Das Business Partner (BP) Konzept in SAP S/4HANA stellt einen zentralen Baustein für die Verwaltung von Stammdaten dar und fungiert als einzige Anlaufstelle für Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Diese Neuausrichtung in S/4HANA, die eine Weiterentwicklung aus früheren SAP-Versionen darstellt, zielt darauf ab, die Datenpflege zu vereinfachen und die Konsistenz über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg zu gewährleisten. Sap Business Partner Screening für SAP S/4HANA ermöglicht die zentrale Verwaltung dieser Stammdaten und unterstützt die Integration mit anderen Funktionen sowie den Datenaustausch.
Die Rolle des Business Partners
In früheren SAP-Systemen (ECC) gab es noch die Option, entweder Kunden oder Lieferanten separat zu verwalten oder das Business Partner Konzept zu nutzen. Mit SAP S/4HANA ist der Business Partner das einzig maßgebliche Objekt. Grundsätzlich ist jede Entität, die geschäftliche Auswirkungen hat oder haben kann, als Business Partner zu betrachten. Dies umfasst Organisationen, einzelne Personen oder auch Gruppen von Personen. Module wie Extended Warehouse Management (EWM), Master Data Governance (MDG), Transportation Management (TM), Customer Relationship Management (CRM) und Supplier Relationship Management (SRM) folgen bereits diesem Konzept. Die traditionellen Rollen von Kunden und Lieferanten werden nun durch Rollen innerhalb des Business Partners abgebildet. Für die Migration von ECC nach S/4HANA ist es zwingend erforderlich, dass jedem Kunden und Lieferanten im ECC-System eine entsprechende Business Partner-Rolle zugewiesen wird.
Wichtige Tabellen im Überblick
Für die Verwaltung von Business Partnern sind mehrere Tabellen relevant:
- BUT000: Enthält allgemeine Daten des Business Partners.
- BUT020: Speichert Adressinformationen.
- BUT100: Verwaltet die verschiedenen Rollen, die ein Business Partner innehaben kann.
- KNA1: Enthält spezifische Kundendaten.
- LFA1: Beinhaltet spezifische Lieferantendaten.
Business Partner Rollen
Die Rollen eines Business Partners definieren seine Funktion im Geschäftsverkehr. Sie ermöglichen eine geschäftliche Klassifizierung basierend auf Geschäftstransaktionen. Die spezifischen Attribute einer Rolle hängen von der jeweiligen Transaktion ab. In S/4HANA gibt es drei Hauptkategorien für Business Partner:
- Organisation: Unternehmen oder Organisationen.
- Person: Einzelne Individuen.
- Gruppe: Zusammenschluss von Personen oder Partnern.
Account Groups (Kontengruppen)
Eine Kontengruppe ist eine benannte Sammlung von Konten. Im Finanzwesen werden Kontengruppen verwendet, um die Flexibilität von Finanzberichten zu erhöhen und die Nutzung von Finanzberichten für mehrere Mandanten zu ermöglichen. Einige Kontengruppennamen sind vordefiniert, aber die Definitionen sind mandantenspezifisch.
Customer Account Group (Kundenkontengruppe)
Kundenkontengruppen in SAP dienen dazu, Kunden in Geschäftsfunktionen zu klassifizieren, die der Art der Geschäftstransaktion am besten entsprechen. Sie steuern die Kundenhierarchie, die den Kundenstammsatz enthält, und bestimmen die Rolle des Kunden sowie dessen Stammdaten. Die Erstellung von Kundenkontengruppen erfolgt im Finanzwesen über den Pfad: SPRO -> SAP IMG Screen -> Financial Accounting -> Account Receivable & Payable -> Customer Accounts -> Master Data -> Preparation for creating Customer Master Data -> Define Account Groups with screen layout (Customer) Master data. Ebenso werden hier Nummernkreise für die Kundenkontengruppen definiert und zugewiesen.
Vendor Account Group (Lieferantenkontengruppe)
Lieferantengruppen werden verwendet, um Lieferantenstammsätze in Gruppen zu klassifizieren, die ähnliche Merkmale aufweisen. Die Definition von Lieferantengruppen erfolgt über den Pfad: SPRO -> SAP IMG Screen -> Financial Accounting -> Account Receivable & Payable -> Vendor Accounts -> Master Data -> Preparation for creating Vendor Master Data -> Define Account Groups with screen layout (Vendor) Master data. Ähnlich wie bei Kunden werden auch hier Nummernkreise für Lieferantenkontengruppen erstellt und zugewiesen.
Customer Vendor Integration (CVI)
Die Kunden-/Lieferantenintegration (CVI) ist ein entscheidender Prozess, um die Synchronisation zwischen dem Business Partner-Objekt und den Kunden-/Lieferantenobjekten sicherzustellen. Dies ist der Ansatz, der sowohl in S/4HANA als auch in den SAP Master Data Governance (MDG)-Versionen (MDG on S/4HANA und MDG on ERP) verwendet wird. Bevor die Umwandlung stattfindet, sind folgende Arbeiten notwendig:
- Archivierung redundanter Stammdaten.
- Aktivierung von Geschäftsfunktionen.
- Integration von kundenspezifischen Erweiterungen.
- Implementierung von Prüfberichten (Standardwerkzeuge sind hierfür verfügbar).
- Konfiguration von CVI zur Umwandlung von Kunden/Lieferanten in Business Partner.
- Implementierung kundenspezifischer Zuordnungen, falls erforderlich.
- Zuweisung von Nummernkreisen.
Definition von BP-Gruppierungen und Zuweisung von Nummernkreisen
Die Definition von Gruppierungen und die Zuweisung von Nummernkreisen für Business Partner erfolgt über den Transaktionscode BUCF oder den Pfad . Hier können Sie neue Gruppierungen definieren und diese mit entsprechenden Nummernkreisen verknüpfen, wobei sowohl interne als auch externe Nummernvergabe möglich ist.
Kundenintegration
Die Zuordnung von Nummernkreisen für die Richtung BP zu Kunde wird unter SPRO -> SAP IMG Screen -> Cross Application Components -> Master Data Synchronization -> Customer Vendor Integration -> Business Partner Settings -> Settings for Customer Integration -> Field Assignment for Customer Integration -> Assign Keys -> Define Number Range Assignment for direction BP to Customer konfiguriert.
Lieferantenintegration
Für die Lieferantenintegration erfolgt die Konfiguration ähnlich über SPRO -> SAP IMG Screen -> Cross Application Components -> Master Data Synchronization -> Customer Vendor Integration -> Business Partner Settings -> Settings for Vendor Integration -> Field Assignment for Vendor Integration -> Assign Keys -> Define Number Range Assignment for direction BP to Vendor.
Anlegen eines Business Partners
Nach erfolgter Konfiguration können Sie einen Business Partner anlegen und ihm die entsprechenden Rollen zuweisen, z. B. die Rolle als Kunde oder als Lieferant.
Vorteile des Business Partner Konzepts
Die Einführung des Business Partner Konzepts in SAP S/4HANA bietet zahlreiche Vorteile:
- Vereinfachte Stammdatenpflege: Ermöglicht die zentrale Erstellung, Änderung und Erweiterung von Kunden- und Lieferantendaten über eine einzige Anwendung.
- Zentralisierte Datenverwaltung: Adressen und andere relevante Informationen können zentral gepflegt werden.
- Zeitabhängige Daten: Rollen und Adressen können zeitabhängig verwaltet werden, was die Flexibilität erhöht. Dies ermöglicht beispielsweise die Verwaltung mehrerer Lieferadressen.
- Integration mit anderen Modulen: Erleichtert die Anbindung an Module wie Financial Supply Chain Management (FSCM), Extended Warehouse Management (EWM) und Transportation Management (TM), da diese ebenfalls auf dem Business Partner Ansatz aufbauen.
- Verbessertes Kreditmanagement: FSCM Kreditmanagement arbeitet effektiv mit dem Business Partner Ansatz.
Das Business Partner Konzept ist somit ein wesentlicher Bestandteil von SAP S/4HANA, der die Stammdatenverwaltung modernisiert und optimiert.