In der täglichen Buchhaltung treten gelegentlich Fehler bei der Dateneingabe auf. Zwar verfügt SAP über zahlreiche Funktionen zur Verhinderung solcher Fehler, doch manchmal werden Buchungen fehlerhaft vorgenommen und müssen korrigiert werden. Selbst wenn ein Beleg bereits ausgeglichen wurde, gibt es Möglichkeiten, die ursprüngliche Buchung zu stornieren und zu korrigieren. Wichtig ist zu verstehen, dass aufgrund der Integration verschiedener Module die Stornierung von Standard-SAP-Transaktionen oft mehrere Schritte erfordert.
Der nachfolgend beschriebene Prozess befasst sich mit einer Zahlung und einer Rechnung. In diesem Fall wurde eine Zahlung für eine fehlerhafte Lieferantenrechnung vorgenommen. Ich werde zunächst demonstrieren, wie der Ausgleichsbeleg (die Zahlung) storniert wird, und anschließend die erforderlichen FI-Belege stornieren, um die Salden wieder auf den Stand vor der Buchung der fehlerhaften Rechnung zu bringen.
Korrekturen in SAP: Die Rolle von FB08 und FBRA
Wenn es um die Korrektur von Buchungen in SAP geht, spielen die Transaktionscodes (T-Codes) FB08 und FBRA eine zentrale Rolle. Während FB08 zur Stornierung “normaler” FI-Belege dient, die nicht als Ausgleichsbelege gelten, wird FBRA speziell für die Stornierung von “Ausgleichsbelegen” wie Zahlungsvorgängen eingesetzt. Die korrekte Anwendung dieser T-Codes ist entscheidend, um die Integrität der Finanzdaten zu wahren und Salden korrekt wiederherzustellen.
Schritt 1: Den Ausgleichsbeleg stornieren (FBRA)
Es gibt Situationen, in denen nach der Buchung eines Ausgleichsbelegs eine Stornierung erforderlich ist. Diese Anleitung erklärt, wie Sie den T-Code FBRA zur Stornierung eines solchen Belegs verwenden.
Lieferantensaldo prüfen (FK10N)
Vendor balance check in SAP
Bevor Sie mit der Stornierung beginnen, ist es ratsam, den Saldo des betreffenden Lieferanten zu überprüfen. Dies gibt Ihnen einen klaren Überblick über die bestehenden offenen Posten und geleisteten Zahlungen.
- Lieferantenummer
- Buchungskreis
- Prüfungsjahr
Klicken Sie auf die Schaltfläche um fortzufahren.
Detailed vendor balance overview
Diese Ansicht zeigt, dass Rechnungen und deren Zahlungen im selben Zeitraum erfasst wurden. Ein Doppelklick auf das Feld “Saldo” (in Grün hervorgehoben) zeigt die Belegdetails an.
Line item details for vendor balance
Hier sehen Sie, dass jede Rechnung (Belegart KR in der Spalte “Art”) bezahlt wurde (Belegart ZP). Die Spalte “Beleg-Nr.” enthält die ursprüngliche Rechnungs- oder Zahlungsbelegnummer. Die Spalte “Ausgl.-Beleg” ist die Nummer des Ausgleichsbelegs, die in diesem Fall mit der Zahlungsbelegnummer identisch ist. Für diese Demonstration möchten wir die Zahlung von 6.000 EUR rückgängig machen und müssen daher den Ausgleichsbeleg 2000000008 stornieren.
SAP transaction codes for reversals
Confirming document reversal
Sie werden zwei verschiedene T-Codes bemerken. FB08 ist für die Stornierung eines normalen FI-Belegs, der kein Ausgleichsbeleg ist, während FBRA zur Stornierung von “Ausgleichsbelegen” wie Zahlungsbelegen verwendet wird.
- Belegnummer eingeben
- Buchungskreis eingeben
- Geschäftsjahr eingeben
- Klicken Sie nun auf
Confirmation dialog for document reversal- Wenn dieses Pop-up erscheint, wählen Sie fast immer “Zurücksetzen und stornieren”. Wählen Sie nur selten “Nur zurücksetzen”.
Confirmation dialog for document reversal
SAP reversal reason selection
Wählen Sie den Stornierungsgrund 04, da Sie nur im aktuellen Geschäftsjahr buchen können, auch wenn der ursprüngliche Beleg in einer geschlossenen Periode gebucht wurde. Drücken Sie, um fortzufahren. Zuerst erscheint ein Pop-up, das besagt, dass 2000000008 zurückgesetzt wurde, und dann erhalten Sie diesen neuen Beleg:
New document after reversal
Gehen Sie nun zu FB03, um den Stornierungsbeleg anzuzeigen.
Displaying the reversal document
Hier sehen Sie, wie der Stornierungsbeleg aussieht. Wenn Sie auf die Kopfzeilentaste klicken, sehen Sie das Pop-up mit den Belegkopfdetails, in dem der ursprüngliche Zahlungsbeleg, der storniert wurde, hervorgehoben ist. Kehren Sie nun zu FK10N zurück, um den Lieferantensaldo anzuzeigen.
Updated vendor balance after clearing reversal
Ein Doppelklick auf den in Grün hervorgehobenen Betrag zeigt die Zeilenpostendetails.
Line item details after clearing reversal
Nun gibt es eine offene Rechnung, die auf Bezahlung wartet. Wenn die Rechnung das ursprüngliche Problem war, fahren Sie mit der Stornierung des Rechnungsbelegs fort. Da es sich um einen weiteren FI-Beleg handelt, können wir den T-Code FB08 verwenden, da es sich nicht um einen Ausgleichsbeleg handelt.
Schritt 2: Den FI-Beleg stornieren (FB08)
Jetzt möchten wir den ursprünglichen Rechnungsbeleg stornieren.
Entering original document for reversal
- Geben Sie die ursprüngliche Belegnummer ein, die storniert werden soll.
- Geben Sie den Buchungskreis und das Geschäftsjahr ein.
- Geben Sie erneut den Stornierungsgrund 04 und ein Buchungsdatum im aktuellen Monat ein.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, um den Beleg zu buchen.
Überprüfen wir nun erneut den Lieferantensaldo mit FK10N.
Final vendor balance after both reversals
Der Lieferantensaldo ist nun wieder Null, aber wir haben zwei neue Belege. Der Beleg “KA” ist die Stornierung der ursprünglichen Rechnung und der Beleg “ZP” ist die Stornierung des Zahlungsbelegs. Dieser zweistufige Prozess ist notwendig, da Belege sowohl im MM-Modul als auch im FI-Modul storniert werden.
Fazit: Die Stärke der SAP-Integration
Dieser Prozess demonstriert eindrucksvoll, wie integriert SAP ist. Er unterstreicht, dass SAP über Werkzeuge zur Stornierung fehlerhafter Buchungen verfügt und dass es einen logischen Fluss für die Stornierungsbelege gibt. Das Verständnis der Unterschiede und korrekten Anwendung von FB08 für allgemeine FI-Belege und FBRA für Ausgleichsbelege ist für eine effektive Buchhaltung in SAP unerlässlich. Durch die Beherrschung dieser T-Codes können Anwender sicherstellen, dass finanzielle Korrekturen präzise und effizient durchgeführt werden, was zu akkuraten Finanzberichten führt und das Vertrauen in die Datenintegrität stärkt.