Die ordnungsgemäße Führung von Vermögenswerten und Schulden ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Zwei zentrale Begriffe, die dabei immer wieder auftauchen, sind Inventur und Inventar. Doch was genau verbirgt sich dahinter und welche Pflichten ergeben sich für Unternehmer? Dieser Leitfaden beleuchtet die Definitionen, die gesetzlichen Grundlagen und die verschiedenen Verfahren, um Ihnen einen umfassenden Überblick zu verschaffen.
Definition: Was ist Inventur und was ist Inventar?
Die Inventur ist ein entscheidender Prozess, bei dem eine detaillierte Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens vorgenommen wird. Dies geschieht in der Regel durch Zählen, Messen oder Wiegen der einzelnen Posten. Für Vermögenswerte, bei denen eine physische Aufnahme nicht möglich oder praktikabel ist, wie beispielsweise bei Darlehen oder Grundstücken, stützt man sich auf vorhandene Dokumente aus der Buchhaltung. Diese umfassende Bestandsaufnahme wird üblicherweise einmal jährlich, zum Ende des Geschäftsjahres, durchgeführt und die Ergebnisse werden schriftlich im sogenannten Inventar festgehalten.
Das Inventar selbst ist somit das Ergebnis der Inventur: ein Verzeichnis, das sämtliche Vermögensgegenstände (wie z. B. Firmenwagen, Maschinen oder Lagerbestände) und alle Schulden (wie z. B. Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten) eines Unternehmens detailliert auflistet. Es bildet die Grundlage für den Jahresabschluss und gibt Aufschluss über die finanzielle Situation des Unternehmens.
Gesetzbuecher
Wer muss eine Inventur durchführen?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, gesetzlich dazu angehalten, einmal jährlich am Ende ihres Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 240 HGB) sowie der Abgabenordnung (§§ 140, 141 AO). Eine Inventur ist auch dann erforderlich, wenn ein neues Gewerbe gegründet oder ein bestehendes aufgegeben wird.
Unternehmer, die ihren Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln – wie beispielsweise Freiberufler – sind von der Pflicht zur Inventar-Buchführung ausgenommen.
Was ist der Unterschied zwischen Inventar und Inventur?
Der Hauptunterschied liegt im Prozess und dem Ergebnis: Die Inventur ist der Vorgang der Bestandsermittlung, während das Inventar das Ergebnis dieser Inventur darstellt – eine schriftliche Auflistung aller Vermögenswerte und Schulden. Im Rahmen der Inventur werden die Posten des Inventars drei Hauptbereichen zugeordnet:
- Vermögen: Dies umfasst das Anlagevermögen (langfristige Vermögenswerte wie Gebäude und Maschinen) und das Umlaufvermögen (kurzfristige Vermögenswerte wie Lagerbestände und Forderungen).
- Schulden: Hierunter fallen sowohl langfristige als auch kurzfristige Verbindlichkeiten.
- Eigenkapital: Dieses ergibt sich aus der Differenz zwischen Vermögen und Schulden.
Das Inventar eines Unternehmens
Die Erstellung des Inventars am Ende eines jeden Geschäftsjahres ist eine gesetzliche Notwendigkeit. Doch was genau gehört zu diesem Inventar und welche Informationen müssen erfasst werden?
Das Inventar listet alle Vermögensgegenstände und Schulden auf und vermerkt dabei wichtige Details wie:
- Art des Vermögensgegenstands oder der Schuld
- Die entsprechende Menge (z. B. in Stück, Kilogramm, Liter)
- Den ermittelten Wert
Diese Inventarlisten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Eine Übersicht der typischen Posten im Inventar eines Unternehmens:
| Vermögen | Schulden |
|---|---|
| Anlagevermögen (Beispiele) | Langfristige Schulden |
| Grundstücke | Hypotheken |
| Gebäude | Darlehen |
| Maschinen | |
| Fahrzeuge | Kurzfristige Schulden |
| Geschäftsausstattung | Verbindlichkeiten an Lieferanten |
| Wechselschulden | |
| Umlaufvermögen (Beispiele) | |
| Rohstoffe | |
| Unfertige Erzeugnisse | |
| Fertige Erzeugnisse | |
| Forderungen | |
| Bankguthaben | |
| Kasse / Bargeld |
Wie wird das Inventar verwaltet?
Die Verwaltung des Inventars kann je nach Unternehmensgröße unterschiedlich erfolgen. Kleine Unternehmen können hierfür einfache Excel-Tabellen nutzen, während größere Betriebe oft auf spezielle Inventarsoftware zurückgreifen. Entscheidend ist eine lückenlose Erfassung jedes einzelnen Inventargegenstands mit Art, Menge und Geldwert. Die korrekte Zuordnung zu den übergeordneten Kategorien (Anlage- oder Umlaufvermögen, langfristige oder kurzfristige Schulden) ist ebenso wichtig. Die Summen der Geldwerte in den einzelnen Bereichen ergeben schließlich das Reinvermögen, also das Eigenkapital des Unternehmens.
Die Inventur im Unternehmen: Verfahren und Arten
Die Durchführung der Inventur kann auf verschiedene Arten erfolgen, um den unterschiedlichen betrieblichen Gegebenheiten gerecht zu werden.
Inventurverfahren: Wie wird die Inventur durchgeführt?
Man unterscheidet zwischen drei Hauptverfahren:
- Körperliche Inventur: Dieses Verfahren kommt bei physisch vorhandenen Vermögensgegenständen zum Einsatz. Sie werden gezählt, gemessen oder gewogen. Ist eine exakte Aufnahme wirtschaftlich nicht zumutbar, kann eine Schätzung vorgenommen werden.
- Buchinventur: Hierbei werden immaterielle Vermögensgegenstände und Schulden erfasst, indem auf die Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen) zurückgegriffen wird.
- Anlageninventur: Dieses Verfahren ist Teil der Anlagenbuchhaltung und ersetzt die körperliche Aufnahme des beweglichen Anlagevermögens. Es wird ein detailliertes Anlagenverzeichnis geführt, das spezifische Angaben zu jedem Gegenstand enthält.
Welche Arten der Inventur gibt es?
Neben den Verfahren gibt es unterschiedliche Zeitpunkte und Methoden für die Inventur:
- Stichtagsinventur: Die klassische Form, bei der die Bestandsaufnahme exakt am Bilanzstichtag (meist der 31. Dezember) erfolgt.
- Zeitnahe Stichtagsinventur: Ermöglicht einen zeitlichen Spielraum von 10 Tagen um den Stichtag. Veränderungen müssen jedoch dokumentiert und wertmäßig fortgeschrieben werden.
- Stichprobeninventur: Eine Hochrechnung des Gesamtbestands auf Basis sorgfältig ausgewählter Stichproben, die nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig ist.
- Permanente Inventur: Die Bestandsaufnahme wird über das gesamte Geschäftsjahr verteilt und fortlaufend dokumentiert, oft unterstützt durch Warenwirtschaftssysteme. Eine jährliche körperliche Bestandsaufnahme zum Abgleich ist jedoch zwingend erforderlich.
- Vor- oder nachverlegte Inventur: Ermöglicht die körperliche Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag, wobei die Werte auf den Stichtag umgerechnet werden.
Wie muss eine Inventur protokolliert werden?
Die Dokumentation einer Inventur geht über das reine Ausfüllen von Bestandslisten hinaus. Die Organisation, Durchführung und Kontrolle müssen ebenfalls sorgfältig protokolliert werden. Diese Protokolle, Aufnahmebelege und Inventuranweisungen sind wie die Inventarlisten selbst, für zehn Jahre aufzubewahren.
Die Inventur und das daraus resultierende Inventar sind somit essenzielle Bestandteile der ordnungsgemäßen Buchführung und des Jahresabschlusses. Eine sorgfältige Durchführung gewährleistet Transparenz und Rechenschaftspflicht gegenüber Geschäftspartnern und dem Finanzamt.