Eine sorgfältige unternehmerische Buchführung ist unerlässlich, nicht nur um den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten, sondern auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das Kassenbuch, sei es als einfache Excel-Tabelle oder mithilfe einer speziellen Vorlage, spielt dabei eine zentrale Rolle. Es dokumentiert sämtliche Bargeschäfte eines Unternehmens und ergänzt die Unterlagen für den Jahresabschluss. Die Verwendung einer passenden Kassenbuch Vorlage hilft Ihnen, ein System zu etablieren, das Ihren Geschäftsalltag optimal unterstützt und die Einhaltung steuerlicher Richtlinien erleichtert.
Wer ist zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet?
Grundsätzlich sind Selbstständige und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und zur Erstellung einer Abschlussbilanz verpflichtet sind, zur Führung eines Kassenbuches angehalten. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Dennoch gibt es Ausnahmen: Auch wenn keine Eintragung im Handelsregister vorliegt, kann die Art und der Umfang des Betriebs einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern, der die Führung eines Kassenbuches notwendig macht. Aufgaben für Excel können Ihnen helfen, die Buchhaltung zu organisieren.
Kassenbuch im Verein und der Gastronomie
Besonders in Vereinen ist eine transparente und korrekte Buchführung von großer Bedeutung. Ungenauigkeiten können schnell zu steuerlichen Nachteilen führen, insbesondere bei der Erfassung von Bareinnahmen aus Veranstaltungen, dem Verkauf von Speisen und Getränken. Auch in der Gastronomie, wo Bargeldtransaktionen häufig stattfinden, ist die Führung eines Kassenbuches unabdingbar. Ziel ist es hierbei, Unterschlagung und Steuerhinterziehung einzudämmen. Unabhängig von der Verpflichtung kann ein lückenloses Kassenbuch im Falle einer Betriebsprüfung vor kostspieligen Schätzungen durch das Finanzamt schützen. Es empfiehlt sich, eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Kassenbuch zu nutzen und die relevanten Daten mindestens sechs Jahre aufzubewahren.
Worauf bei der Kassenbuchführung zu achten ist
Unabhängig davon, ob Sie eine Kassenbuch Vorlage kostenlos nutzen, online arbeiten oder spezielle Software einsetzen, sind einige grundlegende Prinzipien einzuhalten:
- Chronologische Erfassung: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen in der Reihenfolge ihres Anfalls datiert und eingetragen werden. Eine Sortierung nach Summen oder Transaktionsarten ist nicht zulässig.
- Vollständigkeit: Selbst geringfügige Bargeldausgaben, wie der Kauf von Büromaterial, müssen erfasst werden.
- Aktueller Saldo: Der aktuelle Kassenbestand sollte jederzeit ersichtlich sein. Hier bieten Excel-Tabellen oder automatische Abrechnungsprogramme klare Vorteile.
Bei der Führung mehrerer Kassenbücher für verschiedene Firmen oder Abteilungen ist eine eindeutige Benennung unerlässlich, um die interne Verarbeitung und die Einsichtnahme im Prüfungsfall zu erleichtern. Eine gut strukturierte Ablage ist ebenso wichtig, um Bücher zu spezifischen Zeiträumen schnell einsehen zu können.
Tägliches Kassenbuch vs. Monatliches Kassenbuch
Ein Kassenbuchbogen wird in der Regel täglich abgeschlossen. Das aktuelle Datum sowie der Kassenstand müssen vermerkt werden. Der Gesetzgeber fordert eine vollständige, richtige, geordnete und zeitgerechte Führung der Aufzeichnungen. Zeitgerecht bedeutet hierbei, dass das Kassenbuch täglich zu führen ist.
Das Finanzamt akzeptiert Excel-Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung in der Regel nicht, da sie leicht nachträglich geändert werden können. Daher sollten Sie den Tagesabschluss täglich ausdrucken oder als PDF-Dokument speichern, auch an Tagen ohne Geschäftsvorfälle. Ausnahmen gelten für Tage außerhalb der regulären Geschäftszeiten.
Inhalt eines Kassenbuches
Ein Kassenbuch muss jeden Vorgang, der mit Bargeld in Verbindung steht, erfassen. Folgende Angaben sind pro Buchung erforderlich:
- Art der Transaktion (Einnahme oder Ausgabe)
- Datum und fortlaufende Belegnummer
- Bezeichnung des Buchungstextes
- Betrag in Euro
- Angewandter Steuersatz
- Umsatzsteuer oder Vorsteuerbetrag
- Kassenbestand
- Sollkassenbestand
Für eine lückenlose Dokumentation sind alle Einzelposten zu nennen. Zu jeder Ein- und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Einträge ohne Beleg sind steuerlich nicht absetzbar. Ein Kassenbogen sollte auch Felder für den Nutzungszeitraum und den Firmennamen enthalten und ausgedruckt sowie unterschrieben werden. Der Sollkassenbestand muss stets mit dem tatsächlichen Ist-Bestand übereinstimmen.
Kassenbuch in Excel erstellen
Sie können ein Kassenbuch auch selbst in Excel erstellen. Starten Sie mit einer leeren Arbeitsmappe und nutzen Sie die Funktionen von Excel, wie Formeln zur automatischen Berechnung von Umsatzsteuer oder Kassenbestand. Um Fehler zu vermeiden und die Korrektheit zu gewährleisten, empfiehlt sich die Nutzung einer kostenlosen Excel Übungen Arbeitsblätter kostenlos Vorlage für das Kassenbuch.
Vorteile eines elektronischen Kassenbuches
Die elektronische Führung des Kassenbuches mit einer Vorlage bietet zahlreiche Vorteile. Eine fertige Vorlage ermöglicht die korrekte Führung ohne aufwendige Anleitungen und lässt sich individuell anpassen. Wird das Kassenbuch als PDF gespeichert, kann es papierlos eingereicht werden, sofern nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind.
Entdeckte Fehler müssen für Dritte klar ersichtlich berichtigt werden. Die automatische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben erleichtert die Fehlerkontrolle während des Tagesabschlusses. Eine transparente Kassenbuchführung ermöglicht jederzeit einen klaren Überblick über Barausgaben und -einnahmen. Für Anfänger bieten sich Excel Übungen Anfänger an, um sich mit den Grundlagen vertraut zu machen. Wenn Sie Ihre privaten Finanzen besser im Griff haben möchten, ist ein Excel Haushaltsbuch kostenlos eine gute Option. Für Unternehmen ist eine Vorlage Buchhaltung Excel kostenlos hilfreich.