Projekte scheitern oft an unklaren Zielen und falscher Zeitplanung. Lieferengpässe, Team-Ausfälle oder eine diffuse Organisation können den Zeitplan durcheinanderbringen. Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist ein wichtiges Instrument im Projektcontrolling, um den Projektverlauf zu überwachen, Ist-Zustände abzubilden und Prognosen über den weiteren Verlauf zu erstellen. Sie dient als Frühwarnsystem und hilft, den Kurs zu halten.
Meilensteine sind dabei definierte Zwischenziele, die wichtige Ereignisse im Projektverlauf markieren und zur Strukturierung beitragen. Sie geben Orientierung und ermöglichen eine Kontrolle des Projektfortschritts.
Die Funktionsweise der Meilensteintrendanalyse
Die MTA fokussiert sich auf die Terminüberwachung von Meilensteinen. An festgelegten Berichtszeitpunkten wird der Fortschritt dokumentiert, wodurch der zeitliche Verlauf sichtbar gemacht wird. Im Kern ist die MTA ein Frühwarnsystem für drohende Terminverzögerungen. Sie kann auch im Projektabschlussbericht zur Reflexion und Identifizierung von Schwachstellen im Sinne von “Lessons Learned” integriert werden.
Was sind Meilensteine im Projektmanagement?
Meilensteine sind kritische Wegpunkte in einem Projekt, die definierte Zwischenziele repräsentieren und oft schon vor Projektstart festgelegt werden. Sie dienen nicht nur der Fortschrittskontrolle, sondern auch der Strukturierung des Projekts, beispielsweise durch die Markierung des Endes von Projektphasen. Ein Meilenstein kann auch als Anlass für eine Statusbesprechung dienen: “Sind wir im Plan?”
Erstellung einer Meilensteintrendanalyse
Die Erstellung einer Meilensteintrendanalyse ist vergleichbar mit der Earned Value Analyse, erfordert jedoch keine Berechnungen. Der Prozess gestaltet sich wie folgt:
- Identifikation der Meilensteine: Basierend auf dem Projektplan werden die wesentlichen Etappenziele bestimmt. Eine übermäßige Anzahl von Meilensteinen kann die Übersichtlichkeit beeinträchtigen, daher ist eine gezielte Auswahl ratsam. Bei der Planung einer Firmenfeier könnten beispielsweise die Buchung des Veranstaltungsortes, die Beauftragung des Caterings, die Genehmigung von GEMA-Gebühren und das Versenden der Einladungen als Meilensteine dienen.
- Festlegung der Berichtszeitpunkte: In regelmäßigen Abständen wird der Projektfortschritt überprüft. Der Abstand zwischen diesen Zeitpunkten sollte passend zur Projektdauer und -komplexität gewählt werden.
- Bestandsaufnahme: Zu jedem Berichtszeitpunkt wird der aktuelle Stand der Meilensteine erfasst und bewertet, wann sie voraussichtlich erreicht werden. Im Beispiel der Firmenfeier könnte nach der Einholung von Angeboten für den Veranstaltungsort geprüft werden, ob der Wunschtermin verfügbar ist.
- Gegenmaßnahmen bei negativen Trends: Werden Verzögerungen im Zeitplan erkannt (negativer Trend), werden entsprechende Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Falls beispielsweise keine passenden Veranstaltungsorte gefunden werden und die Zeit knapp wird, könnte eine Anpassung des Wunschtermins eine Option sein.
Beispiel einer Meilensteintrendanalyse
Für die Firmenfeier mit den Meilensteinen “Buchung Veranstaltungsort”, “Auftrag Catering”, “GEMA-Genehmigung” und “Einladungen versenden” (Enddatum: 19.04.) startet das Projekt am 01.03. Der erste Berichtszeitpunkt findet einige Wochen später statt, um die ersten Meilensteindaten festzulegen.
Geplante Termine: Veranstaltungsort bis 30.03., Catering bis 20.03., GEMA bis 03.04., Einladungen bis 01.04.
Nach zwei Wochen (zweiter Berichtszeitpunkt) wird überprüft, ob das Catering bis zum 20.03. beauftragt werden kann. Eine Woche später (dritter Berichtszeitpunkt) stellt sich heraus: Catering ist erledigt, aber die Klärung bezüglich des Veranstaltungsortes verzögert sich. Der Meilenstein wird auf den 03.04. verschoben, was auch das Versenden der Einladungen auf den 05.04. nach sich zieht. Diese neuen Daten werden in die Analyse eingetragen und der Prozess fortgesetzt, bis das Projekt abgeschlossen ist.
Ein Kalender mit roten Stecknadeln und einem eingekreisten DatumRegelmäßige Überprüfungen sind entscheidend für den Projekterfolg.
Meilensteintrendanalyse in Excel und grafische Darstellung
Meilensteintrendanalyse mit Excel
Für die Umsetzung in Excel werden die Meilensteine vertikal und die Berichtszeitpunkte horizontal angeordnet. In den entsprechenden Zellen wird das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Spezielle Vorlagen und Online-Ressourcen können hierbei unterstützen.
Vorlagen für die Meilensteintrendanalyse
Hier finden Sie nützliche Excel-Vorlagen:
- Meilensteintrendanalyse | Vorlage Excel (projektmagazin.de)
- Meilensteintrendanalyse | Kostenfreie Vorlage (projekte-leicht-gemacht.de)
Grafische Darstellung und Interpretation
Die grafische Darstellung, oft als rechtwinkliges Dreieck mit zwei Achsen konzipiert, ermöglicht eine schnelle Übersicht. Auf der vertikalen Achse werden die geplanten Meilensteintermine abgetragen, auf der horizontalen Achse die Berichtszeitpunkte. Für jeden Berichtszeitpunkt wird das prognostizierte Fertigstellungsdatum eines jeden Meilensteins eingetragen und die Punkte verbunden.
Eine beispielhafte Darstellung der MeilensteintrendanalyseDie grafische Darstellung hilft, Trends schnell zu erkennen.
Die Interpretation der Linienverläufe gibt Aufschluss über den Projektstatus:
- Horizontale Linien: Das Projekt verläuft planmäßig.
- Steigende Linien: Es gibt Verzögerungen im Zeitplan.
- Fallende Linien: Das Projekt wird voraussichtlich früher fertiggestellt.
Beispiele für negative Verläufe
Besondere Aufmerksamkeit erfordern negative Trends, die auf Probleme hinweisen können:
- “Kampfkurve”: Starke Terminverschiebungen zu Projektbeginn deuten möglicherweise darauf hin, dass die Prioritäten des Teams falsch gesetzt sind oder die Projektbedeutung nicht klar kommuniziert wurde.
Die Darstellung einer Kampfkurve bei der MTAEine steil ansteigende Linie signalisiert frühe Verzögerungen. - Kletternde Linien: Anfängliche Planerfüllung, gefolgt von schleichenden, aber stetigen Verschiebungen von Meilensteinen, kann auf “Scope Creep” hindeuten – ein unkontrolliertes Wachstum des Projektumfangs. Ohne frühzeitiges Eingreifen besteht die Gefahr eines Projektabbruchs.Eine Darstellung langsam kletternden LinienLangsam ansteigende Linien deuten auf schleichende Zeitverzögerungen hin.
Die Darstellung einer Kampfkurve bei der MTAEine steil ansteigende Linie signalisiert frühe Verzögerungen.
Eine Darstellung langsam kletternden LinienLangsam ansteigende Linien deuten auf schleichende Zeitverzögerungen hin.Was ist Scope Creep?
Scope Creep beschreibt die schleichende Ausweitung des Projektumfangs über die ursprüngliche Planung hinaus. Dies kann durch Kundenwünsche, unvorhergesehene Team-Ausfälle oder Terminverschiebungen entstehen und führt oft zu Budgetüberschreitungen und Zeitverzögerungen.
Zeitplanüberwachung im Gantt-Diagramm
Projektmanagement-Software wie factro bietet im Gantt-Diagramm eine visuelle Übersicht über den Zeitplan. Aufgaben können als Meilensteine markiert und deren Abstand zueinander sowie potenzielle Überschneidungen sofort erkannt werden. Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen verdeutlichen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Projektphasen.
Das übersichtliche Gantt Chart in factroDas Gantt-Diagramm bietet eine umfassende Übersicht über den Projektzeitplan.
Während Meilensteine im Gantt-Diagramm als feste Termine konzipiert sind, lassen sich Zeitverzögerungen durch den Vergleich der tatsächlichen Linie mit der “Baseline” (dem geplanten Zeitrahmen) erkennen. Abweichungen werden so auf einen Blick sichtbar.
Gegenmaßnahmen bei negativen Trends
Drohende Verzögerungen können Panik auslösen, doch eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend. Die Ursache der Zeitüberschreitung muss identifiziert werden, beispielsweise durch ein offenes Gespräch mit dem Team. Mögliche Gründe und Lösungsansätze umfassen:
- Fehlender Rückhalt: Stärkung des Team-Commitments durch Hervorhebung der Projektbedeutung in Meetings.
- Knappe Ressourcen: Überprüfung und Anpassung der Ressourcenplanung, falls Zeitpuffer oder Personal nicht ausreichen.
- Unnötige Zeitfresser: Identifizierung und Eliminierung von Zeitfressern wie überflüssigen Meetings.
- Mangelnde Expertise: Bei Problemen, die das Team nicht allein lösen kann, sollte externe Fachexpertise hinzugezogen werden.
Es ist auch wichtig zu erkennen, wann ein Projekt trotz aller Bemühungen nicht mehr zu retten ist, um weitere Ressourcenverschwendung zu vermeiden.
Eine Frau sitzt nachdenklich vor ihrem LaptopManchmal ist es ratsam, ein Projekt neu zu bewerten.
Vor- und Nachteile der Meilensteintrendanalyse
Die MTA ist ein wertvolles Werkzeug zur Erkennung von Abweichungen, bringt jedoch sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Frühwarnsystem für Projektveränderungen | Berücksichtigt keine Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen |
| Ermöglicht Prognosen über den Projektverlauf | Bietet lediglich eine Einschätzung |
| Transparente Darstellung von Terminen | Interpretation kann subjektiv sein |
| Ermöglicht rechtzeitige Reaktion auf Änderungen | |
| Dient der Rückschau und Analyse der Zeitplanung |
Fazit: Mit der Meilensteintrendanalyse Zeitpläne einhalten
Das Einhalten von Deadlines und das Vermeiden von Verzögerungen sind zentrale Ziele im Projektmanagement. Die Meilensteintrendanalyse unterstützt dabei, Etappenziele im Blick zu behalten und gehört zur effektiven Projektsteuerung. Auch wenn die MTA nur Einschätzungen liefert, sind die Berichtszeitpunkte ein wichtiges Kommunikationsmittel, um das Team auf dem Laufenden zu halten und den Zeitplan in den Fokus zu rücken.
Darüber hinaus eignet sich die MTA hervorragend für die nachträgliche Analyse des Projektverlaufs, da alle Daten und Verschiebungen dokumentiert sind. Diese Erkenntnisse können in Projektberichten für Übersichtlichkeit sorgen und für zukünftige Projekte genutzt werden, um beispielsweise die Zeitplanung oder die Einplanung von Puffern zu optimieren.