Die Nachverfolgung von Änderungen ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der in Microsoft Word mit anderen zusammenarbeitet. Sie ermöglicht es Ihnen, alle Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden, detailliert zu sehen und zu verwalten. Diese Funktion ist entscheidend, um den Überblick über Beiträge, Korrekturen und Überarbeitungen zu behalten, und stellt sicher, dass keine wichtigen Änderungen übersehen werden. Die intuitive Benutzeroberfläche von Word bietet verschiedene Möglichkeiten, die Nachverfolgung von Änderungen zu aktivieren, zu deaktivieren und die angezeigten Änderungen nach Belieben anzupassen.
Aktivieren und Deaktivieren der Nachverfolgung von Änderungen
Um die Nachverfolgung von Änderungen zu aktivieren, navigieren Sie zum Reiter Überprüfen und wählen Sie Änderungen nachverfolgen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der entsprechende Bereich hervelbt. Löschungen werden durchgestrichen und Ergänzungen unterstrichen dargestellt. Änderungen verschiedener Autoren werden durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet. Ist die Nachverfolgung deaktiviert, stoppt Word die Markierung von Änderungen, die farbigen Unterstreichungen und Durchstreichungen bleiben jedoch im Dokument sichtbar. Für eine schnellere Anzeige können Sie auch einen Indikator für die Änderungsverfolgung zur Statusleiste hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Änderungen nachverfolgen auswählen.
Es ist auch möglich, nur die eigenen Änderungen oder die Änderungen aller Beteiligten nachzuverfolgen. Um alle Änderungen zu verfolgen, wählen Sie Überprüfen > Änderungen nachverfolgen > Für jeden. Möchten Sie nur Ihre eigenen Änderungen sehen, wählen Sie Nur meine. Um zu verhindern, dass andere die Nachverfolgung deaktivieren, können Sie die Nachverfolgung mit einem Passwort sperren, indem Sie zu Überprüfen > Änderungen nachverfolgen > Nachverfolgung sperren navigieren.
Anzeigen nachverfolgter Änderungen
Word bietet flexible Optionen, um die nachverfolgten Änderungen anzuzeigen. Unter Überprüfen können Sie im Dropdown-Menü Alle Markierungen auswählen, um verschiedene Anzeigeoptionen zu erhalten:
- Einfache Markierung: Zeigt nachverfolgte Änderungen mit einer roten Linie am Rand an.
- Alle Markierungen: Stellt nachverfolgte Änderungen mit unterschiedlichen Farben für jeden Prüfer dar.
- Keine Markierung: Verbirgt die Markierungen und zeigt das Dokument mit den eingearbeiteten Änderungen an.
- Original: Zeigt das ursprüngliche Dokument ohne nachverfolgte Änderungen und Kommentare an, wobei jedoch nicht akzeptierte, abgelehnte oder gelöschte Änderungen erhalten bleiben.
Sie können auch festlegen, wie die Änderungen angezeigt werden sollen, z. B. in Ballons am Rand oder direkt im Dokument (Inline). Um dies anzupassen, gehen Sie zu Überprüfen > Markierungsoptionen anzeigen und wählen Sie die gewünschte Anzeige. Inline-Änderungen zeigen alle Löschungen mit Durchstreichungen an, anstatt sie in Ballons darzustellen.
Des Weiteren können Sie die Anzeige nach Art der Bearbeitung filtern (z. B. Einfügungen und Löschungen, Formatierungsänderungen) oder nach bestimmten Prüfern anzeigen lassen, indem Sie unter Überprüfen > Markierungsoptionen anzeigen > Bestimmte Personen die gewünschten Namen auswählen.
Navigieren und Verwalten von Änderungen
Das Menü Änderungen im Reiter Überprüfen ermöglicht es Ihnen, effizient durch die nachverfolgten Änderungen zu navigieren. Mit Weiter und Vorheriger können Sie von einer Änderung zur nächsten springen.
Akzeptieren oder Ablehnen von Änderungen
Es gibt mehrere Wege, nachverfolgte Änderungen zu bearbeiten. Der direkteste Weg ist oft über die Kartenansicht, die angezeigt wird, wenn Sie auf eine markierte Änderung klicken. Diese Karte zeigt den Namen des Kommentators und die Optionen zum Akzeptieren oder Ablehnen des Vorschlags.
Sie können Änderungen auch sequenziell vom Anfang bis zum Ende des Dokuments bearbeiten:
- Wählen Sie Überprüfen > Änderungen > Weiter.
- Klicken Sie auf Akzeptieren oder Ablehnen. Word bewegt sich dann zur nächsten Änderung.
Einzelne Änderungen können auch direkt im Dokument durch Rechtsklick auf die Änderung akzeptiert oder abgelehnt werden. Dies öffnet ein Banner oder ein Dropdown-Menü mit den entsprechenden Optionen.
Für eine umfassende Bearbeitung können Sie alle Änderungen auf einmal akzeptieren oder ablehnen:
- Alle Änderungen akzeptieren: Wählen Sie im Reiter Überprüfen unter Änderungen die Option Akzeptieren und dann eine der folgenden: Alle angezeigten Änderungen akzeptieren, Alle Änderungen akzeptieren oder Alle Änderungen akzeptieren und Nachverfolgung stoppen.
- Alle Änderungen ablehnen: Wählen Sie analog die Option Ablehnen und eine der entsprechenden Unteroptionen.
Es ist auch möglich, nachverfolgte Änderungen und Kommentare beim Drucken auszublenden. Gehen Sie dazu zu Datei > Drucken > Einstellungen > Alle Seiten drucken und deaktivieren Sie unter Dokumentinformationen die Option Markup drucken.
Zusammenfassung und Überprüfung
Der Überprüfungsbereich, der über Überprüfen > Überprüfungsbereich aufgerufen werden kann, bietet eine übersichtliche Liste aller Änderungen und Kommentare im Dokument. Er kann vertikal oder horizontal angezeigt werden und ist ein nützliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass alle nachverfolgten Änderungen vollständig aus dem Dokument entfernt wurden, bevor es an andere weitergegeben wird.
Mit diesen Funktionen können Sie den Bearbeitungsprozess in Microsoft Word effektiv steuern und sicherstellen, dass Ihre Dokumente stets aktuell und korrekt sind.