Fehler in der Lohnabrechnung können zeitraubend und ärgerlich sein, doch sie gehören zum Geschäftsalltag dazu. Wichtig ist, diese Fehler schnell und korrekt zu beheben, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Mit Lexware Lohnabrechnung haben Sie leistungsstarke Tools zur Hand, um Korrekturen eigenständig vorzunehmen oder mit Unterstützung des Lexware Support-Teams komplexe Anpassungen durchzuführen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine detaillierte Anleitung, wie Sie gängige Fehler in Ihrer Lexware Lohnabrechnung effektiv korrigieren und so stets gesetzeskonform bleiben.
Wichtige Hinweise für die Korrektur in Lexware Lohnabrechnung
Die Korrektur von Lohnabrechnungsdaten in Lexware ist an bestimmte Regeln und Zeiträume gebunden, um die Genauigkeit und die fristgerechte Meldung an Behörden sicherzustellen. Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Änderungen vornehmen:
- Rückwirkende Korrekturen: Änderungen sind in der Regel rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres möglich.
- Wirksamkeit der Änderungen: Aktualisierte Daten werden erst mit der nächsten Lohnabrechnung wirksam und dann an relevante Stellen wie Krankenkassen oder das Finanzamt übermittelt.
- Überprüfungspflicht: Prüfen Sie jede Änderung sorgfältig, um neue Fehler zu vermeiden und die Präzision Ihrer Lexware Lohnabrechnung zu gewährleisten.
💡 Möglicher Korrekturzeitraum
Korrekturen können ausschließlich für das unmittelbar vorangegangene Kalenderjahr vorgenommen werden. Ein Beispiel: Im Jahr 2025 können nur Vorgänge aus dem Jahr 2024 korrigiert werden. Korrekturen für frühere Jahre (z. B. 2023, 2022, 2021) sind ausgeschlossen.
Was Sie selbst in Lexware Lohnabrechnung korrigieren können
Viele gängige Anpassungen können Sie direkt in Ihrer Lexware Lohnabrechnung selbst vornehmen. Dies spart Zeit und ermöglicht schnelle Reaktionen auf notwendige Änderungen.
Mitarbeiterdaten anpassen
Bestimmte Mitarbeiterdaten lassen sich unkompliziert selbst aktualisieren:
- Beschäftigungsart ändern: Diese Änderung ist wirksam ab dem Monatsanfang, und Sie können sie sogar rückwirkend für den Vormonat vornehmen.
- Mitarbeiterdaten aktualisieren: Adressänderungen oder neue Kontaktinformationen lassen sich im aktuell gültigen Monat anpassen.
- Rückwirkender Austritt: Austritte für den Vormonat können Sie eigenständig eintragen und bearbeiten.
Abrechnungsdaten überprüfen
Obwohl viele komplexe Abrechnungsfehler den Support erfordern, gibt es kleinere Anpassungen, die Sie eigenständig prüfen können.
Firmendaten verwalten
Für die Unternehmensdaten gilt:
- Firmendaten aktualisieren: Änderungen sind ausschließlich im aktuellen Monat möglich.
Krankenkassendaten
Grundlegende Informationen zu Krankenkassen können Sie oft selbst einsehen, aber rückwirkende Änderungen an Umlagesätzen sind hier nicht möglich.
Was das Lexware Support-Team für Sie übernimmt
Bei komplexeren oder weitreichenderen Änderungen an Ihrer Lexware Lohnabrechnung steht Ihnen das Support-Team zur Seite. Dies gewährleistet, dass auch schwierige Anpassungen korrekt und gesetzeskonform erfolgen.
Komplexere Änderungen am Mitarbeiterprofil
Einige personalbezogene Anpassungen erfordern die Expertise des Supports:
- Rückwirkender Eintritt: Dies ist für Mitarbeiter relevant, die bisher noch nicht abgerechnet wurden, und kann bis zum 01.01. des aktuellen Jahres vorgenommen werden.
- Beschäftigungsart ändern: Eine rückwirkende Anpassung ist bis zum 01.01. des Vorjahres möglich und gilt immer ab Monatsbeginn.
- Sonstige Mitarbeiterdaten (ohne Lohnsteuerdaten): Andere nicht-steuerliche Mitarbeiterdaten können rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres geändert werden.
- Wechsel Haupt-/Nebenbeschäftigung: Dies ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter weiterhin aktiv ist und kein bestätigtes Referenzdatum vom Finanzamt vorliegt.
Abrechnungsangaben bearbeiten
Bei tiefergehenden Anpassungen der Abrechnungsdaten hilft der Support:
- Entgeltdaten und Abrechnungsangaben bearbeiten: Rückwirkende Änderungen sind bis zum 01.01. des Vorjahres möglich.
- Rückwirkende Abwesenheiten korrigieren: Dies kann ebenfalls bis zum 01.01. des Vorjahres erfolgen.
Was nicht geändert werden kann
Es gibt bestimmte Einschränkungen und Bereiche, in denen Korrekturen in der Lexware Lohnabrechnung entweder gesetzlich oder technisch nicht zulässig sind.
Mitarbeiterbezogene Einschränkungen
- Lohnsteuerdaten: Änderungen wie eine Heirat oder der Kirchenaustritt müssen direkt vom Finanzamt bearbeitet und automatisch an das Lexware System übermittelt werden. Ihre Mitarbeiter beantragen dies direkt beim Finanzamt.
Firmenbezogene Einschränkungen
- Rückwirkende Firmendatenänderungen: Diese sind grundsätzlich nicht möglich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmendaten stets aktuell sind.
Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsdaten
- Rückwirkende Anpassungen der Umlagesätze: Für das Vorjahr sind diese laut Vorgabe der Krankenkassen nicht zulässig.
- Beitragsnachweise: Informationen dazu finden Sie direkt in der Lexware Hilfe, um zu verstehen, wie Beitragsschätzungen und -nachweise funktionieren.
- Berufsgenossenschaft: Angaben zu Gefahrtarifen oder Mitgliedschaften werden ausschließlich von der Berufsgenossenschaft elektronisch übermittelt und können nicht manuell geändert werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Änderungen
Nachfolgend finden Sie detaillierte Anleitungen für die häufigsten selbst durchführbaren Korrekturen in Ihrer Lexware Lohnabrechnung.
Abwesenheiten im Vormonat bearbeiten oder löschen
Um Abwesenheiten schnell und einfach zu korrigieren, folgen Sie dieser Anleitung:
- Öffnen Sie den Reiter „Abrechnung“ in der schwarzen Menüleiste oben. Im ersten Schritt der Abrechnung sehen Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden.
- Wählen Sie die entsprechende Abwesenheit aus, klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf eine der Optionen im Pop-Up-Fenster:
- Bearbeiten (🖊️): Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese.
- Löschen (🗑️): Entfernt die Abwesenheit vollständig.
Prüfen Sie anschließend die geleisteten Arbeitsstunden, da gegebenenfalls Anpassungen notwendig sind. Es ist wichtig zu beachten, dass nach einer rückwirkenden Änderung der Abwesenheit möglicherweise eine Anpassung der geleisteten Arbeitsstunden erforderlich wird. Diese spezifische Änderung übernimmt der Support für Sie. Teilen Sie im Chat mit, dass Sie mit einem menschlichen Agenten sprechen möchten, um dies zu veranlassen.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
💡 Wenn Sie Abwesenheiten eintragen möchten, die über den Vormonat hinausgehen, senden Sie bitte alle relevanten Informationen in unseren Support-Chat und geben Sie an, dass Sie mit einem menschlichen Agenten verbunden werden möchten.
Rückwirkender Eintritt im Vormonat
Ein rückwirkender Eintritt erfordert die Unterstützung des Lexware Supports, um die Lohnabrechnung Lexware korrekt anzupassen:
- Legen Sie das Mitarbeiterprofil im aktuellen Monat vollständig an und übernehmen Sie den Vorschlag zum Eintrittstermin.
- Senden Sie im Support-Chat eine Chat-Nachricht mit dem Namen und dem gewünschten Eintrittstermin und teilen Sie mit, dass Sie mit einem menschlichen Agenten verbunden werden möchten.
- Aktivieren Sie den Supportzugriff, damit unser Team die Änderungen vornehmen kann.
Wichtig: Bitte warten Sie unbedingt, bis der Support den rückwirkenden Eintritt bestätigt hat, bevor Sie die nächste Abrechnung abschließen. Einmal genehmigte Abschlüsse können auch vom Support nicht mehr bearbeitet werden.
Rückwirkender Austritt im Vormonat
Rückwirkende Austritte können Sie im Vormonat selbst in Ihrer Lexware Lohnabrechnung eintragen:
- Gehen Sie in der Menüleiste oben zum Reiter „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf den gewünschten Namen des Mitarbeiters.
- Erfassen Sie das Austrittsdatum im Mitarbeiterformular und speichern Sie die Änderungen.
Hinweise:
- Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.
- Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, sollten Sie über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
Rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart
Das Ändern der Beschäftigungsart eines Mitarbeiters ist ein mehrstufiger Prozess, den Sie selbst in Lexware durchführen können:
- Öffnen Sie den Reiter „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem jeweiligen Mitarbeiterprofil.
- Wählen Sie „👤 Beschäftigungsart ändern“ und folgen Sie den Anweisungen durch vier Schritte:
Menüauswahl zur Änderung der Beschäftigungsart eines Mitarbeiters in Lexware Payroll
1) Beschäftigungsart festlegen: Legen Sie die Art der Beschäftigung und das Startdatum fest. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Schritt 1: Festlegung der Beschäftigungsart und des Startdatums im Lexware System
2) Ergänzung der Daten: Prüfen Sie die Daten zur Sozialversicherung und Lohnsteuer und passen Sie diese gegebenenfalls an. Beachten Sie, dass der Umfang der Eingaben je nach Beschäftigungsart variieren kann.
Schritt 2: Überprüfung und Anpassung der Sozialversicherungs- und Lohnsteuerdaten
3) Anpassung von Arbeitszeit/Vergütung: Überprüfen Sie die Angaben zu Arbeitszeit und Vergütung und passen Sie diese bei Bedarf an. Diese Schritte sind entscheidend für eine präzise Lexware Lohnabrechnung.
Schritt 3: Anpassung der Angaben zu Arbeitszeit und Vergütung für den Mitarbeiter
4) Überprüfung der Änderung: Es wird Ihnen eine Zusammenfassung der soeben hinterlegten Werte angezeigt. Sobald Sie den Button „Beschäftigungsart ändern“ gewählt haben, wird die Änderung durchgeführt.
Schritt 4: Zusammenfassung und Bestätigung der vorgenommenen Änderungen der Beschäftigungsart
Hinweis: Damit die Änderung wirksam wird, führen Sie bitte die nächste Abrechnung durch. Erst mit dieser werden die entsprechenden Meldungen an die Krankenkassen und das Finanzamt erstellt und Ihre Lexware Lohnabrechnung aktualisiert.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
Fazit: Präzise Lexware Lohnabrechnung durch gezielte Korrekturen
Eine fehlerfreie Lexware Lohnabrechnung ist das A und O für jedes Unternehmen. Durch die genaue Kenntnis der Korrekturmöglichkeiten – sei es durch eigenständige Anpassungen oder die Inanspruchnahme des Lexware Supports – können Sie sicherstellen, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen stets korrekt und gesetzeskonform sind. Dies trägt maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und vermeidet unnötigen bürokratischen Aufwand. Nehmen Sie sich die Zeit, die hier beschriebenen Schritte zu verinnerlichen und nutzen Sie die volle Funktionalität Ihrer Lexware Lohnabrechnung, um Fehler effizient zu beheben und Ihr Unternehmen optimal zu verwalten. Bleiben Sie proaktiv und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Daten, um die Präzision Ihrer Lexware Lohnabrechnung dauerhaft zu gewährleisten.