Der klassische Stundenzettel ist die einfachste Form der Arbeitszeiterfassung und eine beliebte sowie kostengünstige Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Er ermöglicht eine schnelle Dokumentation der Arbeitszeiten und sollte in weniger als einer Minute ausgefüllt sein. Mitarbeiter notieren hierbei handschriftlich ihren Arbeitsbeginn, ihr Arbeitsende sowie Pausenzeiten für jeden Arbeitstag eines Monats. Obwohl das Erstellen von Stundenzetteln nicht immer Spaß macht, ist es eine notwendige Aufgabe. Hier können Sie kostenlos eine Vorlage für die Arbeitszeiterfassung herunterladen.
Kostenlose Stundenzettel Vorlage 2026 im Excel-Format
Die Stundenzettel Vorlage für das Jahr 2026 steht kostenlos als Excel-Datei zum Download bereit und vereinfacht die Zeiterfassung erheblich. Sie können das DIN-A4-Blatt einfach ausdrucken oder die Zeiten direkt in der Excel-Tabelle eintragen. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die Vorlage berücksichtigt bereits die bundesweiten Feiertage; regionale Feiertage müssen Sie gegebenenfalls selbst ergänzen.
Excel Download Vorlage
Monats-Stundenzettel mit Überstunden: PDF zum Ausdrucken
Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) umfasst die Arbeitszeit die Dauer vom Beginn bis zum Ende der Arbeit. Pausen gehören laut Gesetzgebung nicht zur Arbeitszeit und müssen daher gesondert in der Arbeitszeiterfassung ausgewiesen werden. Unsere Vorlage zeigt Ihnen, wie Sie diese korrekt dokumentieren.
Monatsarbeitsnachweis 2026 kostenlos zum Ausdrucken
Hier finden Sie Links zu den PDF-Vorlagen für jeden Monat des Jahres 2026:
| Januar 2026 | Februar 2026 |
|---|---|
| März 2026 | April 2026 |
| Mai 2026 | Juni 2026 |
| Juli 2026 | August 2026 |
| September 2026 | Oktober 2026 |
| November 2026 | Dezember 2026 |
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Arbeitstag
Diese Anleitung führt Sie durch die präzise Erfassung Ihrer täglichen Arbeitszeit:
- Arbeitsbeginn: Tragen Sie die Startzeit ein (z. B. 8:23 Uhr).
- Pausenzeit: Notieren Sie die Dauer Ihrer Pausen in Minuten (z. B. 30 Minuten).
- Arbeitsende: Geben Sie die Endzeit an (z. B. 17:34 Uhr).
- Automatische Berechnung der Arbeitsstunden (Dezimal): Die Vorlage berechnet die tatsächliche Arbeitszeit (z. B. 8,50 Stunden).
- Automatische Umrechnung in Arbeitsstunden (Industriezeit): Die Umrechnung erfolgt in das übliche Format (z. B. 8 Stunden und 50 Minuten).
Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Tabellenblatt
Strukturieren Sie Ihre Tabelle mit folgenden Schritten für eine übersichtliche Erfassung:
- Tragen Sie die Personalstammdaten (Name, Wochenarbeitszeit etc.) in das Datenblatt ein.
- Übertragen Sie die Feiertage Ihres Bundeslandes in die jeweiligen Monatsdatenblätter.
- Bundesweite Feiertage sind bereits in der Vorlage hinterlegt.
- Eine Übersicht der Feiertage finden Sie direkt in der Excel-Tabelle.
Kostenlose Stundenzettel Vorlage 2025 Excel
Diese Vorlage für das Jahr 2025 bietet eine einfache und zuverlässige Methode zur übersichtlichen Dokumentation von Arbeitszeiten und Überstunden. Sie eignet sich auch für Anwender, die eine bewährte Vorlage aus dem Vorjahr bevorzugen. Mit diesem Dokument behalten Sie die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter stets im Blick und erfüllen die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung. Die Vorlage ist flexibel und unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle.
Monatsarbeitsnachweis 2025 – PDF kostenlos zum Ausdrucken
| Januar 2025 | Februar 2025 |
|---|---|
| März 2025 | April 2025 |
| Mai 2025 | Juni 2025 |
| Juli 2025 | August 2025 |
| September 2025 | Oktober 2025 |
| November 2025 | Dezember 2025 |
Ab wann müssen Unternehmen Stundenzettel führen?
Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 besteht in Deutschland eine generelle Pflicht zur Aufzeichnung von Arbeitsstunden. Das deutsche Arbeitszeitgesetz wurde entsprechend angepasst. Die Frage, wann ein Stundenzettel zwingend erforderlich ist, ist daher relevant.
Nach § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes besteht eine Aufzeichnungspflicht für Arbeitsstunden, die über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinausgehen. Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu dokumentieren, um die Einhaltung des Mindestlohns sicherzustellen. Gemäß § 2 des SGB IV liegt eine geringfügige Beschäftigung vor, wenn das Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt und die Beschäftigung auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist.
Für welche Personengruppen muss der Stundenzettel geführt werden?
Arbeitgeber sind verpflichtet, die werktäglichen Arbeitszeiten für bestimmte Personengruppen schriftlich zu dokumentieren. Dazu gehören insbesondere geringfügig Beschäftigte und Mitarbeiter in Branchen mit einem erhöhten Risiko für Schwarzarbeit.
Wichtige Wirtschaftsbereiche mit dieser Verpflichtung umfassen:
- Geringfügig Beschäftigte
- Baugewerbe
- Gaststätten und Herbergen
- Speditionen, Transport und Logistik
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Messebau
- Fleischwirtschaft
- Zeitungszusteller
- Beschäftigte bei Paketdiensten
Lieber digital Stunden erfassen?
Obwohl die manuelle Erfassung auf Papier möglich ist, birgt sie das Risiko von Fehlern und nachträglichen Änderungen, die nicht nachvollziehbar sind. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 sind Arbeitgeber in der EU verpflichtet, Daten elektronisch und manipulationssicher zu erfassen. Die digitale Zeiterfassung bietet hier klare Vorteile.
Stundenzettel in der elektronischen Zeiterfassung
Die elektronische Zeiterfassung ist die optimale Lösung für eine manipulationssichere Dokumentation. Mitarbeiter erfassen ihre täglichen Arbeitsstunden direkt am Arbeitsplatz, entweder über stationäre Software oder Terminals. Auch die mobile Zeiterfassung per Smartphone ist möglich.
Die Differenz zwischen der vertraglich vereinbarten und der tatsächlichen Arbeitszeit wird automatisch berechnet. Bei der digitalen Erfassung entfällt das Ausfüllen in Papierform, da Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden direkt erfasst und berechnet werden. Dies erfüllt die Anforderungen des EuGH-Urteils und ermöglicht eine transparente Übersicht über alle Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden, Urlaubstage und Fehltage. Ein Monatsausdruck kann von Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterschrieben und zu den Akten genommen werden, was die manuellen Stundenzettel ersetzt. Lernen Sie die TimO Zeiterfassung live kennen und entdecken Sie die Vorteile.
FAQ – Wichtige Fragen
Wer führt den Stundenzettel?
In der Regel überlässt der Arbeitgeber das Ausfüllen den Mitarbeitern, indem er Papier-Stundenzettel zur Verfügung stellt, die ausgefüllt und abgegeben werden müssen.
Was muss der Stundenzettel enthalten?
Ein Stundenzettel sollte mindestens Name, Datum, Ort, Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeit und die tägliche Gesamtarbeitszeit enthalten.
Bis wann muss der Stundenzettel ausgefüllt sein?
Die Erfassung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der erbrachten Arbeitsleistung erfolgen.
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend ab dem dokumentierten Arbeitstag.
Müssen auch Überstunden erfasst werden?
Ja, Überstunden müssen ebenfalls dokumentiert werden. Gemäß § 16 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen.