Ein Kanban-Board ist ein agiles Werkzeug, das den Arbeitsablauf visualisiert und in vielen Branchen beliebt ist, von der Softwareentwicklung bis zur Fertigung. Es schafft Transparenz, indem es den Fortschritt von Aufgaben durch verschiedene Produktionsstufen aufzeigt. Die grundlegendsten Phasen sind “Zu erledigen”, “In Arbeit” und “Erledigt”, die typischerweise als Spalten dargestellt werden. Aufgaben werden als Karten dargestellt, die sich mit dem Fortschritt durch den Produktionszyklus bewegen. Dieses Excel Kanban Board Template ermöglicht es Teams, ihren Workflow zu visualisieren und Aufgaben zu verwalten.
Die Karten enthalten wichtige Informationen wie Aufgabenname, Beschreibung, zugewiesene Person und Fälligkeitsdatum. Zusätzliche Details wie Tags, Priorität und Fortschrittsverfolgung können ebenfalls hinzugefügt werden. Diese Vorlage bietet eine kostenlose Möglichkeit, die Kanban-Methode in Excel zu nutzen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Was ist eine Kanban-Board-Vorlage?
Ein Kanban-Board ist ein agiles Werkzeug, das den Arbeitsablauf visualisiert und bei DevOps-Softwareentwicklern, Herstellern, Bauarbeitern und jedem, der ein Projekt durchführt, beliebt ist. Es schafft Transparenz in den Prozess eines Teams, indem es zeigt, wo sich die Aufgabe in Bezug auf die Produktion befindet.
Dies geschieht durch die Aufteilung eines Projekts in Phasen. Im Grunde sind diese Phasen zu erledigen, in Arbeit und erledigt. Diese werden normalerweise als Spalten auf einem Board angezeigt, sei es ein physisches Board oder eines, das in einem Softwareprogramm erstellt wurde. Aufgaben werden durch Karten dargestellt, die sich beim Fortschritt durch den Produktionszyklus von Spalte zu Spalte bewegen.
Diese Kanban-Karten sind voller wichtiger Informationen. Sie enthalten den Namen der Aufgabe und eine Beschreibung, wer für die Aufgabe zuständig ist und die Fälligkeitstermine. Es gibt oft einen Platz, um Tags, Prioritäten und sogar Verfolgungen hinzuzufügen, um zu zeigen, wie viel Prozent der Aufgabe abgeschlossen ist. Einige Kanban-Karten können Kommentare und angehängte Dateien enthalten, um die Ausführung der Arbeit weiter zu fördern.
Kanban-Board-Vorlage in Excel
Was beinhaltet diese Kanban-Board-Vorlage für Excel?
Wenn Sie die kostenlose Kanban-Board-Vorlage für Excel herunterladen, erhalten Sie eine Version der Kanban-Spalten und -Karten auf einem Excel-Blatt. Obwohl dies nicht die günstigste Art ist, das Werkzeug zu verwenden, ist es besser als keine Option zu haben. Natürlich, wenn Sie das kostenlose Kanban-Board in ProjectManager öffnen, erhalten Sie ein dynamischeres Werkzeug, das viel mehr kann als eine statische Vorlage.
Aber wir werden gleich über ProjectManager sprechen. Zuerst werfen wir einen genaueren Blick auf das Excel-Kanban-Board. Die Kanban-Vorlage ist vollständig anpassbar. Sie können Ihren Produktionszyklus beliebig aufteilen. Wir haben die Produktion in fünf Phasen unterteilt: Backlog, Zu erledigen, In Arbeit, In Überprüfung und Erledigt.
Kanban-Spalten
Excel ist kein ideales Werkzeug zum Erstellen und Verwenden von Kanban-Boards, aber unsere Vorlage tut ihr Bestes innerhalb der begrenzten Fähigkeiten von Excel. Die Kanban-Spalten geben eine Phase in der Produktion an, vom Backlog bis zur Erledigung. Sie gehen von links nach rechts und ahmen den Produktionszyklus nach.
Kanban-Karten
Unter jeder Spaltenüberschrift befinden sich die Kanban-Karten. Jede Karte ist farblich gekennzeichnet, um die Priorität darzustellen. Innerhalb der Karte befinden sich der Aufgabenname, eine kurze Beschreibung, wem sie zugewiesen ist, und das Fälligkeitsdatum. Auch hier können Sie diese Karten anpassen, um die gewünschten Informationen einzubeziehen.
Die Karten können von einer Spalte in die nächste kopiert und eingefügt werden. Das bedeutet, Sie können eine Backlog-Karte kopieren und in “In Arbeit” einfügen, wenn sie in Produktion ist. Dann kopieren und fügen Sie sie vorwärts, bis sie erledigt ist, und ändern Sie die Prioritätsfarbe nach Bedarf.
Kanban-Karte auf einer Kanban-Board-Vorlage für Excel
Warum sollten Sie diese Kanban-Board-Vorlage für Excel verwenden?
Die Verwendung einer Kanban-Board-Vorlage für Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um den Arbeitsablauf zu verstehen und den Prozess von Anfang bis Ende zu sehen. Diese Vorlage fügt auch Effizienzen hinzu, die über die Produktivität der Zusammenarbeit von Teams im gemeinsamen Bereich des Kanban-Boards hinausgehen.
Zum Beispiel reduziert die Verwendung unseres kostenlosen Excel-Kanban-Boards Statusbesprechungen. Der Status des Sprints ist auf dem Kanban-Board klar ersichtlich, indem man sich die Kanban-Karten und die darauf befindlichen Daten ansieht. Dies führt dazu, dass Teams bessere Gespräche über die sichtbare Arbeit führen.
Natürlich haben agile Teams immer noch tägliche Scrums und das Backlog muss bereinigt werden, um zu bestimmen, welche Karte in den nächsten Sprint verschoben wird. Das Kanban-Board visualisiert dies, sodass die Teammitglieder wissen, worauf sie sich konzentrieren und was sie beenden müssen, bevor sie sich einer anderen Aufgabe widmen.
Dies spricht alle Arten von Teams an, ist aber besonders hilfreich für verteilte Teams, die von verschiedenen Standorten aus an denselben Aufgaben arbeiten. Ein gemeinsames Kanban-Board erleichtert es jedem, unabhängig, aber zusammen zu arbeiten.
So verwenden Sie eine Kanban-Board-Vorlage
Sobald Sie das kostenlose Kanban-Board für Excel heruntergeladen haben, können Sie Ihre Aufgaben auf die Kanban-Karte eintragen und sie unter der entsprechenden Spaltenüberschrift platzieren. Während sich diese Kanban-Karten durch den Produktionszyklus bewegen, können Sie sie kopieren und in die nächste Spalte einfügen.
Vorlagen sind statische Dokumente und können manuell intensiv sowie frustrierend in Bezug auf den Prozess sein. Deshalb bieten wir auch ein kostenloses Kanban-Board auf ProjectManager an, eine Online-Software, die das Versprechen von Kanban-Boards als effiziente, flexible und kollaborative Projektmanagement-Tools erfüllt.
Mit ProjectManager, können Sie Ihr Team an Bord holen und deren Verfügbarkeit festlegen, um ihnen die Zuweisung zu erleichtern. Benutzerdefinierte und automatisierte Workflows können mit Aufgabenfreigaben erstellt werden, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit der Befugnis zur Genehmigung von Aufgaben diese voranbringen können. Es gibt auch Sicherheitseinstellungen zum Schutz Ihrer proprietären Arbeiten. Wir werden gleich näher darauf eingehen.
Wann Sie diese Kanban-Board-Vorlage verwenden sollten
Kanban-Boards sind, wie erwähnt, sehr beliebt bei Teams, die auf schlanke oder agile Weise arbeiten, aber sie sind auch in der Fertigung beliebt, die die Arbeit in Arbeit (WIP) begrenzt. Sie visualisiert, was zu tun ist, was in Arbeit ist und was erledigt ist. Daher ist sie nützlich für Teams, die viel Arbeit mit einer Vielzahl von Prioritäten und Größen erhalten.
Sie würden auch eine Excel-Kanban-Board-Vorlage verwenden, um Engpässe zu beseitigen, die Zeitpläne verzögern und einem Projekt unerwünschte Kosten hinzufügen können. Kanban-Boards tun dies, indem sie die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Teams und Abteilungen erleichtern. Außerdem bieten sie Transparenz, die es Managern ermöglicht, potenzielle Hindernisse zu erkennen und Ressourcen neu zuzuweisen, um diese zu vermeiden.
Wer sollte diese Kanban-Board-Vorlage für Excel verwenden?
Wie bereits erwähnt, ist eine Excel-Kanban-Board-Vorlage bei schlanken und agilen Teams beliebt. Aber es wäre selten, dass einer von ihnen die statische Vorlage verwendet, wenn sie mehr Flexibilität mit Kanban-Board-Software wie ProjectManager haben können.
Aber auch hier sind Kanban-Boards nicht exklusiv für schlanke und agile Teams. Sie sind in verschiedenen Branchen zu finden und haben von dort aus Anklang bei Teams gefunden, die einem wiederholbaren Prozess folgen und ihren Arbeitsablauf durch Transparenz verbessern möchten.
Einige bekannte Marken, die Kanban-Boards verwenden, sind Nike, Jaguar, Pixar Animation und Spotify. Aber es findet sich auch im medizinischen Bereich, wo Krankenhäuser es zur Lösung von Lieferproblemen verwenden und Hersteller von medizinischen Geräten es für die Lagerhaltung nutzen. Sogar Modehändler wie Zara verwenden Kanban-Boards für die Fertigung und die Verfolgung von Ladenbeständen.
Weitere kostenlose Projektmanagement-Excel-Vorlagen
Kanban-Boards sind nur eine Art von Projektmanagement-Tool. ProjectManager bietet kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Ihnen mehr Auswahlmöglichkeiten bei der Arbeit geben. Es gibt auch kostenlose herunterladbare Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts. Hier sind einige der beliebteren.
Gantt-Diagramm-Vorlage
Das Gantt-Diagramm ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools, insbesondere für die Wasserfall-Methodik im Bauwesen und anderen Bereichen. Diese kostenlose Vorlage für Excel organisiert Ihre Aufgaben und zeigt sie auf einer visuellen Zeitleiste an, um die gesamte Projektdauer an einem Ort zu sehen.
Projektplan-Vorlage
Sie können kein Projektmanagement-Tool verwenden, es sei denn, Sie haben zuerst den Projektplan aufgestellt. Unsere kostenlose Projektplan-Vorlage für Word erleichtert die Definition Ihres Projektumfangs, Ihrer Meilensteine, Phasen, Aufgaben und Ressourcenanforderungen. Dann können Sie das Produkt planen und budgetieren.
Projektbudget-Vorlage
Das Projektbudget ist Teil des größeren Projektplans, erfordert aber mehr Details. Die Verwendung unserer kostenlosen Projektbudget-Vorlage für Excel hilft Ihnen, besser abzuschätzen, was das Projekt kosten wird und die Notwendigkeit, später mehr Mittel zu beantragen, zu vermeiden. Sie können Arbeit, Materialien und mehr in unserer detaillierten kostenlosen Vorlage erfassen.
Verwalten von Kanban-Board-Workflows in ProjectManager
Wie wir bereits erwähnt haben, sind Vorlagen gut, aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Natürlich, wenn Sie das Kanban-Board in ProjectManager geöffnet haben, dann sind Sie sich des Unterschieds bereits bewusst. Es ist Tag und Nacht. Unsere Software ermöglicht es Ihnen, überall und jederzeit zu arbeiten und liefert Echtzeitdaten. Wir bieten Ressourcenmanagement-, Risikomanagement- und Aufgabenmanagement-Tools sowie mehrere Projektansichten, darunter Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten, Tabellen- und Kalenderansichten. Automatisieren Sie außerdem Workflows und fügen Sie Aufgabenfreigaben hinzu, um Ihre Prozesse zu optimieren.
Benutzerdefinierte Workflows und Automatisierung erstellen
Verwalten Sie Ihre Kanban-Boards mit Regeln, die den Weg einer Aufgabe bestimmen. Sie können auch die Benutzer definieren, die befugt sind, diese Aufgabe durch ihre Phasen zu bewegen, indem Sie Aufgabenfreigaben einrichten, um die Qualität Ihrer Lieferungen sicherzustellen. Es ist einfach zu automatisieren, indem Sie Auslöser einrichten, die den Status, die Priorität und vieles mehr ändern, was Teams von mühsamer Arbeit befreit und ihnen Zeit gibt, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Fortschritt und Leistung verfolgen
Wenn alle mit einer statischen Vorlage arbeiten, müssen Sie Daten manuell eingeben und können sich nie sicher sein, dass Sie mit der aktuellsten Version arbeiten. Unser Kanban-Board und alle anderen Projektansichten liefern Echtzeitdaten, die in der gesamten Software geteilt werden, einschließlich in einem Live-Dashboard, das Ihnen einen Überblick über Zeit, Kosten und vieles mehr gibt. Alles wird in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt und erfordert keine zeitaufwändige Einrichtung wie bei leichtgewichtigen Tools.
Verwandte Kanban-Inhalte
Wenn Sie immer noch nach weiteren Informationen über Kanban-Boards suchen, haben wir unten Links zu einigen verwandten Inhalten. ProjectManager ist eine leistungsstarke und sichere Projektmanagement-Software, aber es ist auch eine Online-Zentrale für alles, was mit Projektmanagement zu tun hat. Wir veröffentlichen wöchentliche Blogs und haben ausführliche Anleitungen, Videos und natürlich kostenlose Vorlagen. Hier sind einige unserer beliebteren Kanban-Beiträge.
Jetzt, da Sie die Möglichkeit hatten, sich über Kanban-Boards zu informieren, warum nicht eines in ProjectManager, unserer preisgekrönten Projektmanagement-Software, öffnen, die Ihnen hilft, Ihre Arbeit in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Schließen Sie sich Teams in Unternehmen an, die so unterschiedlich sind wie Nestle, Siemens und Avis. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.