Im Finanzwesen eines Unternehmens ist die Abwicklung von Ausgangszahlungen ein Kerngeschäft. SAP Financial Accounting (FI) bietet hierfür verschiedene Wege an. Während der automatisierte Zahlungsverkehr über die Transaktion F110 die gängigste Methode für Massenzahlungen darstellt, sind manuelle Zahlungen unerlässlich für spezifische Anforderungen. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Transaktion F-53, eine wichtige Funktion für das manuelle Buchen von Ausgangszahlungen in SAP, und beleuchtet ihre Anwendung sowie ihre Abgrenzung zu ähnlichen Transaktionen wie F-58.
Der Hauptunterschied zwischen F-53 und F-58 liegt in der Ausgabe: F-58 druckt physische Zahlungsträger (z. B. Schecks), während F-53 dies nicht tut. Beide Transaktionen generieren jedoch einen Zahlungsbeleg, der offene Kreditorenrechnungen ausgleicht und das Hauptbuch aktualisiert. Das Verständnis dieser manuellen Prozesse ist entscheidend für eine präzise und flexible Finanzbuchhaltung in SAP.
Vergleich der Zahlungsmethoden in SAP FI
Bevor wir uns detailliert mit F-53 beschäftigen, ist es hilfreich, die verschiedenen Optionen für Ausgangszahlungen in SAP FI zu verstehen.
Automatischer Zahlungsverkehr (F110)
Die Transaktion F110 ist das Rückgrat für die Verarbeitung großer Mengen von Zahlungen. Sie ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenrechnungen und andere Zahlungsverpflichtungen gebündelt zu verarbeiten. Vorteile sind:
- Effizienz: Automatisches Finden und Ausgleichen offener Posten.
- Kontrolle: Umfangreiche Parameter für die Zahlungsselektion.
- Skalierbarkeit: Ideal für Unternehmen mit hohem Zahlungsvolumen.
Diese Methode wird typischerweise für regelmäßige Lieferantenzahlungen verwendet, die nach einem festen Zeitplan erfolgen.
Manueller Zahlungsverkehr (F-53 und F-58)
Manuelle Zahlungen sind für Fälle konzipiert, in denen eine automatisierte Abwicklung nicht praktikabel oder wünschenswert ist. Dies kann bei dringenden Zahlungen, Einmalzahlungen oder speziellen internen Buchungen der Fall sein.
F-53: Buchen Ausgangszahlung
F-53 ist die bevorzugte Transaktion, wenn eine Zahlung gebucht werden soll, aber kein physischer Zahlungsträger wie ein Scheck erforderlich ist. Dies ist oft der Fall bei:- Banküberweisungen, bei denen die Überweisung direkt über das Online-Banking des Unternehmens initiiert wird und SAP lediglich den Buchungsvorgang abbilden soll.
- Internen Verrechnungen oder sofortigen Ausgleichen von kleineren Beträgen.
- Zahlungen, die bereits außerhalb von SAP veranlasst wurden und lediglich in der Buchhaltung erfasst werden müssen.
F-58: Ausgangszahlung mit Scheck
Im Gegensatz dazu wird F-58 verwendet, wenn ein Scheck gedruckt werden muss. Die Transaktion umfasst die Buchung der Zahlung und die Ansteuerung der Druckprogramme für Scheckformulare.
Die Wahl zwischen automatischen und manuellen Zahlungen hängt von den spezifischen Geschäftsprozessen, der Dringlichkeit und der Art des Zahlungsträgers ab. Für tiefere Einblicke in die Welt von SAP, insbesondere im Bereich der Finanzbuchhaltung, kann man sich an Experten wie gerd oswald sap wenden.
Detaillierte Anleitung: Manuelle Ausgangszahlung mit F-53 buchen
Um eine manuelle Ausgangszahlung in der Kreditorenbuchhaltung zu erstellen, folgen Sie dem Anwendungspfad im SAP Easy Access Menü: Rechnungswesen > Finanzwesen > Kreditorenbuchhaltung > Beleg erfassen > Ausgangszahlung > F-53 – Buchen, wie in der Abbildung unten gezeigt.
SAP Easy Access Menü: Pfad zur Transaktion F-53 für Ausgangszahlungen
Doppelklicken Sie auf F-53 – Buchen, um den Bildschirm Ausgangszahlung buchen: Kopfdaten zu öffnen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Die Felder, die in den Kopfdaten mit vorbelegten Werten erscheinen, können je nach Systemkonfiguration und Bearbeitungsoptionen variieren. In diesem Beispiel wurden Werte in die Felder Buchungsdatum, Periode, Belegart, Währung/Kurs und Buchungskreis voreingetragen. Wir haben Werte in die Felder Belegdatum und Referenz eingegeben, um die spezifische Zahlung zu kennzeichnen und einen klaren Bezug herzustellen.
Kopfdaten der manuellen Ausgangszahlung in F-53 erfassen
Im Bereich Bankdaten haben wir eine Bank-Sachkontonummer in das Feld Konto eingegeben. Dieses Konto ist relevant für die Verbuchung der Zahlung. Das Feld Betrag wurde mit dem Betrag der Kreditorenrechnung gefüllt, der bezahlt werden soll. Im Bereich Offene-Posten-Auswahl haben wir die Kreditorennummer in das Feld Konto eingegeben, um den Lieferanten zu identifizieren, dessen Rechnungen ausgeglichen werden sollen. Unter Weitere Selektionen haben wir das Optionsfeld Betrag ausgewählt, was nützlich ist, wenn Sie eine spezifische Rechnung anhand ihres Betrags suchen.
Nachdem alle Feldwerte eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Offene Posten bearbeiten oben links auf dem Bildschirm.
Nun öffnet sich der Bildschirm Ausgangszahlung buchen: Selektionskriterien eingeben (siehe nächste Abbildung). In diesem Beispiel haben wir den Betrag der Kreditorenrechnung in die Felder Von und Bis eingegeben. Dies dient dazu, die spezifischen offenen Posten, die ausgeglichen werden sollen, weiter einzugrenzen. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Offene Posten bearbeiten.
Selektionskriterien für offene Posten in SAP F-53 eingeben
Der Bildschirm Ausgangszahlung buchen: Offene Posten bearbeiten wird geöffnet, wie in der letzten Abbildung gezeigt. Hier sehen Sie die zur Zahlung ausgewählte Kreditorenrechnung. Mit der ausgewählten Kreditorenrechnung klicken Sie auf das Symbol Sichern.
Offene Lieferantenrechnung zur Zahlung mit F-53 auswählen und bearbeiten
Das System erstellt einen Ausgleichsbeleg, und der Status der Rechnung ändert sich von Offen zu Ausgeglichen. Dieser Ausgleichsvorgang dokumentiert die Begleichung der Verbindlichkeit und ist ein wichtiger Schritt im Procure-to-Pay-Prozess.
Vorteile und Best Practices für F-53
Transaktion F-53 ist besonders geeignet für:
- Ad-hoc-Zahlungen: Wenn schnelle, unplanmäßige Zahlungen erforderlich sind.
- Interne Abstimmungen: Zur Buchung von Verrechnungen oder Korrekturen, die keinen physischen Geldfluss erfordern.
- Abstimmung von Kontoauszügen: Wenn Zahlungen manuell über das Bankkonto getätigt und anschließend in SAP FI gebucht werden müssen, um die Bücher abzustimmen.
Für eine effiziente Nutzung von F-53 empfiehlt es sich, die offenen Posten des Kreditors vorab zu prüfen und stets die korrekten Bankdaten zu verwenden. Eine sorgfältige Pflege der Stammdaten ist hierbei von höchster Bedeutung.
Fazit
Die Transaktion F-53 ist eine der wesentlichen Optionen, die Ihnen in SAP FI zur Verfügung stehen, um manuelle Ausgangszahlungen zu buchen. Sie ist ein unverzichtbares Werkzeug für flexible und schnelle Zahlungsabwicklungen, insbesondere wenn keine Scheckausgabe erforderlich ist. Das Verständnis des Procure-to-Pay-Prozesses, zu dem F-53 gehört, ist fundamental für jeden, der mit SAP FI arbeitet. Solche Transaktionen sind wichtige Bausteine für das Verständnis komplexerer SAP-Systeme und zukünftiger Entwicklungen wie sap horizon. Durch die Beherrschung dieser Transaktion tragen Sie maßgeblich zu einer präzisen und transparenten Finanzbuchhaltung bei und legen den Grundstein für ein tieferes Verständnis der SAP-Finanzwelt.