Die effiziente Planung von Urlaubszeiten ist für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, von entscheidender Bedeutung. Um kleine Firmen und deren Mitarbeiter in Deutschland bei der Urlaubsplanung für das Jahr 2026 zu unterstützen, stellen wir hier kostenlose und vielseitige Urlaubsplaner zum Download bereit. Diese Vorlagen helfen dabei, den Überblick über die Abwesenheiten zu behalten, Konflikte zu vermeiden und die Urlaubsansprüche transparent zu verwalten.
Vielfältige Varianten für jeden Bedarf
Wir bieten vier verschiedene Versionen unseres Urlaubsplaners an, die auf unterschiedliche Teamgrößen zugeschnitten sind:
- Für bis zu 7 Mitarbeiter: Diese Version beinhaltet eine Erfassung der Urlaubstage und eignet sich ideal für sehr kleine Teams.
- Für bis zu 20 Mitarbeiter: Eine erweiterte Fassung, die ebenfalls die Urlaubstage erfasst und für wachsende Teams konzipiert ist.
- Für bis zu 60 Mitarbeiter: Diese umfassende Vorlage bietet eine breite Übersicht für größere Unternehmen.
- PRO-Variante für bis zu 10 Mitarbeiter: Diese spezielle Version ist für jedes Jahr gültig und bietet erweiterte Automatisierungsfunktionen, um die Urlaubsverwaltung zu vereinfachen.
Anwendung und Handhabung der Vorlagen
Nach dem Herunterladen der gewünschten Excel-Vorlage können Sie diese mit Programmen wie Microsoft Excel, Apple Numbers oder LibreOffice öffnen. Sie haben anschließend die Wahl, den Planer direkt digital zu bearbeiten oder ihn auszudrucken und die Urlaubstage manuell zu markieren.
Digitale Bearbeitung mit Excel
Wenn Sie bereits Urlaubswünsche von Ihren Mitarbeitern erhalten haben, können Sie diese nun einfach in die digitalen Kalender eintragen. Das Setzen eines Kreuzes oder die Verwendung von Symbolen und Farben sind gängige Methoden, um Urlaubstage zu markieren. Für eine sichere Verwaltung empfiehlt es sich, die Datei an einem Ort zu speichern, der nur für die zuständige Person einsehbar ist, oder eine Passwortschutz-Funktion zu nutzen, um Manipulationen zu verhindern.
Analoge Nutzung des Urlaubsplaners
Für diejenigen, die eine physische Verwaltung bevorzugen, kann der Urlaubsplaner ausgedruckt und am Schwarzen Brett ausgehängt werden. Mitarbeiter können ihre Urlaubswünsche dann direkt per Hand eintragen. Bei Ausdrucken ist zu beachten, dass die Vorlagen standardmäßig im DIN A3-Format angelegt sind. Bei Bedarf kann die Seitengröße im Druckdialog auf A4 angepasst werden.
Spezifische Vorlagen im Detail
Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter
Diese Variante erweitert die Kapazität des Planers für Teams, die mehr als sieben Mitarbeiter umfassen. Die Anwendung und Funktionalität bleiben dabei identisch zur Version für sieben Mitarbeiter, lediglich die Anzahl der verfügbaren Zeilen pro Monat ist erhöht.
Urlaubsplaner für bis zu 60 Mitarbeiter
Für größere Unternehmen wurde ein Planer für bis zu 60 Kollegen entwickelt. Diese Vorlage konzentriert sich auf ein einziges Arbeitsblatt für alle Monate, um den Überblick zu maximieren. Feiertage und Wochenenden sind farblich hervorgehoben, und wichtige Bereiche wie Datumsangaben und Mitarbeiterlisten sind fixiert, um das Scrollen zu erleichtern. Aufgrund des Umfangs ist diese Version primär für die digitale Verwaltung gedacht.
Urlaubsplaner PRO (jedes Jahr gültig)
Die PRO-Variante, konzipiert für bis zu 10 Mitarbeiter, zeichnet sich durch ihre ganzjährige Gültigkeit und Automatisierung aus.
- Personalblatt: Hier werden Mitarbeiterdaten wie Namen, Urlaubsanspruch, Beschäftigung in Prozent, Bundesland und Vertragsbeginn erfasst.
- Template-Arbeitsblatt: Das Jahr wird aus einem Dropdown-Menü ausgewählt.
- Wochenenden und Feiertage sind dunkel hervorgehoben.
- Beantragter und genommener Urlaub wird mit “1” für einen ganzen Tag oder “0,5” für einen halben Tag eingetragen.
- Der Planer berechnet automatisch den Gesamturlaub und zeigt den Status farblich an.
- Eine Übersicht der automatisch berechneten Feiertage befindet sich am unteren Rand.
Es gibt auch eine Erklärungsvideo zur PRO-Version auf YouTube.
Download-Bereich und zusätzliche Ressourcen
Im Download-Bereich finden Sie die Excel- und PDF-Dateien aller Varianten. Für eine umfassende digitale Verwaltung aller Monate auf einem Blatt eignet sich der Kalender für 60 Mitarbeiter.
Für Unternehmen, die eine strukturierte Urlaubsplanung suchen, sind Checklisten und Übergabelisten von großem Nutzen. Eine Urlaubs-Checklisten-Vorlage kann helfen, den Überblick zu behalten, und eine Urlaubs-Übergabe-Liste erleichtert die Vertretungsregelung während der Abwesenheit.
Wenn Ihnen die Vorlagen weiterhelfen, freuen wir uns über eine kleine Spende.
- Urlaubsplaner für 7 Mitarbeiter Excel
- Urlaubsplaner für 20 Mitarbeiter Excel
- Urlaubsplaner für 60 Mitarbeiter Excel
- Urlaubsplaner für 7 Mitarbeiter PDF
- Urlaubsplaner für 20 Mitarbeiter PDF
- Urlaubsplaner PRO
Tipps zur optimalen Urlaubsplanung 2026
Die geschickte Ausnutzung von Brückentagen kann die Urlaubstageffizienz erheblich steigern. Im Jahr 2026 ergeben sich folgende günstige Gelegenheiten:
- Neujahr (1.1.2026): Mit 1 Urlaubstag erhalten Sie 4 freie Tage (1.1. bis 4.1.).
- Ostern (3.4. – 6.4.2026): 4 Urlaubstage ermöglichen Ihnen 10 freie Tage (3.4. bis 12.4.).
- Tag der Arbeit (1.5.2026): 1 Urlaubstag ergibt 4 freie Tage (25.4. bis 3.5.).
- Christi Himmelfahrt (29.5.2026): 1 Urlaubstag führt zu 4 freien Tagen (9.5. bis 17.5.).
- Pfingstmontag (9.6.2026): 4 Urlaubstage ermöglichen 9 freie Tage (23.5. bis 31.5.).
- Tag der Deutschen Einheit: Fällt auf einen Samstag und bietet keine Brückentags-Möglichkeit.
- Weihnachten 2026: 4 Urlaubstage können Ihnen 9 freie Tage bescheren (19.12. bis 27.12.).
Eine Übersicht über Brückentage und deren Berücksichtigung nach Bundesländern finden Sie online. Zur Berechnung von Ferientagen zwischen Weihnachten und Neujahr für jedes Jahr kann ein Excel-Urlaubstage-Rechner genutzt werden. Ein umfassendes Planer-Paket für 2026 mit zahlreichen Vorlagen rundet das Angebot ab.