Der Word Online (Business) Connector ermöglicht die nahtlose Integration und Bearbeitung von Word-Dateien in Dokumentenbibliotheken, die von Microsoft Graph unterstützt werden. Dazu gehören OneDrive for Business, SharePoint Online Sites und Office 365 Groups. Dieser leistungsstarke Connector ist in verschiedenen Microsoft-Produkten wie Copilot Studio, Logic Apps, Power Apps und Power Automate verfügbar und unterstützt alle entsprechenden Regionen.
Erstellen von Microsoft Word-Vorlagen
Die Erstellung von Microsoft Word-Vorlagen ist sowohl unter Windows als auch auf einem Mac möglich, indem die Registerkarte “Entwickler” aktiviert wird. Nach der Aktivierung können Sie im Abschnitt “Steuerelemente” verschiedene Inhaltssteuerelemente in Ihr Dokument einfügen. Jedes Steuerelement kann über seine Eigenschaften einen eindeutigen Namen erhalten, der dann in Power Automate verwendet wird. Nach Fertigstellung des Word-Dokuments speichern Sie es in einer von Microsoft Graph unterstützten Dokumentenbibliothek. Anschließend können Sie mit dem Erstellen eines Flows beginnen, indem Sie die Aktion “Microsoft Word-Vorlage ausfüllen” hinzufügen. Beim Auswählen der Vorlage werden alle definierten Steuerelemente angezeigt, die dann mit den gewünschten Werten gefüllt werden können, um ein neues Microsoft Word-Dokument zu generieren.
Unterstützte Inhaltssteuerelemente
Derzeit unterstützt der Word Online (Business) Connector die folgenden Inhaltssteuerelemente:
- Nur-Text-Inhaltssteuerelement: Für einfachen Text.
- Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement: Ermöglicht Benutzern die Eingabe oder Auswahl aus einer Liste.
- Dropdown-Listen-Inhaltssteuerelement: Bietet eine Dropdown-Liste zur Auswahl.
- Bild-Inhaltssteuerelement: Zum Einfügen von Bildern.
- Wiederholbare Abschnitts-Inhaltssteuerelement: Ermöglicht das Wiederholen von Tabellenzeilen oder Textblöcken.
Bekannte Probleme und Einschränkungen
Es ist wichtig, sich der folgenden bekannten Einschränkungen bewusst zu sein:
- Nicht unterstützte Steuerelemente: Rich-Text-Inhaltssteuerelemente, Datumsauswahl-Inhaltssteuerelemente, Kontrollkästchen-Inhaltssteuerelemente, Legacy-Formularsteuerelemente und Kombinationsfeld-Steuerelemente werden derzeit nicht unterstützt.
- Maximale Dateigröße: Die maximale Größe für Eingabedateien beträgt 10 MB.
- Verschachtelte Bild-Inhaltssteuerelemente: Diese werden nicht unterstützt.
- Neue Zeilen Zeichen: Werden gerendert, wenn die Option “Zeilenumbrüche zulassen (mehrere Absätze)” in den Eigenschaften des Inhaltssteuerelements aktiviert ist.
- Word Online vs. Desktop: Die Registerkarte “Entwickler” ist in Word Online nicht verfügbar. Bei der Bearbeitung eines generierten Dokuments wird die Verwendung des Word-Desktop-Clients empfohlen.
- Template-Erstellung auf Mac: Nicht unterstützt.
- Anzeige von Barcode-Feldcodes: Werden für die Aktion “In PDF konvertieren” nicht unterstützt.
- SharePoint On-Premises: Nicht unterstützt.
- Mailto-Links: Mehrere Adressen werden nicht unterstützt. Als Workaround können CC-Felder oder einzelne Adressverteiler verwendet werden.
- Eindeutige Steuerelementnamen: Namen von Inhaltssteuerelementen im Dokument müssen eindeutig sein.
- Bilder in Kopfzeilen: Nicht unterstützt.
- Verzögerung bei Dateiaktionen: Eine kleine Verzögerung von ca. 1 Minute wird empfohlen, um die Verfügbarkeit der Datei in nachfolgenden Aktionen sicherzustellen.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Die Aktion “Microsoft Word-Vorlage ausfüllen” kann nicht verwendet werden, wenn eine MFA-Richtlinie für bedingten Zugriff aktiviert ist.
- Timeout bei Konvertierung: Dokumente müssen in weniger als 2 Minuten konvertierbar sein, andernfalls wird die Anforderung abgebrochen.
- Bildgröße: Bilder werden nicht automatisch an ihr Seitenverhältnis angepasst und übernehmen die im Vorlagenentwurf festgelegte Größe. Manuelle Größenanpassung ist erforderlich.
- Sperrung von Inhaltssteuerelementen: Generierte Dokumente können nach der Erstellung Inhaltssteuerelemente aufweisen, die gesperrt und ausgegraut sind, was die Bearbeitung und Rechtschreibprüfung in der Word-Desktop-Anwendung beeinträchtigt. Als Workaround können Sie den vorhandenen Text in einem Inhaltssteuerelement durch Überschreiben mit dem gewünschten Anzeigetext bearbeitbar machen.
- Unicode-Zeichen: Werden korrekt dargestellt, wenn sie von Word standardmäßig exportiert werden. Bei nicht standardmäßigen Glyphen oder Zeichen, die den privaten Verwendungsbereich (PUA) nutzen, ist die Einbettung von Schriftarten in das PDF zur korrekten Darstellung erforderlich.
- Vertraulichkeitskennzeichnungen: Die Aktion “Word-Dokument in PDF konvertieren” unterstützt keine Dateien mit den Kennzeichnungen “Vertraulich” oder “Streng vertraulich”.
Verwendung des wiederholbaren Abschnitts-Inhaltssteuerelements
Für die Arbeit mit wiederholbaren Tabellen und Textblöcken ist das wiederholbare Abschnitts-Inhaltssteuerelement unerlässlich.
- Wiederholbarer Text: Fügen Sie ein wiederholbares Abschnitts-Inhaltssteuerelement ein und platzieren Sie dann Nur-Text-Inhaltssteuerelemente darin. Statischer Text außerhalb der verschachtelten Steuerelemente bleibt unverändert. Stellen Sie sicher, dass Sie den verschachtelten Steuerelementen eindeutige Titel in den Eigenschaften geben.
- Wiederholbare Zeile: Fügen Sie eine Tabelle hinzu, wählen Sie die gesamte Zeile aus, die wiederholt werden soll, und wenden Sie dann das wiederholbare Abschnitts-Inhaltssteuerelement an. Platzieren Sie dynamische Nur-Text-Steuerelemente in den Spalten, die angepasst werden sollen. Auch hier sind eindeutige Titel für verschachtelte Steuerelemente erforderlich.
- Dynamische Zeilenanzahl: Wenn die Anzahl der Zeilen dynamisch sein soll, erstellen Sie ein Array von Werten und übergeben Sie dieses an das Wiederholungsfeld. Die Schlüssel der Objekte im Array entsprechen den Titeln der verschachtelten Inhaltssteuerelemente.
Die Formatierung von Tabellen und Text im Vorlagenentwurf wird im generierten Dokument beibehalten. Eindeutige Titel für verschachtelte Steuerelemente sind entscheidend, um doppelte Ersetzungen zu vermeiden.
Verwendung von Bildern im Word Online Connector
- Fügen Sie ein Bild-Inhaltssteuerelement in Ihre Vorlage ein und behalten Sie das Platzhalterbild bei. Es kann in Größe und Position angepasst werden.
- Weisen Sie dem Bild-Inhaltssteuerelement eine Eigenschaft “Titel” zu, um es im Power Automate-Designer leicht identifizieren zu können.
- Geben Sie im Designer den Inhalt einer JPG- oder PNG-Datei als Wert an, vorzugsweise base64-kodiert, im Format
{ "$content-type": "image/png", "$content": "..." }.
Formatierung des generierten Word-Dokuments
Jegliche Formatierung, die auf Text, Bilder oder Tabellen in der Vorlage angewendet wird, bleibt im generierten Dokument erhalten. Für leere Inhaltssteuerelemente können Sie unter den Eigenschaften die Option “Eine Formatvorlage verwenden, um Text zu formatieren, der in das leere Steuerelement eingegeben wird” aktivieren und neue Stile hinzufügen.
Drosselungslimits
Die API-Aufrufe pro Verbindung sind auf 100 Anrufe pro 60 Sekunden begrenzt.
Aktionen
Der Word Online (Business) Connector bietet folgende Hauptaktionen:
- Word-Dokument in PDF konvertieren: Konvertiert eine ausgewählte Datei in das PDF-Format.
- Ein Microsoft Word-Dokument mit dem angegebenen Inhalt erstellen: Erstellt eine Word-Datei mit dem angegebenen Inhalt im Stammverzeichnis (nur für Copilot Studio).
- Eine Microsoft Word-Vorlage ausfüllen: Liest eine Word-Vorlage und füllt die Felder mit ausgewählten dynamischen Werten, um ein Word-Dokument zu generieren.
Diese Aktionen ermöglichen eine flexible und effiziente Verwaltung von Word-Dokumenten innerhalb des Microsoft-Ökosystems.