Die Entscheidung für die richtige Unternehmenssoftware kann überwältigend sein. Zwischen zahlreichen Lexware-Programmen und der Cloud-Lösung lexoffice finden sich Unternehmer oft in einem Dschungel aus Funktionen und Versionen wieder. Unser Ziel ist es, Ihnen diesen Weg zu erleichtern und eine klare Orientierung zu bieten, damit Sie am Ende mit der optimalen Software für Ihr Business arbeiten. Insbesondere beleuchten wir die Relevanz der DATANORM-Schnittstelle, ein entscheidendes Kriterium für viele Unternehmen im Handwerk und Handel.
Lexware, als etablierte On-Premise-Lösung, besticht durch seinen umfangreichen Funktionskatalog, der jedoch eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert. lexoffice hingegen setzt auf einfache Bedienbarkeit in der Cloud, bietet dafür aber einen fokussierteren Funktionsumfang. Beide sind Produkte aus dem Hause Haufe Lexware und bedienen unterschiedliche Bedürfnisse.
Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie sich grundlegende Fragen stellen, die wir in diesem Artikel ausführlich behandeln werden. Denn der Teufel steckt bekanntlich im Detail, besonders wenn es um spezifische Anforderungen wie die Nutzung von DATANORM geht.
Wir skizzieren die Kernfunktionen der Lexware Classic-Versionen in den Bereichen Buchhaltung, Lohn & Gehalt sowie Faktura & Warenwirtschaft und vergleichen sie mit den Möglichkeiten von lexoffice. Detaillierte Produktvergleiche können Sie wie gewohnt in den von Lexware bereitgestellten Übersichten finden, die wir an passender Stelle verlinken.
Am Ende dieses Leitfadens werden Sie fundiert entscheiden können, ob Lexware oder lexoffice die passende Lösung für Ihr Unternehmen ist. Sie sind dabei in guter Gesellschaft: Über 300.000 KMU setzen auf Lexware Classic, und mehr als 200.000 KMU arbeiten erfolgreich mit lexoffice.
Die Lexware Classic-Versionen sind strukturell ähnlich aufgebaut. Pro Sparte gibt es vier Versionen: Standard und Plus für Einzelplatznutzer sowie Pro und Premium für Mehrplatzumgebungen. Pro-Versionen beinhalten 3 Benutzerlizenzen, Premium-Versionen 5. Speziallösungen wie Fehlzeiten, Reisekosten, Anlagen-Verwaltung und Handwerk sind meist in Standard oder Pro (sowie Handwerk in Plus oder Pro) erhältlich. Ein Lexware Classic Lizenzschlüssel erlaubt die Verwaltung mehrerer Firmen.
lexoffice hingegen wird in den Funktionsgrößen S, M, L, XL angeboten, ergänzt durch eine separate Lohn & Gehalt Funktion. Bei lexoffice benötigen Sie pro Firma einen eigenen Account.
In wenigen Schritten zur passenden Software: Ihre grundlegenden Fragen
Die Auswahl des richtigen Programms wird Ihnen erheblich leichter fallen, wenn Sie sich im Vorfeld genau überlegen, welche Anforderungen Sie haben und welche Funktionen Sie wirklich benötigen.
In welchem Bereich wollen Sie die Software einsetzen?
Benötigen Sie eine Lösung für einen spezifischen Unternehmensbereich, lesen Sie die entsprechenden Absätze zu Buchhaltung, Lohn oder Faktura/Warenwirtschaft. Wenn Sie Ihre kaufmännischen Abläufe ganzheitlich automatisieren und signifikant Zeit sparen möchten, sind die bewährten Komplett-Lösungen von Lexware (siehe Tabelle unten) die richtige Wahl.
| Programm // Funktion | Buchhaltung | Lohn & Gehalt | Auftragsbearbeitung |
|---|---|---|---|
| Lexware financial office | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lexware business | ✅ | ❌ | ✅ |
| Lexware büroservice komplett | ✅ | ✅ | ❌ |
| lexoffice | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lexware handwerk | ❌ | ❌ | ✅ |
| Lexware financial office handwerk | ✅ | ✅ | ✅ |
Welche Funktionen benötigen Sie wirklich?
Bedenken Sie, dass Sie mit Lexware die Arbeit abteilungsübergreifend vereinfachen und beschleunigen können, was letztlich Zeit und Geld spart! Die Komplett-Lösungen von Lexware sind das Schweizer Taschenmesser für Ihr Unternehmen. Ein Beispiel: Wenn Sie bisher mit Lexware lediglich Rechnungen schreiben, wäre eine direkte Verbindung zur Lexware Buchhaltung ideal. Die Rechnungen verbuchen sich dann automatisch. 🚀
Wie viele Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig mit der Software?
Ab zwei Mitarbeitern, die gleichzeitig im Programm arbeiten, empfiehlt sich der Einstieg in die “Profi-Liga”, also die Pro- und Premium-Versionen.
Welche Verbesserungen wünschen Sie sich im Unternehmen durch die neue Software?
Denken Sie hier groß und lassen Sie Ihren “Träumen” freien Lauf – moderne Software kann heute mehr, als Sie vielleicht erwarten.
- Möchten Sie einen besseren Überblick über Ihre Betriebszahlen, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können? Dann benötigen Sie Zugriff auf eine aktuelle Buchhaltung.
- Möchten Sie beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen von Automatisierung profitieren, um mehr Zeit für den persönlichen Kundenkontakt zu gewinnen?
- Möchten Sie auf dem Weg zum Kunden die Historie einsehen oder mobil Aufträge erfassen?
Wie schätzen Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens ein?
- Wo steht Ihr Unternehmen jetzt, z.B. bei der Anzahl der Mitarbeiter?
- Wie ist die weitere Entwicklung geplant, z.B. in Bezug auf Standorte oder einen Online-Shop?
- Wie hoch ist das aktuelle Auftragsvolumen, z.B. Aufträge pro Monat?
- Wie umfassend ist Ihre Buchhaltung, z.B. Belege pro Monat?
- Und wie werden sich diese Kennzahlen in 1, 3 und 5 Jahren entwickeln?
Wenn Ihnen eine Software bereits jetzt limitiert erscheint, weil Sie absehen können, dass Ihr Unternehmen weiter wachsen wird, sollten Sie über eine höhere Version nachdenken. Es ist fast immer kostengünstiger, Abläufe von einer Software automatisch erledigen zu lassen, als sie mühsam und teuer manuell zu bearbeiten. Investieren Sie in gutes Werkzeug und in Ihre Fähigkeit, es effektiv zu nutzen!
Wie hoch ist Ihr Budget?
Das ist die falsche Frage! Die richtige Frage lautet: Welchen finanziellen Nutzen (€) gewinnt Ihr Unternehmen durch den Einsatz der Software?
Sie können durch schlanke Arbeitsabläufe Einsparungen erzielen oder Aufgaben nebenbei erledigen, ohne zusätzliche Arbeitskräfte zu benötigen. Ein Beispiel: Rechnungen werden ausgedruckt, um sie dann in der Buchhaltung oder beim Steuerberater manuell zu verbuchen. Das ist reine Verschwendung!
Erst wenn Sie abschätzen können, wie viel Nutzen eine Software Ihnen in Euro bringt, können Sie entscheiden, ob der Preis gerechtfertigt ist. Im Idealfall ist die Software “preis-wert”!
Entscheiden Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis für Sie stimmt. Persönlich habe ich noch nie am guten Werkzeug gespart. Es zahlt sich einfach nicht aus 😉
lexoffice-cloud-software
lexoffice – Die smarte Cloud-Software
lexoffice, ebenfalls aus dem Hause Haufe Lexware, bedient als Cloud-Lösung einen anderen Bedarf als die Lexware Classic-Versionen (die klassischen Programme, die seit Jahrzehnten auf Ihrem Rechner installiert werden). lexoffice ist in den vier Varianten S bis XL erhältlich, die stets Auftragsbearbeitung und Buchhaltung umfassen. Die Lohnabrechnung kann optional dazugebucht werden.
lexoffice-startups
Der größte Vorteil von lexoffice ist zweifellos die Ortsunabhängigkeit. Sie können mit jedem Betriebssystem, also auch mit macOS von Apple oder Linux, auf lexoffice zugreifen und arbeiten.
Die Funktionen des Lohnmoduls sind in allen vier Versionen identisch; der Preis variiert lediglich je nach Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter. Auch in den anderen Kernfunktionen bleiben die Grundlagen gleich. Je nach gewähltem Paket erhalten Sie zusätzliche Funktionen, wie z.B. Umsatzstatistiken oder die Möglichkeit zur Meldung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (erst ab der L-Version).
Wenn Sie Ihre Belege lediglich erfassen möchten, um sie Ihrem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, reicht meist die S-Version. Möchten Sie zusätzlich Rechnungen mit lexoffice schreiben, starten Sie am besten mit der M-Version.
Für umfangreichere Möglichkeiten, etwa die eigenständige Erstellung von EÜR und GuV, sind die L- und XL-Versionen relevant. Die XL-Version bietet zusätzlich erweiterte CRM-Funktionen und spezielle Rechnungstypen (z.B. englische Texte, X-Rechnung, Abschlagsrechnungen).
lexoffice Versionen und Funktionen im Vergleich
(für Anzeige der ganzen Tabelle einfach anklicken)
lexoffice-preise-versionen
Mit Ihrem lexoffice Account können Sie grundsätzlich nur eine Firma verwalten. Wenn Sie mehrere Geschäftsbereiche separat buchen und abrechnen möchten, benötigen Sie dafür weitere Accounts.
Falls Sie bereits Buchhaltungserfahrung haben, sollten Sie in einem kostenlosen Test-Account prüfen, ob der Umfang des Kontenplans für Sie ausreichend ist. Dieser ist in lexoffice bewusst “abgespeckt”, und Sie haben keine Möglichkeit, eigene Konten anzulegen.
lexoffice-unternehmer-cockpit
Für Neulinge in der Buchhaltung ist lexoffice eine ausgezeichnete Wahl. Sie benötigen keinerlei Vorkenntnisse, um die Buchhaltung korrekt zu erledigen. Das Programm schlägt Ihnen bei der Belegerfassung oft bereits ein passendes Konto vor. Alternativ können Sie Belege auch über Stichworte wie “Diesel” buchen, ohne das korrekte Sachkonto zu kennen.
Die Belegerfassung in lexoffice ist besonders hervorzuheben 🎉. Über die App können Sie alle Papierbelege scannen und direkt hochladen. Digitale Belege, die Sie per E-Mail oder Download erhalten, können Sie direkt in lexoffice importieren. Im Programm lassen sich diese Belege buchen, und Ihr Steuerberater kann sich mit einem eigenen Zugang sämtliche Belege und Buchungsdaten herunterladen und verarbeiten.
lexoffice-mobile-belegerfassung
Primär richtet sich lexoffice an Start-ups, Freiberufler und Kleinunternehmer. Aber auch wenn Sie Ihre Abläufe vereinfachen und die Vorteile einer modernen Cloud-Lösung nutzen möchten, sollten Sie sich mit den Funktionen und Möglichkeiten von lexoffice vertraut machen.
lexoffice und DATANORM: Eine wichtige Unterscheidung
Im Gegensatz zu den Lexware Classic-Versionen bietet lexoffice keine native DATANORM-Schnittstelle. DATANORM ist ein in Deutschland weit verbreiteter Standard für den Austausch von Artikelstammdaten, insbesondere im Handwerk, Baugewerbe und Großhandel. Er ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenkataloge einfach in ihr Warenwirtschaftssystem zu importieren und so Artikelinformationen, Preise und Konditionen aktuell zu halten.
Warum lexoffice keine DATANORM-Schnittstelle hat:
lexoffice ist als schlanke, browserbasierte Cloud-Lösung konzipiert, die primär auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen und Freiberuflern zugeschnitten ist, die oft weniger komplexe Artikelstrukturen haben und nicht auf standardisierte Katalogimporte angewiesen sind. Der Fokus liegt hier auf einfacher Bedienung, mobiler Verfügbarkeit und einer hohen Automatisierung der Kernprozesse wie Rechnungsstellung und Buchhaltung. Klassische DATANORM-Anwendungen sind typischerweise in umfassendere On-Premise-Warenwirtschafts- und ERP-Systeme integriert, wie sie Lexware Classic-Versionen bieten.
Alternativen für lexoffice-Nutzer:
Wenn Sie als lexoffice-Nutzer umfangreiche Artikeldaten verwalten müssen, die ursprünglich im DATANORM-Format vorliegen, gibt es folgende Ansätze:
- Manueller Import/Export über CSV: lexoffice bietet in der Regel Möglichkeiten zum Import und Export von Artikeldaten im CSV-Format. DATANORM-Dateien müssten extern in dieses Format konvertiert werden.
- API-Anbindung (für Entwickler): Für technisch versierte Nutzer oder bei größeren Mengen könnte eine Anbindung über die lexoffice-API an ein externes System erfolgen, das DATANORM-Dateien verarbeiten kann.
- Betrachtung einer Lexware Classic-Version: Wenn die DATANORM-Integration ein absolut unverzichtbares Kriterium für Ihr Geschäftsmodell ist (z.B. im Handwerk mit vielen unterschiedlichen Lieferantenprodukten), dann sollten Sie in Betracht ziehen, stattdessen eine Lexware Classic-Software, insbesondere eine Warenwirtschafts- oder Handwerk-Version, zu wählen. Dort ist die DATANORM-Funktionalität nativ vorhanden und ausgereift.
Zusammenfassung: lexoffice – alle Funktionen in einem Programm, online in der Cloud, orts- und betriebssystemunabhängig
lexoffice vereint alle wichtigen kaufmännischen Funktionen für den Unternehmensalltag: Online-Buchhaltung, automatisierte Lohnabrechnung, Kundenverwaltung und Auftragsbearbeitung mit Online-Angeboten und Online-Rechnungen.
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Was kostet lexoffice? Starthilfe für KMU: 3 Monate gratis
(für weitere Details einfach Tabelle anklicken)
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Lexware – Die bewährte Classic-Software
Die Lexware Classic-Software, die Sie lokal auf Ihrem PC installieren, bietet einen sehr tiefen Funktionsumfang und ist für Unternehmen konzipiert, die spezifische und oft komplexe Anforderungen an ihre kaufmännischen Prozesse stellen.
Lexware Buchhaltung
In allen Versionen können Sie eine rechtssichere und GoBD-konforme Buchhaltung führen. Ebenso ist es mit allen Versionen möglich, einen DATEV-Export für Ihren Steuerberater zu erstellen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst zu übermitteln.
Für die Details der Funktionen siehe die Übersicht.
Erst ab der Plus-Version stehen Ihnen der Mobil-Modus, eine Kassenbuchfunktion, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und das DATEV-Kontenzuordnungsmodul zur Verfügung.
In den Mehrplatz-Versionen (Pro und Premium) können Sie Benutzer- und Programmrechte verwalten, die Zusammenfassende Meldung erstellen, den innergemeinschaftlichen Erwerb verbuchen und OSS (One-Stop-Shop)-Vorgänge buchen – um nur einige zu nennen.
Die Premium-Version unterscheidet sich von der Pro-Version, abgesehen von der Benutzeranzahl, lediglich dadurch, dass das Programm Anlagenverwaltung pro enthalten ist.
Sprechen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater ab, wenn Sie unsicher sind, welche Funktionen für Sie wirklich notwendig sind (benötigen Sie z.B. eine 13. + 14. Buchungsperiode?).
Anhand Ihrer geschäftlichen Voraussetzungen und der Art der zu buchenden Geschäftsvorgänge können Sie beurteilen, welche Funktionen unverzichtbar sind.
[internal_links]Lexware Lohn & Gehalt
Die Programme der Lohn & Gehalt-Reihe unterscheiden sich in ihren Funktionen nicht so elementar – kein Wunder, da die gesetzlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung sehr streng geregelt sind.
Wichtig zu wissen ist, dass erst ab der Plus-Version die Abrechnung von Kurzarbeit und die Nutzung des maschinellen Bescheinigungswesens (z.B. Verdienstbescheinigungen) möglich sind.
Die empfohlene Anzahl der zu bearbeitenden Mitarbeiter unterscheidet sich ebenfalls: Bis zu 50 in den Einzelplatz-Versionen und bis zu 200 Mitarbeitern in den Mehrplatz-Versionen.
Ab der Pro-Version ist die Schwerbehindertenverwaltung möglich, und es gibt eine DATEV-Schnittstelle für die Übermittlung der laufenden Buchungen an Ihren Steuerberater.
Lohn & Gehalt Premium beinhaltet zusätzlich die Module Reisekosten, Fehlzeiten und Lohnauskunft. In der Tabellenübersicht können Sie sich ein genaues Bild über die Funktionen machen.
Hier existieren also nicht so viele Unterschiede. Sollten Sie sich dazu entscheiden, die Lohnabrechnung selbst zu machen, sollten Sie sich mit den grundlegenden Anforderungen auseinandersetzen. Fehler bei der Lohnabrechnung werden nicht gern verziehen und können schnell zu großem Chaos führen, das dann mit Krankenkasse, Finanzamt und den Mitarbeitern wieder geklärt werden muss.
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Lexware Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft mit DATANORM
In dieser Programmreihe heißen die Einzelplatz-Versionen “Faktura & Auftrag”, die Mehrplatz-Versionen “Warenwirtschaft”. Es geht umfassend um Ihre Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung sowie Kunden- und Lieferantenlisten.
Ein wesentlicher Unterschied zwischen der Standard- und der Plus-Version liegt im erweiterten Formulareditor der Plus-Version und dem DATANORM-Modul, welches den Artikelimport in diesem Format ermöglicht.
Die Bedeutung von DATANORM für Lexware Classic:
Das DATANORM-Modul in Lexware Faktura & Auftrag Plus sowie den Warenwirtschafts- und Handwerk-Versionen ist ein entscheidendes Feature für Unternehmen, die regelmäßig Artikelstammdaten von Lieferanten beziehen. DATANORM ist ein standardisiertes Dateiformat für den Austausch von Artikelinformationen, Preisen und Konditionen, das besonders im Bau-, Handwerks- und Großhandelssektor weit verbreitet ist. Mit dieser Schnittstelle können Sie:
- Lieferantenkataloge direkt in Ihr System importieren.
- Artikelpreise und -konditionen automatisch aktualisieren.
- Den manuellen Erfassungsaufwand erheblich reduzieren.
- Fehlerquellen bei der Artikelanlage minimieren.
Schauen Sie sich alle Funktionen direkt im Vergleich an, um entscheiden zu können, mit welchem Programm Sie arbeiten möchten.
Besonders interessant sind die erweiterten Funktionen in der Warenwirtschaft Premium-Version: Kassenmodul, Serien-/Chargennummernverwaltung, Mehrlagerfähigkeit und Vertreterprovisionsabrechnung sind nur in dieser Version möglich. Sollten Sie also z.B. im Lebensmittelbereich produzieren, müssen Sie eine Premium-Version in Betracht ziehen, um Chargen revisionssicher im Programm zu verwalten.
In der Professional-Serie haben Sie z.B. die Möglichkeit, einen Online-Shop anzubinden, einen Datenexport nach UPS und GLS für Versandinformationen vorzunehmen und One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren abzurechnen.
Beachten Sie bei Ihrer Wahl, welche Besonderheiten Sie abrechnen müssen und welche Funktionen für Ihre alltäglichen Geschäftsvorfälle elementar sind. In der Übersicht sehen Sie alles auf einen Blick und können entscheiden, welche Version für Sie in Frage kommt.
[internal_links]Lexware Komplettlösungen
In allen Komplettlösungen sind die einzelnen Komponenten identisch mit den Einzelversionen. Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie mehrere Bereiche abdecken wollen und es dafür eine kompakte Lösung gibt.
Mit business / financial office können Sie z.B. Ihre Rechnungen direkt in die Buchhaltung übertragen und haben damit Ihre Ausgangsrechnungen bereits gebucht.
Ab der Pro-Version steht Ihnen zusätzlich die Anlagenverwaltung zur Verfügung. Bei Premium kommen dann noch Fehlzeiten und Reisekosten dazu.
In der Übersicht sehen Sie, was Ihnen alles genau zur Verfügung steht.
Je mehr Bereiche Sie abdecken möchten, desto sinnvoller ist es, sich die Komplettlösungen genauer anzuschauen. Natürlich geht es auch mit den Einzelversionen, allerdings können hier keine Buchungslisten direkt übergeben (immer nur über DATEV Ex- und Import) oder übergreifende Funktionen verwaltet werden, wie z.B. Fehlzeiten <—> Lohn.
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Lexware Handwerk: Speziallösungen mit DATANORM für das Handwerk
Eine Sonderstellung nehmen die Handwerksversionen ein: In “handwerk plus” und “handwerk premium” gibt es nur die Auftragsverarbeitung, die in einigen Teilen der Professional-Serie der Warenwirtschaft entspricht – und das bereits in der “handwerk Plus”-Version.
Hervorzuheben sind die speziellen Handwerksfunktionen wie die separate Auflistung von Lohnleistungen, die Abrechnung von Bauleistungen und die Zahlung nach VOB/B, BGB sowie Aufmaßrechnung. Besonders wichtig sind die gängigen Schnittstellen wie DATANORM, Eldanorm, ZVEH-Norm und GAEB – um nur einige zu nennen. Für Handwerksbetriebe, die auf den Austausch von Artikelstammdaten mit Großhändlern und Lieferanten angewiesen sind, ist die native DATANORM-Schnittstelle in den Lexware Handwerk-Produkten ein unverzichtbarer Vorteil.
In der Premium-Version sind z.B. zusätzlich Teil- und Schlussrechnungen möglich, eine Projekt-Nachkalkulation und die Berücksichtigung von Fremdleistungen.
In der Tabelle können Sie sich die genauen Zusatzfunktionen im Bereich Handwerk ansehen.
financial office handwerk kombiniert die komplette Produktpalette mit den Handwerksfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Auch hier ist die Plus-Version etwas umfangreicher in ihren Funktionen als die normalen Plus-Versionen. Zusätzlich haben Sie in der Premium-Variante das komplette Reisekosten- und Fehlzeiten-Modul sowie die Anlagenverwaltung.
Fazit: Ihre Entscheidung für die passende Software
Sie haben nun einen umfassenden Überblick über die Produktpalette von Lexware und lexoffice erhalten. Die eingangs gestellten Fragen sollen Ihnen helfen, die passende Kategorie zu wählen. Mithilfe der detaillierten Übersichtstabellen können Sie dann anhand der Funktionen genau bestimmen, welche Version die richtige für Ihr Unternehmen ist.
Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die DATANORM-Integration legen, wenn Sie im Handwerk, Baugewerbe oder Großhandel tätig sind. Hier bieten die Lexware Classic-Produkte, insbesondere die Warenwirtschafts- und Handwerk-Versionen, die notwendige native Unterstützung, die lexoffice als Cloud-Lösung nicht bereitstellt. Diese Entscheidung kann maßgeblich Ihre Effizienz im Artikeldatenmanagement beeinflussen.
Mit allen genannten Möglichkeiten sind Sie rechtlich stets auf der sicheren Seite. Die Wahl liegt bei Ihnen, ob Sie eine Cloud-Lösung bevorzugen oder eine klassische Softwareinstallation, und welchen Funktionsumfang Sie tatsächlich benötigen oder sich wünschen. Welche Version hilft Ihnen dabei, Ihre Abläufe zu verbessern und effizienter zu gestalten?
Wir wünschen Ihnen eine glückliche und fundierte Entscheidung.