Die Verwaltung von Lagerbeständen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Während große Konzerne oft auf komplexe Softwaresysteme setzen, erweist sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Selbstständige oft eine einfachere Lösung als ideal: Lagerverwaltung mit Excel. Diese Methode kombiniert die weite Verbreitete Verfügbarkeit von Microsoft Excel mit einer übersichtlichen und dennoch leistungsfähigen Handhabung von Warenbeständen.
Die Vorteile der Excel-basierten Lagerverwaltung
Die Entscheidung für Excel als Werkzeug zur Lagerverwaltung und Bestandsführung bringt eine Reihe von überzeugenden Vorteilen mit sich, insbesondere für Betriebe mit überschaubaren Lagerbeständen und geringem Transaktionsvolumen.
- Kostenersparnis: Keine zusätzlichen Ausgaben für spezielle Lagerverwaltungssoftware oder deren Installation.
- Benutzerfreundlichkeit: Excel ist ein Standardwerkzeug, das den meisten Mitarbeitern vertraut ist, was den Schulungsaufwand minimiert.
- Flexibilität: Die Vorlagen sind leicht an spezifische Bedürfnisse anpassbar.
- Übersichtlichkeit: Klare Strukturierung ermöglicht schnellen Überblick über Bestände, Werte und Bestellungen.
Gerade wenn es um die Lagerlogistik geht, bietet Excel eine pragmatische und effiziente Lösung. Die Zeiten der manuellen Verwaltung mit Karteikarten sind vorbei; Excel bietet eine digitale, leicht zugängliche Alternative.
Was die Excel-Vorlage zur Lagerverwaltung bietet
Eine gut durchdachte Excel-Vorlage zur Lagerverwaltung deckt alle essenziellen Bereiche ab, um einen klaren Überblick über die Warenflüsse zu gewährleisten. Die hier vorgestellte Vorlage gliedert sich in vier Hauptbereiche, die jeweils spezifische Daten erfassen:
1. Artikeldaten (A)
Hier werden grundlegende Informationen zu jedem Artikel erfasst:
- Position
- Artikelnummer
- Bezeichnung
Diese Felder sind entscheidend für die eindeutige Identifizierung der Produkte im Lager.
2. Lager und Lagerbestand (B)
Dieser Abschnitt widmet sich der physischen Verortung und der aktuellen Menge der Artikel:
- Lager (falls mehrere Lagerorte vorhanden sind)
- Lagerplatz
- Aktueller Lagerbestand
Die genaue Angabe des Lagerplatzes erleichtert das Finden und Einlagern von Waren erheblich.
3. Kosten (C)
Ein wichtiger Aspekt ist die finanzielle Bewertung des Lagerbestands:
- Einheit (z.B. Stück, kg, Meter)
- Preis pro Einheit
- Gesamtwert des Lagerbestands für diesen Artikel
Die Kenntnis des Lagerwertes ist essenziell für die Bilanzierung und das operative Management.
4. Bestelldaten (D)
Dieser Bereich unterstützt den Nachbestellungsprozess und die Lieferantenverwaltung:
- Mindestmenge (Meldeschwelle für Nachbestellung)
- Informationen zur Nachbestellung
- Mindestbestellmenge des Lieferanten
- Lieferant
- Vorgeschlagene Bestellmenge
- Datum der letzten Nachbestellung
- Durchschnittliche Lieferzeit
- Letztes Lieferdatum
Durch die Erfassung dieser Daten kann proaktiv auf niedrige Bestände reagiert und Engpässe vermieden werden.
Automatisierte Nachbestellhinweise und Bestandsbuchung
Ein herausragendes Merkmal der Excel-Vorlage ist die automatische Benachrichtigung bei Erreichen der Mindestbestandsmenge.
Mindestbestand und Nachbestellung
Wenn der Lagerbestand eines Artikels die in Spalte „J“ definierte Mindestmenge unterschreitet, wird dies durch eine rote Markierung signalisiert. Dies dient als klares Signal, dass eine Nachbestellung erforderlich ist. Sobald die Lieferung eintrifft und der Bestand aktualisiert wird, verschwindet die Markierung automatisch.
Lagerverwaltung-Bestelldaten
Buchung von Warenein- und -ausgang
Die Aktualisierung des Lagerbestands ist denkbar einfach:
- Warenausgang: Beim Entnehmen von Artikeln wird die entnommene Menge vom aktuellen Bestand abgezogen und der neue Bestand in Spalte „F“ eingetragen.
- Wareneingang: Bei Anlieferung wird die gelieferte Menge zum vorhandenen Bestand addiert und das Ergebnis als neuer Lagerbestand eingetragen.
Diese einfachen Buchungsvorgänge stellen sicher, dass die Daten stets aktuell bleiben.
Lagerkosten im Blick behalten
Die finanzielle Bewertung des Lagerbestands ist ein kritischer Faktor für die Rentabilität. Die Excel-Vorlage visualisiert dies klar:
Anzeige des Lagerwertes
Spalte „I“ zeigt den Wert jedes einzelnen Artikels im Lager an. Direkt oberhalb der Liste wird zudem der Gesamtwert des gesamten Lagerbestands aufgeführt. Dies ermöglicht es, das im Lager gebundene Kapital jederzeit zu überblicken und gegebenenfalls Optimierungsmaßnahmen einzuleiten, um Lagerhaltungskosten zu senken und die Lagerlogistik effizienter zu gestalten.
Lagerwert Lagerverwaltung
Die Notwendigkeit der Lagerinventur – Excel als Unterstützung
Schwankungen zwischen dem physisch vorhandenen Bestand und den in der Software geführten Daten sind im Laufe der Zeit unvermeidlich. Ursachen hierfür können Fehler bei der Einlagerung, falsche Buchungen oder entnommene Artikel ohne entsprechende Ausbuchung sein. Regelmäßige Lagerinventuren sind daher unerlässlich, um den Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand abzugleichen.
Die Excel-Vorlage erleichtert diesen Prozess, indem sie eine klare Übersicht über die Systembestände bietet. Bei der Inventur wird jeder Artikel gezählt. Stimmt die Zählung mit dem Systembestand überein, sind keine weiteren Schritte notwendig. Bei Abweichungen wird der gezählte Bestand im System korrigiert, um die Genauigkeit der Daten sicherzustellen.
Fazit: Praktisch, übersichtlich und effizient
Die kostenlose Excel-Vorlage zur Lagerverwaltung und Bestandsführung ist ein exzellentes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Lagerbestände einfach und übersichtlich organisieren möchten. Ohne aufwändige Installationen oder Schulungen kann schnell ein klares System etabliert werden.
Besonders für kleine Lager oder Betriebe mit einer überschaubaren Artikelanzahl bietet diese Vorlage alle wesentlichen Funktionen, ohne durch unnötige Komplexität zu überfordern. Die einfache Anpassbarkeit ermöglicht es, die Vorlage genau auf die individuellen Anforderungen zuzuschneiden. Laden Sie die Vorlage herunter und testen Sie selbst, wie die Lagerverwaltung mit Excel Ihren Betriebsablauf vereinfachen kann.
Sollten Sie Verbesserungsvorschläge haben oder zusätzliche Funktionen vermissen, teilen Sie diese gerne in den Kommentaren mit. So kann die Vorlage kontinuierlich optimiert werden.