Felder in Microsoft Word sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um dynamische Inhalte in Dokumenten zu erstellen. Anstatt statischer Texte können Felder auf andere Informationen im Dokument oder sogar auf Benutzereinstellungen zugreifen, um sich selbst zu aktualisieren. Dies unterscheidet sie von Inhaltssteuerelementen, obwohl beide Elemente auch miteinander kombiniert werden können. Felder sind eine bewährte Technologie in Word, die sich über die Jahre hinweg kaum verändert hat und in allen modernen Versionen, einschließlich Word 97 bis Microsoft 365, verfügbar ist. Die Verwendung von Feldern kann den Arbeitsablauf erheblich vereinfachen und die Genauigkeit von Dokumenten verbessern.
Was genau ist ein Feld?
Ein Feld in Microsoft Word ist ein Platzhalter für dynamische Inhalte. Das bedeutet, dass sich der angezeigte Inhalt automatisch ändern kann, basierend auf verschiedenen Faktoren. Dies steht im Gegensatz zu statischem Text, der manuell eingegeben wird und unverändert bleibt, es sei denn, er wird bearbeitet. Felder sind eine ältere Technologie in Word, die sich über die Jahre hinweg nur wenig weiterentwickelt hat, aber immer noch eine wesentliche Rolle spielt. Sie können in verschiedenen Kontexten eingesetzt werden, um beispielsweise automatisch Daten einzufügen, Verzeichnisse zu erstellen oder Querverweise zu verwalten.
Einige der gebräuchlichsten Anwendungsbeispiele für Felder sind:
- Datum und Uhrzeit: Einfügen des aktuellen Datums oder der Uhrzeit, das/die sich bei jeder Aktualisierung des Dokuments ändert.
- Inhaltsverzeichnisse: Automatische Erstellung und Aktualisierung von Verzeichnissen basierend auf Überschriften im Dokument.
- Querverweise: Verweise auf andere Stellen im Dokument, die sich automatisch anpassen, wenn sich die Zielposition ändert.
- Hyperlinks: Erstellung von klickbaren Links zu Webseiten, Dateien oder anderen Dokumenten.
- Indizes: Generierung von Indexeinträgen zur schnellen Navigation im Dokument.
Obwohl Felder nicht manuell eingegeben werden können, bietet Word verschiedene Möglichkeiten, sie einzufügen und zu bearbeiten.
Einfügen und Bearbeiten von Feldern
Das direkte Eintippen von Feldcodes ist nicht möglich, da nur Word selbst Felder erstellen kann. Stattdessen gibt es mehrere Wege, um auf den Dialog “Feld einfügen” zuzugreifen:
- Menü (ältere Versionen):
Einfügen > Feld. - Menüband (Windows):
Einfügen > Schnellbausteine > Felder. - Menüband (Mac):
Einfügen > Feld.
Zusätzlich gibt es Tastenkombinationen, um diesen Dialog schneller aufzurufen:
- Windows:
Alt + I, F - Mac:
Option + I, F
Für einige spezifische Felder existieren eigene Tastenkombinationen, die im Folgenden erläutert werden.
Felder in Tabellen
Beim Einfügen komplexer Felder in Tabellenzellen kann es vorkommen, dass nicht genügend Platz vorhanden ist, um den Feldcode oder das Ergebnis anzuzeigen und zu bearbeiten. In solchen Fällen ist es ratsam, das Feld zunächst außerhalb der Tabelle zu erstellen und zu bearbeiten und es anschließend in die Zelle einzufügen.
Viele Befehle und Schaltflächen in Word fügen ebenfalls bestimmte Felder ein, ohne dass der Benutzer den Feldcode direkt sieht. Das Ergebnis, wie zum Beispiel ein Datum, wird unmittelbar angezeigt.
Direkte Feldcode-Eingabe
Obwohl Sie Felder nicht einfach eintippen können, ist es möglich, ein leeres Feld einzufügen und dann den Feldnamen sowie die entsprechenden Schalter manuell einzugeben. Dies geschieht über die Tastenkombination Strg + F9. Diese Kombination fügt ein Paar geschweifte Klammern { } ein, die als Feldbegrenzer dienen. In diese Klammern kann der Feldname und seine Syntax, einschließlich möglicher Schalter, eingegeben werden. Dies ist die einzige Methode, um verschachtelte Felder zu erstellen.
Nachdem ein komplexes Feld erfolgreich erstellt wurde, kann es ausgewählt und als AutoText oder ein anderer Baustein gespeichert werden, um es später wiederverwenden zu können. Eine weitere Option ist das Speichern als AutoKorrektur-Eintrag.
Dokumentation und Anzeige von Feldern
Microsoft bietet umfassende Dokumentationen zu Feldern an:
- Microsoft-Support: Liste der Feldbefehle in Word mit Links zur Dokumentation
- Persönliche Webseite des Autors: Verwendung von Feldern in Microsoft Word
Feldcodes anzeigen
Um den zugrunde liegenden Code eines Feldes anzuzeigen, gibt es zwei schnelle Methoden:
Feldcode-Umschaltbefehl: Die Tastenkombination
Umschalt + F9zeigt den Feldcode für das ausgewählte Feld an. Ein erneutes Drücken vonF9schaltet zurück zum Ergebnis.Alle Feldcodes umschalten: Die Tastenkombination
Alt + F9schaltet die Anzeige aller Feldcodes im Dokument um. Diese Einstellung bleibt aktiv, bis sie durch erneutes Drücken der Tastenkombination zurückgeschaltet wird.
Das Umschalten der Feldcode-Anzeige ist unerlässlich für die Erstellung verschachtelter Felder, wenn keine Makros verwendet werden. Diese Einstellung kann auch über die Word-Optionen (Datei > Optionen > Erweitert) vorgenommen werden, wobei die Tastenkombinationen wesentlich praktischer sind.
Einige Felder, wie TC, TA, XE oder private Felder, werden durch diese Umschaltbefehle nicht beeinflusst. Ihre Anzeige wird durch die Anzeige von ausgeblendeten Texten gesteuert.
Drucken von Feldcodes
Word bietet die Option, Feldcodes anstelle der Feld-Ergebnisse zu drucken. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Feldcodes gedruckt, unabhängig davon, ob sie im Dokument sichtbar sind oder nicht. Wenn Sie Feldcodes im Dokument anzeigen lassen, werden sie immer gedruckt, unabhängig von dieser Druckoption.
Tastenkombinationen und Funktionstasten
Es gibt eine Reihe von Funktionstasten und Tastenkombinationen zur Bearbeitung von Feldern. Einige der nützlichsten sind möglicherweise nicht von Microsoft dokumentiert und können je nach Betriebssystem variieren.
Bei vielen Computern ist die zusätzliche Fn-Taste erforderlich, um die Funktionstasten zu aktivieren (z. B. Fn + Alt + F9 anstelle von Alt + F9).
- Webseite des Autors: Funktionstasten und Tastenkombinationen zur Manipulation von Feldern
Beachten Sie, dass die Hersteller von Computern oft die F1-F12-Tasten für eigene Zwecke belegen. In solchen Fällen muss die Fn-Taste gedrückt werden, um die Tasten in Word und anderen Programmen zu nutzen.
Verschachtelte Felder
Es ist möglich, Felder innerhalb anderer Felder zu verschachteln. Die Tiefe der Verschachtelung ist jedoch begrenzt, in der Regel auf etwa 20 Ebenen. Dies ist in den meisten Fällen nicht erforderlich und kann oft durch die Verwendung mehrerer IF-Felder anstelle von tief verschachtelten Feldern erreicht werden.
Manche Felder zeigen nicht alle ihre Informationen an, wenn Alt + F9 oder Umschalt + F9 verwendet wird. Dies ist beispielsweise bei den Feldern AutoTextList und Hyperlink der Fall. Eine Lösung hierfür ist die Bearbeitung des Feldes über den entsprechenden Dialog, der die Anzeigetexte des Feldes offenbart.
Aktualisieren von Feldern
Die Aktualisierung von Feldern erfolgt nicht automatisch! Die F9-Taste ist hierfür Ihr wichtigstes Werkzeug.
- Microsoft-Support: Einige Felder werden aktualisiert, während andere nicht aktualisiert werden
In den meisten Fällen können Sie alle Felder im Dokument auswählen (Strg + A) und dann F9 (oder auf manchen Computern Fn + F9) drücken, um sie zu aktualisieren.
Wenn sich Felder in einem anderen “Story-Bereich” (z. B. Kopf- oder Fußzeilen) als der Haupttext befinden, werden sie mit dieser Methode möglicherweise nicht erreicht. In solchen Fällen kann ein Makro hilfreich sein, um alle Felder im Dokument zu aktualisieren.
Beispiel-Makro zum Aktualisieren aller Felder: