Für das Jahr 2026 präsentieren wir Ihnen hier eine kostenlose und äußerst praktische Urlaubsplanung für kleinere und mittlere Unternehmen sowie deren Mitarbeiter. Eine effiziente Urlaubsverwaltung ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen und zufriedenen Teams. Mit unseren speziell entwickelten Excel-Vorlagen haben Sie die Möglichkeit, die Abwesenheiten Ihrer Belegschaft mühelos zu koordinieren und immer den Überblick zu behalten. Egal ob für kleine Teams oder größere Abteilungen – wir bieten eine maßgeschneiderte excel urlaubsplaner 2024 Lösung, die Ihnen Zeit und Mühe spart.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen vier verschiedene, optimierte Versionen eines Urlaubsplaners zum kostenlosen Download bereit:
- Urlaubsplaner für bis zu 7 Mitarbeiter (inklusive detaillierter Urlaubstage-Erfassung)
- Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter (ebenfalls mit umfassender Urlaubstage-Erfassung)
- Urlaubsplaner für bis zu 60 Mitarbeiter (optimiert für größere Teams)
- Urlaubsplaner für bis zu 10 Mitarbeiter in einer PRO-Variante, die flexibel für jedes Jahr gültig ist und erweiterte Funktionen bietet.
Hier geht’s direkt zum Download.
Effiziente Anwendung des Ferienplaners 2026
Der erste Schritt zur optimalen Urlaubsplanung ist der Download der gewünschten Version unserer Excel Vorlage Urlaubsplaner am Ende dieses Artikels. Nach dem Herunterladen öffnen Sie die Datei einfach mit Microsoft Excel oder einer kompatiblen Software wie Numbers von Apple oder der kostenlosen Office-Alternative LibreOffice Calc. Die intuitive Gestaltung unserer Vorlagen ermöglicht Ihnen einen schnellen Einstieg, ohne lange Einarbeitungszeiten.
Urlaubsplan auf YouTube erklärt: Videoanleitung
Obwohl das Video sich auf eine Version aus dem letzten Jahr bezieht, bleiben die grundlegende Funktionalität und die Anwendungsschritte unserer Urlaubsplaner konstant. Es bietet eine ausgezeichnete visuelle Anleitung, um Ihnen den Einstieg in die Verwendung unserer Vorlagen zu erleichtern und alle wichtigen Funktionen kennenzulernen.
Screenshot: Urlaubsplaner für 7 Mitarbeiter 2026
Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, sehen Sie hier eine Bildschirmansicht der Monate Januar bis Juni unserer Urlaubsplaner Excel Vorlage für 7 Mitarbeiter. Die übersichtliche Darstellung mit farblich hervorgehobenen Feiertagen und Wochenenden sorgt für Klarheit auf einen Blick.
Urlaubsplaner Excel Vorlage für 2026 für 7 Mitarbeiter im Screenshot
Nachdem Sie die Vorlage geöffnet haben, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Sie können die Datei direkt in Excel bearbeiten und digitale Einträge vornehmen oder Sie drucken den Planer aus und markieren die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter handschriftlich. Beide Methoden sind gleichermaßen effektiv, je nachdem, welche Arbeitsweise Ihr Team bevorzugt.
Digitale Bearbeitung des Urlaubsplaners mit Excel
In der Regel liegen Ihnen die Urlaubswünsche Ihres Teams bereits vor. Diese können Sie nun direkt in den digitalen Kalender eintragen. Die einfachste Methode ist das Setzen eines Kreuzes (“x”) in die entsprechenden Felder für die jeweiligen Urlaubstage. Wer es gerne farbenfroh und visuell ansprechend mag, kann auch unterschiedliche farbige Symbole verwenden oder die gesamte Zelle entsprechend einfärben, um verschiedene Urlaubsarten oder Abwesenheitsgründe zu kennzeichnen.
Das folgende Bild zeigt eine beispielhafte Umsetzung aus einem früheren Jahr:
Urlaubsplaner Excel Vorlage für 2026 für 7 Mitarbeiter im Screenshot
Die Speicherung der Urlaubsplanungsdatei sollte an einem sicheren Ort erfolgen, zu dem idealerweise nur die für die Urlaubsverwaltung verantwortliche Person Zugang hat. Dies verhindert unbefugte Manipulationen oder das Vordrängeln von Mitarbeitern. Für ein Höchstmaß an Sicherheit kann ein zusätzlicher Kennwortschutz eingerichtet werden, der die Datei vor ungewollten Änderungen schützt. Ein gut organisierter urlaubsplan mitarbeiter excel sorgt für Transparenz und Fairness.
Analoge Verwendung des Ferienplaners zum Ausdrucken
Wie bereits erwähnt, besteht auch die Möglichkeit, den Urlaubsplaner auszudrucken und beispielsweise an einem Schwarzen Brett im Unternehmen anzubringen. Mitarbeiter können ihre Urlaubswünsche dann direkt mit einem Kugelschreiber oder Buntstift eintragen. Es empfiehlt sich jedoch, ein gemeinsames Meeting abzuhalten, um die Urlaubsanträge gemeinsam zu erörtern und mögliche Überschneidungen oder Ungerechtigkeiten zu vermeiden.
Bitte beachten Sie beim Ausdruck, dass unsere Excel-Vorlagen standardmäßig im DIN A3-Format angelegt sind, um eine optimale Übersicht zu gewährleisten. Sollten Sie nur einen handelsüblichen A4-Drucker zur Verfügung haben, passen Sie bitte im Druckdialog die Seitengröße entsprechend auf A4 an.
Verwendung des Ferienplaners in ausgedruckter Variante
Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter
Für Unternehmen, die den Urlaub von mehr als 7, aber weniger als 20 Personen planen müssen, haben wir eine spezielle Variante entwickelt. Diese unterscheidet sich von der 7-Mitarbeiter-Version primär durch die größere Anzahl an Zeilen pro Monat, was eine umfassendere Erfassung ermöglicht.
Die grundlegende Anwendung dieser Excel Vorlage Urlaubsplaner ist ansonsten komplett identisch.
Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter im Screenshot der Excel-Vorlage
Urlaubsplaner für bis zu 60 Mitarbeiter
Für größere Betriebe und Abteilungen stellen wir einen Planer für bis zu 60 Kollegen zur Verfügung. Im Gegensatz zu den kleineren Vorlagen bietet diese Version alle Monate auf einem einzigen Arbeitsblatt. Dies ermöglicht einen umfassenden und sofortigen Überblick über das gesamte Urlaubsjahr. Feiertage und Wochenenden sind auch hier farblich hervorgehoben, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Um die Navigation zu erleichtern und sicherzustellen, dass Sie immer die relevanten Informationen im Blick haben, sind der obere Bereich mit den Datumsangaben und der linke Bereich mit der Mitarbeiterliste beim Scrollen fixiert.
Aufgrund des Umfangs ist diese Version primär für die digitale Verwaltung konzipiert und eignet sich weniger gut zum Ausdrucken.
Urlaubsplaner PRO (Jedes Jahr gültig & Automatisiert)
Dieser fortschrittliche Planer ist für bis zu 10 Mitarbeiter konzipiert und zeichnet sich durch seine volle Automatisierung und Jahresunabhängigkeit aus. Er bietet eine hohe Flexibilität und Präzision bei der Urlaubsverwaltung. Ein dynamischer kalender excel download ist hier bereits integriert.
- Personaldaten eingeben: Wechseln Sie zum Register „Personal“ und tragen Sie dort die Namen der Mitarbeiter, deren individuellen Urlaubsanspruch, den Beschäftigungsgrad in Prozent, das relevante Bundesland (für Feiertage) und den Beginn des Arbeitsvertrages ein.
- Zum Arbeitsblatt „Template“ wechseln: Hier findet die eigentliche Planung statt.
- Jahr auswählen: Wählen Sie oben aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Planungsjahr aus (1 + 2 im Screenshot).
- Automatische Hervorhebung: Wochenenden und gesetzliche Feiertage werden automatisch dunkel hervorgehoben.
- Urlaub eintragen: Tragen Sie den beantragten oder genommenen Urlaub mit “1” für einen ganzen Tag oder “0,5” für einen halben Tag ein (3 im Screenshot).
- Automatische Berechnung: Der Urlaubsplaner berechnet im unteren Bereich den gesamten genommenen Urlaub und visualisiert den Zustand (z.B. Resturlaub, Überziehung) durch eine Farbkodierung.
- Feiertagsübersicht: Ganz unten finden Sie eine automatisch berechnete Übersicht aller Feiertage – bitte nehmen Sie hier keine manuellen Änderungen vor.
Anwendung vom Urlaubsplaner PRO mit seinen Funktionen
Urlaubsplaner PRO erklärt auf YouTube
Für eine detaillierte Erläuterung der Funktionen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung des Urlaubsplaner PRO empfehlen wir Ihnen unser YouTube-Video. Es zeigt anschaulich, wie Sie alle automatisierten Vorteile optimal für Ihre Personalplanung nutzen können.
Download-Bereich vom Urlaubsplaner
Hier finden Sie alle unsere Excel Vorlage Urlaubsplaner und auch entsprechende PDF-Dateien direkt zum Herunterladen. Wählen Sie die Version, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
Wenn Sie alle Monate auf einem Arbeitsblatt verwalten möchten, ist der Urlaubskalender für 60 Mitarbeiter die ideale Wahl. Er ist jedoch primär für die digitale Verwaltung gedacht und weniger zum Ausdrucken geeignet.
Sollte Ihnen unser Planer geholfen haben, freuen wir uns über eine kleine Geste der Wertschätzung, beispielsweise in Form einer Spende für einen Kaffee – das motiviert uns, weiterhin kostenlose und nützliche Tools zu entwickeln!
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Kleiner Tipp für die Anwendung unserer Urlaubsplaner
Viele Nutzer übersehen es anfangs: Die einzelnen Monate des Jahres sind auf verschiedene Arbeitsblätter verteilt. Diese können Sie bequem über die Schaltflächen unten links in Excel erreichen. Das folgende Bild zeigt dies beispielhaft für einen früheren Kalender; in der neuen Version steht dort selbstverständlich “2026”.
Wenn Sie primär Ihren persönlichen Urlaub planen möchten und eine umfassende Vorlage für Ihre Reisevorbereitungen suchen, empfehlen wir Ihnen unsere Urlaubs-Checklisten-Vorlage.
Ebenfalls wichtig: Bevor Sie in den wohlverdienten Urlaub starten, sollten Sie für Ihre Kollegen eine sorgfältige Urlaubs-Übergabe-Liste erstellen! Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf während Ihrer Abwesenheit und entlastet Ihr Team.
Nützliche Tipps zur Urlaubsplanung: Brückentage 2026
Jeder Arbeitnehmer verfügt nur über eine begrenzte Anzahl an Urlaubstagen pro Jahr. Daher ist es besonders sinnvoll, diese möglichst effizient und strategisch zu nutzen. Das Stichwort hierbei lautet: Brückentage. Durch die geschickte Kombination von gesetzlichen Feiertagen mit wenigen Urlaubstagen können Sie Ihre freie Zeit deutlich verlängern und so beispielsweise mit nur vier Urlaubstagen bis zu zehn Tage am Stück frei haben – ideal, um Deutschland zu entdecken!
Für das Jahr 2026 bieten sich folgende Gelegenheiten für eine smarte Urlaubsplanung, die Sie in Ihrer Excel Vorlage Urlaubsplaner vermerken können:
Neujahr 2026 (1. Januar)
- Nehmen Sie 1 Urlaubstag (z.B. am 2. Januar) und genießen Sie dafür 4 freie Tage (1. bis 4. Januar 2026).
Ostern 2026 (3. April – 6. April)
- Karfreitag (3. April) und Ostermontag (6. April) sind Feiertage. Nehmen Sie 4 Urlaubstage (z.B. 7. bis 10. April) und profitieren Sie von 10 freien Tagen (3. bis 12. April 2026).
Tag der Arbeit (1. Mai)
- Nehmen Sie 1 Urlaubstag (z.B. am 30. April oder 2. Mai) und erhalten Sie dafür 4 freie Tage (25. April bis 3. Mai 2026, je nach Lage des Wochenendes).
Christi Himmelfahrt (29. Mai)
- Nehmen Sie 1 Urlaubstag (z.B. am 30. Mai) und freuen Sie sich über 4 freie Tage (29. Mai bis 1. Juni 2026).
Pfingstmontag (9. Juni)
- Nehmen Sie 4 Urlaubstage (z.B. 2. bis 5. Juni) und erleben Sie 9 freie Tage (31. Mai bis 9. Juni 2026).
Tag der Deutschen Einheit (3. Oktober)
- Leider fällt der Tag der Deutschen Einheit im Jahr 2026 auf einen Samstag und bietet somit keine direkte Brückentags-Möglichkeit.
Weihnachten 2026
- Nutzen Sie 4 Urlaubstage (z.B. 21., 22., 23., 24. Dezember) und gewinnen Sie 9 freie Tage (19. bis 27. Dezember 2026), da der 25. und 26. Dezember Feiertage sind und die Wochenenden davor und danach liegen.
Einen detaillierten Überblick über alle Brückentage 2026 finden Sie hier. Dort werden auch die spezifischen regionalen Feiertage der einzelnen Bundesländer berücksichtigt, was für eine präzise Planung unerlässlich ist.
Für die genaue Berechnung der Ferientage, insbesondere für die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr, empfehlen wir Ihnen unseren praktischen Excel-Urlaubstage-Rechner. Dieser ist nicht nur für 2026, sondern für jedes Jahr flexibel einsetzbar und hilft Ihnen, Ihren Urlaubsanspruch optimal zu managen.