Das Öffnen von geschützten Dateien ist heutzutage eine alltägliche Aufgabe, sei es ein Anhang in einer E-Mail, ein Dokument im Datei-Explorer oder ein Link zu einer Datei. In den meisten Fällen können geschützte Dateien einfach durch Doppelklicken oder Anklicken geöffnet werden. Wenn Sie jedoch auf eine Datei mit der Dateiendung .pfile stoßen, wie zum Beispiel eine .ppng-Datei, benötigen Sie spezielle Viewer. Glücklicherweise bieten Microsoft Purview Information Protection und die Azure Information Protection Mobile Viewer (AIP Mobile Viewer) Lösungen für Windows, Android und iOS. Diese Viewer sind in der Lage, geschützte Text-, Bild- und PDF-Dateien sowie alle Dateien mit der Endung .pfile zu öffnen. Für geschützte PDF-Dateien steht Ihnen zudem die Option offen, unterstützte PDF-Reader wie Microsoft Edge zu verwenden.
Geschützte Dateien unter Windows mit dem Microsoft Purview Information Protection Viewer anzeigen
Wenn sich eine geschützte Datei unter Windows nicht korrekt öffnen lässt, ist der Microsoft Purview Information Protection Viewer für den Desktop oft die Lösung. Dieser Viewer unterstützt eine Reihe von Betriebssystemen, darunter Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows 10 und Windows 11. Zur Anmeldung können Sie Ihre Arbeitsplatz- oder Schul-Anmeldeinformationen verwenden. Falls Ihre persönliche E-Mail-Adresse zum Schutz der Datei verwendet wurde, melden Sie sich mit einem Microsoft-Konto an. Der Viewer unterstützt verschiedene Dateitypen, einschließlich geschützter E-Mails, PDFs, Bilder, Textdateien und Dateien mit der Endung .pfile wie .rpmsg, .pdf, .ppdf, .pjpg, .pjpeg, .ptiff, .ppng, .ptxt und .pxml.
Die Installation des Microsoft Purview Information Protection Viewers erfolgt entweder automatisch als Teil des Microsoft Purview Information Protection Clients oder kann separat heruntergeladen werden. Nach der Installation öffnen Sie die geschützte Datei wie gewohnt. Wenn Sie aufgefordert werden, eine Anwendung auszuwählen, wählen Sie “Öffnen mit” > “Information Protection Viewer”. Melden Sie sich anschließend mit Ihren Anmeldeinformationen an. Die Datei wird schreibgeschützt im Information Protection Viewer oder in der zugehörigen Anwendung geöffnet. Über die Option “Öffnen” können Sie weitere geschützte Dateien direkt aus dem Viewer heraus öffnen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Berechtigungen einzusehen, die Datei zu drucken oder über “Speichern unter” eine ungeschützte Kopie zu erstellen.
Authentifizierungsaufforderungen verstehen
Bevor Sie eine geschützte Datei anzeigen können, muss der für den Schutz zuständige Dienst (Rights Management Service) Ihre Berechtigung überprüfen. Dies geschieht durch die Validierung Ihres Benutzernamens und Passworts. Manchmal sind diese Anmeldeinformationen bereits zwischengespeichert, sodass keine erneute Eingabe erforderlich ist. Falls Ihre Organisation keine Cloud-basierten Konten für Microsoft 365 oder Microsoft Azure unterhält und keine vergleichbare lokale Lösung (Azure Directory Rights Management Services) nutzt, haben Sie zwei Möglichkeiten: Bei geschützten E-Mails folgen Sie den Anweisungen zur Anmeldung über Ihren Social-Media-Anbieter oder beantragen einen Einmal-Passcode. Alternativ können Sie ein kostenloses Konto beantragen, das Ihre Anmeldeinformationen akzeptiert, um Dokumente zu öffnen, die durch Rights Management geschützt sind. Hierfür nutzen Sie den Link für “RMS für Einzelpersonen” und geben Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse an.
Geschützte Dateien auf iOS mit dem Azure Information Protection Mobile Viewer anzeigen
Auf mobilen iOS-Geräten kann der Azure Information Protection Mobile Viewer (AIP Mobile Viewer) helfen, wenn geschützte Dateien nicht mit den Standard-Apps geöffnet werden können. Dieser Viewer unterstützt Betriebssysteme ab iOS 11 und ist kompatibel mit den gängigen mobilen Architekturen (ABIs). Die Anmeldung erfolgt entweder mit Arbeitsplatz- oder Schul-Anmeldeinformationen oder einem Microsoft-Konto. Unterstützt werden die gleichen Dateitypen wie auf Windows, einschließlich geschützter E-Mails, PDFs, Bilder und Textdateien mit .pfile-Erweiterungen.
Laden Sie die Azure Information Protection Mobile App aus dem App Store herunter. Nach der Installation navigieren Sie zur geschützten E-Mail oder Datei. Wenn Sie zur App-Auswahl aufgefordert werden, wählen Sie “AIP Viewer”. Über “Teilen” und anschließendes Auswählen von “AIP Viewer” können Sie sich anmelden oder ein Zertifikat auswählen. Nach erfolgreicher Authentifizierung öffnet sich Ihre E-Mail oder Datei im AIP Viewer. Wichtig zu wissen ist, dass die AIP Mobile Apps ausschließlich als Viewer fungieren und keine Erstellung, Beantwortung oder Bearbeitung von E-Mails oder geschützten Dateien ermöglichen. Auch Anhänge von geschützten PDFs oder E-Mails können nicht geöffnet werden. Bei installiertem mobilen Office-Apps wird empfohlen, diese zur Anzeige geschützter Dateien zu nutzen. Die AIP Mobile Apps unterstützen nur geschützte Dateien, nicht aber ungeschützte.
Geschützte Dateien auf Android-Geräten anzeigen
Ähnlich wie auf iOS gibt es für Android-Geräte den Azure Information Protection Mobile Viewer (AIP Mobile Viewer). Dieser ist für Android ab Version 8.1 verfügbar und unterstützt ebenfalls die gängigen mobilen Architekturen. Die Anmeldemöglichkeiten sind identisch: Arbeitsplatz-/Schul-Anmeldeinformationen oder ein Microsoft-Konto. Der Viewer verarbeitet geschützte E-Mails, PDFs, Bilder und Textdateien mit .pfile-Endungen.
Laden Sie die Azure Information Protection Mobile App aus dem Google Play Store herunter. Nach der Installation wählen Sie beim Öffnen einer geschützten Datei den “AIP Viewer”. Nach der Anmeldung oder Zertifikatsauswahl wird die Datei im Viewer angezeigt. Wie bei der iOS-Version gilt auch hier: Die Android AIP Mobile App ist ein reiner Viewer und erlaubt keine Bearbeitung oder Erstellung von Inhalten. Für Nutzer mobiler Office-Apps wird auch hier die Verwendung dieser Apps zur Anzeige geschützter Dateien empfohlen. Die AIP Mobile Apps verarbeiten ausschließlich geschützte Dateien.
Unterstützungsumfang und empfohlene Nutzung für AIP Mobile Viewer
Die mobilen AIP-Apps dienen lediglich als Anzeigeprogramme und erlauben keine Erstellung neuer E-Mails, Beantwortung von E-Mails oder Erstellung/Bearbeitung von geschützten Dateien. Ebenso können Anhänge von geschützten PDFs oder E-Mails nicht geöffnet werden. Wenn mobile Office-Apps auf Ihrem Gerät installiert sind, wird empfohlen, diese für die Anzeige geschützter Dateien zu nutzen. Die mobilen AIP-Apps unterstützen ausschließlich geschützte Dateien; ungeschützte Dateien werden nicht unterstützt und können in den mobilen Viewer-Apps nicht verarbeitet werden. Funktionen wie Intunes “Open In/Share”-Filterung werden derzeit nicht unterstützt. Conditional Access Policies erfordern die Nutzung von Microsoft Authenticator. Bei E-Mails mit mehr als zwei Ebenen geschützter Nachrichten kann der AIP Mobile Viewer nur die erste angehängte E-Mail öffnen; weitere Ebenen schlagen mit einem Fehler fehl.
Hinweise: Die mobilen AIP-Viewer-Apps senden Systemmetadaten und pseudonymisierte Endbenutzerdaten an Microsoft, wie Geräte-ID, Hersteller, Betriebssystem sowie Versions- und Build-Nummer des Betriebssystems. Diese Daten werden bei jedem Start der Apps und bei jeder Nutzung zur Entschlüsselung und Verarbeitung geschützter Dokumente auf dem Gerät gesendet.