Die genaue Erfassung von Arbeitszeiten ist für viele Arbeitnehmer und Selbstständige unerlässlich. Ob zur Abrechnung, zur Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen oder zur internen Kontrolle – ein gut strukturierter Arbeitszeitnachweis hilft, den Überblick zu behalten. Dieser Beitrag stellt eine unkomplizierte Excel-Vorlage zur Verfügung, die Sie einfach herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Vorlage kann hier heruntergeladen werden.
Aufbau des Stundenzettels
Die Zeiterfassungs-Vorlage ist bewusst einfach gehalten, um eine schnelle und problemlose Anwendung zu ermöglichen.
- Download der Vorlage: Der Link zum Herunterladen der Excel-Datei oder der PDF-Variante befindet sich am Ende dieses Artikels im Downloadbereich.
- Öffnen der Datei: Öffnen Sie die heruntergeladene Datei mit Microsoft Excel oder die PDF-Version mit einem beliebigen Browser oder PDF-Reader.
- Persönliche Daten eingeben: Tragen Sie Ihren Namen in das vorgesehene Feld oben auf dem Arbeitsblatt ein.
- Monatsdaten angeben: Geben Sie den betreffenden Monat an. Optional können Sie auch Ihre Personalnummer und die vertraglich vereinbarte Stundenzahl für den Monat eintragen. Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, bei der Eingabe der Stunden nicht nur die Zahl, sondern auch die Minuten anzugeben (z. B. „8:00“ statt nur „8“), damit Excel die Berechnung korrekt durchführt.
- Datum der Arbeitstage: Hinterlegen Sie in der Spalte „Datum“ alle Tage, an denen Sie tatsächlich gearbeitet haben.
- Manuelle Eintragung (bei PDF): Wenn Sie die PDF-Version nutzen, drucken Sie die Liste aus und füllen Sie am Ende jedes Arbeitstages die geleistete Arbeitsdauer manuell aus.
- Automatische Berechnung (bei Excel): Wenn Sie die Excel-Datei verwenden, werden die geleisteten Stunden automatisch berechnet. Die Summe der Arbeitszeit wird abgeglichen mit den vereinbarten Monatsstunden. Eine Differenz, die darauf hinweist, dass die Soll-Stunden noch nicht erreicht sind, wird in roter Schrift angezeigt.
Bitte beachten Sie: Tragen Sie nur Werte in die Spalten „Datum“, „Beginn“, „Ende“, „Pausen“ und „Bemerkungen“ ein. Alle anderen Felder werden automatisch von Excel berechnet.
Stundenzettel als Excel-Vorlage (Screenshot als Vorschau)
Eine detailliertere und automatisch berechnende Version Ihrer Arbeitszeit finden Sie auch in der bereits veröffentlichten Arbeitszeiterfassungs-Vorlage.
Stundenzettel erklärt auf meinem YouTube-Kanal
[Optional: Hier könnte ein Link zu einem erklärenden YouTube-Video eingefügt werden, falls vorhanden.]Was muss ich bei der Benutzung der Zeiterfassung berücksichtigen?
Die Anwendung dieses Arbeitszeitnachweises ist im Grunde sehr einfach, vorausgesetzt, Sie etablieren eine gewisse Routine. Vermeiden Sie es, zu lange mit dem Ausfüllen der Liste zu warten, da die Erinnerung mit der Zeit nachlassen kann.
Meine dringende Empfehlung lautet daher: Nehmen Sie die Eintragungen immer am selben Tag vor. So sind die Informationen noch frisch und die Stundenabrechnung ist mit hoher Wahrscheinlichkeit korrekt.
Auch interessant für Ihre Planung: Dienstplan und Schichtplan mit einer Excel-Vorlage.
Kann der Stundenzettel auch für Selbstständige genutzt werden?
Für Einzelunternehmer, die oft mehrere Kunden gleichzeitig betreuen, ist der Überblick über geleistete Arbeit essenziell. Die Zeiterfassungsvorlage kann hierfür ideal umfunktioniert werden:
- Kunden statt Name: Tragen Sie anstelle Ihres eigenen Namens den Namen des jeweiligen Kunden ein.
- Detaillierte Beschreibung: Nutzen Sie die Spalte „Anmerkungen“, um genau zu beschreiben, welche Tätigkeiten für den Kunden erbracht wurden. Dies ist besonders wichtig für die spätere Rechnungsstellung, falls alle einzelnen Arbeitsschritte aufgelistet werden müssen. Dies gilt nicht, wenn Sie eine Pauschalleistung anbieten; in diesem Fall dient die Zeiterfassung primär internen Zwecken.
- Mehrere Kunden: Um den Überblick für verschiedene Kunden zu behalten, empfiehlt es sich, das Arbeitsblatt zu duplizieren und die einzelnen Registerkarten nach Kundennamen zu benennen. So können Sie in Excel bequem Stundenabrechnungen für mehrere Auftraggeber erstellen.
Stundenzettel Downloadbereich
Im Folgenden finden Sie alle Dateien zum Download für Ihren Arbeitszeitnachweis. Zusätzlich steht eine blanko PDF-Variante zur Verfügung.
Wenn Ihnen meine Vorlagen gefallen, freue ich mich über eine kleine Spende!
Stundenzettel Excel Vorlage
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Stundenzettel als PDF
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Für Nutzer, die eine detaillierte und automatische Lösung bevorzugen, ist die Arbeitszeiterfassungs-Vorlage eine ausgezeichnete Wahl. Alternativ können Sie auch eine Version für Google Sheets nutzen: Stundenzettel für Google Sheets.