Die Funktion “Änderungen nachverfolgen” in Microsoft Word ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Sie ermöglicht es Benutzern, alle vorgenommenen Änderungen – seien es Einfügungen, Löschungen oder Formatierungsanpassungen – transparent zu machen und diese anschließend gezielt zu überprüfen, anzunehmen oder abzulehnen. Dieser Leitfaden erklärt detailliert, wie Sie diese Funktion effektiv nutzen können, um Ihre Dokumentenbearbeitung zu optimieren.
Aktivieren und Deaktivieren der Änderungsverfolgung
Um mit der Änderungsverfolgung zu beginnen, navigieren Sie zum Reiter Überprüfen und wählen Sie die Option Änderungen nachverfolgen. Wenn die Funktion aktiviert ist, wird der entsprechende Bereich hervorgehoben. Sämtliche Einfügungen werden unterstrichen und Löschungen durchgestrichen dargestellt, wobei Änderungen verschiedener Autoren durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet sind. Ist die Funktion deaktiviert, stoppt Word zwar die Markierung neuer Änderungen, doch die bereits vorhandenen Markierungen bleiben sichtbar.
Festlegen, wessen Änderungen nachverfolgt werden sollen
Sie haben die Flexibilität, entweder nur Ihre eigenen Änderungen oder die aller Mitwirkenden zu verfolgen. Um alle Änderungen zu erfassen, wählen Sie unter Überprüfen die Option Änderungen nachverfolgen und dann Für alle. Möchten Sie ausschließlich Ihre eigenen Beiträge nachverfolgen, wählen Sie Nur meine. Um zu verhindern, dass andere die Änderungsverfolgung ausschalten, können Sie diese mit einem Passwort schützen, indem Sie unter Überprüfen die Option Änderungen nachverfolgen und dann Nachverfolgung sperren wählen.
Anzeigen von nachverfolgten Änderungen
Word bietet verschiedene Ansichten, um nachverfolgte Änderungen darzustellen.
Auswahl der Ansicht für Änderungen
Sie können wählen, wie die Änderungen im Dokument angezeigt werden sollen. Unter Überprüfen finden Sie die Option Alle Markierungen. Hier können Sie zwischen folgenden Darstellungen wählen:
- Einfache Markierung: Zeigt nachverfolgte Änderungen mit einer roten Linie am Rand an.
- Alle Markierungen: Stellt Änderungen in unterschiedlichen Farben für jeden Prüfer dar.
- Keine Markierung: Blendt die Markierungen aus, sodass das Dokument mit eingearbeiteten Änderungen angezeigt wird.
- Original: Zeigt das ursprüngliche Dokument ohne nachverfolgte Änderungen und Kommentare an.
Steuerung der Anzeige von Überarbeitungen
Sie können festlegen, welche Arten von Revisionen angezeigt werden und wie sie dargestellt werden. Wenn Sie Überarbeitungen in Ballons anzeigen lassen, erscheinen sie im Seitenrand. Alternativ können Sie die Änderungen direkt im Dokument anzeigen lassen, wobei Löschungen durchgestrichen dargestellt werden.
- Navigieren Sie zu Überprüfen > Markierung anzeigen.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Revisionen in Ballons anzeigen
- Alle Revisionen inline anzeigen
- Nur Formatierung in Ballons anzeigen
Für die Anzeige von Änderungen in Ballons müssen Sie sich in der Drucklayout- oder Web-Layout-Ansicht befinden.
Anzeige von Änderungen nach Bearbeitungstyp
- Gehen Sie zu Überprüfen > Markierung anzeigen.
- Wählen Sie die Art der Bearbeitung aus, z. B. Einfügungen und Löschungen oder Formatierung. Ein Häkchen neben dem Element zeigt an, dass es ausgewählt ist. Beachten Sie, dass auch wenn Sie eine Markierungsart ausblenden, diese automatisch angezeigt wird, wenn das Dokument erneut geöffnet wird.
Anzeige von Änderungen nach Prüfer(n)
- Gehen Sie zu Überprüfen > Markierung anzeigen.
- Wählen Sie Bestimmte Personen.
- Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Prüfer, deren Änderungen Sie anzeigen möchten. Sie können auch Alle Prüfer auswählen, um alle Änderungen anzuzeigen.
Navigieren und Verwalten von Änderungen
Die Funktion erleichtert das Durchgehen und Bearbeiten von nachverfolgten Änderungen.
Navigieren zwischen nachverfolgten Änderungen
Sie können von einer nachverfolgten Änderung zur nächsten springen. Im Menü Überprüfen unter Änderungen wählen Sie Weiter oder Vorherige, um zur nächsten bzw. vorherigen Änderung zu gelangen.
Annehmen oder Ablehnen von nachverfolgten Änderungen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit nachverfolgten Änderungen umzugehen. Eine gängige Methode ist, die angezeigte Änderung direkt anzuklicken und im erscheinenden Fenster die Optionen Annehmen oder Ablehnen zu wählen.
Sie können auch sequenziell durch alle Änderungen im Dokument gehen:
- Wählen Sie Überprüfen > Änderungen > Weiter.
- Klicken Sie auf Annehmen oder Ablehnen. Word springt dann zur nächsten Änderung.
Des Weiteren können Sie einzelne Änderungen direkt im Dokument durch Rechtsklick annehmen oder ablehnen.
Annahme von Änderungen
Über das Hauptmenü können Sie Änderungen einzeln oder alle auf einmal annehmen:
- Änderung annehmen und fortfahren
- Diese Änderung annehmen
- Alle Änderungen annehmen
- Alle Änderungen annehmen und Nachverfolgung beenden
Ablehnung von Änderungen
Analog zur Annahme können Sie Änderungen ablehnen:
- Ablehnen und fortfahren
- Diese Änderung ablehnen
- Alle Änderungen ablehnen
- Alle Änderungen ablehnen und Nachverfolgung beenden
Drucken ohne nachverfolgte Änderungen
Um nachverfolgte Änderungen und Kommentare beim Drucken auszublenden, gehen Sie zu Datei > Drucken > Einstellungen > Alle Seiten drucken. Deaktivieren Sie unter Dokumentinformationen die Option Markup drucken.
Zusammenfassung aller Änderungen im Überprüfungsbereich
Für eine detaillierte Übersicht aller Änderungen können Sie den Überprüfungsbereich öffnen (Überprüfen > Überprüfungsbereich). Dieser kann vertikal neben oder horizontal unterhalb Ihres Dokuments angezeigt werden. Der Überprüfungsbereich zeigt die genaue Anzahl der sichtbaren nachverfolgten Änderungen und Kommentare an und ist nützlich, um sicherzustellen, dass keine Änderungen mehr im Dokument vorhanden sind, bevor Sie es weitergeben.
Sperren der Änderungsverfolgung
Um sicherzustellen, dass niemand die Änderungsverfolgung unbefugt ausschaltet oder Änderungen vornimmt, können Sie die Funktion mit einem Passwort sperren. Gehen Sie zu Überprüfen > Schutz > Dokument schützen. Geben Sie im Feld Passwort ein Passwort ein und bestätigen Sie es. Während die Änderungsverfolgung gesperrt ist, können Sie die Nachverfolgung nicht ausschalten und Änderungen weder annehmen noch ablehnen. Zum Entsperren wählen Sie erneut Dokument schützen und geben Ihr Passwort ein.
Die Funktion “Änderungen nachverfolgen” ist ein mächtiges Werkzeug, das die Effizienz und Transparenz bei der gemeinschaftlichen Dokumentenerstellung erheblich steigert. Durch die korrekte Anwendung dieser Funktionen stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand des Dokuments informiert sind und Änderungen professionell verwaltet werden.