Die Führung eines Kassenbuchs ist für Unternehmen unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen der ordnungsmäßigen Buchführung nachzukommen. DATEV Kassenbuch online, eine browsergestützte Lösung, die integraler Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist, bietet eine moderne und effiziente Möglichkeit, Ihre Kasse elektronisch zu verwalten. Dieses Tool ermöglicht die digitale Erfassung von Kasseneingängen und -ausgängen direkt über das Internet und minimiert dadurch den Aufwand für die manuelle Buchführung.
Die Software überzeugt durch ihre durchgängige Prüfung der Eingaben während der Beleg-Erfassung, wodurch Kassen-Diskrepanzen und Unvollständigkeiten proaktiv vermieden werden. Dies stellt sicher, dass Ihre Kassenführung stets den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die Ordnungsmäßigkeit der Anwendung wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert, was Ihnen zusätzliche Sicherheit gibt. Bei der Erfassung von Kassenbelegen haben Sie zudem die Möglichkeit, direkt eine Nachricht an Ihre Steuerkanzlei zu übermitteln. Die erfassten Daten fließen über das DATEV-Rechenzentrum nahtlos in die Finanzbuchführungsprogramme von DATEV ein, wo fehlende Informationen ergänzt und die Kontierung durch Lerndateien weitgehend automatisiert werden kann.
Einrichtung und Grundfunktionen von DATEV Kassenbuch online
Bevor Sie die Vorteile von Kassenbuch online nutzen können, ist eine einmalige Einrichtung erforderlich. Ein reibungsloser Prozess wird durch die Befolgung der Anleitungen gewährleistet. Bei Bedarf steht Ihnen Ihre Kanzlei bei der Einrichtung und allen Fragen zur Seite.
Wichtige Einrichtungsschritte:
- Stellen Sie sicher, dass Ihnen die Berater- und Mandantennummer von Ihrer Kanzlei vorliegt.
- Konfigurieren Sie Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres sowie die Länge der Sachkontennummer in den Grunddaten Rechnungswesen entsprechend den Vorgaben der DATEV Rechnungswesen-Programme.
- Geben Sie die Kontonummer der Kasse ein, die im Rechnungswesen verwendet wird.
- Optional können Sie bei der Anlagen den Anfangsbestand und das dazugehörige Datum erfassen. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im DATEV Infodokument 1003170.
- Um Kassenbewegungen direkt vom Belegbild zu erfassen, muss ein Bestand für Belege online angelegt sein.
Arbeiten mit DATEV Kassenbuch online: Ein Überblick
Die Kassenübersicht
Die Kassenübersicht bietet Ihnen eine klare Darstellung aller angelegten Kassen für das ausgewählte Wirtschaftsjahr. Jede Kasse wird als Kachel angezeigt, die neben dem Kassenamen auch den aktuellen Kassenbestand zum heutigen Tag (für laufende und zukünftige Wirtschaftsjahre) oder den Endbestand des Wirtschaftsjahres (für vergangene Jahre) ausweist.
Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und orientiert sich am Arbeitsablauf des Anwenders:
- Belegerfassung: Über die Schaltfläche können Belege gescannt oder bereits digital vorliegende Belege über DATEV Dokument Upload online hochgeladen werden. Alternativ können auch die DATEV-Scan-App oder DATEV-Belegtransfer genutzt werden.
- Neue Kasse anlegen: Fügen Sie hier weitere Kassen für Ihr Unternehmen hinzu.
- Wirtschaftsjahr auswählen: Über eine Auswahlliste wählen Sie das relevante Wirtschaftsjahr aus. Mit dem Klick auf das Stiftsymbol daneben gelangen Sie in das Menü zur Bearbeitung der Wirtschaftsjahre, inklusive Jahresübernahme und Löschfunktionen. Weitere Details dazu finden Sie im Dok.-Nr. 1001120.
- Optionen: Hier verwalten Sie die Kassenstammdaten und finden Funktionen zum Import und Export von Kassenbewegungen. Über “Kassenstammdaten bearbeiten” können Sie Bezeichnungen, Kontonummern, Anfangsbestände und deren Daten einsehen und jederzeit die Bezeichnung der Kasse ändern. Beachten Sie, dass Kontonummer, Anfangsbestand und Datum des Anfangsbestands nach der Erfassung von Kassenbewegungen nicht mehr geändert werden können. In solchen Fällen ist die Anlage einer neuen Kasse notwendig.
Erfassen von Kassenbelegen
Das Video gibt Ihnen einen Einblick in die Anwendung “Kassenbuch online” und erklärt die Erfassung von Belegbildern.
Schritte zur Erfassung neuer Kassenbewegungen:
- Klicken Sie in der Kassenübersicht bei der entsprechenden Kasse auf “Erfassen”.
- Wählen Sie in der Belegauswahl entweder einen Beleg oder “Ohne Beleg erfassen”.
- Wählen Sie den Zeitraum aus.
- Erfassen Sie die Kassenbewegungen.
- Wenn ein Beleg in mehrere Positionen aufgeteilt werden soll, nutzen Sie die entsprechende Funktion, erfassen Sie die Positionen nacheinander und klicken Sie abschließend auf “Speichern”.
- Wenn ein Beleg erfasst wird und noch kein Ablageort eingestellt ist, wählen Sie unter “Belege verschieben nach” den gewünschten Ort aus und klicken Sie auf “Auswählen”.
Wichtige Hinweise:
- Sind für den Beleg OCR- oder ZUGFeRD-Daten gespeichert, werden die Felder “Beleg-Nr.” und “Einnahme/Ausgabe” automatisch vorbelegt. Sicher erkannte OCR-Daten werden grün, unsicher erkannte orange markiert.
- Der Betrag wird initial in das Feld “Einnahme” vorbelegt. Über die Funktion “Wechseln” können Sie den Betrag zwischen “Einnahme” und “Ausgabe” tauschen.
Kassenbewegungen anzeigen und bearbeiten
Die Seite “Kassenbewegungen” zeigt alle erfassten Transaktionen mit den wesentlichen Informationen für den gewählten Zeitraum an.
- Weitere Details erhalten Sie durch Klick auf die jeweilige Kassenbewegung oder im Erfassungsbericht.
- Nutzen Sie die Suchleiste, um gezielt nach Kassenbewegungen im ausgewählten Zeitraum zu suchen. Die Suche berücksichtigt Felder wie Betrag, Belegtext, Datum, Belegnummer und laufende Nummer.
- Noch nicht festgeschriebene Kassenbewegungen können problemlos geändert oder gelöscht werden. Nach dem Klick auf die Bewegung in der Übersicht öffnen sich die Bearbeitungsoptionen.
- Über die Schaltfläche “Festschreiben & Bereitstellen” werden die Kassenbewegungen unveränderbar gemacht und für die Weiterverarbeitung in den Rechnungswesen-Produkten bereitgestellt. Erst nach dem Festschreiben wird die laufende Nummer vergeben. Festgeschriebene Bewegungen werden grau, bearbeitbare schwarz dargestellt.
Nachträgliches Zuordnen von Belegbildern
Mit der entsprechenden Schaltfläche können Sie digitale Belege nachträglich zu bereits erfassten Kassenbewegungen zuordnen. Dies ist auch nach dem Festschreiben und Bereitstellen an die Finanzbuchführung möglich. Sollte die Zuordnung nach der Abholung durch die Finanzbuchführung erfolgen, kann der Beleg nicht mehr automatisch übermittelt werden, die Zuordnung erfolgt dann gegebenenfalls direkt in der Finanzbuchführung.
Für einen umfassenden Überblick über alle erfassten Kassenbewegungen empfiehlt sich der Aufruf des Erfassungsberichts (Dok.-Nr. 1001409). Weitere nützliche Informationen finden Sie im Dok.-Nr. 1001118.
Kassenbestand zählen und protokollieren
Abschließend ermöglicht die Funktion zur Erstellung eines Kassenzählprotokolls den Abgleich des physisch vorhandenen Bargeldbestands mit den Aufzeichnungen im Kassenbuch. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Überprüfung der Genauigkeit und zur Vermeidung von Unstimmigkeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Dok.-Nr. 1001730.
DATEV Kassenbuch online stellt somit eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung dar, um die Anforderungen an die digitale Kassenführung in Ihrem Unternehmen professionell zu erfüllen.