Projekte können uns mit ihrer schieren Größe und ihrem Umfang leicht überwältigen. Um dem entgegenzuwirken, greifen Projektleiter auf einen Projektstrukturplan (PSP) zurück. Dieses essenzielle Werkzeug dient dazu, die größeren Phasen eines Projekts in immer kleinere, handhabbare Aufgaben zu zerlegen, die dann terminiert und zugewiesen werden können. Mit unserer kostenlosen Projektstrukturplan-Vorlage für Excel können Sie Ihre Aufgaben und Lieferobjekte mühelos aufgliedern und so den Weg für eine erfolgreiche Projektabwicklung ebnen.
Warum die Verwendung einer Projektstrukturplan-Vorlage unerlässlich ist
Eine Projektstrukturplan-Vorlage bietet eine klare Methode, um alle Lieferobjekte eines Projekts sowie die notwendigen Aufgaben und Teilaufgaben zur deren Fertigstellung zu visualisieren. Sie bildet das zentrale Element, um den Projektumfang in überschaubare Einheiten zu unterteilen und die Arbeit somit effektiv managebar zu gestalten. Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK 5) ist ein PSP eine “hierarchische Zerlegung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam zur Erreichung der Projektziele und zur Erstellung der erforderlichen Lieferobjekte durchgeführt werden muss”.
Ein Projektstrukturplan ist somit ein entscheidendes Instrument für Projekte jeglicher Art, seien es Produkt-, Daten-, Dienstleistungs- oder Mischprojekte. Er zerlegt nicht nur die Lieferobjekte in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben, sondern schafft auch die Grundlage für detaillierte Kostenschätzungen und -kontrollen, einschließlich der Zeitplanung. Die kostenlose Vorlage von ProjectManager geht dabei noch einen Schritt weiter und bietet eine leistungsfähigere Alternative zu herkömmlichen Excel-Tabellen. Sie ermöglicht die Erstellung eines dynamischen PSP, der online mit einem interaktiven Gantt-Diagramm oder einer Tabellenansicht verwaltet werden kann. Fügen Sie PSP-Codes hinzu, erstellen Sie Abhängigkeiten, identifizieren Sie den kritischen Pfad, laden Sie Dateien hoch und vieles mehr. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie einen optimierten Projektstrukturplan.
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Aufgaben Schritt für Schritt zerlegen
Unsere kostenlose Excel-Vorlage für Projektstrukturpläne von ProjectManager präsentiert das Projekt in einer hierarchischen und schrittweisen Zerlegung. Für jede Projektphase existiert eine detaillierte Aufgabenliste, die weiter in Teilaufgaben unterteilt wird. Diese Aufgaben und Teilaufgaben sind in einer Baumstruktur angeordnet, die einem Flussdiagramm ähnelt. Der Prozess beginnt mit dem Projektende und arbeitet sich rückwärts vor, indem jeder Schritt in kleinere Einheiten hinsichtlich Größe, Dauer und Verantwortlichkeit unterteilt wird. Alle diese Schritte führen zum Endpunkt, an dem das Projekt termingerecht und im Budget abgeschlossen wird.
Der PSP dient als Rahmen für die Planung und Kontrolle eines Projekts und bildet die Grundlage für die Erstellung eines Leistungsbeschriebs. Er unterstützt zudem die Berichterstattung zu Terminplanung, Kosten und Ressourcen. Diese und andere Projektmanagementdokumente basieren alle auf dem Projektstrukturplan.
Der ideale Zeitpunkt für die Projektstrukturplan-Vorlage
Da die Projektstrukturplan-Vorlage dazu dient, die vollständige Anzahl der Aufgaben in einem Projekt zu identifizieren und zu organisieren, wird sie zu Beginn der Planungsphase eingesetzt. Sie haben bereits ein klares Ziel vor Augen, und die zentrale Frage, die der Projektstrukturplan beantwortet, lautet: “Wie erreichen wir dieses Ziel?”.
Die Planung eines Projekts erfordert Präzision. Obwohl immer unbekannte Risiken bestehen, muss ein Projektplan alle bekannten Informationen erfassen, um eine genaue Schätzung des benötigten Zeit- und Kostenaufwands zu ermöglichen. Der Projektstrukturplan nutzt eine hierarchische Struktur, um die Lieferobjekte oder Ziele des Projekts in handhabbare Teile zu zerlegen. Diese Technik beinhaltet eine gründliche Untersuchung jedes einzelnen Schrittes, der zur Erreichung des Endergebnisses erforderlich ist. Ein Projekt kann nicht geplant werden – und schon gar kein Zeitplan erstellt werden –, bevor nicht alle zu erledigenden Arbeiten bekannt sind. Dies führt zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jeden Schritt, einem vollständigen Verständnis des Projektumfangs, der Ressourcenzuweisung und vielem mehr.
Ein Projektstrukturplan ist ein unschätzbares Werkzeug, um die Genehmigung Ihres Projektplans zu erhalten. Wie bereits erwähnt, bildet er die Grundlage für Ihren Plan und Zeitplan. Obwohl die Vorlage während des gesamten Projektlebenszyklus genutzt werden kann, um sicherzustellen, dass alle Lieferobjekte berücksichtigt werden, ist sie in erster Linie eine Technik zur Unterstützung der Planung.
Der PSP fungiert als Brücke zu Ihrem Projektzeitplan. Projektmanagement-Software nutzt diese Daten, um daraus einen realisierbaren Projektplan zu erstellen. Mit ProjectManager können Sie geplante Ressourcen, Kosten, Aufwand und mehr in unserem Gantt-Diagramm hinzufügen. Das Setzen einer Basislinie ermöglicht den Vergleich von geplanten und tatsächlichen Daten, um sicherzustellen, dass Sie im Zeitplan bleiben. Änderungen am Zeitplan lassen sich einfach per Drag-and-drop an der Zeitleiste vornehmen, sodass Sie Ihr Projekt schnell anpassen und auf Probleme reagieren können, die Sie aus der Bahn werfen könnten. Es gibt sogar eine Spalte für Ihren PSP-Code! Probieren Sie es selbst mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.
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Wer profitiert von der Projektstrukturplan-Vorlage?
Diese Projektstrukturplan-Vorlage ist primär für Projektmanager gedacht, die den Projektzeitplan erstellen. Da der PSP jedoch jeden Schritt bis zum endgültigen Lieferobjekt des Projekts abbilden muss, ist es entscheidend, alle am Projekt Beteiligten einzubeziehen. Während der Projektmanager den Prozess leitet, sind es die Teammitglieder, die das Projekt umsetzen. Sie verfügen über die Fähigkeiten und Erfahrungen, um eventuelle Lücken zu identifizieren, die dem Projektmanager möglicherweise entgangen sind. Da das Team auch für die Aufgaben verantwortlich gemacht wird, ist die Einbeziehung aller Beteiligten von entscheidender Bedeutung, um zu verstehen, wer welche Kapazitäten hat.
Der Projektmanager wird fachliche Unterstützung in Anspruch nehmen, die dazu beiträgt, den umfassendsten Projektstrukturplan zu erstellen. Dies beinhaltet die Prüfung historischer Daten ähnlicher Projekte, die Konsultation mit Projektmanagern und Teams, die an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, sowie die Lektüre relevanter Fachliteratur und Anforderungen. All dies stellt sicher, dass der Projektstrukturplan zu 100 % vollständig ist.
Wie bereits erwähnt, sollte die Projektstrukturplan-Vorlage während der Planung verwendet werden, bleibt aber auch während der Umsetzung des Projekts ein wichtiges Hilfsmittel. Obwohl der PSP kein Plan oder Projektzeitplan ist, kann er helfen, sicherzustellen, dass keine Lieferobjekte übersehen werden. Wenn sich während der Umsetzung Änderungen ergeben, muss der Projektstrukturplan entsprechend überarbeitet werden, da er den Projektumfang abbildet.
Inhalt unserer Projektstrukturplan-Vorlage
Unsere Projektstrukturplan-Vorlage von ProjectManager enthält alles, was Sie benötigen, um Ihre Lieferobjekte in leicht umsetzbare Aufgaben zu unterteilen. Die Vorlage ist in drei übersichtliche Teile gegliedert.
Projektstrukturplan-Aufgabenliste
Der erste Teil ist eine detaillierte Aufgabenliste, unterteilt in Abschnitte, die jeweils einer Projektphase und den zugehörigen Lieferobjekten entsprechen. Beispielsweise ist die erste Projektphase die Initiierungsphase. Hier nummerieren Sie die Aufgabe, identifizieren die in dieser Phase erforderliche Aufgabe oder Aufgaben und unterteilen jeden Schritt in Teilaufgaben. Die Vorlage bietet Spalten für die Zuweisung eines Verantwortlichen für die Aufgabe, für eventuelle Abhängigkeiten, die mit der Aufgabe verknüpft sind, für die benötigten Ressourcen, den Status, die erforderlichen Ressourcen, die Kosten sowie eine kurze Zeitleiste mit der geschätzten Dauer und dem Start- und Enddatum.
Projektstrukturplan-Baumdiagramm
Das zweite Tabellenblatt präsentiert ein Baumdiagramm zur Visualisierung des Projektstrukturplans. Es beginnt oben mit dem Projekt und verzweigt sich dann in immer kleinere Einheiten – von den Phasen über die Aufgaben bis hin zu beliebig vielen Teilaufgaben, die zur Fertigstellung erforderlich sind. Der obere Bereich ist allgemeiner gehalten, während der untere Bereich spezifischer wird. Hier müssen nicht alle zusätzlichen Daten eingetragen werden, die im vorherigen Tabellenblatt ausgefüllt wurden, sondern nur das Lieferobjekt, die Aufgabe und die Anzahl der Teilaufgaben, die zur Erledigung der Arbeit benötigt werden.
Anleitung zur Verwendung
Schließlich enthält die Projektstrukturplan-Vorlage ein drittes Excel-Tabellenblatt mit Anleitungen zur korrekten Verwendung. So haben Sie die nötigen Erklärungen direkt in der Tabelle parat, während Sie arbeiten. Einfacher geht es nicht.
Erstellung eines Projektstrukturplans mit ProjectManager
Unsere Projektstrukturplan-Vorlage in Excel ist ein wertvolles Werkzeug, doch eine Tabellenkalkulation hat ihre Grenzen. Sie ist nicht dynamisch und vieles lässt sich damit nicht abbilden. Idealerweise benötigen Sie eine All-in-one-Lösung für alle Ihre Projektmanagement-Anforderungen. Hier kommt die Projektstrukturplan-Software von ProjectManager ins Spiel.
Unsere cloudbasierte Software ermöglicht es Ihnen, die Projektstrukturplan-Vorlage zusammen mit all unseren weiteren leistungsstarken Funktionen zu nutzen. So können Sie beispielsweise Abhängigkeiten mit einem einfachen Klick im Online-Gantt-Diagramm verknüpfen, das automatisch das zuständige Teammitglied benachrichtigt. Außerdem können Sie in ProjectManager direkt Aufgaben zuweisen.
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*ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software mit Funktionen, die Ihnen helfen, jede Phase Ihres Projekts zu steuern. Ob Sie planen, ausführen, den Fortschritt überwachen oder an Stakeholder berichten – wir haben die passenden Werkzeuge. Testen Sie es kostenlos mit einer 30-tägigen Testversion.