Die Buchhaltung ist das Herzstück jedes Unternehmens, und in der digitalen Ära spielt Software eine entscheidende Rolle bei der effizienten Abwicklung finanzieller Transaktionen. SAP ist dabei eine der führenden Lösungen weltweit. Für Anwender, die täglich mit dem Hauptbuch arbeiten, ist der Transaktionscode F-02 SAP von zentraler Bedeutung. Dieser Artikel bietet einen detaillierten Einblick in die Funktionalitäten, den Ablauf und die wesentlichen Konzepte rund um die allgemeine Buchung in SAP F-02, um Ihnen zu helfen, Ihre Finanzprozesse zu optimieren und die Funktionsweise dieses mächtigen Tools vollständig zu verstehen.
Funktionalitätsübersicht von F-02 SAP
Der Transaktionscode F-02 SAP ermöglicht die Erstellung von Buchhaltungsbelegen im SAP-System. Diese Funktion kommt zum Einsatz, wenn Sie ein Dokument erhalten, das eine monetäre Transaktion abbildet und in Ihrem Journal erfasst werden muss. Ähnlich wie ein physisches Dokument, das Sie in Ihrem Büro erhalten, hat SAP eine Belegstruktur, die aus Kopf- und Positionsinformationen besteht.
Ein Screenshot zeigt die Benutzeroberfläche des SAP F-02 Transaktionscodes für die allgemeine Buchung
Im Kopfbereich werden gemeinsame Informationen für alle nachfolgenden Positionen erfasst, wie zum Beispiel der Buchungskreis, das Buchungsdatum oder die Währung. In den Positionen werden die Details des Eintrags erfasst, wie der zu verwendende Kontocode, der Betrag und die Kostenstelleninformationen (Abteilungsinformationen, die für die Kostenallokation identifiziert werden müssen).
Dies ist die Hauptfunktionalität von F-02 SAP, aber SAP bietet auch weitere Funktionen, von denen einige automatisch ablaufen:
- Buchung ins Hauptbuch/Nebenbuch
- Simulation von Journaleinträgen
- Automatische Steuerberechnung
Bildschirmablauf im Überblick
Der Ablauf beginnt mit der Eingabe der Kopfdaten, gefolgt von den Positionsdaten und einer Simulation. Werden keine Fehler gefunden, ist der letzte Schritt das Buchen. Nach der Buchung kann der erstellte Buchhaltungsbeleg angezeigt werden.
Ein Screenshot zeigt den dreistufigen Workflow des F-02 Transaktionscodes mit Eingabe, Simulation und Buchung
Detailansicht des Bildschirmablaufs
Lassen Sie uns die Details der einzelnen Bildschirme genauer betrachten.
Kopfdaten eingeben
Der erste Bildschirm erscheint wie folgt, wo die grundlegenden Informationen für den Buchungsbeleg erfasst werden. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Felder Pflichtfelder sind; die Einstellung der Pflicht- und optionalen Felder hängt vom jeweiligen Szenario ab und sollte in Ihrer Systemumgebung überprüft werden.
Ein Screenshot zeigt das Eingabefenster für Kopfdaten im SAP F-02 Transaktionscode
Die Bedeutung der einzelnen Felder ist wie folgt:
| # | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Belegdatum | Datum, an dem das Originaldokument erstellt wurde. |
| ② | Belegart | Typ zur Kategorisierung von Buchhaltungsbelegen. Wird aus vordefinierten Belegarten entsprechend den Transaktionsmerkmalen ausgewählt (z.B. Anlage, Gutschrift, etc.). |
| ③ | Buchungskreis | Buchungskreis zur Identifizierung des Unternehmens, das den Journaleintrag aus diesem Buchhaltungsbeleg erfasst. |
| ④ | Buchungsdatum | Datum, an dem der Buchhaltungsbeleg im System gebucht wird. Der Standardwert ist das Systemdatum (heute). |
| ⑤ | Buchungsperiode | Buchungsperiode, in der der Buchhaltungsbeleg gebucht wird. Wird automatisch durch das Buchungsdatum bestimmt. |
| ⑥ | Währung/Kurs | Währung, die für den Buchhaltungsbeleg verwendet wird. Wenn eine andere Währung als die Hauswährung ausgewählt wird, kann auch der Wechselkurs angegeben werden. (Standardwerte hierfür können im Voraus festgelegt werden). |
| ⑦ | Belegnummer | Eindeutige Identifikationsnummer zur Bestimmung des Buchhaltungsbelegs in derselben Buchungsperiode. Das System generiert diese Nummer automatisch, sobald der Buchhaltungsbeleg gespeichert wird. |
| ⑧ | Umrechnungsdatum | Datum zur Bestimmung des geeigneten Devisenkurses. Dies wird nur verwendet, wenn die Währung als andere Währung als die lokale eingestellt ist. |
| ⑨ | Referenz | Referenzinformationen für den zu erstellenden Buchhaltungsbeleg. Wenn ein Vorgängerbeleg existiert, werden dessen Nummern in der Regel eingegeben. |
| ⑩ | Anzahl der buchungskreisübergreifenden Transaktionen | Feld zur Angabe des Empfängerunternehmens usw. |
| ⑪ | Belegkopftext | Erläuternde Informationen für den Buchhaltungsbeleg. |
| ⑫ | Geschäftsbereich Handelspartner | Feld zur Angabe des Geschäftsbereichs. Wird verwendet, wenn eine Eliminierung konzerninterner Transaktionen im Geschäftsbereich erforderlich ist. |
Es ist entscheidend, die Kopfdaten korrekt zu erfassen, da sie die Grundlage für alle nachfolgenden Buchungspositionen bilden. Eine genaue Erfassung stellt sicher, dass der Beleg korrekt im System verarbeitet wird und alle relevanten Informationen für Berichte und Analysen zur Verfügung stehen. In vielen Unternehmen werden interne Richtlinien für die Verwendung und Pflege dieser Felder festgelegt, um eine konsistente Datenqualität zu gewährleisten.
Positionen eingeben
Im unteren Bereich des ersten Bildschirms befinden sich Felder zur Eingabe der Positionen.
Ein Screenshot zeigt den Bereich zur Eingabe von Buchungspositionen im SAP F-02 Transaktionscode
| # | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Buchungsschlüssel | Feld zur Bestimmung von Soll/Haben für die Position und des Ledgers, in das der Eintrag gebucht wird. |
| ② | Kontocode | Code zur Identifizierung des bei der Buchung verwendeten Kontos. |
| ③ | Sonderhauptbuch-Kennzeichen | Feld für spezielle Transaktionen (Anzahlung, erhaltene Anzahlung, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen usw.). |
| ④ | Anlagen-Transaktionstyp | Feld, das bei Transaktionen für das Anlagevermögen verwendet wird. |
Die folgenden Buchungsschlüssel werden häufig verwendet, daher kann es sinnvoll sein, diese zu memorisieren:
| Verwendung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Sachkonto | 40 | 50 |
| Debitorenkonto | 01 | 11 |
| Debitorenkonto (Sonder) | 09 | 19 |
| Kreditorenkonto | 21 | 31 |
| Kreditorenkonto (Sonder) | 29 | 39 |
| Anlagekonto | 70 | 75 |
Wenn ein Debitorenkonto gebucht wird, wird der Buchhaltungsbeleg in das Debitoren-Nebenbuch gebucht. Bei einem Kreditorenkonto erfolgt die Buchung in das Kreditoren-Nebenbuch und bei einem Anlagekonto in das Anlagen-Nebenbuch. Um die Komplexität der Datenverwaltung zu steuern, können moderne Softwarelösungen wie outlook 365 thunderbird dabei helfen, den Überblick über wichtige Kommunikationsflüsse zu behalten.
Nachdem Buchungsschlüssel und Kontocode eingegeben wurden, wechselt der Bildschirm zur Positionsdetailansicht für die erste Zeile. Hier geben Sie detaillierte Informationen für die erste Positionszeile ein und anschließend den Buchungsschlüssel oder Kontocode für die nächste Positionszeile. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis alle Positionen erfasst sind.
Ein Screenshot zeigt die detaillierte Eingabemaske für einzelne Buchungspositionen
| # | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| ① | Betrag | Gesamtbetrag für die Positionszeile einschließlich Steuern. |
| ② | Steuercode | Code zur Identifizierung der entsprechenden Besteuerung für die Positionszeile (z.B. 5%, 10%, etc.). |
| ③ | Steuern automatisch berechnen | Kennzeichen zur Identifizierung, ob eine automatische Steuerberechnung erforderlich ist oder nicht. Wenn aktiviert, wird während der Buchung der Steuerbetrag automatisch berechnet und ein Eintrag generiert, z.B. für vorläufige Umsatzsteuer. |
| ④ | Kostenstelle | Abteilungsinformation zur Zuordnung von Kosten. |
| ⑤ | Menge | Menge, falls die Transaktion mit Anlagevermögen zusammenhängt. |
| ⑥ | Neuer Buchungskreis | Buchungskreis für die nächste Positionszeile. |
Wenn die Zeile, die Sie bearbeiten, die letzte Positionszeile ist, können Sie einfach ein ‘*’ in das Betragsfeld eingeben. Dies bedeutet, dass der Saldo für die Positionszeile eingetragen wird. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, da der verbleibende Betrag automatisch dem Saldo zugewiesen wird. Die Nutzung solcher effizienten Funktionen ist vergleichbar mit dem Anlegen von serienbrief mit thunderbird, was ebenfalls darauf abzielt, manuelle Arbeit zu minimieren und die Genauigkeit zu erhöhen.
Ein Screenshot zeigt das Betragsfeld, in dem ein Sternchen für den Saldo eingegeben werden kann
Simulation
Nachdem Sie alle Positionszeilen erfasst haben, simulieren Sie den Eintrag.
Ein Screenshot zeigt die Option zur Simulation eines Buchungseintrags
Durch die Simulation werden die Einträge aufgelistet und angezeigt. Wenn Sie einen zu korrigierenden Eintrag finden, können Sie diesen durch Doppelklicken bearbeiten.
Ein Screenshot zeigt die Ergebnisse der Buchungssimulation mit Soll- und Habenpositionen
Das Ergebnis kann hier je nach Status des Feldes “Steuern automatisch berechnen” unterschiedlich ausfallen. Wenn das Kennzeichen aktiviert ist und der Saldo von Soll/Haben keine Probleme aufweist, wird der Steuerbetrag automatisch berechnet und eine zusätzliche Positionszeile eingefügt. Der obige Screenshot zeigt auf der linken Seite den Fall ohne Aktivierung des Kennzeichens und auf der rechten Seite den Fall mit Aktivierung.
Buchen & Anzeigen
Wenn die Simulationsergebnisse in Ordnung sind, können Sie den Eintrag buchen. Nach der Buchung wird ein Buchhaltungsbeleg generiert und die Belegnummer auf dem Bildschirm angezeigt.
Mit der Anzeigefunktion können Sie den erstellten Buchhaltungsbeleg einsehen.
Bitte beachten Sie, dass Sie den Eintrag vor der Buchung bearbeiten können. Nach der Buchung ist dies jedoch nicht mehr möglich. Sollten Sie immer noch Anpassungen vornehmen müssen, müssen Sie den Eintrag mit einer anderen Buchung stornieren oder anpassen. Die genaue Einhaltung von Vorschriften, wie z.B. der thunderbird dsgvo, ist in solchen sensiblen Bereichen von höchster Bedeutung.
Ein Screenshot zeigt einen gebuchten Buchungsbeleg mit der Belegnummer im SAP-System
Belegart
Die Belegart wird als Schlüsselinformation für den Buchhaltungsbeleg verwendet. Diese wird jeder Buchhaltungsbelegkopfebene zugewiesen. Je nach den Merkmalen der Finanzbuchhaltung wird diese Belegart separat definiert.
Sprechen wir über die Verwendung der Belegart. Wenn Sie beispielsweise vergangene Finanztransaktionen im Zusammenhang mit dem Anlagevermögen extrahieren möchten, können Sie die Belegart verwenden, die der Transaktion des Anlagevermögens zugewiesen ist, da die Belegart nach Finanztransaktionsmerkmalen definiert wird.
Belegarten können nach den Anforderungen des Benutzers definiert werden, aber die SAP-Standardfunktionalität bietet häufig verwendete Belegarten. Die folgenden sind solche, die von der SAP-Standardfunktionalität bereitgestellt und häufig verwendet werden:
| Belegart | Verwendung |
|---|---|
| AA | Für die Anlagenbuchhaltung |
| DR | Für die Fakturierung an Kunden |
| DZ | Für die Zahlung des Kunden |
| KR | Für die Rechnung des Lieferanten |
| ZP | Für die Zahlung an den Lieferanten |
| SA | Für die Hauptbuchhaltung |
Der Transaktionscode OBA7 führt Sie zum Bildschirm zum Anzeigen/Anpassen der Belegarten. Wenn Sie neue Belegarten definieren, müssen Sie die Nummernkreiszuordnung, die für die Belegart zulässigen Kontenarten und so weiter angeben.
Ein Screenshot zeigt die Konfiguration der Belegarten im SAP-System (OBA7)
Ein weiterer Screenshot zeigt detaillierte Einstellungen einer spezifischen Belegart, inklusive Nummernkreis und erlaubter Kontenarten
Buchungsschlüssel
Der Buchungsschlüssel ist eine Schlüsselinformation, die auf Positionsebene im Buchhaltungsbeleg zugewiesen wird. Je nach Buchungsschlüssel wird bestimmt, wie die Buchhaltungsbelegpositionen gebucht werden.
Identifikation der Kontenart
Wenn ein Buchhaltungsbeleg in ein Nebenbuch gebucht werden muss, verwendet SAP den Kunden- oder Lieferantencode, um zu identifizieren, welches Nebenbuch das Ziel-Nebenbuch sein soll.
Im Buchhaltungsbeleg sind die verfügbaren Informationen der Kontocode und der Buchungsschlüssel. Anhand des Buchungsschlüssels identifiziert SAP, ob der Kontocode ein Kunden- oder Lieferantencode ist, was als Kontenart bezeichnet wird.
Die Kontenart ist eine Information, die angibt, zu welchem Nebenbuch (Kunde, Lieferant, Anlage, Material oder Hauptbuch) der Kontocode gehört.
Mit anderen Worten: Durch den der Buchhaltungsbelegposition zugewiesenen Buchungsschlüssel bestimmt SAP die Kontenart für die Position und ihren Kontocode.
Identifikation von Soll/Haben
Wie bereits erwähnt, wird der Buchungsschlüssel verwendet, um zu bestimmen, ob die Buchhaltungsbelegposition eine Soll- oder Habenposition ist.
Feldsteuerung
Eine Buchhaltungsbelegposition hat viele Felder. Durch den Buchungsschlüssel werden einige davon gesteuert, um ausgeblendet oder auf dem Bildschirm angezeigt zu werden.
Der Transaktionscode OB41 führt Sie zum Bildschirm zum Anzeigen/Anpassen des Buchungsschlüssels. Hier können Sie Soll/Haben, Kontenart, für die Stornierung verwendeter Buchungsschlüssel und Feldeinstellungen wie Unterdrücken (ausgeblendet), Pflichtfeld oder optionaler Eintrag definieren. Selbst bei der Anpassung komplexer Buchhaltungssysteme können Tools zur Datenorganisation und -kommunikation, wie sie etwa im Kontext von opera thunderbird existieren, eine wichtige Rolle spielen.
Ein Screenshot zeigt die Konfiguration der Buchungsschlüssel im SAP-System (OB41)
Ein weiterer Screenshot zeigt die detaillierten Einstellungen eines spezifischen Buchungsschlüssels, einschließlich Soll/Haben-Kennzeichen und Feldstatusgruppen
Die folgenden Buchungsschlüssel werden häufig verwendet (erneute Anzeige):
| Verwendung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Sachkonto | 40 | 50 |
| Debitorenkonto | 01 | 11 |
| Debitorenkonto (Sonder) | 09 | 19 |
| Kreditorenkonto | 21 | 31 |
| Kreditorenkonto (Sonder) | 29 | 39 |
| Anlagekonto | 70 | 75 |
Buchung in Fremdwährung
Wenn Sie Transaktionen zwischen Fremdwährung und lokaler Währung buchen möchten, müssen Sie die Fremdwährung im ersten Bildschirm der allgemeinen Buchung angeben.
Betrachten wir ein Beispiel: Nehmen wir an, wir überweisen jetzt ein Bankkonto in lokaler Währung auf ein solches in Fremdwährung. Hier sei die lokale Währung JPY und die Fremdwährung USD.
Ein Screenshot zeigt die Eingabe der Fremdwährung USD im Kopfbereich des F-02 Transaktionscodes
Dies ist der erste Bildschirm. Die Währung ist auf USD als Fremdwährung eingestellt, und der Kontocode für die erste Positionszeile des Buchungsschlüssels 40 ist als Kontocode für USD eingestellt.
Bei dieser Transaktion findet ein Wechsel von JPY zu USD statt, und der Kurs kann auf folgende drei Arten ausgewählt werden:
- Wechselkurs wird durch das Buchungsdatum bestimmt (dies ist der Fall des Screenshots).
- Wechselkurs wird manuell vom Benutzer eingegeben.
- Umrechnungsdatum wird manuell vom Benutzer eingegeben ⇒ Basierend auf dem Datum wird der Wechselkurs bestimmt.
Der Wechselkurs selbst wird im Voraus durch eine Kombination aus Von-/Zu-Währung und Periode definiert. Wenn der Wechselkurs nicht manuell eingegeben wird, wird der auf die Transaktion anzuwendende Wechselkurs aus den vordefinierten Kursen ausgewählt.
Ein Screenshot zeigt die Details einer Buchungsposition mit dem Währungsbetrag und dem automatischen Wechselkurs
Auf Positionsebene müssen Sie den Betrag angeben. Wenn Sie in diesem Fall den Betrag in USD eingeben, wird der Betrag in JPY automatisch berechnet. Wenn Sie zuerst den Betrag in JPY eingeben, wird der Betrag in USD automatisch berechnet. Sie müssen also nicht beide eingeben.
Wenn die Buchung durchgeführt ist, sehen Sie in der Hauptbuchansicht des Buchhaltungsbelegs, dass das Bankkonto in lokaler Währung JPY in Fremdwährung USD umgerechnet wurde.
Fazit
Der Transaktionscode F-02 SAP ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Erfassung von Buchhaltungsbelegen im SAP-System. Er ermöglicht eine detaillierte und strukturierte Erfassung von Finanztransaktionen, von den Kopfdaten bis zu den einzelnen Positionen. Durch das Verständnis der Belegarten und Buchungsschlüssel können Anwender die Funktionalität von F-02 SAP optimal nutzen, um präzise und systemkonforme Buchungen durchzuführen.
Der Buchungsschlüssel steuert, ob die Buchhaltungsbelegposition eine Soll- oder Habenposition ist und welcher Kontenart sie zugeordnet wird. Basierend auf der Kontenart wird das Ziel-Nebenbuch identifiziert, in das gebucht werden soll, und wenn der Buchhaltungsbeleg gebucht wird, wird derselbe Eintrag im Ziel-Nebenbuch gebucht. Die Möglichkeit zur Simulation vor der endgültigen Buchung bietet zudem eine wichtige Fehlerprüfung und erhöht die Datenqualität. Wer sich tiefer mit der Organisation von Daten und Nachrichten auseinandersetzt, könnte auch Konzepte wie thunderbird gruppenmail für eine effiziente Kommunikation als nützlich empfinden, auch wenn dies einen anderen Kontext betrifft. Ein fundiertes Wissen über F-02 SAP ist somit essenziell für jeden, der im Finanzbereich eines Unternehmens mit SAP arbeitet und einen wichtigen Beitrag zur Genauigkeit und Transparenz der Buchführung leisten möchte.