Eine gut durchdachte und übersichtliche Projektplanung mit Excel ist für den anhaltenden Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich. Microsoft Excel ist in den meisten Betrieben bereits etabliert, wodurch die meisten Mitarbeiter mit seinen Funktionen bestens vertraut sind. Eine mühsame Einarbeitung in neue, oft komplexe Software oder Tools entfällt somit.
Die Erstellung einer Projektplanung in Excel von Grund auf kann jedoch zeitaufwendig und herausfordernd sein, insbesondere wenn es um die korrekte Implementierung von Formeln und Formatierungen geht. Doch keine Sorge: Unsere Projektplanung Excel Vorlage Kostenlos bietet Ihnen eine sofort einsatzbereite Lösung, die Ihnen wertvolle Zeit und Mühe erspart.
Direkt hier herunterladen: Projektplan-Light-V2-4.xlsx oder weiterlesen und unten downloaden…
Ihre kostenlose Excel Vorlage für Projektplanung – Die entscheidenden Vorteile
Jeder, der mit Projekten zu tun hat oder im Projektmanagement arbeitet, benötigt ein verlässliches Tool: einen Projektplan Excel. Bekannte Alternativen oder Synonyme hierfür sind Gantt-Diagramm, Terminplan, Projektstrukturplan oder einfach Zeitplan.
Als jemand, der selbst in der projektmanagement excel tätig ist, habe ich eine einfache und äußerst übersichtliche Projektplanung Excel Vorlage kostenlos entwickelt. Diese ist für die meisten Projektplanungen vollkommen ausreichend. Oft genügt es, die Tätigkeiten und deren zeitlichen Ablauf sichtbar zu machen, um den Projektstand effektiv verfolgen zu können.
Eine gute Projektplan Vorlage sollte ein unkompliziertes und unterstützendes Werkzeug sein und keine unnötig komplizierten Funktionen beinhalten, die in der Praxis selten genutzt werden. Kurz gesagt: Der Fokus soll auf den wesentlichen Eigenschaften eines Projektplanes liegen. Dazu gehören vor allem die Möglichkeiten zum Eintragen der Tätigkeiten, deren Dauer und die Verantwortlichkeiten. All dies soll dann in Form von Balken in einem Kalender bzw. Gantt-Diagramm abgebildet werden. Mehr braucht es nicht für eine effiziente und übersichtliche Projektplanung mit Excel.
Die Vorteile bei Verwendung unserer kostenlosen Vorlage für Ihre projektplanung excel vorlage kostenlos:
- Einfacher und übersichtlicher Aufbau, ohne unnötige Formatierungen oder komplexe Funktionen.
- Bereich zum Eingeben der Projekttätigkeiten mit Startdatum und Dauer.
- Integriertes Gantt-Diagramm bzw. Kalender zur visuellen Abbildung der Projekttätigkeiten in Balkenform.
- Möglichkeit zur Eingabe der Verantwortlichkeit für jede Tätigkeit.
- Vergabe von Meilensteinen zur Kennzeichnung wichtiger Projektphasen oder -zeitpunkte.
- Anzeige des Projektfortschritts pro Tätigkeit (Statusanzeige von 0 bis 100%).
Im Vergleich zu umfangreicherer Software wie Microsoft Project ist diese Excel Vorlage leicht zu bedienen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche. Die Vorlage verfügt über 60 Zeilen zur Eingabe von Projektaufgaben, was in den meisten Fällen absolut ausreicht. Sollten Sie dennoch mehr benötigen, können Sie mit wenigen Klicks durch „Kopieren“ und „Einfügen“ zusätzliche Zeilen hinzufügen.
Update vom 05.10.2022: [Neue Version 2.4 für Excel ab Version 2010 | 624 KB] Folgende Anpassungen wurden umgesetzt:
- Einige Hilfstexte wurden verständlicher beschrieben.
Update vom 05.06.2021: [Neue Version 2.3 für Excel ab Version 2010 | 624 KB] Folgende Anpassungen wurden umgesetzt:
- Der Planungskalender wurde optisch angepasst.
- Formatierungen wurden verbessert.
Entdecke die Pro Version des Excel-Projektplanes:
Mit dem Projektplan Pro kannst du
- Das Design aus 4 Farben selbst bestimmen
- Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz automatisch einplanen
- 2 Zusätzliche Meilensteine markieren
- Eigene Brückentage, Ferientage, spezifische Feiertage einplanen
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Update vom 04.02.2017: [Neue Version 2.2 für Excel ab Version 2010 | 621 KB] Wieder gab es einige Anwenderwünsche. Vielen Dank dafür.
Folgende Anpassungen wurden umgesetzt:
- Optische Anpassungen. Es sind nun alle Eingaben wie Kalenderstart und Arbeitstage im fixierten linken Bereich möglich und dadurch immer sichtbar.
- Die Jahreszahl wird nun im Monat angezeigt, z.B. „Januar 17“. Dadurch sind auch Projektpläne über mehrere Jahre möglich.
- Wenn ein „x“ für „Anzeige nur Arbeitstage“ gesetzt ist, werden nun die Balken nicht mehr an den Wochenenden angezeigt. Samstag/Sonntag bleibt dann grau.
- Meilensteine: Liegt ein Meilenstein in der Vergangenheit, wird dieser in rot dargestellt. Durch Eingabe eines „F“ (für Fertig) kann der Meilenstein auf grün gesetzt werden.
- Es steht nun eine Vorlage für den Kalenderzeitraum 12 Monate und eine Vorlage für 24 Monate zur Verfügung.
- Beim Löschen von Zeilen arbeiteten teilweise die bedingten Formatierungen nicht korrekt. Dies wurde behoben.
Update vom 26.11.2016: [Neue Version 2.0 für Excel ab Version 2010 | 139 KB] Auf vielfachen Anwenderwunsch kann die Planung nun auf Arbeitstage (AT) umgestellt werden. Dadurch werden die Wochenenden (Samstag und Sonntag) weiterhin farblich markiert, aber nicht mitgerechnet.
Beispiel: Eine Termindauer von 10 Tagen entspricht dann 10 Arbeitstagen (also 2 Wochen ohne Samstag/Sonntag). Wird die neue Funktion nicht aktiviert, entspricht eine Termindauer von 10 Tagen rund 1 1/2 Wochen (mit Samstag/Sonntag).
Die neue Funktion bringt also mehr Flexibilität und planerische Genauigkeit für die Vorlage.
Danke an Alle Benutzer der Vorlage für ihr konstruktives Feedback.
Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
Ein Projektplan wird immer dann eingesetzt, wenn eine Vielzahl von Aufgaben oder Tätigkeiten koordiniert werden müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Die Durchführung der einzelnen Vorgänge erfordert dabei eine spezifische Zeitdauer und ist oft auch von anderen Vorgängen abhängig. Um diese Abhängigkeiten und Abläufe übersichtlich darzustellen, werden sie untereinander aufgelistet. Beginn und Dauer der Vorgänge werden grafisch in Form eines Balkens dargestellt. So erhalten alle Projektbeteiligten eine klare Sicht auf den aktuellen Projektstand und den Projektfortschritt. Damit Projekte nicht im Chaos enden, ist die präzise Projektplanung mithilfe einer Projektplan Excel Vorlage kostenlos äußerst nützlich.
Der Zweck eines Projektplanes ist schnell erklärt: Er soll allen Projektbeteiligten, sei es der Auftraggeber, der Projektleiter, die Projektmitarbeiter oder auch die Stakeholder, eine möglichst einfache Übersicht über den aktuellen Projektstand geben. Eine projektplanung excel vorlage kostenlos ist dafür ein hervorragend geeignetes Tool. Mithilfe intelligenter Formeln und Formatierungen lassen sich übersichtliche und für alle anwendbare Projektpläne erstellen, die jede Phase eines Projektes mit wenigen Klicks abbilden können.
Projektmanagement verstehen: Kickoff bis Projektabschluss
Als Projektmanagement (kurz auch PM genannt) wird der gesamte Prozess von Projektstart (oft Kickoff genannt) über die Planung, Steuerung, Kontrolle bis hin zum Abschließen eines Projektes bezeichnet. Alle Projektbeteiligten, wie der Projektleiter und auch die Projektmitarbeiter, arbeiten während des Projektes mit projektspezifischen Tools und Methoden. Beispiele hierfür sind diese projektplanung excel vorlage kostenlos, eine Meilensteinvorlage, Besprechungsprotokolle und auch Vorlagen zur Projektkostenkontrolle.
Ein besonderes Augenmerk wird im Projektmanagement stets auf die drei Kernparameter Projektumfang, Zeit und Kosten gelegt. Ziel ist es immer, die zu Projektbeginn definierten Ziele einzuhalten und am Ende auch zu erreichen. Selbstverständlich gehört auch die Anpassung des Projektumfangs und der Projektziele aufgrund sich ändernder Parameter zum flexiblen Projektmanagement.
Die folgenden excel formel für arbeitszeit berechnen und arbeitsstunden berechnen excel formel können Sie zusätzlich bei der detaillierten Planung und Nachverfolgung Ihrer Projekte unterstützen. Oder benötigen Sie für andere Aufgaben vielleicht ein grafikprogramm kostenlos?
Aufbau der kostenlosen Projektplan-Vorlage von Alle-meine-Vorlagen im Detail
Die Projektplanung Excel Vorlage kostenlos entspricht dem klassischen Aufbau eines professionellen Projektplanes. Im oberen linken Bereich der Vorlage befindet sich ein Kopfbereich zur Eingabe der allgemeinen Projektdaten. Dazu gehören zum Beispiel der Projektname, die Projektnummer, der/die Projektleiter/in, das Erstellungsdatum sowie weitere relevante Informationen zum Projekt.
Darunter ist der Eingabebereich für die Projektaufgaben oder Projekttätigkeiten angesiedelt. Zu jeder Tätigkeit kann das Startdatum sowie die geplante Dauer in Tagen eingetragen werden. Basierend auf diesen Eingaben berechnet die Vorlage automatisch das Enddatum einer Tätigkeit und trägt dieses in die entsprechende Spalte ein.
In die nächste Spalte kann der Status einer Tätigkeit in Prozent eingegeben werden. Bei einer Eingabe von beispielsweise 50 % wird der jeweilige Planungsbalken im Gantt-Diagramm zur Hälfte dunkler dargestellt. So ist auf einen Blick der Fortschritt einer Projektaufgabe ersichtlich. Weiterhin wird sofort erkennbar, welche Projektaufgaben möglicherweise in Verzug geraten sind und den Projekterfolg gefährden könnten.
Meilensteine sind ebenfalls ein entscheidender Bestandteil in Projekten. Ein Meilenstein kann durch die Eingabe eines Datums jeder Projektaufgabe zugeordnet werden. Der entsprechende Tag wird im Diagramm-Bereich des Projektplanes farblich hervorgehoben. Ein Meilenstein symbolisiert somit das Ende oder den Beginn einer wichtigen Phase innerhalb des Projektes.
Der Eingabebereich wird mit den zwei Spalten „Verantwortlich“ und „Unterstützung“ abgerundet. Darüber ist es möglich, eine Person als Verantwortlich und auch als Unterstützend für eine Projektaufgabe zuzuteilen. Dies schafft Klarheit für alle Beteiligten, wer Ansprechpartner für bestimmte Tätigkeiten ist.
Rechts daneben befindet sich der Kalenderbereich (Gantt-Diagramm), in dem die Dauer der Tätigkeiten grafisch in Balkenform angezeigt wird. Im oberen Abschnitt dieses Bereiches sind alle Tage eines Jahres, die Kalenderwochen sowie die Monate übersichtlich aufgeführt.
Alle Bereiche werden im Folgenden noch ausführlicher beschrieben.
Was ist ein Gantt-Diagramm? Visuelle Projektübersicht leicht gemacht
Als Gantt-Diagramm wird ein Diagramm mit horizontalen Balken bezeichnet, das den zeitlichen Ablauf von Projektaufgaben visuell darstellt. Die Balken werden dabei dynamisch und nicht statisch angezeigt. Ändert sich das Startdatum oder die Dauer einer Projektaufgabe, passt sich der Planungsbalken im Projektplan automatisch an. Dieser Automatismus wird über intelligente Formeln und bedingte Formatierungen sehr einfach in der Projektplanung Excel Vorlage kostenlos umgesetzt. Gantt-Diagramme sind eine weitverbreitete und anerkannte Methode zur Darstellung eines modernen Projektplanes und aus dem effizienten Projektmanagement nicht mehr wegzudenken.
Detailliertes Gantt-Diagramm in der Projektplanung Excel Vorlage kostenlos mit Zeitbalken für Aufgabenfortschritt.
Kalenderstartdatum flexibel anpassen für optimale Planung
Direkt unterhalb des Kopfbereiches befindet sich ein gelb-/orangefarbenes Feld zur Eingabe des Kalenderstartdatums. An diesem Datum beginnt der Kalender und zeigt, je nach Auswahl der Vorlage, entweder die folgenden 12 oder 24 Monate an. Als Startdatum kann jedes beliebige Datum und Jahr eingesetzt werden, was Ihnen maximale Flexibilität in der projektplanung excel vorlage kostenlos bietet.
Variabler Kalender: 12 oder 24 Monate für jede Projektgröße
Der Kalender zeigt nicht nur die Monate an, sondern auch die Kalenderwochen und den jeweiligen Wochentag. Dazu werden die Tage ab dem Startdatum aufsteigend von Tag 1 bis Tag x aufgelistet. Natürlich wird auch das Datum der einzelnen Tage angezeigt. Das Kalenderstartdatum kann jederzeit geändert werden, was eine Planung über längere Zeiträume ermöglicht. Tätigkeiten, die bereits abgeschlossen sind und nicht mehr von Interesse sind, können durch die Vergabe eines neuen Startdatums ausgeblendet werden. Somit ist es möglich, nur die Monate einzublenden, die gerade für Sie interessant sind oder die aktuelle Phase des Projektes abbilden.
Aufgaben und Tätigkeiten effizient eingeben und verfolgen
Ein Projektplan soll den Projektleiter als hilfreiches Tool unterstützen und ihm nicht zusätzliche Arbeit bereiten. Das bedeutet, die Vorlage muss einfach aufgebaut sein und die nötigen Formeln und Funktionen intuitiv bereitstellen.
Daher habe ich mich bei der Erstellung der projektplanung excel vorlage kostenlos auf die aus meiner Sicht wesentlichen Eingabemöglichkeiten beschränkt. Eingegeben werden können natürlich die Aufgabe bzw. Tätigkeit, das Startdatum sowie die geplante Ausführungszeit in Tagen, die zur Erledigung der Aufgabe benötigt wird.
Daneben kann der Aufgabenstatus eingegeben werden. Bei Eingabe von z.B. 50% wird der grüne Balken zur Hälfte dunkelgrün gefärbt. So ist immer zu sehen, wie weit die einzelnen Projektaufgaben fortgeschritten sind und welche möglicherweise in Verzug geraten.
Auf unserer Website bieten wir auch die Vorlage Tätigkeitsbericht / Tätigkeitsnachweis an. Dies als Hinweis für dich, da diese Vorlage in der Projektarbeit ebenfalls sehr nützlich sein kann, um Zeiten und Fortschritte zu dokumentieren, welche die Grundlage für eine präzise arbeitsstunden berechnen excel formel bieten.
Die Bedeutung der Meilensteinplanung in Ihrer Excel Projektplanung
Wichtig in einer projektplanung excel vorlage kostenlos ist auch die Möglichkeit, Meilensteine setzen zu können. Diese werden gesetzt, um besondere Zeitpunkte oder Ereignisse innerhalb eines Projektes zu terminieren (z.B. den Abschluss von einzelnen Aufgabengruppen).
Ein Meilenstein kann durch die Eingabe eines Datums in die Spalte „H“ gesetzt werden. Dieser wird im Projektplan in dunkelgrün dargestellt. Liegt der Meilenstein in der Vergangenheit und ist noch nicht als erledigt markiert, erscheint er in Rot. So ist gleich ersichtlich, welcher Meilenstein bereits abgelaufen ist und noch nicht erfüllt wurde. Durch Eingabe eines „F“ (für Fertig) kann der Meilenstein auf Grün und somit auf „abgeschlossen“ gesetzt werden.
Was ist ein Meilenstein in einem Projekt?
Als Meilenstein wird im Projektmanagement ein wichtiger Zeitpunkt innerhalb eines Projektes bezeichnet, der einen bedeutenden Fortschritt oder Abschluss markiert. In einem Projekt können mehrere Meilensteine enthalten sein. Oft werden Meilensteine am Ende einer Aufgabe oder Aufgabengruppe festgelegt, da die nachfolgenden Projektschritte oder Projektaufgaben von eben dieser Aufgabe mit dem Meilenstein abhängen.
Auch für die Meilensteinplanung und -abbildung gibt es von alle-meine-vorlagen.de eine passende Excel Vorlage: Meilensteinplan – Wichtige Projektphasen abbilden.
Verantwortlichkeiten und Unterstützung klar definieren für Transparenz
Die beiden letzten Spalten „I“ und „J“ sind zur Eingabe der für eine Aufgabe/Tätigkeit zuständigen Person und der unterstützenden Person oder des Teams einer Aufgabe bestimmt. Dies bringt Klarheit in den Projektablauf. Für alle Projektbeteiligten ist dadurch gleich ersichtlich, wer für einen Task zuständig ist und somit auch bei Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung steht.
Die Spalten K und L zeigen die Verantwortlichkeiten eines Projektpunktes.
Fokus behalten: Hervorhebung des aktuellen Tages
Der aktuelle Tag (das heutige Datum) wird durch einen gelb-/orangefarbenen Balken im Gantt-Diagramm angezeigt. Dies dient vor allem der Orientierung im Projektplan. Blättern Sie zum Beispiel durch den Gantt-Bereich des Projektplanes, fällt Ihnen der orangefarbene Balken sofort ins Auge. Sie sehen auf einen Blick, welche Projekttätigkeiten oder Tasks am aktuellen Tag anstehen. Sie müssen also nicht lange im Kalenderbereich nach dem heutigen Datum suchen.
Aktueller Tag in Gelb hervorgehoben.
Beachten Sie dazu bitte auch den Kopfbereich. Hier gibt es die Linktexte „Heute“ und „Start“. Durch Klick auf „Heute“ springt die Vorlage direkt zum aktuellen Tag. Ein langes Scrollen durch den Kalender entfällt somit. Ebenso können Sie durch Klick auf „Start“ direkt zum Anfang des Projektplanes springen. Diese zwei Buttons erleichtern die Projektarbeit enorm.
Projektphasen optisch trennen: Zeilen hervorheben in der Vorlage
Einzelne Zeilen können durch die Eingabe von „x“ in Spalte „C“ grau markiert werden. Dadurch können Terminblöcke sichtbar voneinander getrennt oder auch nur einzelne Aufgaben/Tätigkeiten besonders hervorgehoben werden. So ist es z.B. möglich, die Projektvorgänge, die zusammengehören, optisch durch diese Zeilenmarkierung zusammenzufassen und von weiteren Vorgängen sichtbar zu trennen.
Durch die Verwendung dieser Möglichkeit, komplette Zeilen einzufärben, wird die Lesbarkeit des Projektplanes erheblich erhöht. Am Ende entsteht so ein gut strukturierter Projektplan mit Excel.
Ihre kostenlose Excel Vorlage jetzt herunterladen und durchstarten
Wie oben zu lesen war, hat eine projektplanung excel vorlage kostenlos viele Vorteile. Da ist vor allem der einfache Aufbau der Vorlage mit Konzentration auf die wirklich notwendigen und wichtigen Funktionen zu nennen.
Dazu kommt, dass Excel in nahezu jedem Unternehmen verfügbar ist und die meisten Mitarbeiter bereits damit umgehen können. Es ist also keine zusätzliche, teure Software und keine kostenaufwendige Schulung notwendig, um sofort mit Ihrer Projektplanung zu beginnen.
All diese Aspekte machen die Excel Vorlage zum idealen Hilfsmittel in Ihrem Unternehmen und für Ihre Projekte. Daher einfach unten die projektplanung excel vorlage kostenlos herunterladen und unverbindlich testen.
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Fazit zur Vorlage Projektplan in Excel
Ein Projektplan mit Excel ist der Schlüssel, um Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Gerade bei großen und komplexen Projekten sind viele Dinge zu berücksichtigen, die ohne einen strukturierten Projektplan kaum zu meistern sind.
Der einfache und übersichtliche Aufbau dieser Excel Vorlage, mit ihrer Konzentration auf die wesentlichen Funktionen, zeichnet sie besonders aus. Vorgänge mit Startdatum und Dauer eingeben, bei Bedarf Meilensteine definieren sowie die Verantwortlichen für einen Vorgang festlegen – all das ist intuitiv möglich. Dazu kommt ein dynamisches Gantt-Diagramm zur Anzeige der Planungsbalken und ein gut strukturierter Kalender, welcher neben den Monaten auch die Kalenderwochen, die Wochentage und Tage übersichtlich darstellt.
Mithilfe dieses Tools können Sie als Projektleiter alle wichtigen Vorgänge, Aufgaben und Tätigkeiten eines Projektes übersichtlich und strukturiert aufführen und somit leicht managen. Und das ganz ohne unnötige, überladene Funktionen. Projektplanung mit Excel ist einfach, übersichtlich und für alle Projektbeteiligten nachvollziehbar.
Mehr braucht es nicht für ein gutes Projekt. Einfach mal herunterladen und testen: Projektplan-Light-V2-4.xlsx
Ihre Meinung ist gefragt
Zum Schluss würde uns interessieren, welche Punkte Sie in einem Projektplan für notwendig halten? Ist diese Vorlage ausreichend oder sollte es mehr Eingabemöglichkeiten geben? Schreiben Sie uns gerne unten einen Kommentar.
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Projektplan Excel
- Einfache Erstellung eines Projektplanes in Excel
- Kalenderzeitraum beliebig einstellbar
- Aufgabenstatus kann eingegeben werden
- 60 Aufgaben und mehr können eingegeben werden
- Setzen von Meilensteinen möglich
- Berücksichtigung der Wochenenden aktivierbar
– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – Für Excel ab 2010 Makros: Nein
DOWNLOAD kostenlos: Projektplan-Light-V2-4.xlsx [Version 2.4 für Excel ab Version 2010 | 624 KB] [Projektplan-Light-V2-4.zip] Projektplan-Light-V2-4.zip [Version 2.4 für Excel ab Version 2010 | 430 KB]
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