Als Unternehmer oder Angestellter sind Geschäftsreisen oft unvermeidlich, und mit ihnen fallen unweigerlich Reisekosten an. Die effiziente Abrechnung dieser Kosten ist ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt, in der das Home-Office und die mobile Zusammenarbeit dominieren, ist ein reibungsloser digitaler Prozess für die Reisekosten Datev Abrechnung wichtiger denn je. Eine moderne App-Lösung ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehlerquote minimiert und die GoBD-Konformität sicherstellt.
Der manuelle Aufwand der Reisekostenabrechnung: Eine Belastung für Unternehmen und Mitarbeitende
Die traditionelle Reisekostenabrechnung ist für alle Beteiligten oft ein nervenaufreibender Prozess. Sie erfordert nicht nur ein hohes Maß an Sorgfalt, sondern frisst auch wertvolle Arbeitszeit, die besser in wertschöpfende Tätigkeiten investiert werden könnte.
Zeitfresser Belegsammlung und Dokumentation
Jede Geschäftsreise generiert eine Vielzahl von Belegen: Flugtickets, Hotelrechnungen, Taxiquittungen, Verpflegungskosten und vieles mehr. Diese Belege sorgfältig zu sammeln, zu sortieren und den Reiseverlauf exakt mit Ort, Datum und Uhrzeit zu dokumentieren, ist mühsam und fehleranfällig. Doch genau diese präzise Nachvollziehbarkeit ist essenziell für die korrekte Erstattung der entstandenen Mehraufwände und für die steuerliche Anerkennung. Das Sammeln von Papierbelegen kann schnell zu einer “Zettelwirtschaft” führen, die am Ende der Reise oder des Monats zu einem Berg von Verwaltungsaufgaben anwächst.
Komplexe Prozesse und vielfältige Beteiligte
Die Reisekostenabrechnung ist nicht nur eine Angelegenheit des Reisenden. Vielmehr ist es ein komplexer Prozess, an dem mehrere Abteilungen und Personen beteiligt sind:
- Reisende: Müssen Belege sammeln und alle notwendigen Unterlagen einreichen.
- Führungskräfte: Verantworten Budgets und müssen Ausgaben freigeben.
- Prüfungsstellen: Überprüfen die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften.
- Personal- oder externe Entgeltabrechnungsstellen (z.B. Steuerberatungskanzleien): Verarbeiten die Abrechnungen und veranlassen die Erstattung.
Jeder Schritt in diesem Prozess kann zu Verzögerungen führen, insbesondere wenn Abrechnungen unvollständig oder fehlerhaft sind. Studien zeigen, dass etwa zwei Drittel der Mitarbeitenden bis zu zwei Stunden für ihre Spesenabrechnung benötigen. Hinzu kommt, dass jede fünfte Abrechnung Fehler aufweist, was zu zusätzlichem Bearbeitungsaufwand führt. Dies bindet nicht nur interne Ressourcen, sondern kann auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden negativ beeinflussen, wenn sie lange auf die Erstattung ihrer Auslagen warten müssen.
Im Rechnungswesen des Unternehmens müssen die Beträge zudem bestimmten Buchungskreisen und Kostenstellen zugeordnet werden, um eine korrekte interne Verrechnung zu gewährleisten. Unternehmen haben außerdem das Recht auf Vorsteuerabzug, sofern die Mehrwertsteuer auf den Reisekostenbelegen korrekt ausgewiesen ist, was eine akribische Dokumentation erfordert.
Digitalisierung als Schlüssel zur Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz
Angesichts der genannten Herausforderungen streben immer mehr Unternehmen danach, die manuelle “Zettelwirtschaft” zu beenden und auf eine durchweg digitalisierte Belegarchivierung umzusteigen. Dies ist nicht nur ein Schritt in Richtung Modernisierung, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Prozesseffizienz zu steigern. Digitale Prozesse sind nicht nur in der Reisekostenabrechnung essenziell; die Umstellung auf digitale Verfahren betrifft viele Bereiche der Unternehmensführung, von der Verwaltung bis hin zu spezifischen E-Commerce-Lösungen und Warenwirtschaftssystemen wie Lexware Ebay.
Von der “Zettelwirtschaft” zur mobilen Spesenabrechnung
Mit den entsprechenden digitalen Tools lässt sich die gesamte Reisekostenabrechnung vollständig digital und in einem Bruchteil der Zeit erledigen. Der Kern der digitalen Transformation liegt darin, Mitarbeitende von unnötigem Papierkram zu befreien und ihnen einen einfachen, schnellen und effizienten Weg zur Erfassung ihrer Ausgaben zu bieten. Da Reisebuchungen zunehmend über mobile Endgeräte erfolgen, ist es nur konsequent, dass auch die Abrechnung der Reisekosten mobil per App erfolgen kann.
Vorteile der digitalen Erfassung: Zeitersparnis und Flexibilität
Die mobile Reisekostenabrechnung bietet entscheidende Vorteile:
- Erfassung unterwegs: Mitarbeitende können bereits während der Reise Belege mit ihrem Smartphone einscannen und der Abrechnung hinzufügen – sei es während einer Bahnfahrt oder beim Warten am Flughafen.
- Flexibilität: Berufliche Reisen können so flexibler gestaltet werden, ähnlich wie es viele bereits von ihren privaten Reisen kennen.
- Reduzierung von Fehlern: Automatisierte Prozesse und Plausibilitätsprüfungen minimieren die Fehlerquote.
- Schnellere Erstattung: Der digitale Workflow beschleunigt den gesamten Genehmigungs- und Erstattungsprozess, was die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigert.
Circula als DATEV-Marktplatz Premium Partner: Die All-in-One-Lösung
Ein führender Anbieter für eine solche umfassende Lösung zur Reisekostenabrechnung DATEV ist Circula, ein DATEV-Marktplatz Premium Partner. Circula bietet eine GoBD-konforme All-in-One-App, die alle Arten von Mitarbeiterausgaben – von Reisekosten über Spesen bis hin zu Barauslagen – digitalisiert und abrechnet.
GoBD-konform und vielseitig einsetzbar
Mit Circula können PDFs, Quittungen, Pauschalen und Abrechnungen automatisiert erfasst werden. Alle eingereichten Auslagen sind zentral an einem Ort zugänglich, inklusive Echtzeit-Statusinformationen für Prüfung, Kontrolle und Freigabe. Die Einhaltung aller steuerlichen Anforderungen (BMF, EStG, AO, GoBD, BSI) steht dabei im Fokus, was für Unternehmen und Steuerberatungskanzleien in Deutschland von größter Bedeutung ist.
Nahtlose Integration in DATEV-Systeme
Die besondere Stärke von Circula liegt in ihrer tiefen Integration in die Buchhaltungssysteme von Unternehmen und Kanzleien. Dies gewährleistet einen reibungslosen und hochgradig automatisierten Prozess, der manuelle Arbeiten in der Buchhaltung auf ein Minimum reduziert. Im Handumdrehen lassen sich Reisen anlegen, Reisekosten einreichen sowie der Genehmigungs- und Freigabeprozess abwickeln. So werden Reisekosten, Zuschüsse, Verpflegungsmehraufwände, Spesen und Barauslagen einfach, papierlos und automatisiert abgerechnet.
Bis zu 70% Prozesskosten sparen
Die nahtlose Verzahnung von Circula mit der Kanzleiwelt macht sie zu einem unverzichtbaren Partner für die Zusammenarbeit von Unternehmen mit ihrer Steuerberatungskanzlei. Unternehmen und Kanzleien können nachweislich bis zu 70 Prozent ihrer Prozesskosten einsparen, indem sie manuelle Tätigkeiten eliminieren und die Effizienz steigern. Das schont nicht nur das Budget, sondern auch die Nerven des Personals, da die Abrechnung von Reisekosten in der App intuitiv und schnell gelingt.
Die DATEV-Plattformstrategie und smarte Schnittstellen
DATEV verfolgt konsequent eine Plattformstrategie, bei der die Expertise und Kompetenzen verschiedener Akteure in einem digitalen Ökosystem gebündelt werden. In diesem Rahmen werden alle Sachverhalte rund um Mitarbeiterausgaben und Reisekosten vom DATEV-Marktplatz Premium Partner Circula angeboten. Die Verbindung zu DATEV-Programmen wird dabei über leistungsstarke Schnittstellen hergestellt, die eine durchgehend medienbruchfreie, digitale Verarbeitung ermöglichen.
Medienbruchfreie Verarbeitung durch den Rechnungsdatenservice 1.0
Der Rechnungsdatenservice 1.0 (für Rechnungswesen) ist fest in Circula integriert. Er ermöglicht die direkte Übermittlung von Belegbildern und vorstrukturierten Belegdaten in DATEV-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online. Vollständige Buchungssätze samt Kontierung, Validierung und digitalem Beleg werden direkt in Circula erstellt. Diese vorstrukturierten Abrechnungsdetails werden in Echtzeit mit wenigen Klicks in die DATEV-Lohn- und Rechnungswesen-Programme übertragen. Manuelle Arbeiten und typische Fehlerquellen werden somit erheblich minimiert.
Effiziente Lohnabrechnung mit dem Lohnimportdatenservice
Der Lohnimportdatenservice ist ebenfalls in Circulas Software-Lösung integriert. Er ermöglicht den Import von abrechnungsrelevanten Reisedaten für die Abrechnung über die DATEV-Lohnprogramme. Der Bearbeitungsstatus kann dabei in Circula in Echtzeit eingesehen werden, was maximale Transparenz und Kontrolle bietet.
Vereinfachte Buchhaltung dank Buchungsdatenservice
Zukünftig wird der Buchungsdatenservice eine weitere Schnittstelle zur Verfügung stellen. Damit können Buchungsdaten direkt in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernommen werden. Die Buchungs- und Stammdaten aus Circula werden in Form von kompletten Buchungssätzen und optional den zugehörigen Belegbildern eingespielt. Die Belegbilder werden dabei automatisch in Belege online abgelegt und direkt mit dem entsprechenden Buchungssatz verknüpft, was die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit erhöht.
Ein maßgeschneidertes, rechtssicheres System für jede Unternehmensgröße
Die funktionalen Schnittstellen mit der Partnerlösung von Circula schaffen ein maßgeschneidertes System für die Reisekostenabrechnung. Dieses System macht Geschäftsprozesse deutlich effizienter, ist durchgehend digital und absolut rechtssicher. Es lässt sich flexibel an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen, um beispielsweise interne Richtlinien und bestehende IT-Systeme optimal zu berücksichtigen.
Die Nutzung von Circula mit der DATEV-Integration ist für Unternehmen jeder Größe – vom Start-up bis zum Großkonzern – sowie deren Steuerberater ideal. Das Tool ist in kürzester Zeit eingerichtet und sofort einsatzbereit. Sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Reisekosten Hilfe, Beratung oder Support bei der Implementierung benötigen, bietet Circula umfassende Kundenservices an, um jeden Mitarbeitenden mit der App vertraut zu machen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
DATEV als digitales Ökosystem ermöglicht es, die Expertise und Kompetenzen vieler Akteure zu integrieren und gemeinsam innovative Lösungen zu entwickeln. Partner wie Circula sind ein zentraler Bestandteil dieser Strategie, um Unternehmen optimal zu unterstützen.
Video-Thumbnail: DATEV Ökosystem Strategie – digitale Integration für Reisekostenabrechnung
Fazit: Die Zukunft der Reisekostenabrechnung ist digital und DATEV-integriert
Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für moderne Unternehmen, die Effizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden fördern wollen. Mit Lösungen wie Circula, die als DATEV-Marktplatz Premium Partner tief in die DATEV-Systeme integriert sind, können Unternehmen von einer medienbruchfreien, GoBD-konformen und hochautomatisierten Verwaltung ihrer Reisekosten profitieren.
Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft und langen Wartezeiten. Entdecken Sie, wie Sie mit einer smarten App-Lösung und der powerfulen Integration in Ihre DATEV-Umgebung Ihre Reisekosten DATEV Abrechnung revolutionieren und bis zu 70 Prozent Ihrer Prozesskosten einsparen können. Informieren Sie sich noch heute über die Möglichkeiten, Ihre Spesenabrechnung digital, effizient und zukunftssicher zu gestalten.