Ein effektiver Schichtplan Mit Excel ist für jedes Unternehmen, in dem Mitarbeitende im Rotationsprinzip arbeiten, unerlässlich. Er dient nicht nur der Personalverwaltung und -organisation, sondern stellt auch sicher, dass die Belegschaft jederzeit über ihre Arbeitszeiten informiert ist. Ein gut organisierter Schichtplan – sei es mit einer Schichtplan Software oder einfach in Excel – hilft, chaotische Arbeitsabläufe zu vermeiden und die Übersicht im Unternehmen zu bewahren. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie im Handumdrehen ein funktionales Mehrschichtsystem in Excel erstellen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Mit unserer Anleitung wird die Erstellung eines Schichtplans mit Excel zum Kinderspiel.
Was sind Mehrschichtsysteme?
Ein Schichtplan oder Arbeitszeitplan ist eine tabellarische Übersicht über die geplanten Arbeitszeiten der Beschäftigten in einem Unternehmen. Er kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich aufgeschlüsselt werden und dient dazu, ein einfaches und effizientes rotierendes Produktionssystem zu schaffen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die zugewiesenen Arbeitsstunden stets abgedeckt sind. Aus diesem Grund ist eine übersichtliche und gut organisierte Aufstellung für Unternehmen, deren Beschäftigte nach diesem System arbeiten, unerlässlich. Es gibt verschiedene Schichtmodelle, die je nach Branche und Unternehmensgröße angepasst werden können.
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In 5 Schritten ein Mehrschichtsystem in Excel erstellen
Ein Schichtdienstplan kann je nach verschiedenen Parametern variieren, beispielsweise nach der Anzahl der erfassten Mitarbeitenden oder den von ihnen abgedeckten Zeiträumen. Die gängigste und einfachste Methode sind jedoch monatliche Tabellen für das gesamte Unternehmen. Im Folgenden wird die Einrichtung eines solchen Schichtplans detailliert beschrieben, damit Sie Ihren individuellen Schichtplan mit Excel effizient gestalten können.
Schritt 1: Excel-Dokument öffnen
Im ersten Schritt erstellen Sie ein neues Dokument in Excel und geben ihm einen leicht wiederzufindenden Namen. Bei Cloud-Systemen wie Dropbox oder Google Drive lässt sich das Dokument problemlos mit Kollegen und Kolleginnen teilen. Genauso leicht können mit einer HR-Software Vorlagen im Dokumentenverzeichnis gespeichert werden, damit jeder Mitarbeiter automatisch auf seine Stunden zugreifen kann.
Schritt 2: Monatskalender erstellen
In der zweiten Spalte des Kalenders tragen Sie den aktuellen Monat ein. Füllen Sie jede Zelle mit dem entsprechenden Wochentag, einschließlich der Wochenenden. Wir empfehlen, die Spalten der Wochenenden zu schattieren, um sie optisch hervorzuheben und leicht erkennbar zu machen. Dies erleichtert die Übersichtlichkeit Ihres Schichtplans mit Excel. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die excel kalenderwoche einfügen können, gibt es dafür ebenfalls einfache Funktionen.
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Schritt 3: Mitarbeiternamen angeben
In die oberste Spalte, beginnend in der Zeile direkt unter den Tagen, tragen Sie die Namen aller Mitarbeiter*innen ein. Anschließend markieren Sie die Schichten, die der/die jeweilige Mitarbeiter*in in dieser Woche arbeitet. Eine übersichtliche Namensliste ist der Grundstein für einen gut strukturierten Schichtplan mit Excel.
Schritt 4: Schichten eintragen
Zur Kennzeichnung der Früh-, Tages- oder Nachtschichten eignen sich einfache Kürzel. Hier steht zum Beispiel F für die Frühschicht, S für die Spätschicht und N für die Nachtschicht. Anschließend tragen Sie nur noch den jeweiligen Buchstaben in die entsprechende Zelle für die Schicht ein, in der der betreffende Mitarbeitende arbeitet. Dies sorgt für Klarheit und Prägnanz in Ihrem Schichtplan mit Excel.
Schritt 5. Neue Datenblätter für jeden Monat erstellen
Für die Erstellung eines monatlichen Schichtplans empfehlen wir, nach und nach neue Datenblätter anzulegen. Auf diese Weise befinden sich alle Informationen in einem einzigen Archiv, was die Verwaltung erheblich vereinfacht. Eine gut organisierte excel dienstplan vorlage kann hier eine wertvolle Unterstützung sein.
Das war’s dann auch schon mit der Erstellung eines funktionalen Mehrschichtsystems in Excel zur Organisation Ihrer Schichten. Beachten Sie abschließend wichtige Regeln, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten:
- Respektieren Sie die Arbeitsruhezeiten der Mitarbeiter*innen.
- Legen Sie keine Nachtschichten für mehr als zwei aufeinanderfolgende Wochen fest (Ausnahme: Der/die Arbeitnehmer*in verlangt danach).
- Zwischen zwei Arbeitstagen sollte ein Abstand von 12 Stunden Ruhepause eingehalten werden.
- Geben Sie die Schichten rechtzeitig bekannt, um Planungssicherheit zu gewährleisten.
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