SAP SD Order-to-Cash (OTC) Prozess: Eine umfassende Analyse

Der Order-to-Cash (OTC) Prozess in SAP SD ist eine zentrale Funktion für jedes Unternehmen und bildet das Rückgrat für die Abwicklung von Kundenbestellungen. Dieser Artikel beleuchtet die einzelnen Schritte des OTC-Prozesses, den Datenfluss von Anfang bis Ende, wichtige Komponenten und veranschaulicht dies anhand eines praxisnahen Beispiels.

Einführung in den SAP SD OTC Prozess

Der SAP SD OTC Prozess (Sales and Distribution Order-to-Cash) ist eine Reihe miteinander verbundener Schritte, die zur Verwaltung von Verkaufsaktivitäten in einem Unternehmen dienen. Der Prozess beginnt mit der Kundenbestellung, die dann vom Vertriebsteam im System erfasst wird. Von dort aus gelangt die Bestellung ins Lager zur Versandvorbereitung. Nach Versand wird die Rechnungserstellung an die Buchhaltung weitergeleitet und dem Kunden zugesendet. Sobald die Zahlung des Kunden eingegangen ist, gilt die Bestellung als abgeschlossen (“Cash Closure”).

Der OTC-Prozess im Überblick

Prozessschritt	Transaktionscode	Beschreibung	Buchhaltungseintrag
Anfrage	VA11	Kunde erkundigt sich nach Produkten und Preisen. Kein Buchhaltungseintrag.	Nein
Angebot	VA21	Erstellung eines Angebots mit Preisen für den Kunden. Kein Buchhaltungseintrag.	Nein
Auftragserstellung	VA01	Erstellung eines Kundenauftrags, optional mit Bezug auf ein Angebot. Kein Buchhaltungseintrag bei Erstellung.	Nein
Warenausgang (PGI)	VL01N	Physische Lieferung der Ware an den Kunden. Buchhaltungseintrag wird beim Warenausgang generiert.	Ja
Fakturierung	VF01	Erstellung und Versand der Rechnung an den Kunden für die gelieferten Waren. Buchhaltungseinträge werden generiert.	Ja

Weiterlesen >> Firefox about:config: Fortgeschrittene Einstellungen verstehen und anpassen

Die einzelnen Schritte des SAP OTC Prozesses

1. Anfrage (Inquiry)

Der Prozess beginnt mit einer Kundenanfrage zu Produkten, Dienstleistungen oder bestehenden Bestellungen. Diese Anfrage wird im SAP-System erfasst, um Kundendaten und Bestelldetails abzurufen. Der Transaktionscode hierfür ist VA11.

Abbildung 1: Anfrage im SAP-System

2. Angebot (Quotation)

Basierend auf der Anfrage wird ein detailliertes Angebot erstellt. Dieses beinhaltet spezifische Produktinformationen, Preise, Mengen und Liefertermine. Rabatte und Sonderkonditionen können hier ebenfalls berücksichtigt werden. Das System generiert daraufhin ein Angebot als Dokument, das dem Kunden übermittelt wird. Der Transaktionscode ist VA21.

Abbildung 2: Angebotserstellung im SAP-System

3. Auftragserstellung (Sales Order)

Nach Annahme des Angebots oder direkt auf Kundenwunsch wird ein Kundenauftrag im SAP SD Modul angelegt (VA01). Dieser Auftrag kann mit oder ohne Bezug auf ein vorheriges Angebot erstellt werden. Wichtige Informationen wie der “Sold-to Party” (Auftraggeber), “Ship-to Party” (Warenempfänger) und weitere relevante Details werden erfasst.

Abbildung 3: Erstellung eines Verkaufsbelegs im SAP-System

4. Lieferung und Warenausgang (Delivery & Post Goods Issue – PGI)

Die Lieferung ist ein entscheidender Schritt, bei dem die bestellten Waren physisch an den Kunden versendet werden. Dies umfasst die Kommissionierung, Verpackung und Verladung. Der Transaktionscode für die Lieferung ist VL01N. Beim “Post Goods Issue” (Warenausgang) wird der Bestand im System reduziert und ein entsprechender Buchhaltungseintrag generiert, der den Warenwert ausweist.

Abbildung 4: Lieferprozess im SAP-System

5. Fakturierung (Billing)

Im letzten Schritt des Kernprozesses wird die Rechnung erstellt (VF01). Diese basiert auf den Lieferdaten und enthält alle relevanten Informationen zu den gelieferten Waren, Preisen, Steuern und eventuellen Rabatten. Nach Erhalt der Zahlung wird die Rechnung als bezahlt markiert und der Vorgang abgeschlossen.

Weiterlesen >> DATEV Existenzgründer: Förderungen und Finanzierung für Ihren Start in Deutschland

Abbildung 5: Fakturierung im SAP-System

Kernkomponenten des SAP SD OTC Prozesses

Auftragsbearbeitung: Erfassung aller relevanten Kunden- und Bestelldaten im SAP-System (VA01).
Verfügbarkeitsprüfung: Überprüfung, ob die bestellten Produkte auf Lager sind oder wann sie verfügbar sein werden (MMBE).
Lieferbearbeitung: Erstellung von Lieferscheinen und Organisation des Versands (VL01N).
Fakturierung: Erstellung der Kundenrechnung basierend auf den Lieferdaten (VF01).
Zahlungsverarbeitung: Erfassung und Verbuchung des Zahlungseingangs vom Kunden (F-28) und Überwachung offener Posten.

Praxisbeispiel: Online-Kauf über eine E-Commerce-Anwendung

Betrachten wir den Kauf eines Produkts über eine E-Commerce-Plattform, die mit dem SAP OTC-Prozess verbunden ist:

Ein Kunde wählt ein Produkt auf der Website aus und legt es in den Warenkorb.
Beim Checkout gibt der Kunde seine Rechnungs- und Lieferadresse an.
Die E-Commerce-Anwendung erstellt automatisch einen Verkaufsauftrag im SAP OTC-System.
Das SAP-System prüft die Warenverfügbarkeit im Lager.
Bei Verfügbarkeit wird ein Lieferschein generiert und an das Lager gesendet.
Das Lagerpersonal kommissioniert und verpackt die Ware.
Der Warenausgang wird im SAP-System verbucht.
Eine Rechnung wird automatisch erstellt und dem Kunden per E-Mail zugesendet.
Der Kunde bezahlt die Rechnung online.
Die Zahlung wird im SAP-System verbucht und der Auftrag als abgeschlossen markiert.
Der Kunde erhält das Produkt.

Detaillierte Analyse des Beispiels:

Auftragserstellung: Automatisch durch die E-Commerce-Plattform beim Absenden der Bestellung.
Verfügbarkeitsprüfung: SAP prüft Lagerbestände, ggf. über Anbindung an ein Warehouse Management System (WMS).
Lieferauftrag: Erstellung eines Lieferscheins für das Lagerpersonal.
Kommissionierung & Verpackung: Lagerpersonal holt Ware und bereitet sie für den Versand vor.
Warenausgang: Buchung der Warenbewegung im SAP-System.
Versand: Erstellung eines Versanddokuments mit Details zu Spediteur und Route.
Fakturierung: Automatisierte Rechnungserstellung nach Versand.
Zahlung: Online-Zahlung wird im SAP-System verbucht.
Lieferbestätigung: Kunde bestätigt den Empfang, was den Abschluss im SAP-System auslöst.
Nachverkaufsaktivitäten: Prozesse wie Retouren oder Reklamationen können ebenfalls integriert werden.

Weiterlesen >> Entdecke Deutschland: Eine Reise durch Geschichte, Kultur und Natur

Abbildung 6: Der SAP OTC Zyklus

Vorteile des SAP SD OTC Prozesses

Gesteigerte Effizienz: Automatisierung manueller Aufgaben führt zu schnelleren Durchlaufzeiten und reduzierten Fehlern. Echtzeit-Einblicke in Lagerbestände und Kundendaten.
Verbesserter Kundenservice: Schnellere Reaktionszeiten auf Anfragen, präzise Preisgestaltung und pünktliche Lieferungen. Kunden können ihre Bestellungen online verfolgen.
Optimiertes Bestandsmanagement: Transparenz über Lagerbestände hilft, Über- und Unterbestände zu vermeiden.
Verbessertes Finanzmanagement: Engere Verzahnung von Vertriebs- und Finanzprozessen verbessert den Cashflow.
Fundierte Entscheidungen: Detaillierte Analysen und Berichte unterstützen strategische Geschäftsentscheidungen.

Die Flexibilität des SAP SD OTC Prozesses ermöglicht es Unternehmen, spezifische Regeln zu definieren, wie z.B. Kreditkontrollen, um den Versandzeitpunkt oder Zahlungsfristen zu steuern. Dies minimiert das Risiko von Zahlungsausfällen und optimiert die gesamten Vertriebsprozesse.

Fazit

Der SAP SD Order-to-Cash Prozess ist ein fundamentaler Baustein für jedes Unternehmen, das seine Vertriebs- und Lieferketten effizient gestalten möchte. Durch die Automatisierung und Standardisierung der einzelnen Schritte werden Fehler minimiert, die Kundenzufriedenheit gesteigert und die finanzielle Übersicht verbessert. Die hier vorgestellten Informationen bieten eine grundlegende Übersicht über den OTC-Ablauf. Die genaue Konfiguration und der Ablauf können je nach individuellen Geschäftsanforderungen und Systemanpassungen variieren.

Für weiterführende Informationen können folgende Quellen hilfreich sein: