination mit der WENN-Funktion verwendet, um mehrere Bedingungen gleichzeitig zu prüfen.
WENN(UND(Bedingung1;Bedingung2);Wert_wenn_wahr;Wert_wenn_falsch)prüft, ob alle Bedingungen wahr sind.WENN(ODER(Bedingung1;Bedingung2);Wert_wenn_wahr;Wert_wenn_falsch)prüft, ob mindestens eine Bedingung wahr ist. - Wenn Zelle kleiner/größer ist als dann: Vergleich von Zahlenwerten.
- Wenn die Zelle gleich ist: Direkter Vergleich von Werten.
- Wenn Zelle nicht leer ist dann / Wenn Zelle leer ist dann: Prüft auf das Vorhandensein oder Fehlen von Daten in einer Zelle.
Die korrekte Anwendung dieser Funktionen kann die Effizienz bei der Datenanalyse und -verwaltung in Excel erheblich steigern.