Ein Schichtplaner ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Personalplanung in vielen Branchen. Er legt fest, wann und wo Mitarbeiter:innen tätig sind, und umfasst neben den Namen auch Details zu Pausen und Überstunden. Ein gut strukturierter Schichtplaner, insbesondere in digitaler Form, kann interne Abläufe beschleunigen, die Unternehmensgeschwindigkeit erhöhen, Kosten senken und die Effizienz steigern. Die Erstellung erfordert die Berücksichtigung persönlicher Angaben, Arbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und des Datenschutzes gemäß der DSGVO. Digitale Lösungen wie die kostenlose Excel-Vorlage von Personio bieten eine effiziente Möglichkeit, Schichtpläne zu erstellen und zu verwalten.
Persönliche Angaben der Mitarbeiter:innen
Um Verwechslungen zu vermeiden, sollte jeder Dienst im Schichtplaner klar gekennzeichnet sein. Die vollständigen Namen der Mitarbeiter:innen können aus der digitalen Personalakte übernommen und in den Online-Schichtplaner eingefügt werden. Bei Bedarf können auch relevante Kompetenzen oder Qualifikationen ergänzt werden, um die Einsatzplanung zu optimieren.
Arbeitszeiten und rechtliche Rahmenbedingungen
Die Arbeitszeiten müssen den gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sowie betrieblichen Vereinbarungen entsprechen. Gemäß § 3 ArbZG dürfen Arbeitnehmer:innen maximal acht Stunden pro Tag arbeiten, was auf zehn Stunden verlängert werden kann, sofern die durchschnittliche Wochenarbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten wird. Vorläufige Arbeitszeiten sollten im Schichtplaner aufgeführt sein. Nach Abschluss der Schicht können die tatsächlichen Arbeitszeiten mittels Arbeitszeiterfassung im System vermerkt werden. Bei Schichtmodellen ist darauf zu achten, einen Wechsel von Spätschicht auf Nachtschicht zu vermeiden und rotierende Modelle zu nutzen, um rechtliche Ruhezeiten einzuhalten.
Arbeitszeiterfassung ÜbersichtDie gesetzlichen Anforderungen an die Zeiterfassung werden durch Tools wie Personio erfüllt, die eine automatische, zentrale und sichere Erfassung ermöglichen. [Mehr zur Arbeitszeiterfassung mit Personio](/funktionen/arbeitszeiterfassung/).
Pausen und Ruhezeiten
Die Einhaltung von Pausenzeiten ist gesetzlich vorgeschrieben. Nach § 4 ArbZG muss bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden eine Mindestpause von 30 Minuten eingelegt werden, bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Die Aufteilung der Pausen obliegt der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Eine ununterbrochene Arbeitszeit von maximal sechs Stunden ist ebenfalls zu beachten. Die Ruhezeiten, geregelt in § 5 ArbZG, sehen nach Arbeitsende mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhe vor. In bestimmten Branchen wie im Gesundheitswesen, der Gastronomie oder im Verkehrswesen können Verkürzungen der Ruhezeiten unter bestimmten Bedingungen und Ausgleichsregelungen erfolgen.
Datenschutz im Schichtplaner
Da ein Schichtplaner personenbezogene Daten wie Namen und Arbeitszeiten enthält, unterliegt er der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Daten sind geschützt und dürfen nicht ohne Weiteres an Dritte weitergegeben werden. Bei der Veröffentlichung ist darauf zu achten, dass Mitarbeiter:innen nur die für sie relevanten Informationen erhalten. Eine Dienstplan-Software erleichtert die Einhaltung dieser Datenschutzvorgaben.
Digitale Erstellung von Schichtplänen
Die Erstellung von Schichtplänen wird durch digitale Tools erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet als traditionelle Methoden mit Papier, E-Mail oder Excel. Moderne Schichtplaner-Software bietet Transparenz, reduziert Abstimmungsaufwand und minimiert Fehler.
Schritt-für-Schritt zur Online-Schichtplanung:
- Mitarbeiterdaten anlegen: Erfassen Sie alle Mitarbeiter:innen mit ihren Arbeitszeiten, Qualifikationen und Urlaubsansprüchen. Definieren Sie Rollen und Standorte für eine präzisere Planung.
- Schichtmodelle definieren: Legen Sie feste Schichtmuster wie Früh-, Spät- oder Nachtdienst an, die wiederverwendbar sind.
- Verfügbarkeiten berücksichtigen: Berücksichtigen Sie Urlaube, Krankheitstage und individuelle Wünsche der Mitarbeiter:innen. Viele Tools erlauben es den Beschäftigten, ihre Verfügbarkeiten selbst einzugeben.
- Schichten zuweisen: Weisen Sie die Schichten manuell oder automatisch zu, wobei gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten berücksichtigt werden.
- Schichtplan veröffentlichen: Mit einem Klick wird der Plan online gestellt und alle Mitarbeiter:innen erhalten eine Benachrichtigung. Änderungen und Tauschwünsche können flexibel verwaltet werden.
Die Nutzung einer Online-Schichtplan-Software macht die Dienstplanung unkompliziert und schafft Transparenz im Team.
FAQ Schichtplaner
Was beinhaltet ein Schichtplaner?
Ein Schichtplaner listet die Namen aller Mitarbeiter:innen sowie deren Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten auf. Er dient der Personaleinsatzplanung und sollte sowohl Mitarbeiterwünsche als auch Unternehmensinteressen berücksichtigen.
Ist eine Online-Nutzung von Schichtplanern möglich?
Ja, Schichtpläne können sowohl offline als auch online genutzt werden. Online-Schichtplaner bieten jedoch erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis und Kosteneffizienz, wie die Schichtplaner-Vorlage von Personio zeigt.
Welche Vorteile bietet eine Schichtplaner-Software?
Eine Dienstplan-Software unterstützt bei der Erstellung effektiver Schichtpläne, ermöglicht die direkte Zeiterfassung, schafft Transparenz für die Mitarbeiter:innen und hilft, Konfliktpotenziale zu erkennen. Der Zugriff auf den Dienstplan ist von überall möglich.
Wie erstelle ich einen Schichtplan online?
Mit einer Online-Schichtplaner-Software legen Sie zunächst Mitarbeiter:innen und Schichtmodelle an. Das System berücksichtigt Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben. Anschließend weisen Sie Schichten zu und veröffentlichen den fertigen Plan online.