Sie suchen eine einfache und zeitsparende Lösung, um den gesetzlichen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung nachzukommen? Insbesondere der digitale Stundennachweis in Excel bietet eine flexible Möglichkeit, um Arbeitszeiten präzise zu dokumentieren. Diese Methode ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine attraktive Option, die eine kostengünstige und dennoch effektive Lösung suchen, bevor sie möglicherweise auf komplexere Zeiterfassungssysteme umsteigen.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, stellen wir Ihnen verschiedene Stundenzettel-Vorlagen zur Verfügung. Sie finden diese Vorlagen in Form von PDF, Excel und Word, um den unterschiedlichen Anforderungen und Präferenzen gerecht zu werden. Nutzen Sie die Stundennachweis Excel-Vorlage, um Ihre Arbeitszeiten effizient zu verwalten.
Hier finden Sie die Stundenzettel-Vorlage als PDF!
Hier finden Sie die Stundenzettel-Vorlage als Excel!
Hier finden Sie die Stundenzettel-Vorlage als Word!
Stundennachweis Excel: Eine detaillierte Ausfüllhilfe
Bevor Sie mit dem Ausfüllen Ihrer Stundennachweis Excel-Vorlage beginnen, ist es ratsam, diese im Ordner der jeweiligen Mitarbeitenden abzuspeichern. Dies gewährleistet eine eindeutige Zuordnung der erfassten Zeiten. Öffnen Sie anschließend die Vorlage im Bearbeitungsprogramm Ihrer Wahl, vorzugsweise Excel, und tragen Sie zunächst alle relevanten Mitarbeiterdaten ein. Dazu gehören Name, gegebenenfalls Personalnummer und der betreffende Kalendermonat.
Nun können Sie – oder Ihre Mitarbeitenden – damit beginnen, die geleisteten Arbeitszeiten präzise zu dokumentieren. Achten Sie dabei stets darauf, dass alle Spalten zeitnah und gewissenhaft ausgefüllt werden. Die Genauigkeit der Angaben ist entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Darüber hinaus ist es unerlässlich, eine manipulationsfreie Speicherung und eine gesetzeskonforme Archivierung der Stundenzettel sicherzustellen, um im Falle einer Prüfung durch Behörden alle Nachweise korrekt vorlegen zu können.
Was ist ein Stundenzettel und warum ist er wichtig?
Ein Stundenzettel ist ein Dokument, das dazu dient, die täglichen Arbeitszeiten von Angestellten zu erfassen und nachzuweisen. Ein systematischer Nachweis der Arbeitszeiten war in Deutschland lange Zeit nur unter bestimmten Voraussetzungen vorgeschrieben. Das änderte sich maßgeblich mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022. Zuvor kamen Stundenzettel hauptsächlich für Minijobber:innen, Arbeitnehmer:innen ausgewählter Branchen und zum Erfassen von Überstunden zum Einsatz.
Das BAG-Urteil hat jedoch eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für nahezu alle Arbeitgeber eingeführt. Dies bedeutet, dass die genaue und lückenlose Dokumentation der Arbeitsstunden nicht mehr nur eine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung darstellt. Ein gut geführter Stundennachweis Excel ist daher nicht nur ein internes Verwaltungstool, sondern ein wichtiges rechtliches Dokument.
Inhalt und Form: Was muss im Stundennachweis erfasst werden?
Auf dem Stundenzettel halten Sie den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmenden fest. Ob auch Uhrzeit und Dauer von offiziellen sowie inoffiziellen Pausen erfasst werden müssen, ist vom Gesetzgeber bislang nicht eindeutig bestimmt worden.
Um die Dauer der effektiven Arbeitszeit vollumfänglich nachzuweisen, empfiehlt es sich jedoch ohnehin, Pausen in die Dokumentation mit einzubeziehen. Ebenso sollten Sie Urlaubs- und Krankheitstage, weitere Abwesenheiten sowie Ruhe- oder Reisezeiten vermerken. Im Sinne einer eindeutigen Zuweisung der Stundenzettel sollten Name und gegebenenfalls Personalnummer der Mitarbeitenden sowie der jeweilige Kalendermonat eingetragen werden. Die genaue Form oder das Aussehen des Dokuments ist (bislang) nicht geregelt, was die Nutzung von anpassbaren Lösungen wie dem Stundennachweis Excel ermöglicht.
Arbeitszeiterfassung Übersicht
Zeiten müssen verlässlich erfasst werden, das sagt der Gesetzgeber. Moderne Tools oder eine gut strukturierte Stundennachweis Excel-Vorlage helfen Ihnen, die Zeiten automatisch, zentral und sicher zu dokumentieren.
Stundennachweis ausfüllen: So funktioniert’s in der Praxis!
Die Art und Weise, wie ein Stundenzettel zu führen ist, folgt nach aktuellem Stand keinen verbindlichen Richtlinien. Unternehmen können selbst entscheiden, welches System sie nutzen möchten, solange es den Anforderungen der Dokumentationspflicht genügt. Zur Auswahl stehen unter anderem:
- Stundennachweis als Excel-Tabelle, Word- oder PDF-Vorlage sowie weitere digitale Dokumente. Die formel excel zeiterfassung kann dabei helfen, Berechnungen zu automatisieren.
- Elektronisches Zeiterfassungssystem, z. B. Stempelkarten
- Rein softwarebasierte Lösungen
- Handschriftliche Aufzeichnung
Gut zu wissen: Der Stundenzettel muss weder von den Arbeitnehmenden noch vom Arbeitgeber unterschrieben werden, wenn er digital und nachvollziehbar geführt wird.
Wer muss den Stundennachweis ausfüllen?
Der Arbeitgeber ist für die korrekte Zeiterfassung verantwortlich. Es ist jedoch möglich, diese Aufgabe an die Angestellten zu delegieren. Da die Arbeitszeiterfassung auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgt, dürfen Angestellte den Stundennachweis, auch in Excel, während der Arbeitszeit ausfüllen; diese Zeit zählt als Arbeitszeit mit.
Gut zu wissen: Wenn Angestellte einen festen Einsatzplan haben und diesen exakt einhalten, zum Beispiel im Rahmen von Schichtarbeit, dürfen die Arbeitszeiten direkt aus dem Plan in den Stundenzettel übernommen werden. Dies vereinfacht die Pflege des Stundennachweis Excel erheblich.
Bis wann muss der Stundennachweis ausgefüllt werden?
Spätestens nach sieben Tagen, also innerhalb einer Woche nach Ende des jeweiligen Arbeitstages, muss die Arbeitszeit dokumentiert sein. Diese Frist gilt es streng einzuhalten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Nutzung einer Stundennachweis Excel-Vorlage kann helfen, diese Fristen durch einfache und schnelle Eingabemöglichkeiten einzuhalten.
Wer verwaltet und kontrolliert die Stundennachweise?
Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Korrektheit der angegebenen Zeiten und somit auch das Risiko. Weist er Mitarbeiter:innen dazu an, den Stundennachweis selbstständig auszufüllen, liegt es weiterhin an ihm, sicherzustellen, dass die Stundennachweise, egal ob in Excel oder anderer Form, fehlerfrei und vollständig geführt werden.
Des Weiteren ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Stundennachweis zur Wahrung der gesetzlichen Frist für mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Tag der Aufzeichnung. Auf Nachfrage zuständiger Aufsichtsbehörden gilt es, entsprechende Aufzeichnungen fristgerecht zu übermitteln. In Deutschland kontrolliert der Zoll, ob Unternehmen das Gesetz zum Mindestlohn einhalten und keine Beschäftigten schwarz beschäftigen. Bei unangekündigten Kontrollen darf der Zoll die Stundenzettel überprüfen; Arbeitgeber sollten sie für diesen Fall griffbereit haben. Der Zoll kann Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängen, wenn Unternehmen ihre Pflichten vorsätzlich oder fahrlässig verletzen.
In welchen Branchen muss die Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind – bis auf wenige Ausnahmen – grundsätzlich alle Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichtet. Zuvor betraf das Führen von Stundenzetteln vor allem zwei Arbeitnehmergruppen:
Stundennachweis für Minijobber:innen
Wenn Unternehmen geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen – die sogenannten Minijobber:innen –, sind sie zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Dies ist besonders wichtig, um die Einhaltung des Mindestlohns zu gewährleisten. Eine übersichtliche Stundennachweis Excel-Vorlage kann hierbei helfen, die Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und den Nachweispflichten nachzukommen.
In einem Fall ist die Dokumentationspflicht laut Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) gelockert – wenn nämlich Minijobber:innen ausschließlich mobile Tätigkeiten durchführen und über Arbeitsbeginn und -ende sowie Arbeitszeiten selbst entscheiden dürfen. Sie müssen nur die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeiten aufzeichnen, nicht jedoch die Uhrzeiten von Beginn und Ende. Beispiele hierfür sind mobile Pflegekräfte oder Paketzustellende.
Arbeitszeiterfassung Überstundenberechnung
Mit einer gut strukturierten Stundennachweis Excel-Vorlage können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst eintragen. Eine Führungskraft kann diese dann, basierend auf dem jeweiligen Arbeitszeitmodell, bequem bestätigen.
Spezielle Wirtschaftsbereiche mit erhöhter Dokumentationspflicht
Ebenfalls zur Aufzeichnung verpflichtet sind Unternehmen, wenn sie Arbeitnehmer:innen in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigen. Dies begründet sich damit, dass diese Branchen als besonders „anfällig“ für Schwarzarbeit oder für die Nichteinhaltung des Mindestlohngesetzes gelten. Zu diesen Branchen gehören:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für Unternehmen, die Leiharbeiter:innen für solche Tätigkeiten anderen Unternehmen überlassen. Die endgültige Entscheidung, ob eine Tätigkeit in einen der genannten Bereiche fällt, trifft die Krankenkasse oder bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen die Minijob-Zentrale. Eine exakte Stundennachweis Excel-Vorlage kann auch hier die Dokumentation erleichtern und zur Rechtssicherheit beitragen.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) lässt zwei Ausnahmen zu:
- Wenn Arbeitnehmende regelmäßig über 2.958 EUR brutto pro Monat verdienen oder nachweislich die letzten 12 Monate mehr als 2.000 Euro brutto pro Monat verdient haben. (Es zählen nur die Monate, in denen sie Anspruch auf Arbeitsentgelt hatten.)
- Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner:innen, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, für vertretungsberechtigte Organe einer juristischen Person oder deren Mitglieder sowie für vertretungsberechtigte Gesellschafter:innen einer rechtsfähigen Personengesellschaft. (Beispiel: Familienangehörige von GmbH-Geschäftsführenden)
Die BAG-Entscheidung zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung
Nachdem der BAG-Beschluss deutschen Arbeitgebern verbindlich auferlegt hat, ein System zur Dokumentation der Arbeitszeiten einzuführen, bleiben weiterhin viele Feinheiten ungeklärt. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat diesbezüglich im April 2023 einen Gesetzesentwurf vorgelegt, über den derzeit regierungsintern beraten wird. Als Arbeitgeber sind Sie jedoch bereits jetzt dazu angehalten, innerhalb der für Ihr Unternehmen zutreffenden Frist auf ein entsprechendes (elektronisches) Zeiterfassungssystem umzustellen. Ein Stundennachweis Excel kann als Übergangs- oder Basislösung dienen, die Flexibilität bietet und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften ermöglicht.
Vor- und Nachteile von Stundennachweisen in Excel
Egal, ob digital in Excel oder handschriftlich – ein Stundenzettel lässt sich einfach und ohne großen organisatorischen Aufwand führen. Um eine Patentlösung, die automatisch auf jedes Unternehmen passt, handelt es sich allerdings nicht …
Vorteile von Stundennachweisen in Excel
- Kostengünstig: Ein Stundennachweis Excel verursacht in der Regel keine direkten Kosten, da Excel oft bereits in Unternehmen vorhanden ist.
- Vorlagenbasiert: Eine professionelle Stundenzettelvorlage ist ruckzuck angelegt oder heruntergeladen. Indem Sie diese für alle Mitarbeitenden nutzen, sparen Sie sich Zeit und Mühe.
- Selbsterklärend: Neue Mitarbeiter:innen finden sich schnell in ein Excel-basiertes Stundenzettelsystem ein. Grundlegende Excel-Kenntnisse genügen meist.
Nachteile von Stundennachweisen in Excel
- Hoher Aufwand und eingeschränkte Übersicht: Individuell ausgefüllte Stundennachweise in Excel zu kontrollieren, zu korrigieren und aufzubewahren, nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Der Aufwand steigt pro Mitarbeiter:in – ebenso wie die Unübersichtlichkeit.
- Manipulationsanfälligkeit: Excel-Tabellen können leicht nachträglich verändert werden, was die Rechtssicherheit bei Prüfungen mindern kann.
- Mangelnder Datenschutz: Einzelne Excel-Dokumente entsprechen nicht immer den heutigen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, insbesondere bei größeren Datenmengen. Daten können leichter gestohlen, von Unbefugten eingesehen oder durch technische Probleme verloren gehen.
- Fehlende Automatisierung: Mitarbeitende müssen jeden Tag selbst daran denken, ihre Zeiten einzutragen. Vergisst ein:e Mitarbeiter:in, die geleisteten Stunden aufzuzeichnen und trägt diese dementsprechend erst später nach, ist eine akkurate Dokumentation nur bedingt gewährleistet.
Stundennachweis Excel oder Zeiterfassungssoftware? Die richtige Wahl treffen
Ob sich der Umstieg vom einfachen Stundennachweis Excel auf eine digitale Lösung zur Zeiterfassung lohnt, hängt von der Unternehmensgröße ab. Insbesondere kleinen Unternehmen – mit bis zu zehn Mitarbeiter:innen – ist es weiterhin gestattet, Stundennachweise handschriftlich oder in einfachen Excel-Tabellen zu führen, solange die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
In großen Unternehmen erleichtert eine professionelle Zeiterfassungssoftware die Abläufe jedoch deutlich. Permanentes Erinnern, Kontrollieren und Korrigieren – all das sind Tätigkeiten, die die Personalabteilung nur unnötig beschäftigen und gleichzeitig vermeidbar wären. Eine spezialisierte Software bietet oft Funktionen wie automatische Pausenabzüge, Überstundenberechnung und eine sichere Archivierung, die über die Möglichkeiten eines Stundennachweis Excel hinausgehen.
Einfache Software zur Zeiterfassung kostet oft nur wenige Euro im Monat – oder die Funktion ist bereits in der Personalverwaltungssoftware integriert. Spart die Personalabteilung dadurch auch nur wenige Stunden, sind die Kosten schnell mehrfach wieder hereingeholt. Und statt durch zahllose digitale Dokumente zu pflügen, haben Sie Zeit für das, was wirklich zählt: Ihre Mitarbeiter:innen.
FAQ zum Stundennachweis in Excel und der Arbeitszeiterfassung
Wie schreibt man einen Stundenzettel oder Stundennachweis in Excel?
Auf einem Stundenzettel oder Stundennachweis Excel sind Mitarbeitername, Kalendermonat sowie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. Pausenzeiten sollten zur besseren Nachvollziehbarkeit ebenfalls erfasst werden.
Sind Stundenzettel verpflichtend?
Stundenzettel – oder eine alternative Form der systematischen Zeiterfassung – sind für deutsche Arbeitgeber beinahe ausnahmslos verpflichtend seit dem BAG-Beschluss von 2022. Dies schließt die Nutzung von Lösungen wie dem Stundennachweis Excel ein, sofern sie den Anforderungen genügen.
Wann muss ein Stundenzettel geführt werden?
Durch den BAG-Beschluss aus dem Jahr 2022 ist – abgesehen von ausgewählten Ausnahmen – jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden beispielsweise mithilfe eines Stundenzettels zu dokumentieren. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag erfolgen.