Ein aussagekräftiges Empfehlungsschreiben kann die Glaubwürdigkeit eines Bewerbers erheblich steigern und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Ob als ehemaliger Arbeitgeber, Freund oder Pädagoge – helfen Sie einem Bewerber, seine neue Position, sein akademisches Programm oder seine Mietwohnung zu sichern, indem Sie seinen wahren Charakter und seine Fähigkeiten durch ein gut geschriebenes persönliches Referenzschreiben hervorheben.
Dieser Leitfaden führt Sie durch die Erstellung eines Empfehlungsschreibens von Grund auf oder mithilfe praktischer Vorlagen, die in Microsoft Word verfügbar sind.
Aufbau eines Empfehlungsschreibens
Ein effektives Empfehlungsschreiben folgt einer klaren Struktur, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen übermittelt werden.
Einleitung
Beginnen Sie Ihr Empfehlungsschreiben mit einer kurzen Vorstellung Ihrer eigenen Erfahrungen und Ihrer Beziehung zum Bewerber. Definieren Sie klar, in welcher Funktion Sie die Person kennen und wie lange.
Übersicht
Erstellen Sie eine detaillierte Übersicht über die relevanten Stärken des Bewerbers für die angestrebte Stelle oder Gelegenheit. Beschreiben Sie, wie Sie diese Stärken persönlich erlebt haben.
Persönliche Anekdote
Teilen Sie spezifische Beispiele dafür, wann und wo die Stärken des Bewerbers zum Tragen kamen. Untermauern Sie Ihre Aussagen mit persönlichen Erfahrungen und Beobachtungen.
Abschließende Empfehlung
Fassen Sie die Qualifikationen des Bewerbers zusammen und begründen Sie nachdrücklich, warum er oder sie gut für die angestrebte Position oder Gelegenheit geeignet ist.
Unterschrift
Schließen Sie das Schreiben mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten ab, damit für eventuelle Rückfragen eine Kontaktmöglichkeit besteht.
Formatierungsrichtlinien für Empfehlungsschreiben
Bei der Erstellung eines Empfehlungsschreibens sollten Sie die folgenden Richtlinien beachten, um Professionalität und Lesbarkeit zu gewährleisten:
Schriftart und -größe
Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart und -größe. Beliebte Optionen wie Aptos, Calibri oder Arial in einer Schriftgröße von 12–14 Punkten sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild.
Abstände und Ränder
Achten Sie auf konsistente Abstände zwischen den Absätzen und verwenden Sie angemessene Seitenränder. Die Standardeinstellung “Normal” in Microsoft Word mit einem einheitlichen Rand von ca. 2,5 cm (ein Zoll) oben, unten und an den Seiten ist empfehlenswert. Ein Zeilenabstand von 1 oder 1,5 zwischen den Absätzen wird von Experten oft empfohlen.
Angemessene Länge
Halten Sie das Schreiben idealerweise auf eine Seite beschränkt, ähnlich wie bei einem Kündigungsschreiben oder Anschreiben. Konzentrieren Sie sich auf wertvolle und notwendige Informationen, um übermäßige Länge zu vermeiden.
Qualitätsprüfung und Korrekturlesen
Überprüfen Sie Ihr Empfehlungsschreiben sorgfältig auf Formatierungs-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler, bevor Sie es speichern und versenden. Tools wie Microsoft Editor oder Copilot können hierbei wertvolle Unterstützung leisten, indem sie Fehler erkennen und Vorschläge zur Verbesserung des Textes machen.
Exporteinstellung
Wenn Sie bereit sind, Ihr Empfehlungsschreiben zu exportieren, speichern Sie das Dokument als PDF. Dieses Format gewährleistet, dass die Formatierung auf verschiedenen Geräten erhalten bleibt.
Benennung der Datei
Benennen Sie Ihre Datei aussagekräftig, z. B. im Format „Bewerbername_Empfehlungsschreiben_Datum“.
Tipps und häufige Fehler beim Verfassen von Empfehlungsschreiben
Schreibtipps
- Professioneller und freundlicher Ton: Ein positiver und zugänglicher Ton schafft Glaubwürdigkeit. Die respektvolle Beziehung zum Bewerber sollte durchweg erkennbar sein.
- Formell und prägnant bleiben: Verwenden Sie einen formellen Schreibstil und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Attribute und Erfahrungen des Bewerbers.
- Fokus auf relevante Qualifikationen: Informieren Sie sich über die angestrebte Position, um nur die aussagekräftigsten Informationen hervorzuheben, die für den Personalverantwortlichen oder Abteilungsleiter relevant sind.
- Wirkungsvolle Worte verwenden: Nutzen Sie aussagekräftige Verben, um die Stärken des Bewerbers zu unterstreichen. Wörter wie „geehrt“, „erfreut“, „signifikant“ oder „bemerkenswert“ können die Wirkung verstärken.
Fehler, die vermieden werden sollten
- Verallgemeinerungen und Übertreibungen: Vermeiden Sie vage Aussagen ohne Kontext. Überzogene Behauptungen können die Glaubwürdigkeit mindern.
- Fehlende Vorstellung: Machen Sie immer Angaben zu Ihrer Person und Ihrer Beziehung zum Bewerber, um die Glaubwürdigkeit des Schreibens zu erhöhen.
- Druck, ein Schreiben zu verfassen: Es ist in Ordnung, eine Anfrage abzulehnen, wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, eine Empfehlung auszusprechen. Schlagen Sie gegebenenfalls einen alternativen Kandidaten vor.
- Verwendung ohne Erlaubnis: Bitten Sie als Bewerber immer um Erlaubnis, bevor Sie ein Empfehlungsschreiben von jemandem verwenden.
Empfehlungsschreiben mit Word erstellen
Sie können ein glaubwürdiges Empfehlungsschreiben entweder in Microsoft Word von Grund auf neu verfassen oder eine vorgefertigte Vorlage verwenden.
Mit einer Vorlage erstellen
- Öffnen Sie Microsoft Word.
- Suchen Sie im Suchfeld nach „Empfehlungsschreiben“ und wählen Sie die Kategorie Vorlagen aus.
- Wählen Sie eine Briefvorlage aus.
- Passen Sie die Vorlage mit Ihren persönlichen Informationen an.
- Korrekturlesen Sie das Dokument mit Microsoft Editor oder Copilot.
- Exportieren Sie es als PDF zur einfachen Weitergabe.
Von Grund auf neu schreiben
- Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie ein neues, leeres Dokument.
- Verfassen Sie Ihr Empfehlungsschreiben im korrekten Format.
- Korrekturlesen Sie das Dokument wie oben beschrieben.
- Exportieren Sie es als PDF.
Vorlagen für Empfehlungsschreiben
Microsoft Word bietet eine Auswahl an kostenlosen Vorlagen, die Sie anpassen können:
Einfaches Empfehlungsschreiben
Diese elegante und schlichte Vorlage eignet sich hervorragend zur Unterstützung einer Person. Das klare Design und der überzeugende Text erleichtern die Erstellung.
Geschäftliches Empfehlungsschreiben
Bleiben Sie professionell mit dieser effektiven und stilvollen Vorlage. Das minimalistische und formale Design lenkt nicht vom Inhalt ab.
Empfehlungsschreiben für professionelle Mitarbeiter
Erstellen Sie ein umfassendes Empfehlungsschreiben, das die Aufmerksamkeit des Lesers fesselt, mit dieser schicken Vorlage. Passen Sie den Text an, um Erfolge, Fähigkeiten und Kontaktdaten einzufügen.
Mitarbeiter-Empfehlungsschreiben
Heben Sie die Stärken und Erfolge des Kandidaten mit dieser professionell gestalteten Vorlage hervor. Im klassischen Briefstil gehalten, ist diese vorformatierte Vorlage perfekt für berufliche Referenzen.
Helfen Sie Ihrem Bewerber, seine neue Position oder sein Vorhaben mit einem gut geschriebenen Empfehlungsschreiben zu sichern, indem Sie eine kostenlose Vorlage von Word nutzen.
Häufig gestellte Fragen
Wie bitte ich um ein Empfehlungsschreiben?
Wählen Sie eine Person, zu der Sie eine gute Beziehung haben. Bitten Sie per E-Mail oder Telefon um das Schreiben und geben Sie mindestens vier bis sechs Wochen Vorlaufzeit vor der Frist.
Wie lang sollte ein Empfehlungsschreiben sein?
Streben Sie eine maximale Länge von einer Seite an, um lange Textpassagen zu vermeiden. Vorlagen in Word können bei der Formatierung helfen.
Wie liefere ich das Empfehlungsschreiben?
Erkundigen Sie sich beim Empfänger, ob eine E-Mail-Kopie oder ein versiegelter und unterschriebener Brief bevorzugt wird.