Das Erstellen eines Dokuments, insbesondere einer Dissertation, erfordert oft die Organisation und Präsentation verschiedener Elemente wie Abbildungen und Tabellen. Eine häufige Herausforderung besteht darin, sowohl reguläre Abbildungen als auch ergänzende Abbildungen (Supplemental Figures) in einem einzigen, konsistenten Abbildungsverzeichnis aufzulisten. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie mit Microsoft Word ein solches kombiniertes Verzeichnis erstellen können, um die Übersichtlichkeit und Professionalität Ihres Dokuments zu verbessern.
Die Herausforderung kombinierter Abbildungsverzeichnisse
Standardmäßig kann Microsoft Word ein Abbildungsverzeichnis nur auf Basis eines einzigen Beschriftungsstils erstellen. Wenn Sie separate Beschriftungen für “Abbildung” (Figure) und “Ergänzende Abbildung” (Supplemental Figure) verwenden, müssen Sie in der Regel zwei separate Verzeichnisse erstellen. Diese werden dann nacheinander im Dokument platziert, was zu einer weniger intuitiven Darstellung führen kann, da die Nummerierung nicht unbedingt der Seitenreihenfolge entspricht.
Beispiel für separate Verzeichnisse:
Abbildung 1.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Abbildung 1.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Abbildung 2.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Abbildung 2.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Ergänzende Abbildung 1.1 . . . . . . . . . . . . 28
Ergänzende Abbildung 1.2 . . . . . . . . . . . . 29
Ergänzende Abbildung 2.1 . . . . . . . . . . . . 51
Ergänzende Abbildung 2.2 . . . . . . . . . . . . 52
Alternative: Einfache Nummerierung und manuelle Anpassung
Eine einfachere Methode, die jedoch die Nummerierung der ergänzenden Abbildungen nicht neu beginnt, besteht darin, für alle Abbildungen die Beschriftung “Abbildung” zu verwenden. Sie können dann manuell das Wort “Ergänzend” vor “Abbildung” in der Beschriftung selbst einfügen. Wenn Sie das Abbildungsverzeichnis aktualisieren, wird dieser zusätzliche Text übernommen.
Beispiel mit durchgehender Nummerierung:
Abbildung 1.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Abbildung 1.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Ergänzende Abbildung 1.3 . . . . . . . . . . . . 28
Ergänzende Abbildung 1.4 . . . . . . . . . . . . 29
Abbildung 2.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Abbildung 2.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Ergänzende Abbildung 2.3 . . . . . . . . . . . . 51
Ergänzende Abbildung 2.4 . . . . . . . . . . . . 52
Diese Methode ist unkompliziert, aber sie erfüllt möglicherweise nicht die Anforderung, dass die ergänzenden Abbildungen eigene Nummerierungen erhalten und nahtlos in die Hauptliste integriert werden.
Die “Hack”-Lösung: Ein kombiniertes Verzeichnis
Wenn Sie ergänzende Abbildungen mit eigener Nummerierung wünschen und diese in Ihr Haupt-Abbildungsverzeichnis integrieren möchten, gibt es eine etwas umständliche, aber effektive Methode. Diese Lösung erfordert einen manuellen Nachbearbeitungsschritt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Vorhandene Verzeichnisse löschen: Entfernen Sie alle bereits erstellten Abbildungsverzeichnisse.
- Cursor positionieren: Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der das integrierte Verzeichnis erscheinen soll.
- Tabelle der Abbildungen einfügen: Gehen Sie zum Reiter Referenzen (References) und klicken Sie auf Tabelle der Abbildungen einfügen (Insert Table of Figures).
- Optionen auswählen: Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf Optionen… (Options…).
- Nach Stil erstellen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabelle der Abbildungen nach Stil erstellen: (Build table of figures using Style:). Wählen Sie hier den Stil Beschriftung (Caption) aus. Klicken Sie anschließend auf OK.
- Bestätigen: Klicken Sie auf OK, um das Fenster der Tabelleneinstellungen zu schließen.
Word erstellt nun eine umfassende Liste, die alle Beschriftungen Ihres Dokuments enthält – Tabellen, Abbildungen, Gleichungen und eben auch ergänzende Abbildungen.
Manuelle Bereinigung des Verzeichnisses
Der entscheidende, aber arbeitsintensive Schritt ist die manuelle Entfernung der Einträge, die nicht in Ihr gewünschtes Abbildungsverzeichnis gehören.
- Tipp zur Auswahl: Um Zeilen leichter auszuwählen, bewegen Sie den Cursor in den leeren Randbereich (ca. 1 Zoll) links neben den Zeilen, die Sie löschen möchten. Der Cursor verwandelt sich in einen nach rechts zeigenden Pfeil. Klicken Sie einmal, um eine Zeile auszuwählen, oder klicken und ziehen Sie nach unten, um mehrere Zeilen zu markieren.
- Wichtiger Hinweis: Diese Bereinigung muss jedes Mal wiederholt werden, wenn Sie das Feld für die Tabelle der Abbildungen aktualisieren. Dies liegt daran, dass eine Aktualisierung alle Beschriftungen erneut einliest. Führen Sie diese Bereinigung daher am besten erst kurz vor dem endgültigen Speichern als PDF oder dem Versenden des Dokuments durch.
Beispiel für ein integriertes Abbildungsverzeichnis, das unerwünschte Einträge enthält
Mögliche Verbesserung: Eigene Stilvorlage
Als Alternative zur manuellen Bereinigung könnten Sie eine neue Beschriftungsstilvorlage für Ihre ergänzenden Abbildungen erstellen und diese dann beim Erstellen des kombinierten Verzeichnisses auswählen. Dies könnte den Aufwand reduzieren, erfordert jedoch ebenfalls das Anwenden des neuen Stils auf jede neue ergänzende Abbildung.
Diese Methode ist zwar ein “Hack”, aber sie ermöglicht es, die ergänzenden Abbildungen mit eigener Nummerierung in einem einzigen Abbildungsverzeichnis aufzuführen.
Für einfachere und elegantere Lösungen sind wir stets dankbar. Wenn Sie eine bessere Methode finden, teilen Sie diese bitte mit uns unter library-formatting@umich.edu.