Der Kontaktmanager ist das Herzstück Ihrer Kunden- und Lieferantenverwaltung. Er bietet Ihnen einen zentralen Ort, um alle relevanten Informationen und Dokumente zu organisieren und jederzeit griffbereit zu haben. Egal ob Sie Notizen zum letzten Telefonat festhalten, Fotos und PDFs kommentieren oder Ihre Aufgaben im Blick behalten möchten – der Kontaktmanager macht es möglich. Profitieren Sie vom vollen Funktionsumfang, insbesondere in Verbindung mit Lexware Office XL.
Umfassende Funktionen für effizientes Management
Der Kontaktmanager zeichnet sich durch eine Vielzahl an Funktionen aus, die Ihnen helfen, stets den Überblick zu behalten und die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.
Kernfunktionen im Überblick:
- Kunden- und Lieferantenhistorie: Alle relevanten Informationen und Interaktionen werden übersichtlich dargestellt.
- Dateiablage: Speichern Sie Dokumente, Bilder und andere Dateien direkt beim jeweiligen Kunden oder Lieferanten. Dies umfasst Kataloge, Beispielbilder, Pläne, Preislisten oder Verträge. Beachten Sie, dass im Kontaktmanager maximal 50.000 Dateien gespeichert werden können.
- Notizenfunktion: Halten Sie wichtige Gesprächsnotizen, Absprachen oder andere Anmerkungen fest.
- Kommentarfunktion: Kommentieren Sie Dateien, Rechnungen, Angebote und andere Dokumente, um Details zu verdeutlichen oder Feedback zu hinterlassen.
- Dateianhänge: Fügen Sie mühelos Anhänge zu Ihren Einträgen hinzu.
- Team-Sharing: Teilen Sie Informationen und Dokumente mit Ihren Kollegen, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind und nichts verloren geht.
- Aufgabenverwaltung mit Erinnerungsfunktion: Erstellen Sie Aufgaben und erhalten Sie rechtzeitige Erinnerungen, damit kein wichtiger Termin oder keine Aufgabe vergessen wird.
- Aufgabenliste: Behalten Sie den Überblick über alle anstehenden Aufgaben.
- Gruppierung von Kunden und Lieferanten: Organisieren Sie Ihre Kontakte mithilfe von Tags und filtern Sie sie beispielsweise nach Kundengruppen oder Projekten.
- Mehrere Ansprechpartner: Hinterlegen Sie alle relevanten Ansprechpartner für einen Kunden oder Lieferanten.
Praktische Anwendungsszenarien
Der Kontaktmanager lässt sich vielseitig einsetzen, um Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren.
Dokumentation und Protokollierung
- Dateien hochladen: Sie können mühelos Dateien wie Fotos, PDFs oder Verträge beim Kunden oder Lieferanten hochladen. Wie kann ich Dateien beim Kunden oder Lieferanten hochladen?
- Notizen hinzufügen: Erfassen Sie wichtige Informationen aus Telefonaten oder Besprechungen. Wie füge ich Notizen beim Kunden oder Lieferanten hinzu?
- Aufgaben erstellen: Legen Sie Aufgaben mit Erinnerungsfunktion an, um Fristen einzuhalten. Wie kann ich Aufgaben/Erinnerungen erstellen?
Integration in Rechnungs- und Angebotserstellung
- Zugriff auf Kundenhistorie: Greifen Sie während der Erstellung von Rechnungen oder Angeboten direkt auf die Historie des Kunden zu. Wie kann ich während der Rechnungs- oder Angebotserstellung auf die Kundenhistorie zugreifen?
- Dateien versenden: Senden Sie relevante Dateien aus dem Kontaktmanager zusammen mit Rechnungen oder Angeboten. Wie kann ich Dateien aus dem Kundenmanager mit der Rechnung oder dem Angebot versenden?
- Angebote kommentieren: Kommentieren Sie Rechnungen oder Angebote, um Details zu erläutern. Wie kann ich eine Rechnung oder ein Angebot kommentieren?
Filterung und Organisation
- Tagging und Gruppierung: Versehen Sie Ihre Kontakte mit Tags, um sie nach Kundengruppen oder Projekten zu sortieren und zu filtern. Wie kann ich Kunden oder Lieferanten mit Tags versehen, bzw. gruppieren? und Wie kann ich Inhalte im Kontaktmanager mit Tags versehen, bzw. gruppieren?
Mobiler Zugriff und Teamarbeit
Der Kontaktmanager ist nicht nur am Desktop verfügbar. Mit den Apps für iOS und Android haben Sie auch unterwegs Zugriff auf Ihre Daten. Laden Sie Dateien direkt aus anderen Apps in den Kontaktmanager hoch oder nutzen Sie App-Shortcuts für einen schnelleren Zugriff.
Screenshot der Kontaktmanager App auf einem Smartphone
Ihr Vorteil: Transparenz und Effizienz
Mit dem Kontaktmanager haben Sie Ihre Aufgaben immer im Blick und können jederzeit auf die Kundenhistorie zugreifen. Die Timeline zeigt Ihnen alle Einträge zu einem Kunden oder Lieferanten chronologisch sortiert an – von den ersten Gesprächsnotizen bis zur aktuellen Projektdokumentation. Die Kommentierfunktion erleichtert die Teamarbeit und sorgt für maximale Transparenz, indem alle Inhalte kommentiert werden können.
Dank der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit auf all Ihren Endgeräten und der Möglichkeit, von überall auf Informationen zuzugreifen und diese im Team zu bearbeiten, wird Ihre tägliche Arbeit erheblich erleichtert.
Weiterführende Informationen:
- Wie füge ich Notizen, Aufgaben, Dateien, Kommentare beim Kunden oder Lieferanten hinzu?
- Kundenmanager für iOS
- Dateien aus anderen Apps in den Kundenmanager hochladen mit der Lexware Office Android App
Entdecken Sie, wie der Kontaktmanager Ihre Kunden- und Lieferantenverwaltung revolutionieren kann. Organisieren Sie Ihre Daten zentral, optimieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie die Effizienz Ihres Teams!