In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die effiziente digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzleien entscheidender denn je. Eine zentrale Rolle spielen dabei innovative Softwarelösungen, die Prozesse vereinfachen und Transparenz schaffen. Dieser Artikel beleuchtet, wie Lexoffice Unternehmen Online in Kombination mit DATEV Unternehmen online die Zusammenarbeit revolutioniert und Ihnen hilft, Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Wir stellen Ihnen drei bewährte Varianten der digitalen Kooperation vor, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mandanten und Kanzleien zugeschnitten sind. Jede dieser Optionen bietet spezifische Vorteile für die Verwaltung Ihrer Finanzen und die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen schreiben, Belege vorerfassen oder Ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen möchten – die Integration von lexoffice unternehmen online schafft die Basis für eine reibungslose und zukunftssichere Finanzverwaltung.
Die Wahl der richtigen Strategie für die digitale Buchhaltung kann maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Es geht darum, manuelle Aufwände zu reduzieren, Fehlerquellen zu minimieren und wertvolle Zeit zu sparen, die Sie stattdessen in Ihr Kerngeschäft investieren können. Dabei spielt nicht nur die Funktionalität der Software eine Rolle, sondern auch die nahtlose Abstimmung der Arbeitsabläufe zwischen Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei. Die verschiedenen Ansätze, die wir Ihnen hier vorstellen, bieten flexible Lösungen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Ein effizienter Datenaustausch und die Möglichkeit, wichtige Dokumente jederzeit digital abzurufen, sind nur einige der Vorteile, die moderne Tools wie lexoffice unternehmen online bieten. Für Mac-Nutzer, die auf der Suche nach kostenlosen Grafikprogrammen sind, könnte auch photoshop mac free eine interessante Option sein, um digitale Dokumente vorzubereiten.
Variante 1: Rechnungsschreibung & Vorerfassung über lexoffice
Diese Variante ist ideal für Mandanten, die ihre Ausgangsrechnungen über lexoffice erstellen und ihre Belege vorerfassen möchten, während die eigentliche Buchführung in der Kanzlei erfolgt. Die Integration von lexoffice unternehmen online in diesen Workflow bietet maximale Effizienz und Komfort.
Der Mandant: Effiziente Rechnungsstellung und Belegverwaltung
Als Mandant nutzen Sie lexoffice, um Ihre Ausgangsrechnungen zu erstellen. Die integrierte Bankanbindung ermöglicht es Ihnen, offene Posten komfortabel zu verwalten und eingehende Zahlungen automatisch zuzuordnen. Ein großer Vorteil sind die hochperformanten Schnittstellen zu Zeiterfassungslösungen wie clockodo oder die German Market Schnittstelle zu WooCommerce, die Ihre Geschäftsprozesse weiter optimieren.
Übersicht über die LEXoffice Schnittstellen
Ihre Ausgabenbelege erfassen Sie bequem über die lexoffice Scan App, indem Sie diese mobil oder am PC hochladen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Nach Monatsende werden alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen über die DATEV connect online Schnittstelle direkt an Ihre Kanzlei übermittelt. Die Belege inklusive Buchungsinformationen gehen in DATEV Unternehmen online ein und stehen Ihrer Kanzlei für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Dies stellt eine nahtlose Verbindung zwischen lexoffice unternehmen online und den Systemen Ihres Steuerberaters sicher.
LEXoffice Scan-App
Die digitale Übermittlung minimiert den administrativen Aufwand erheblich und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei manueller Dateneingabe entstehen könnten. Diese Prozessoptimierung ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während die Finanzdaten effizient und sicher verwaltet werden. Die kontinuierliche Aktualisierung und Integration neuer Funktionen in lexoffice sorgt zudem dafür, dass Sie stets von den neuesten Entwicklungen im Bereich der digitalen Buchhaltung profitieren. Wer sich mit digitaler Bearbeitung von Medien beschäftigt, findet vielleicht auch Tools wie adobe premiere elements 2020 nützlich für die Erstellung von Inhalten.
Die Kanzlei: Kontrolle und Automatisierung
In der Kanzlei werden die Daten aus lexoffice unternehmen online kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert. Da diese als Buchungsvorschläge übergeben werden, kann die Kanzlei bestimmte Vorgänge über Lerndateien automatisieren. Obwohl Belege oft vom Mandanten grob vorkontiert sind, ist eine genaue Überprüfung spezieller Steuersachverhalte wie Reverse-Charge oder Bewirtungskosten unerlässlich. Gekaufte Wirtschaftsgüter werden vom Buchhalter aktiviert und planmäßig abgeschrieben.
LEXoffice Übertragung über DATEV Connect online
Auch die offenen Posten werden in der Kanzlei per elektronischem Kontoauszugsmanager verbucht, was eine lückenlose Kontrolle bezahlter Belege gewährleistet. Wiederkehrende Buchungen für Jahreszahlungen, wie Versicherungen oder Softwarebeiträge, werden aufwandswirksam erfasst und korrekt abgegrenzt. Abschließend erhält der Mandant eine hochwertige, verschlüsselte BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) zur Unternehmenssteuerung. Diese kann beispielsweise über Mozilla Send oder alternativ kostenpflichtig in DATEV Unternehmen online compact bereitgestellt werden. Für professionelle Bildbearbeitung, die im Kontext der Dokumentenerstellung oder -verwaltung nützlich sein könnte, ist photoshop cs10 eine bekannte Software.
Die monatlichen Kosten für diese Variante belaufen sich auf:
- lexoffice Starter: 7,90 €
- DATEV connect online: 4,00 €
- DATEV Speicher: 3,50 €
- RZ-Bankinfo pro Bank: 1,30 €
- Gesamt: 16,70 €
Es ist zu beachten, dass dieser Prozess nicht für jedes Unternehmen geeignet ist. Kassenbuchführungspflichtige Unternehmen müssen ihr Kassenbuch entweder separat exportieren oder direkt in DATEV Unternehmen online führen. Barauslagen sind hingegen unproblematisch, indem der entsprechende Mitarbeiter als Kreditor angelegt wird. Die Nutzung von Fintech-Banken wie Fidor, N26, Kontist, Holvi oder Penta ist ebenfalls eingeschränkt, da die Unterstützung durch DATEV über die finAPI Schnittstelle variieren kann. Unternehmen, die eine Kostenstellenrechnung benötigen, finden in lexoffice möglicherweise nicht die optimale Lösung; hier könnte beispielsweise der Buchhaltungsbutler besser geeignet sein. Trotz dieser Einschränkungen bietet die Kombination aus lexoffice unternehmen online und DATEV eine robuste Lösung für viele kleine und mittlere Unternehmen.
Variante 2: Der Selbstbucher mit lexoffice
Für Unternehmen mit grundlegendem buchhalterischem Wissen bietet lexoffice eine einfache und intuitive Möglichkeit, die Buchhaltung selbst zu erstellen. Diese Variante reduziert die direkten Kosten für die unterjährige Buchhaltung bei der Steuerkanzlei, erfordert jedoch ein solides Verständnis der Umsatzsteuer und relevanter Geschäftsvorfälle.
Der Mandant: Autonome Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung
Die Rechnungsschreibung in lexoffice ist sehr intuitiv und erstellt zuverlässig fachlich korrekte Rechnungen und Buchungen. Sowohl die IST- als auch die Soll-Versteuerung lassen sich umsetzen. Durch die einfache Zuordnung der Rechnung zur Zahlung löst das Programm bei der IST-Versteuerung automatisch die Umsatzsteuerbuchung aus.
Ausgabenbelege werden komfortabel eingescannt oder über Schnittstellen wie Zapier automatisiert übertragen. Anschließend erfasst der Mandant die Ausgaben, und lexoffice zieht die Vorsteuer, sofern dies zulässig ist. Belege über Bareinnahmen und Barausgaben werden analog in lexoffice hochgeladen und im Kassenbuch erfasst. Bei fehlenden Belegen sollten Eigenbelege erstellt und hochgeladen werden. Falls eine Kasse geführt werden muss, sind die Grundsätze der Kassenbuchführungspflicht, wie das tägliche, unveränderbare Erfassen und regelmäßige Zählen, unbedingt zu beachten.
Vor dem 10. des Folgemonats übermittelt der Mandant die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus lexoffice und spart sich so die unterjährigen Buchhaltungskosten der Steuerkanzlei. Auch Umsätze innerhalb der EU, wie Amazon-Affiliate-Provisionen, lassen sich korrekt erfassen. Die zusammenfassende Meldung kann ebenfalls über lexoffice erfolgen, ein Alleinstellungsmerkmal dieser Cloud-Lösung. Für den Jahresabschluss erhält der Steuerberater direkten Zugriff auf die Daten in lexoffice, die dann über die DATEV XML-Schnittstelle online importiert werden können. Digitale Kreativtools wie photoshop elements 18 können helfen, Belege oder Dokumente visuell aufzubereiten, bevor sie hochgeladen werden.
Die Kanzlei: Prüfung und Jahresabschluss
Über das Steuerberaterportal können alle Buchungen und Belegzuordnungen heruntergeladen werden. Anschließend erfolgt der Import per DATEV XML-Schnittstelle online. Diese stellt die Belege in DATEV Unternehmen online ein und verknüpft sie mit den Buchungssätzen – eine Win-Win-Situation für Steuerkanzlei und Mandant.
LEXoffice Steuerberaterzugang
Nach der Datenübernahme müssen die Buchungssätze lediglich kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden. Dies kann beispielsweise durch Generalumkehr-Buchungen oder das Unterbinden der Festschreibung beim Import erfolgen, indem eine fehlerhafte Buchungszeile in die zu importierenden Daten eingebaut wird. Da bei dieser Zusammenarbeit Korrekturbuchungen notwendig sind, muss der Mandant mit höheren Jahresabschlusskosten rechnen.
Die monatlichen Kosten für diese Variante betragen:
- lexoffice: 13,90 €
- DATEV Speicherkosten: 3,50 €
- Gesamt: 17,40 €
Vorteil für die Steuerkanzlei ist, dass sich kein Haftungsrisiko für die unterjährige Umsatzsteuervoranmeldung und zusammenfassende Meldung ergibt und keine personellen Kapazitäten für die Monatsbuchhaltung gebunden werden. Im Gegenzug wird der Jahresabschluss aufwendiger. Für den Mandanten bietet diese Variante die Möglichkeit, bei der Buchhaltung Geld zu sparen, vorausgesetzt, das Unternehmen verfügt über die notwendigen Buchhaltungs- und Umsatzsteuerkenntnisse, um extrem teure Jahresabschlusskosten zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, dank DATEV Datensicherung die eingesetzte Software reibungsloser zu wechseln, was angesichts der begrenzten Skalierbarkeit von lexoffice später wichtig sein kann.
Variante 3: lexoffice als optimiertes Auftragswesen online
Diese dritte Variante nutzt lexoffice primär für die Rechnungsschreibung und die Überwachung offener Posten, während alle weiteren Buchhaltungsaufgaben über DATEV Unternehmen online abgewickelt werden. Es ist eine hybride Lösung, die die Stärken beider Systeme kombiniert.
Der Mandant: Spezialisiert auf Auftragsverwaltung und Belegupload
lexoffice wird hier als verbesserte Alternative zu DATEV Auftragswesen online eingesetzt, da dieses in seiner Funktionalität, wie bei Abschlags- und Serienrechnungen oder englischsprachigen Ausgangsbelegen, oft eingeschränkt ist. Die Erstellung von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Rechnungskorrekturen erfolgt über lexoffice. Anschließend werden die erstellten Rechnungen inklusive Buchungsinformationen über DATEV connect online an Unternehmen online übergeben. In diesem Punkt unterscheidet sich Variante 3 nicht wesentlich von Variante 1.
LEXoffice Rechnungen schreiben
Alle weiteren Buchhaltungsbelege und Lohn-Unterlagen werden über DATEV Dokument Upload online hochgeladen oder eingescannt. Auch Kassenbelege können ohne Systemwechsel hochgeladen und erfasst werden. Über die DATEV connect online Schnittstelle lassen sich mittlerweile viele Kassenanbieter (auf dem DATEV Marktplatz zu finden) anbinden. Dies ist besonders praktisch, da Kassensystemen oft die Möglichkeit zur Erfassung von Barausgaben fehlt. Die Nutzung von spezialisierten Softwarelösungen kann die Effizienz in verschiedenen Bereichen steigern, ähnlich wie fortschrittliche Bildbearbeitungssoftware wie adobe photoshop elements 2021 die Bearbeitung von visuellen Inhalten erleichtert.
DATEV Unternehmen online Dokumenten hochladen
Die Kanzlei: Fachkundige Kontrolle und umfassende Auswertungen
Um die Buchhaltung zu starten, werden die Rechnungen aus lexoffice unternehmen online zusammen mit Lohnbuchungen, Kassenbuch und Kontoauszügen im DATEV Rechenzentrum abgeholt. Die Erfassung erfolgt maximal komfortabel als Buchungsvorschläge, wodurch die Bearbeitungszeit durch Lerndateien optimiert werden kann. Anschließend werden Eingangsrechnungen und sonstige Belege erfasst. Zahlungskonten wie das Bankkonto und die Kasse werden ebenfalls per Buchungsvorschlag in die Buchhaltung übernommen.
DATEV Unternehmen online DATEV Controllingreport
Mit der Bereitstellung der Umsatzsteuervoranmeldung erhält der Mandant seine Auswertungen direkt in DATEV Unternehmen online. Der große Vorteil dieser Lösung liegt in der fachkundigen Kontrolle der Eingangsrechnungen durch die Kanzlei und der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung durch einen erfahrenen Buchhalter. Dadurch entsteht für den Mandanten kein Haftungsrisiko.
DATEV Unternehmen online Auswertungen Personalwirtschaft
Zudem erhält der Mandant qualitativ hochwertige Auswertungen durch das Zusammenspiel von DATEV Rechnungswesen und Unternehmen online. Bei vorhandener Lohnbuchhaltung kann auch auf die digitale Personalakte und Lohnauswertungen zugegriffen werden, was dem Mandanten eine barrierefreie Nutzung ermöglicht. Die Kanzlei profitiert von einem geordneten Prozess in einer vertrauten Software-Umgebung, wodurch sie dem Mandanten den maximalen Mehrwert bieten kann.
Die Kosten pro Monat für diese Variante entsprechen denen von Variante 1.
Fazit: Die richtige Strategie für Ihre digitale Buchhaltung
Die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzleien ist heute unverzichtbar. Die hier vorgestellten drei Varianten der Integration von lexoffice unternehmen online bieten flexible und effiziente Wege, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater zu vereinfachen. Ob Sie sich für die Rechnungsschreibung und Vorerfassung, die Selbstbucher-Lösung oder die Nutzung von lexoffice als erweitertes Auftragswesen entscheiden – jede Variante hat ihre spezifischen Vorzüge und ist auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten.
Die Wahl der optimalen Strategie hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, Ihr buchhalterisches Know-how und die gewünschte Tiefe der Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung eine effiziente Datensicherung gewährleistet und Ihnen eine fundierte Basis für unternehmerische Entscheidungen durch aussagekräftige Auswertungen bietet. Durch die konsequente Digitalisierung Ihrer Finanzprozesse können Sie nicht nur Kosten und Zeit sparen, sondern auch die Qualität und Genauigkeit Ihrer Buchhaltung erheblich verbessern. Finden Sie den optimalen Weg der Zusammenarbeit, der Ihr Unternehmen zukunftssicher macht.
Alle Preise entsprechen dem Stand der Preislisten von DATEV und lexoffice vom 07.01.2021. Die größte Änderung ist, dass bei DATEV für jeden weiteren Gigabyte nach den ersten 500 Megabyte nur noch ein weiterer Euro abgerechnet wird.