Die Verwaltung von Geschäftsdaten mit Lexware kann eine Herausforderung darstellen, besonders wenn es um die Migration zwischen verschiedenen Software-Versionen geht. Viele Nutzer stehen vor dem Problem, dass Lexware anscheinend den direkten Datenimport aus älteren in neuere Versionen erschwert oder kostenpflichtige „Zwischenversionen“ und Migrationen suggeriert. Dieser Artikel beleuchtet gängige Probleme bei der Lexware Datenmigration und präsentiert eine überraschend einfache, inoffizielle Lösung, die den Kauf unnötiger Lizenzen für Lexware Zwischenversion vermeidet und die Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen kann.
Lexware ist in vielen deutschen Unternehmen ein fester Bestandteil der Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme. Doch mit jeder neuen Software-Version stellen sich Fragen nach der Kompatibilität und der Übernahme bestehender Daten. Oftmals scheinen alte Daten nicht direkt in neue Programmversionen importierbar zu sein, was zu Frustration und der Annahme führt, man müsse für jede dazwischenliegende Version eine Lizenz erwerben oder externe Dienstleister beauftragen. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Lizenzstrukturen eine kostspielige und zeitintensive Angelegenheit. Die GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) fordern jedoch, dass digital gespeicherte Rechnungsdaten stets lesbar und zugänglich bleiben müssen, unabhängig von der verwendeten Software-Version. Dies legt nahe, dass eine reibungslose Datenübernahme eigentlich immer gewährleistet sein sollte, auch ohne den Umweg über eine teure und komplizierte Lizenz für eine Lexware Software-Version.
Problembeschreibung: Die Herausforderungen der Lexware Datenmigration
Die Kernproblematik liegt oft in der vermeintlichen Inkompatibilität von Datenbanken oder den Einschränkungen, die Lexware selbst in die Software integriert. Der Versuch, direkt Daten einer älteren Version (z.B. 2015) in eine neuere (z.B. 2023) zu überführen, scheitert in der Regel an Lizenzschlüsselabfragen oder Fehlermeldungen. Auch vermeintlich nützliche Exportfunktionen stoßen an ihre Grenzen. Der ANSI-Export funktioniert beispielsweise oft nicht bei bereits abgeschlossenen Buchungsjahren, und der DATEV-Export ist aus unbekannten Gründen häufig ausgegraut, was eine externe Weiterverarbeitung oder Archivierung der Daten erschwert. Diese Barrieren scheinen darauf abzuzielen, Nutzer zum Kauf zusätzlicher Lizenzen oder zur Beauftragung von Migrationsdiensten zu bewegen, selbst wenn die eigentliche Datenstruktur eine direkte Übernahme erlauben würde.
Innovative Lösung: Datenmigration über den ProgramData-Ordner
Eine erstaunlich effektive Methode zur Überwindung dieser “Pseudobarriere” besteht darin, die Daten direkt im ProgramData-Ordner zu manipulieren. Hier eine beispielhafte Vorgehensweise, die sich in der Praxis bewährt hat:
- Datensicherung der alten Version: Sichern Sie die relevanten Daten aus dem
ProgramData-Ordner der älteren Lexware-Version (z.B. 2015). Dieser Ordner enthält die Datenbanken und Einstellungen Ihrer Lexware-Installation. - Installation der neuen Version: Installieren Sie die gewünschte neuere Lexware-Version (z.B. 2018 oder 2023) auf einem PC oder in einer virtuellen Instanz. Achten Sie darauf, dass der Lexware-Ordner im
ProgramData-Verzeichnis der alten Installation vollständig gelöscht wird, bevor Sie die neue Version installieren, um Konflikte zu vermeiden. - Kopieren der alten Daten: Kopieren Sie die zuvor gesicherten Daten der alten Version in den
ProgramData-Ordner der neu installierten Lexware-Version. fairuse.xmlnicht überschreiben: Ein entscheidender Schritt ist es, die verschlüsselte Dateifairuse.xmlder neuen Version nicht zu überschreiben. Diese Datei enthält wichtige Lizenzinformationen der aktuellen Installation.
Durch diese Methode war es möglich, Daten aus einer Lexware 2015-Version direkt in einer 2023er-Version zu öffnen und zu bearbeiten, ohne dass eine einzige lexware zwischenversion oder der Kauf einer 2020er Lizenz erforderlich war. Bisher wurden bei diesem Vorgehen keine Datenkonsistenzprobleme festgestellt. Dies deutet darauf hin, dass die vermeintlichen Kompatibilitätsprobleme künstlich erzeugt werden, um kostenpflichtige Migrationswege zu rechtfertigen.
Screenshot eines erfolgreichen Datenimports in Lexware 2023 ohne Zwischenversionen
Weitere Fallstricke: Der Lizenzschlüssel und die Herkunft der Software
Neben der Datenmigration gibt es auch Herausforderungen bezüglich der Lizenzschlüssel. Es wurde beobachtet, dass ein Lizenzschlüssel, der über einen Händler wie Amazon erworben wurde, möglicherweise nicht mit einer direkt von der Lexware-Seite heruntergeladenen Setup-Datei kompatibel ist. Dies führt zu zusätzlichen Problemen bei der Aktivierung und zwingt Nutzer möglicherweise, die Software exakt von der Quelle zu beziehen, bei der der Schlüssel gekauft wurde. Eine solche Einschränkung erschwert nicht nur die Installation, sondern wirft auch Fragen bezüglich der Authentizität der über Drittanbieter erworbenen Lizenz auf, selbst wenn es sich um offizielle Partner handelt.
Die Komplexität in Unternehmensstrukturen: Mehrere Standorte und NDAs
In größeren Unternehmensgruppen, in denen “Standorte” als einzelne juristische Personen agieren, verschärfen sich diese Probleme zusätzlich. Diese Entitäten dürfen aus rechtlichen Gründen und aufgrund von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) mit Mandanten keine Daten untereinander austauschen. Ein fiktives Beispiel: Ein Beraterteam, das an einem BMW-Projekt arbeitet, darf keine Daten in Systemen speichern, die auch Daten zu VW-Projekten verarbeiten, da die Mandanten miteinander in Konkurrenz stehen könnten. Diese strikte Trennung erfordert oft, dass jeder Standort seine eigene IT-Abteilung und On-Premise-Lösungen besitzt. Die Notwendigkeit, für jede dieser juristischen Personen eine separate Lexware-Lizenz nur für die Datenmigration zu erwerben, wenn diese Migration technisch eigentlich nicht nötig ist, stellt eine erhebliche finanzielle und administrative Belastung dar. Es gibt jedoch effiziente Office-Lösungen die auch eine reibungslose Datenverwaltung gewährleisten können.
Kritik an Lexware: Kundenfreundlichkeit und unnötige Hürden
Die hier beschriebenen Probleme – von der “Copy/Paste”-Lösung bis hin zur Lizenzschlüssel-Problematik und den Schwierigkeiten in Mehrstandort-Umgebungen – könnten durch kundenfreundlichere digitale und automatische Lösungen von Lexware selbst vermieden werden. Eine transparente und einfache Datenmigration ohne externe Beauftragung würde den Nutzern viel Arbeit ersparen. Die aktuellen Praktiken erwecken den Eindruck, dass Lexware bewusst Hürden schafft, um zusätzliche Einnahmen durch Lizenzverkäufe von lexware zwischenversion oder Migrationsdienstleistungen zu generieren, anstatt auf effiziente und problemlose Softwarenutzung im Sinne der Kunden zu setzen. Moderne Unternehmen profitieren von reibungslosen Software-Updates und einer einfacheren Verwaltung. Leistungsstarke Systeme unterstützen Unternehmen dabei, solche Herausforderungen zu meistern.
Fazit: Potenziale zur Vereinfachung
Die Erfahrungen zeigen, dass viele der Komplexitäten rund um Lexware-Zwischenversionen und Datenmigrationen vermeidbar wären. Durch das Verständnis der internen Datenstrukturen und die Nutzung inoffizieller, aber effektiver Workarounds können Nutzer erhebliche Kosten und Zeit einsparen. Es bleibt zu hoffen, dass Softwarehersteller wie Lexware in Zukunft stärker auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und effizientere, transparentere Lösungen für die Datenverwaltung und -migration zwischen Versionen anbieten. Bis dahin müssen sich Nutzer mit den gegebenen Umständen arrangieren oder kreative Wege finden, um ihre Daten reibungslos zu verwalten und so unnötige Kosten für lexware zwischenversion zu vermeiden.
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