Die Urlaubsplanung für Mitarbeiter kann für Unternehmen, insbesondere für kleinere Betriebe, eine Herausforderung darstellen. Um diesen Prozess zu vereinfachen und zu optimieren, stellen wir Ihnen für das Jahr 2025 eine kostenlose Excel-Vorlage zur Verfügung. Dieser Urlaubsplaner ist darauf ausgelegt, die Verwaltung von Urlaubstagen übersichtlich und effizient zu gestalten. Mehrere Varianten des Planers sind zum Download verfügbar, um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Firmen mit bis zu 60 Mitarbeitern gerecht zu werden.
Die richtige Planung von Urlaubszeiten ist entscheidend, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Erholungsbedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Mit diesem Tool können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen – von genehmigten Urlauben bis hin zu Feiertagen – zentral erfasst und verwaltet werden.
Anwendung des Ferienplaners 2025
Nach dem Herunterladen der gewünschten Version des Planers öffnen Sie die Excel-Vorlage mit einem kompatiblen Programm wie Microsoft Excel, Apple Numbers oder der kostenlosen Alternative LibreOffice. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass Sie entweder die Datei direkt digital bearbeiten oder sie ausdrucken und handschriftlich ausfüllen können.
Digitale Bearbeitung mit Excel
Sobald Sie Urlaubswünsche von Ihrem Team erhalten haben, können diese einfach durch das Eintragen eines Kreuzes (x) in die entsprechenden Felder des Kalenders erfasst werden. Für eine visuell ansprechendere Darstellung besteht die Möglichkeit, farbige Symbole zu verwenden oder die Zellen entsprechend einzufärben. Dies erleichtert die schnelle Erfassung und Übersicht über die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter.
Mitarbeiter und deren Urlaubstage mit Symbolen eintragen
Um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, empfiehlt es sich, die Datei an einem sicheren Ort zu speichern, auf den nur die zuständige Person Zugriff hat. Optional kann die Datei mit einem Kennwortschutz versehen werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Analoge Verwendung des Ferienplaners
Für Unternehmen, die eine physische Version bevorzugen, kann der Urlaubsplaner ausgedruckt und am Schwarzen Brett ausgehängt werden. Mitarbeiter können ihre Urlaubswünsche dann direkt handschriftlich eintragen. Bei dieser Methode ist eine vorherige Absprache im Team ratsam, um mögliche Ungleichheiten bei der Urlaubsgenehmigung zu vermeiden. Beachten Sie, dass die Excel-Vorlage im DIN A3-Format angelegt ist. Bei Druck auf Standardpapier (A4) muss die Seitengröße im Druckdialog angepasst werden.
Verwendung des Ferienplaners in ausgedruckter Variante
Varianten des Urlaubsplaners
Für unterschiedliche Unternehmensgrößen stehen verschiedene Versionen zur Verfügung:
Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter
Diese Variante bietet mehr Zeilen pro Monat und ist ideal für Teams, die aus mehr als 7 Personen bestehen. Die Funktionalität und Anwendung bleiben dabei identisch zur 7-Mitarbeiter-Version.
Urlaubskalender für 20 Mitarbeiter mit Excel (Screenshot)
Urlaubsplaner für bis zu 60 Mitarbeiter
Für größere Betriebe wurde ein Planer für bis zu 60 Kollegen entwickelt. Diese Vorlage verfügt über ein einziges Arbeitsblatt für alle Monate, was einen umfassenden Überblick ermöglicht. Feiertage und Wochenenden sind farblich hervorgehoben, und der obere Bereich des Kalenders ist fixiert, um die Lesbarkeit beim Scrollen zu gewährleisten. Aufgrund seiner Größe ist diese Version primär für die digitale Verwaltung konzipiert.
Urlaubsplaner PRO
Diese automatisierte Version ist für bis zu 10 Mitarbeiter konzipiert und bietet erweiterte Funktionen. Nach der Eingabe der Mitarbeiterdaten im Register „Personal“ (Urlaubsanspruch, Beschäftigung in Prozent, Bundesland, Vertragsbeginn) können Urlaubstage im Arbeitsblatt „Template“ eingetragen werden. Das System berechnet automatisch den gesamten Urlaub und visualisiert den Status durch Farben. Feiertage werden ebenfalls automatisch berechnet.
Anwendung vom Urlaubsplaner PRO
Download-Bereich und zusätzliche Ressourcen
Im Download-Bereich finden Sie die Excel- und PDF-Dateien aller Varianten. Wer eine zentrale Übersicht aller Monate auf einem Arbeitsblatt bevorzugt, findet im Planer für 60 Mitarbeiter eine geeignete Lösung für die digitale Verwaltung. Für diejenigen, die ihren Urlaub individuell planen möchten, gibt es nützliche Checklisten-Vorlagen.
Bevor Sie in den Urlaub fahren, ist es ratsam, eine Urlaubs-Übergabe-Liste für Ihre Kollegen zu erstellen, um eine reibungslose Übergabe sicherzustellen.
Nützliche Tipps zur Urlaubsplanung mit Brückentagen
Die effiziente Nutzung von Urlaubstagen, insbesondere durch die Kombination mit Feiertagen (Brückentage), kann die Urlaubsdauer erheblich verlängern. Hier sind einige Beispiele für das Jahr 2025:
- Neujahr 2025: Mit 2 Urlaubstagen ergeben sich 5 freie Tage (1.1. bis 5.1.2025).
- Ostern 2025: Um 9 freie Tage zu erhalten, benötigen Sie 4 Urlaubstage (z.B. Karfreitag: 12.4. bis 20.4.2025).
- Tag der Arbeit (1.5.2025): Mit 1 Urlaubstag erhalten Sie 4 freie Tage (1.5. bis 4.5.2025).
- Christi Himmelfahrt (29.5.2025): 1 Urlaubstag ermöglicht 4 freie Tage (29.5. bis 1.6.2025).
- Pfingstmontag (9.6.2025): 4 Urlaubstage können zu 9 freien Tagen führen (7.6. bis 15.6.2025).
- Tag der Deutschen Einheit (3.10.2025): 4 Urlaubstage verlängern das Wochenende auf 9 freie Tage (27.9. bis 5.10.2025).
- Weihnachten 2025: Mit 4 Urlaubstagen können Sie 9 Tage frei nehmen (20.12. bis 28.12.2025) oder mit 1 Urlaubstag 4 freie Tage (25.12. bis 28.12.2025).
Detaillierte Informationen zu den Brückentagen und deren Berücksichtigung nach Bundesländern finden Sie auf ferienwiki.de. Ein Excel-Urlaubstage-Rechner kann ebenfalls zur Berechnung der Ferientage, insbesondere zwischen Weihnachten und Neujahr, nützlich sein. Die sorgfältige Planung von Urlaub und Brückentagen trägt nicht nur zur Erholung der Mitarbeiter bei, sondern auch zur Optimierung der betrieblichen Abläufe.