Ein Einkaufsinfosatz in SAP ist ein entscheidendes Element im Materialmanagement (MM). Er dient als zentrale Informationsquelle über die Konditionen für den Einkauf eines bestimmten Materials von einem bestimmten Lieferanten. Diese Datensätze werden für jede Lieferanten-/Materialkombination gepflegt und enthalten essenzielle Informationen wie Preise und Konditionen, Über- und Unterliefergrenzen, geplante Liefertermine sowie Gültigkeitszeiträume. Das Anlegen und Pflegen dieser Infosätze erfolgt primär über die Transaktion Sap Me11, ein unverzichtbares Werkzeug für effiziente Beschaffungsprozesse. Durch die Nutzung von ME11 können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Einkaufsdaten konsistent und zentralisiert zur Verfügung stehen, was zu einer Optimierung der Einkaufsprozesse und einer besseren Lieferantenbeziehung führt.
Die Bedeutung des Einkaufsinfosatzes in SAP MM
Der Einkaufsinfosatz ist das Bindeglied zwischen Material und Lieferant. Er bündelt alle relevanten Informationen, die für die Beschaffung eines Artikels von einem spezifischen Lieferanten benötigt werden. Dies umfasst nicht nur Preisvereinbarungen, sondern auch logistische Details und Kommunikationsdaten. Ein gut gepflegter Einkaufsinfosatz minimiert Fehler, beschleunigt Bestellprozesse und ermöglicht eine bessere Kontrolle über Lieferantenkonditionen. Er ist die Basis für die automatische Preisfindung in Bestellungen und damit ein Eckpfeiler für Kostenkontrolle und Effizienz im Einkauf.
Arten von Einkaufsinfosätzen
SAP unterscheidet vier Haupttypen von Einkaufsinfosätzen, die je nach Beschaffungsart verwendet werden:
Standardinfosatz
Ein Standardinfosatz enthält Informationen für normale Bestellungen. Diese Infosätze können sowohl für Materialien mit als auch ohne Stammsätze sowie für Dienstleistungen erstellt werden. Sie sind die häufigste Form und bilden die Grundlage für die klassische Beschaffung von Waren und Gütern von externen Lieferanten.
Lohnbearbeitungsinfosatz
Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthält Bestelldaten für Lohnbearbeitungsaufträge. Wenn Sie beispielsweise die Montage einer Komponente als Lohnbearbeitung vergeben, würde dieser Infosatz den Preis des Lieferanten (Lohnbearbeiters) für die Montage der Komponente enthalten. Er regelt die Konditionen, unter denen ein externer Partner bestimmte Arbeitsleistungen oder Produktionsschritte für Ihr Material erbringt.
Pipeline-Infosatz
Ein Pipeline-Infosatz bezieht sich auf Waren, die über eine Pipeline (z.B. Öl oder Wasser) oder ähnliche Mittel (z.B. Strom über das Stromnetz) von einem Lieferanten bereitgestellt werden. Der Infosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Nutzung solcher Waren durch den Abnehmer (“Pipeline-Entnahmen”). Hier können Sie Entnahme-/Nutzungspreise für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.
Konsignationsinfosatz
Ein Konsignationsinfosatz enthält Informationen zu einem Material, das Lieferanten auf eigene Kosten in den Räumlichkeiten des Bestellers zur Verfügung stellen. Der Infosatz beinhaltet den Preis des Lieferanten für Entnahmen des Bestellers aus dem Konsignationslager. Ähnlich wie beim Pipeline-Infosatz können Sie hier Preise für verschiedene Gültigkeitszeiträume pflegen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einkaufsinfosatz mit SAP ME11 erstellen
Einkaufsinfosätze können für jede Beschaffungsart erstellt und mit dem Transaktionscode ME11 bearbeitet werden.
Schritt 1: Transaktion ME11 starten
- Geben Sie die Transaktion ME11 in die Befehlszeile ein.
- Der Schlüssel zum Anlegen des Infosatzes ist die Kombination aus Lieferant und Material. Sie können zusätzlich die Einkaufsorganisation und/oder das Werk eingeben.
- Wählen Sie eine Infokategorie für die gewünschte Beschaffungsart aus. Drücken Sie die ENTER-Taste, um zum nächsten Bildschirm zu gelangen.
Schritt 2: Allgemeine Daten des Infosatzes eingeben
Auf diesem Bildschirm geben Sie Informationen zu den Allgemeinen Daten des Einkaufsinfosatzes ein. Diese Informationen werden für alle Beschaffungsarten (nur einmal gepflegt für Standard, Lohnbearbeitung, Pipeline, Konsignation) hinterlegt. Die wichtigsten Felder sind:
- Mahnfrist 1, 2, 3: Diese drei Felder geben Mahnfristen an, die an den Lieferanten gesendet werden sollen. Ein negativer Wert zeigt an, dass der Lieferant vor dem Angebots- oder Lieferdatum erinnert werden sollte.
- Lieferantenmat.-Nr.: Materialnummer, die vom Lieferanten für dieses Material verwendet wird.
- Lieferantenmaterialgruppe: Materialgruppe, die vom Lieferanten für dieses Material verwendet wird.
- Ansprechpartner: Name des Ansprechpartners beim Lieferanten.
- Telefon: Telefonnummer des Ansprechpartners oder Lieferanten.
- Retourenvereinbarung: Kann anzeigen, ob Warenrücksendungen möglich sind und ob Rückerstattungen verfügbar sind.
- Bestelleinheit: Einheit, in der dieses Material vom Lieferanten bestellt wird.
- Zertifikatskategorie: Art des vom Lieferanten ausgestellten Zertifikats, das für dieses Material gilt.
- Ursprungsland: Land, in dem dieses Material produziert wird.
SAP ME11 Bildschirm für Allgemeine Daten des EinkaufsinfosatzesNachdem Sie alle gewünschten Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “EinkOrgDaten 1”, um zum Bildschirm für die Eingabe der einkaufsorganisationsabhängigen Informationen zu gelangen.
Schritt 3: Einkaufsorganisationsdaten pflegen (Sicht 1)
Diese Sicht wird für jede Beschaffungsart separat gepflegt. Wir haben den Standard-Beschaffungstyp gewählt und können hier mehrere relevante Felder ausfüllen:
- Planlieferzeit: Standardzeit in Tagen, in der die Materiallieferung geplant ist.
- Einkäufergruppe: Die Einkäufergruppe, die in den Materialstammdaten erwähnt wird.
- Standardmenge: Standardbestellmenge für das Material.
- Mindestmenge: Erlaubt keine Beschaffung einer geringeren Menge als hier angegeben.
- Höchstmenge: Wir möchten nicht mehr als diese Menge auf einmal einkaufen.
- Nettopreis: Nettopreis des Materials pro Beschaffungseinheit.
- Incoterms: Handels- und Lieferbedingungen.
SAP ME11 Bildschirm für Einkaufsorganisationsdaten im Einkaufsinfosatz
SAP ME11 Bildschirm für Einkaufsorganisationsdaten im EinkaufsinfosatzSchritt 4: Konditionen und Preise definieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Konditionen”. Der nächste Bildschirm dient zur Pflege der Preiskonditionen, und wie Sie sehen können, wurde der auf dem vorherigen Bildschirm eingegebene Preis hierher übertragen.
- Konditionsart: Hier können Sie eine Konditionsart eingeben.
- Betrag pro Einheit: In diesen vier Feldern können Sie einen Betrag und eine Mengeneinheit (z.B. 2.800 EUR) sowie die Menge eingeben, für die dieser Betrag gültig ist (z.B. 1 PAL).
- Gültig ab.
- Gültig bis. Die Felder 3 und 4 stellen einen Gültigkeitszeitraum für die Kondition(en) dar. Dies bedeutet, dass diese Kondition vom 10.05.2013 bis zum 31.12.9999 (unbegrenzte zukünftige Gültigkeit) gültig ist.
SAP ME11 Konditionen für den Einkaufsinfosatz zur Preispflege
SAP ME11 Konditionen für den Einkaufsinfosatz zur PreispflegeSchritt 5: Texte für den Einkaufsinfosatz hinterlegen
Standardtexte für diese Material-/Lieferantenkombination können in der “Texte”-Sicht des Einkaufsinfosatzes definiert werden.
- Hier können Sie in fünf Zeilen eine Infosatznotiz eingeben, die nur aktiv wird, wenn das Kontrollkästchen für die Infosatznotiz aktiviert ist.
- Dieselben Logik wie zuvor, außer dass dies ein Standardpositionstext ist, der in die Bestellposition kopiert wird.
Sobald Sie alle gewünschten Informationen über Ihre Material-/Lieferantenkombination eingegeben haben, können Sie die Transaktionsdaten speichern. Sie erhalten dann eine Information über die dem Infosatz zugewiesene Einkaufsinfosatznummer. Diese können Sie für zukünftige Referenzen nutzen, um Ihren Datensatz zu bearbeiten oder anzuzeigen.
Nun können Sie die Infosätze für die anderen drei Beschaffungsarten einrichten, wobei Sie diese nur im Bildschirm “EinkOrgDaten 1” pflegen müssen.
Fazit
Die Transaktion SAP ME11 ist ein unverzichtbares Werkzeug für das Materialmanagement in SAP. Sie ermöglicht die detaillierte Pflege von Einkaufsinfosätzen, welche die Grundlage für eine reibungslose und effiziente Beschaffung bilden. Durch das Verständnis der verschiedenen Infosatzarten und die korrekte Eingabe aller relevanten Daten, von den allgemeinen Informationen bis hin zu den spezifischen Konditionen, stellen Unternehmen sicher, dass ihre Einkaufsprozesse optimal aufgesetzt sind. Ein gut gepflegter Einkaufsinfosatz, erstellt über ME11, trägt maßgeblich zur Kostenkontrolle, zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und zur Gesamtoptimierung der Lieferkette bei. Nutzen Sie diese Anleitung, um Ihre Kenntnisse im Bereich SAP MM zu vertiefen und Ihre Beschaffungsprozesse zu perfektionieren.