Eine solide unternehmerische Buchführung ist das Fundament für jeden Geschäftserfolg und unerlässlich, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Das Kassenbuch spielt dabei eine zentrale Rolle, insbesondere bei der Erfassung von Bargeldtransaktionen. Es dient nicht nur der internen Übersicht, sondern ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. Mit einer Kassenbuch Vorlage können Sie ein System etablieren, das perfekt auf Ihren Geschäftsalltag zugeschnitten ist und Ihnen hilft, finanzielle Klarheit zu schaffen. [Tipp: Eine Excel-Vorlage kann hierbei eine große Hilfe sein.]
Wer ist zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet?
Die gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs besteht primär für Selbstständige und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und somit zur Erstellung einer Abschlussbilanz verpflichtet sind. Dies betrifft in der Regel alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Auch wenn keine Eintragung im Handelsregister vorliegt, kann die Art und der Umfang Ihres Geschäftsbetriebs eine kaufmännische Führung erfordern, was ebenfalls die Führung eines Kassenbuchs nach sich zieht.
Sonderfälle: Vereine und Gastronomie
Gerade in Vereinen ist eine akkurate Buchführung unerlässlich, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Bei Veranstaltungen, bei denen Bareinnahmen erzielt werden, wie beispielsweise durch den Verkauf von Speisen und Getränken, ist die lückenlose Erfassung im Kassenbuch zwingend. Ähnlich verhält es sich in der Gastronomie, wo häufige Bargeldtransaktionen die Führung eines Kassenbuchs unabdingbar machen. Dies dient der Eindämmung von Steuerhinterziehung durch Unterschlagung von Bargeldeinnahmen. Unabhängig von der Verpflichtung kann ein vollständiges Kassenbuch bei einer Betriebsprüfung kostspielige Schätzungen verhindern. Es empfiehlt sich daher, die relevanten Inhalte mindestens sechs Jahre aufzubewahren, idealerweise durch eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Kassenbuch.
Worauf bei der Kassenbuchführung zu achten ist
Unabhängig davon, ob Sie ein Kassenbuch kostenlos als Vorlage nutzen, online führen oder eine spezielle Software verwenden, sind einige grundlegende Regeln einzuhalten:
- Chronologische Erfassung: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen in der Reihenfolge ihres Anfalls erfasst werden. Eine Sortierung nach Summen oder Transaktionsarten ist nicht zulässig.
- Vollständigkeit: Selbst kleine Bargeldausgaben, wie der Kauf von Büromaterial, müssen nachgewiesen werden.
- Aktueller Saldo: Der aktuelle Kassenbestand sollte stets ersichtlich sein. Hier bieten Excel-Tabellen oder automatische Abrechnungsprogramme klare Vorteile.
Bei der Führung mehrerer Kassenbücher für verschiedene Firmen oder Abteilungen ist eine deutliche Kennzeichnung unerlässlich, um die interne Verarbeitung und eine mögliche Finanzprüfung zu erleichtern. Eine gut strukturierte Ablage, die eine Einsichtnahme in Bücher spezifischer Zeiträume ohne großen Aufwand ermöglicht, ist ebenso wichtig.
Tägliche Führung des Kassenbuchs
Ein Kassenbuchbogen sollte grundsätzlich täglich abgeschlossen und mit dem aktuellen Datum sowie dem darauf folgenden Kassenstand versehen werden. Der Gesetzgeber fordert vollständige, richtige, geordnete und zeitgerechte Aufzeichnungen. Zeitgerecht bedeutet hierbei die tägliche Führung, nicht lediglich eine monatliche Erfassung. Das Finanzamt akzeptiert Excel-Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung in der Regel nicht, da diese nachträglich leicht verändert werden können. Daher ist es ratsam, den Tagesabschluss täglich auszudrucken oder als PDF-Dokument zu speichern – auch für Tage ohne Buchungsvorgänge. Ausnahmen gelten für Tage außerhalb der regulären Geschäftszeiten.
Inhalt eines Kassenbuchs
Ein Kassenbuch erfordert eine physisch vorhandene Kasse mit Bargeld. Jeder Bargeldvorgang muss erfasst werden und folgende Angaben beinhalten:
- Art des Vorgangs (Einnahme oder Ausgabe)
- Datum und fortlaufende Belegnummer
- Erklärende Bezeichnung des Buchungstextes
- Betrag in Euro
- Anwendbarer Steuersatz
- Umsatzsteuer oder Vorsteuerbetrag
- Kassenbestand (Soll- und Ist-Bestand)
Für eine lückenlose Dokumentation sind alle Einzelposten zu nennen. Zu jeder Ein- und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein, da nicht belegte Einträge steuerlich nicht anerkannt werden. Ein Muster für den Kassenbuchbogen sollte auch Felder für den Nutzungszeitraum und den Firmennamen enthalten. Ein ausgedruckter Kassenbogen wird zudem mit einer Unterschrift versehen. Wichtig ist, dass der Sollkassenbestand stets mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmt.
Kassenbuch in Excel erstellen
Sie können Ihr Kassenbuch auch selbst in Excel erstellen. Dazu starten Sie Excel, wählen eine leere Arbeitsmappe und nutzen die vielfältigen Funktionen von Excel. Sie können Formeln für die automatische Berechnung der Umsatzsteuer oder des Kassenbestands einbauen. Um Fehler zu vermeiden und die Korrektheit zu gewährleisten, empfiehlt sich jedoch die Verwendung einer kostenlosen Excel-Vorlage für das Kassenbuch. [Finden Sie hier weitere Informationen zu Excel-Übungen und Arbeitsblättern.]
Vorteile eines elektronischen Kassenbuchs
Die elektronische Führung des Kassenbuchs, beispielsweise mit einer Vorlage, bietet zahlreiche Vorteile. Eine fertige Vorlage ermöglicht eine korrekte Buchführung ohne aufwendige Anleitungen und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen. Die Einreichung als PDF-Datei beim Finanzamt ist papierlos möglich, sofern die Dateien so gespeichert sind, dass eine nachträgliche Bearbeitung ausgeschlossen ist.
Sollten Sie dennoch einen Fehler korrigieren müssen, muss diese Änderung für Dritte klar ersichtlich sein. Die automatische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben erleichtert die Fehlerfindung während des Tagesabschlusses. Eine transparente Kassenbuchführung ermöglicht Ihnen stets einen klaren Überblick über Ihre Bareinnahmen und -ausgaben. [Erfahren Sie mehr über Vorlagen für die Buchhaltung in Excel.]