Das Verknüpfen von Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt mit Ihrer PowerPoint-Präsentation ist eine leistungsstarke Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Präsentationen stets aktuell sind. Wenn sich die Daten in Excel ändern, können Sie diese Änderungen mühelos in PowerPoint widerspiegeln. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Datenbereiche oder ganze Arbeitsblätter verknüpfen und wie Sie diese Aktualisierungen in Ihren Präsentationen verwalten.
Datenbereiche aus Excel in PowerPoint einbinden
Wenn Sie Tabellen und Arbeitsblätter aus Excel in Ihre PowerPoint-Folien einbetten möchten, stehen Ihnen verschiedene Einfügeoptionen zur Verfügung, die jeweils unterschiedliche Bearbeitungs- und Formatierungsmöglichkeiten bieten.
Kopieren der Daten in Excel: Markieren Sie zunächst die Zellen, die Sie kopieren möchten, indem Sie sie mit der Maus auswählen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und wählen Sie die Option “Kopieren“.
Einfügen in PowerPoint: Navigieren Sie zu Ihrer PowerPoint-Präsentation. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie, auf der Sie die Daten einfügen möchten, und wählen Sie eine der folgenden “Einfügeoptionen” aus:
- Zielformatvorlagen verwenden: Diese Option formatiert die kopierten Zellen so, dass sie wie eine PowerPoint-Tabelle aussehen, wobei das Farbschema und die Schriftarten Ihrer Präsentation übernommen werden.
- Ursprüngliche Formatierung beibehalten: Die Tabelle bleibt in PowerPoint bearbeitbar und behält dabei die ursprüngliche Formatierung aus Excel bei.
- Einbetten: Eine Kopie Ihrer Tabelle wird in PowerPoint eingefügt. Sie können die Daten später direkt in Excel bearbeiten, indem Sie die eingebettete Tabelle öffnen. Beachten Sie jedoch, dass das Einbetten großer Dateien die Größe Ihrer Präsentation erheblich erhöhen kann und möglicherweise unerwünschten Zugriff auf Ihre Excel-Datei ermöglicht.
- Bild: Die Tabelle wird als Bild eingefügt. Sie können diese als Bild formatieren und Effekte hinzufügen, jedoch sind die Daten nach dem Einfügen nicht mehr bearbeitbar.
- Nur den Text übernehmen: Fügt die Daten als einfachen Text ein, sodass Sie die gesamte Formatierung in PowerPoint selbst vornehmen können.
Anpassung als Bild: Falls Sie die Tabelle als Bild eingefügt haben, können Sie diese auf der Registerkarte “Bildtools | Format” mit verschiedenen Bildformaten und Anpassungen versehen.
Aktualisieren von verknüpften Excel-Daten in PowerPoint
Nachdem Sie Daten mit einer der oben genannten Methoden verknüpft haben, ist das Aktualisieren der Präsentation mit den neuesten Daten aus Excel unkompliziert.
- Klicken Sie in PowerPoint mit der rechten Maustaste auf die eingefügten Daten und wählen Sie “Link aktualisieren” aus.
Ein gesamtes Excel-Arbeitsblatt mit PowerPoint verknüpfen
Um ein komplettes Excel-Arbeitsblatt zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
Objekt einfügen: Klicken Sie in PowerPoint auf der Registerkarte “Einfügen” auf “Objekt“.
Aus Datei erstellen: Wählen Sie im Dialogfeld “Objekt einfügen” die Option “Aus Datei erstellen” aus.
Excel-Datei auswählen: Klicken Sie auf “Durchsuchen“, um die gewünschte Excel-Arbeitsmappe auszuwählen.
Verknüpfung herstellen: Bevor Sie das Dialogfeld schließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Verknüpfen” und klicken Sie auf “OK“.
Wichtig: Das verknüpfte Objekt in Ihrer Präsentation zeigt stets die Daten des aktiven oberen Arbeitsblatts in der verknüpften Excel-Arbeitsmappe an. Stellen Sie sicher, dass das gewünschte Arbeitsblatt beim Speichern der Excel-Datei geöffnet und aktiv ist.
Kopieren und Einfügen von (nicht verknüpften) Excel-Daten in PowerPoint
Wenn Sie keine Verknüpfung wünschen und die Excel-Daten lediglich kopieren und einfügen möchten, werden automatische Updates von Excel an PowerPoint nicht gesendet.
- Daten in Excel kopieren: Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe, markieren Sie den gewünschten Datenbereich und klicken Sie auf der Registerkarte “Start” auf “Kopieren“.
- Daten in PowerPoint einfügen: Wechseln Sie zu Ihrer PowerPoint-Folie. Klicken Sie auf der Registerkarte “Start” in der Gruppe “Zwischenablage” auf den Pfeil unter “Einfügen“. Wählen Sie unter “Einfügeoptionen” die gewünschte Methode (z. B. Zielformatvorlagen verwenden, Quellformatierung beibehalten, Einbetten, Bild, Nur den Text übernehmen). Eine Vorschau zeigt Ihnen, wie die Daten eingefügt werden.