Die effiziente Urlaubsplanung ist eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. Ein gut organisierter Urlaubsplan für Mitarbeiter sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe im Team, sondern auch für transparente und faire Regelungen für alle Beteiligten. Besonders in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) erweisen sich kostenlose Excel-Vorlagen als praktische und kostengünstige Lösung, um den Überblick über Urlaubsanträge und -tage zu behalten. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Versionen eines kostenlosen Urlaubsplaners für Excel 2026 vor, der Ihnen hilft, die Urlaubsverwaltung Ihres Teams zu optimieren. Entdecken Sie, wie Sie mit nur wenigen Klicks eine professionelle Urlaubsplanung umsetzen und welche Vorteile eine gut durchdachte Strategie bietet.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen des Excel-Urlaubsplans für Mitarbeiter
- Urlaubsplaner Versionen im Detail
- Praktische Tipps zur Anwendung
- Effiziente Urlaubsplanung: Brückentage optimal nutzen
- Weitere nützliche Excel-Vorlagen für Ihr Team
- Download Ihrer kostenlosen Urlaubsplaner
- Fazit
- Quellen
Grundlagen des Excel-Urlaubsplans für Mitarbeiter
Ein effektiver Urlaubsplaner ist unerlässlich, um Engpässe zu vermeiden und eine faire Verteilung der freien Tage zu gewährleisten. Hier stellen wir Ihnen kostenlose Excel-Vorlagen für das Jahr 2026 zur Verfügung, die speziell für kleinere und größere Teams entwickelt wurden. Nach dem Download können Sie die gewünschte Version einfach mit Microsoft Excel, Apple Numbers oder einer kostenlosen Office-Alternative wie LibreOffice öffnen. Die Bedienung ist intuitiv gestaltet, sodass Sie schnell mit der Urlaubsverwaltung beginnen können. Wenn Sie bereits einen excel urlaubsplaner 2024 verwendet haben, werden Sie sich schnell zurechtfinden, da die Grundfunktionalitäten beibehalten wurden.
Urlaubsplaner Versionen im Detail
Wir bieten Ihnen verschiedene Varianten des Urlaubsplaners an, die auf unterschiedliche Teamgrößen und Anforderungen zugeschnitten sind. Jede Vorlage ist darauf ausgelegt, Ihnen die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter so einfach wie möglich zu machen.
Urlaubsplaner für bis zu 7 Mitarbeiter
Diese Version eignet sich hervorragend für kleine Teams und Start-ups. Sie beinhaltet eine integrierte Erfassung der Urlaubstage, sodass Sie jederzeit den Überblick über den Resturlaub Ihrer Mitarbeiter behalten. Die Vorlage ist klar strukturiert und ermöglicht eine schnelle Eingabe der Urlaubswünsche.
Screenshot des kostenlosen Urlaubsplaners für 7 Mitarbeiter in Excel 2026, zeigt die Monate Januar bis Juni zur einfachen Mitarbeiterplanung.
Der Ferienplaner 2026 zeigt die wichtigsten Feiertage farblich hervorgehoben an. Sie können die Datei entweder direkt in Excel bearbeiten oder sie ausdrucken, um die Urlaubstage manuell zu markieren.
Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter
Für etwas größere Teams steht Ihnen diese Variante zur Verfügung. Sie bietet ausreichend Zeilen, um die Urlaubszeiten von bis zu 20 Mitarbeitern pro Monat zu planen und zu verwalten. Die Anwendung ist identisch mit der Version für 7 Mitarbeiter, lediglich die Kapazität ist erhöht.
Bildschirmansicht des Excel Urlaubsplaners für bis zu 20 Mitarbeiter für das Jahr 2026, ideal zur effizienten Personalplanung.
Urlaubsplaner für bis zu 60 Mitarbeiter
Diese Version ist für größere Betriebe und Abteilungen konzipiert. Im Unterschied zu den anderen Vorlagen fasst sie alle Monate auf einem einzigen Arbeitsblatt zusammen. Dies bietet einen optimalen Gesamtüberblick über das gesamte Jahr. Wochenenden und Feiertage sind farblich hervorgehoben, um die Lesbarkeit zu erleichtern. Damit die Datumsangaben und die Mitarbeiterliste beim Scrollen stets sichtbar bleiben, sind der obere und linke Bereich fixiert. Aufgrund des Umfangs ist diese Version primär für die digitale Verwaltung gedacht und weniger zum Ausdrucken geeignet.
Der PRO-Urlaubsplaner: Jährlich gültig und automatisiert
Der PRO-Urlaubsplaner ist eine vollautomatisierte Lösung für bis zu 10 Mitarbeiter und kann jedes Jahr verwendet werden. Er bietet erweiterte Funktionen und eine hohe Benutzerfreundlichkeit:
- Personalstammdaten: Geben Sie im Register „Personal“ die Namen Ihrer Mitarbeiter, deren Urlaubsanspruch, den Beschäftigungsgrad in Prozent, das Bundesland und das Startdatum des Arbeitsvertrages an.
- Jahresauswahl: Wechseln Sie zum Arbeitsblatt „Template“ und wählen Sie das gewünschte Jahr über ein Dropdown-Menü aus.
- Automatische Hervorhebung: Wochenenden und Feiertage werden automatisch dunkel hervorgehoben.
- Urlaubseintragung: Tragen Sie beantragte oder genommene Urlaubstage einfach mit „1“ für einen ganzen Tag oder „0,5“ für einen halben Tag ein.
- Urlaubsberechnung: Der Planer berechnet im unteren Bereich automatisch den gesamten Urlaub und zeigt den aktuellen Status farblich an.
- Feiertagsübersicht: Eine automatisch berechnete Übersicht der Feiertage finden Sie ganz unten. Hier sollten keine manuellen Änderungen vorgenommen werden.
Screenshot des vollautomatisierten Urlaubsplaner PRO in Excel, zeigt die Eingabemasken für Mitarbeiterdaten und die Jahresauswahl für eine flexible Urlaubsverwaltung.
Dieser PRO-Urlaubsplaner nimmt Ihnen viel Arbeit ab und macht die Urlaubsverwaltung besonders effizient.
Praktische Tipps zur Anwendung
Digitale Bearbeitung in Excel
Nachdem Sie die gewünschte Vorlage heruntergeladen haben, können Sie die Urlaubswünsche direkt in den Kalender eintragen. Die einfachste Methode ist das Setzen eines Kreuzes (x-Taste) in die entsprechenden Felder. Für eine bessere Visualisierung können Sie auch farbige Symbole verwenden oder die gesamte Zelle entsprechend einfärben. Es ist ratsam, die Datei an einem sicheren Ort zu speichern, der nur für die Person zugänglich ist, die für die Urlaubsverwaltung zuständig ist. Dies verhindert unbefugte Änderungen. Für zusätzliche Sicherheit können Sie die Excel-Datei auch mit einem Kennwortschutz versehen. Wenn Sie sich detaillierter mit Excel-Formeln beschäftigen möchten, um eigene Anpassungen vorzunehmen, könnte ein computerkurs excel sehr hilfreich sein.
Analoge Nutzung der Excel-Vorlage
Alternativ zur digitalen Bearbeitung können Sie den Urlaubsplaner auch ausdrucken und an einem zentralen Ort, wie dem Schwarzen Brett, aushängen. Mitarbeiter können dann ihre Urlaubstage direkt mit einem Stift eintragen. Um Ungerechtigkeiten zu vermeiden, empfiehlt sich jedoch ein persönliches Meeting, in dem die Urlaubswünsche gemeinsam besprochen und koordiniert werden. Beachten Sie beim Ausdrucken, dass die Excel-Vorlage im DIN A3-Format angelegt ist. Sollten Sie einen Standarddrucker verwenden, stellen Sie im Druckdialog die Seitengröße bitte auf A4 ein.
Analoger Urlaubsplan Mitarbeiter: Eine ausgedruckte Excel-Vorlage für 2023, handschriftlich zur Ferienplanung von Mitarbeitern ausgefüllt.
Hinweis zur Navigation in den Arbeitsblättern
Viele Nutzer übersehen, dass die Monate in den Excel-Vorlagen auf verschiedene Arbeitsblätter verteilt sind. Sie können diese Arbeitsblätter über die Schaltflächen unten links in Excel erreichen und so zwischen den einzelnen Monaten navigieren.
Effiziente Urlaubsplanung: Brückentage optimal nutzen
Jeder Arbeitnehmer verfügt über eine begrenzte Anzahl an Urlaubstagen. Um diese optimal zu nutzen, bietet es sich an, sogenannte Brückentage in die Planung einzubeziehen. Durch geschicktes Einsetzen von nur wenigen Urlaubstagen rund um Feiertage lassen sich längere zusammenhängende freie Zeiträume, oft bis zu zwei Wochen, realisieren. Dies ist besonders attraktiv für Mitarbeiter und kann die Motivation steigern.
Für das Jahr 2026 bieten sich in Deutschland folgende Gelegenheiten für die Planung Ihrer Mitarbeiter an:
- Neujahr 2026 (Donnerstag, 1.1.)
- 1.1. bis 4.1.2026: Mit 1 Urlaubstag erhalten Sie 4 freie Tage.
- Ostern 2026 (Karfreitag, 3.4. – Ostermontag, 6.4.)
- 3.4. bis 12.4.2026: Mit 4 Urlaubstagen erhalten Sie 10 freie Tage.
- Tag der Arbeit (Freitag, 1.5.)
- 25.4. bis 3.5.2026: Mit 1 Urlaubstag erhalten Sie 4 freie Tage.
- Christi Himmelfahrt (Donnerstag, 29.5.)
- 9.5. bis 17.5.2026: Mit 1 Urlaubstag erhalten Sie 4 freie Tage.
- Pfingstmontag (Montag, 9.6.)
- 23.5. bis 31.5.2026: Mit 4 Urlaubstagen erhalten Sie 9 freie Tage.
- Tag der Deutschen Einheit (Samstag, 3.10.)
- Fällt leider auf einen Samstag.
- Weihnachten 2026 (Donnerstag, 24.12. – Freitag, 26.12.)
- 19.12. bis 27.12.2026: Mit 4 Urlaubstagen erhalten Sie 9 freie Tage.
Ein detaillierter Überblick zu den Brückentagen, der auch regionale Unterschiede und Feiertage in den einzelnen Bundesländern berücksichtigt, ist für eine präzise Urlaubsplanung unerlässlich.
Weitere nützliche Excel-Vorlagen für Ihr Team
Neben dem Urlaubsplaner gibt es weitere nützliche Excel-Vorlagen, die Ihnen die Organisation im Arbeitsalltag erleichtern können. Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub planen, empfiehlt es sich auch, eine Urlaubs-Übergabe-Liste zu erstellen, um einen reibungslosen Ablauf während der Abwesenheit sicherzustellen. Wer einfach nur seinen persönlichen Urlaub planen möchte, findet in einer Urlaubs-Checklisten-Vorlage wertvolle Unterstützung. Für die Gestaltung eigener dynamischer Übersichten kann ein dynamischer kalender excel download ebenfalls sehr hilfreich sein, um stets den Überblick zu behalten. Auch die Berechnung der Arbeitszeiten ist ein wichtiges Thema; hierfür können Sie eine excel formel für arbeitszeit berechnen nutzen.
Download Ihrer kostenlosen Urlaubsplaner
Hier finden Sie die kostenlosen Excel- und PDF-Dateien zum direkten Herunterladen. Wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse passende Version. Wenn Sie alle Monate auf einem Arbeitsblatt verwalten möchten, ist der Urlaubsplaner für 60 Mitarbeiter die beste Wahl (jedoch nur für die digitale Verwaltung geeignet).
- Urlaubsplaner für 7 Mitarbeiter Excel
- Urlaubsplaner für 20 Mitarbeiter Excel
- Urlaubsplaner für 60 Mitarbeiter Excel
- Urlaubsplaner für 7 Mitarbeiter PDF
- Urlaubsplaner für 20 Mitarbeiter PDF
- Urlaubsplaner PRO
Fazit
Ein gut organisierter Urlaubsplan für Mitarbeiter ist ein Eckpfeiler für eine effiziente Personalverwaltung und ein harmonisches Arbeitsklima. Mit den hier vorgestellten kostenlosen Excel-Vorlagen für 2026 erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug, das sich flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Von der einfachen Vorlage für kleine Teams bis zum automatisierten PRO-Planer für komplexe Urlaubsverwaltungen – finden Sie die passende Lösung, um die Übersicht zu behalten und faire Urlaubsregelungen zu treffen. Nutzen Sie die praktischen Tipps zur Brückentagsplanung und weiteren hilfreichen Tools, um die Urlaubszeit für alle Beteiligten stressfrei und optimal zu gestalten. Laden Sie jetzt Ihren gewünschten Urlaubsplaner herunter und vereinfachen Sie Ihre Mitarbeiterplanung für das kommende Jahr!
Quellen
- Brückentage 2026: Clever planen – so hast du mit wenig Urlaubstagen länger frei
- Urlaubstage-Rechner Weihnachten-Neujahr