Getränke Hoffmann, die führende Kette von Fachgeschäften für Getränke in Deutschland, durchläuft eine Phase dynamischen Wachstums, das maßgeblich durch Akquisitionen vorangetrieben wird. Mit rund 600 Standorten in ganz Deutschland stellt die Integration neuer Filialen sowie die Berücksichtigung von drei rechtlichen Einheiten eine besondere Herausforderung für die Planungslandschaft dar. Diese Notwendigkeit einer hohen Flexibilität im Planungssystem wird zusätzlich durch die saisonalen, wetterabhängigen und ereignisbezogenen Schwankungen im Getränkeabsatz verstärkt, die präzise Prognosen erschweren.
Angesichts dieser steigenden Anforderungen stieß die bisherige Planungslösung auf Basis von Excel an ihre Grenzen. Getränke Hoffmann suchte daher nach einer hochgradig anpassungsfähigen Software für Planung, Prognose, Reporting und die unternehmensweite Abbildung von Corporate Performance Management auf einer gemeinsamen Datenbank. Die Wahl fiel auf Jedox, ausschlaggebend waren die Anpassungsfähigkeit, die vertraute Excel-ähnliche Oberfläche und die einfache Integration mit SAP sowie anderen Geschäftssystemen. Constanze Perlberg, Controllerin und Projektverantwortliche, betonte zudem die Wichtigkeit, die Softwarelösung eigenständig mit ihrem Team verwalten und schrittweise erweitern zu können.
Maßgeschneiderte Planung mit Jedox
Mit Unterstützung des Jedox-Partners HICO-Group wurde eine leistungsfähige BI-Architektur implementiert und ein integriertes Unternehmensplanungssystem etabliert. Als primäre Datenquelle dient das SAP-System, welches Kassendaten der Filialen und die Warenwirtschaft umfasst. In einem Data Warehouse auf Basis der Snowflake-Plattform laufen die Daten aus verschiedenen SAP-Bereichen zusammen und werden für die Planung und Analyse in performante Datenmodelle überführt.
Bei der Datenmodellierung bildete die HICO Group die Unternehmensorganisation nach Geschäftsbereichen, Kostenstellen, Niederlassungen und Abteilungen ab. Dies ermöglicht vielfältige Analysen, Aggregationen und Detailansichten aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Der Zugriff für die Anwender erfolgt über Jedox Web oder das Jedox Excel Add-in, zukünftig ist auch der Einsatz von Microsoft Power BI als Front-End geplant.
Es kamen Jedox Finanzmodelle für GuV, Bilanz und Cashflow sowie das HR-Planungsmodell zum Einsatz. Darauf aufbauend entwickelten die HICO Group-Berater ein umfassendes, unternehmensspezifisches Planungsmodell. Die bestehende Controlling-Landschaft wurde signifikant erweitert und vertieft: So wurde beispielsweise die Filialstruktur auf 600 Kostenstellen ausgedehnt und die Kostenplanung wesentlich präziser abgebildet.
Planung, Prognose und Reporting im Fokus
Im Herzen der Jedox-Anwendung steht die GuV-Planung, die auf einer detaillierten Umsatzplanung mit täglichen Verkaufsdaten der Filialen sowie einer HR-Planung von FTEs, Zu- und Abgängen, Kapazitäten und Filialeröffnungen bzw. -schließungen basiert. Zusammen mit der Kostenstellenplanung, Investitions- und Projektplanung wird die GuV aufgebaut, aus der sich Bilanz, Cashflow und eine komplexe Konzernkostenverrechnung mit mehrstufigen Deckungsbeiträgen und einer Erlös- und Kostenrechnung über alle Filialen ableiten.
Getränke Hoffmann Zitatkarte Website 1200×630 DE
Neben der jährlichen Budgetplanung wurde ein rollierender 15-Monats-Rolling Forecast erstellt. Testweise setzt Getränke Hoffmann auch das Jedox AIssisted™ Planning-Modul zur Prognose der GuV-Entwicklung ein. Das KI-Modul generiert Vorschlagswerte für Umsatz und Kosten, die zum Abgleich mit der manuellen Planung dienen. Aufgrund der branchenüblichen zahlreichen Ausreißer im Handelsgeschäft ist die automatisierte Umsatzvorhersage zwar schwierig, die Hochrechnung der Kosten liefert jedoch präzisere Ergebnisse.
Das Controlling-Team hat sukzessive die Themen der Fachabteilungen wie Vertrieb, Marketing, IT und Einkauf nach Bedarf in das Planungsmodell integriert. Zudem wird Jedox zur Erstellung des monatlichen Reportings für die Radeberger Gruppe, die Muttergesellschaft von Getränke Hoffmann, genutzt.
Entdecken Sie Ihr Potenzial mit einer persönlichen Live-Demo.
Ergebnisse: Sofortige Plananpassungen
Getränke Hoffmann verfügt nun über ein anpassungsfähiges System, das mit dem Unternehmen wächst. Vielfältige Themen und spezifische Anforderungen lassen sich ohne Programmierung über die Bordwerkzeuge der Software abbilden. Neue Filialen werden problemlos in den Planungsprozess integriert und separat ausgewiesen, um die Konzernentwicklung in aussagekräftigen Benchmarks darzustellen.
Mit der Einführung von Jedox erfolgte die Umstellung von der bisherigen Top-Down-Planung in Excel auf eine Bottom-Up-Planung. Hilfreich für das Management ist auch das automatisierte Allokationsverfahren für Ist- und Planwerte, welches Kosten und Ergebnisse nach hinterlegten Formeln auf alle Filialen verteilt.
„Wir haben uns für Jedox entschieden, weil das System der Excel-Logik ähnelt und sehr flexibel ist. Da Controlling und interne Prozesse bei Getränke Hoffmann stetig wachsen, war dies definitiv die richtige Entscheidung und wir schätzen die Flexibilität des Systems sehr. Die Projektarbeit ist spannend wegen der vielen Gestaltungsmöglichkeiten.“
Constanze Perlberg, Senior Controller, Getränke Hoffmann GmbH
Senior Controllerin Constanze Perlberg hebt die greifbaren Vorteile hervor, die Jedox dem Unternehmen gebracht hat:
- Der tägliche Import von SAP-Daten in Jedox ermöglicht schnellere und flexiblere Analysen.
- Die Akzeptanz bei den beteiligten Fachabteilungen ist hoch. Excel- und Kopierfehler werden vermieden, und die Drill-Through-Funktion gibt den Fachbereichen eine deutlich größere Transparenz über ihre Kosten.
- Anpassungen von Daten während der Planungsprozesse sind sofort für alle sichtbar und zugänglich.
- Die Reports bieten einen klaren Mehrwert in Bezug auf Optik und Flexibilität.
- Neue Anforderungen können zügig umgesetzt werden.