Eine korrekte Gehaltsabrechnung zu erstellen, ist unerlässlich für jedes Unternehmen. Sie dokumentiert nicht nur die geleistete Arbeit und die entsprechende Bezahlung, sondern erfasst auch alle Abzüge für Steuern und Sozialabgaben, bis hin zum endgültigen Auszahlungsbetrag. Diese Vorlage bietet umfassende Informationen und eine praktische Excel-Datei, um Sie bei der Erstellung zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind.
Was genau ist eine Gehaltsabrechnung?
Grundsätzlich dient die Gehaltsabrechnung als Nachweis über das Gehalt, das Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten. Sie legt den Zeitraum, die erbrachte Leistung und die daraus resultierende Vergütung detailliert dar. Dabei werden auch alle gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge aufgeführt, sodass der Nettobetrag und der endgültige Auszahlungsbetrag klar ersichtlich sind.
Der Unterschied zwischen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung
Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied:
- Gehaltsabrechnung: Bezieht sich in der Regel auf eine feste, monatliche Vergütung, die unabhängig von der genauen Anzahl der Arbeitstage im Monat gezahlt wird. Überstunden werden hierbei oft separat abgerechnet.
- Lohnabrechnung: Dient zur Abrechnung von Verdiensten, die sich aus der tatsächlichen Anzahl der geleisteten Stunden oder der produzierten Stückzahl ergeben. Die Höhe des Lohns ist somit variabel.
Trotz dieser Unterscheidung kann auch ein Festgehalt durch Zulagen (z.B. für Schichtarbeit) variabel ausfallen, ohne dass es sich dabei um eine reine Lohnabrechnung handelt.
Gesetzliche Anforderungen an eine Gehaltsabrechnung
Die Erstellung von Gehaltsabrechnungen ist in Deutschland durch die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) geregelt. Diese schreibt vor, dass die Abrechnung in Textform erfolgen muss. Eine rein elektronische Bereitstellung ist nur zulässig, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausdrücklich oder konkludent zugestimmt haben. Die Abrechnung muss für das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehbar sein und folgende Pflichtangaben enthalten:
Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Name und Anschrift des Arbeitgebers.
- Persönliche Daten des Arbeitnehmers (Name, Anschrift, Geburtsdatum).
- Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
- Datum des Beschäftigungsbeginns (und ggf. -endes).
- Abrechnungszeitraum und zugehörige Steuer- und Sozialversicherungstage.
- Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie ggf. Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge.
- Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag.
Angaben zum Gehalt
- Bruttogehalt inklusive aller zusätzlichen Bezüge (Weihnachts-, Urlaubsgeld, Prämien, Zuschläge etc.).
- Steuerbrutto (Bemessungsgrundlage für Steuern).
- Sozialversicherungsbrutto (Bemessungsgrundlage für Sozialabgaben).
- Detaillierte Aufschlüsselung der Steuer- und Sozialversicherungsabzüge.
- Nettogehalt (Bruttogehalt abzüglich gesetzlicher Abzüge).
- Auszahlungsbetrag (Nettogehalt verrechnet mit weiteren Arbeitgeberzuschüssen oder -abzügen).
Verständnis von Abkürzungen auf der Gehaltsabrechnung
Um die Abrechnung übersichtlich zu gestalten, werden viele Begriffe abgekürzt. Gängige Beispiele sind “PV” für Pflegeversicherung oder “LSt” für Lohnsteuer. Eine umfassende Übersicht über alle relevanten Abkürzungen finden Sie in einschlägigen Fachbeiträgen.
Schritt-für-Schritt: Eine Gehaltsabrechnung erstellen
Mit unserer bereitgestellten Excel-Vorlage für die Gehaltsabrechnung können Sie die Erstellung vereinfachen:
- Herunterladen und öffnen: Laden Sie die Excel-Datei herunter und öffnen Sie sie.
- Allgemeine Angaben: Füllen Sie die Felder wie Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie die persönlichen Daten des Arbeitnehmers vollständig aus. Nicht zutreffende Felder (z.B. keine Kinderfreibeträge) können leer bleiben.
- Urlaubs- und Krankheitserfassung: Nutzen Sie die Bereiche für den Urlaubsplaner und die Erfassung von Krankheitstagen.
- Bezüge eintragen: Geben Sie das Bruttogehalt und die entsprechende Lohnart an.
- Steuerabzüge: Tragen Sie die abzuziehenden Lohn- und Kirchensteuern ein.
- Sozialversicherungsabzüge: Erfassen Sie die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
- Weitere Abzüge/Zuschüsse: Fügen Sie eventuelle weitere Verrechnungen hinzu.
- Auszahlungsbetrag: Die Summe am Ende zeigt den Betrag an, der an den Arbeitnehmer überwiesen wird.
Wichtige Hinweise zur Gehaltsabrechnung
Obwohl die Erstellung mit einer Vorlage erleichtert wird, sollten Sie einige Punkte beachten:
- Prüfung durch Experten: Lassen Sie Ihre erstellten Abrechnungen im Zweifel von einem Steuerberater überprüfen, besonders wenn sich die Daten monatlich wenig ändern.
- Jährliche Aktualisierung: Zum Jahreswechsel müssen die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen überprüft und gegebenenfalls in Ihrer Vorlage aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben sind. Eine korrekte Lohnabrechnung ist fundamental, um Nachzahlungen zu vermeiden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.