Kundendaten sind entscheidend für langfristigen Geschäftserfolg. Wer seine Kund:innen gut kennt, kann starke Beziehungen aufbauen, individuell auf Bedürfnisse eingehen und sie langfristig binden. Microsoft Excel bietet hierfür eine gängige Lösung. Im Folgenden wird erläutert, wie man Schritt für Schritt eine Excel-Kundendatenbank anlegt, und eine zeit- und ressourcensparende Alternative vorgestellt.
Was ist eine Excel-Kundendatenbank?
Eine Excel-Kundendatenbank dient zum Sammeln und Verwalten von Kundeninformationen und ersetzt damit die klassische Kundenkartei. Typischerweise werden Daten wie Name, Adresse, Interessen und Kaufhistorie gespeichert. Eine solche Liste bietet einen Überblick über Leads und Bestandskund:innen und ermöglicht personalisierte Produktempfehlungen, was den Aufbau starker, langfristiger Kundenbeziehungen fördert.
So erstellst du eine Kundendatenbank mit Excel
Das Erstellen einer Excel-Kundendatenbank ist unkompliziert.
Schritt 1: Kategorien festlegen
Zunächst sollten die zu erfassenden Daten in entsprechende Kategorien eingeteilt werden. Mögliche Kategorien umfassen:
- Name
- Straße, Postleitzahl & Wohnort
- Geburtsdatum
- Kundennummer
- Interessen
- Bestelldatum
- Datum des letzten Kontakts
- Priorität
- Anmerkungen
Schritt 2: Tabelle erstellen & Daten eingeben
Nach Festlegung der Kategorien werden diese in MS Excel jeweils in eine eigene Spalte geschrieben. Anschließend erfolgt die Eingabe der Kundendaten.
Excel Kundendatenbank
Schritt 3: Sortierung & Formatierung
Nach der Dateneingabe können beliebige Formeln angewendet werden, um die Kundendaten in Excel zu sortieren und zu formatieren.
Kundenverwaltung mit Excel: Vorteile und Nachteile
Die Nutzung einer Excel-Kundendatenbank mag auf den ersten Blick simpel erscheinen, kann aber auch schnell kompliziert werden.
Vorteile der Excel-Kundendatenbank
- Bekannte Benutzeroberfläche: Viele Unternehmen nutzen Excel täglich, wodurch keine Einarbeitung in eine neue Software erforderlich ist.
- Geringe Kosten: Sofern bereits ein Microsoft-365-Abonnement besteht, fallen keine zusätzlichen Kosten an.
- Kostenlose Excel-Vorlagen: Online sind zahlreiche kostenlose Vorlagen zur Kundenverwaltung verfügbar, die oft branchenspezifisch zugeschnitten sind.
Nachteile der Excel-Kundendatenbank
- Viel manuelle Arbeit: Das händische Einpflegen und Aktualisieren von Informationen ist zeitaufwendig.
- Anfällig für Fehler: Bei der manuellen Dateneingabe können leicht Tippfehler, falsche Eingaben oder vergessene Aktualisierungen auftreten, was zu fehlerhaften und unvollständigen Daten führt.
- Nicht auf große Datenmengen ausgelegt: Je mehr Kund:innen, desto komplizierter wird die Verwaltung. Excel ist primär ein Tabellenkalkulationsprogramm und keine spezialisierte Datenbank, was bei großen Datenmengen zu Leistungseinbußen führen kann.
- Komplizierte Auswertung: Tiefgehende Datenanalysen sind nur mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen und bei überschaubarer Datenmenge möglich.
- Mangelnder Datenschutz: Die Einhaltung der DSGVO kann schwierig sein, da Excel-Tabellen leicht eingesehen und kopiert werden können. Insbesondere die Verwaltung von Einwilligungen und deren Widerruf birgt Risiken.
Eine detailliertere Betrachtung, warum CRM mit Excel keine gute Idee ist, findet sich in einem separaten Artikel.
Alternative: Professionelle Kundenverwaltung mit einem CRM
Für professionelles Kundendatenmanagement ist ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) die bessere Wahl. CRM-Systeme ermöglichen das Anlegen virtueller Kundenkarteien, die Organisation von Vertriebs-Pipelines und die Erstellung von Prognosen.
Hohe Skalierbarkeit
CRM-Systeme sind darauf ausgelegt, große Datenmengen zu speichern und wachsen mit dem Unternehmen mit, ohne technische Grenzen zu erreichen.
Hohe Datensicherheit
CRM-Systeme bieten detaillierte Zugriffsberechtigungen und Nachverfolgungsmöglichkeiten für Datenänderungen, was die Einhaltung der DSGVO erleichtert. Europäische CRM-Anbieter mit Servern innerhalb der EU bieten zusätzliche Sicherheit. Brevo beispielsweise speichert Daten auf Servern in Deutschland und der EU und ist ISO 27001:2013-zertifiziert.
Zeitsparende Automatisierungen
Viele Prozesse, wie die Erfassung von Anmeldungen oder die Segmentierung von Kontakten, laufen automatisch ab. Dies spart Zeit und ermöglicht die personalisierte Ansprache von Kund:innen durch automatisierte E-Mails wie Willkommens-Mails, Geburtstags-Grüße oder Follow-up Mails, was die Kundenbindung stärkt und den Umsatz ankurbelt.
Hohe Zuverlässigkeit
Durch den Wegfall manueller Dateneingabe wird das Risiko von Fehlern minimiert. Kontaktdaten von Leads werden beispielsweise automatisch erfasst.
Nützliche Insights
CRM-Systeme bieten Reporting Dashboards, die auf einen Blick wichtige Entwicklungen und Kennzahlen wie Neukundengewinnung oder Umsatzprognosen anzeigen. Diese Insights helfen bei der Optimierung der Vertriebs- und Marketing-Strategie.
Praktische Verknüpfungen
CRM-Systeme ermöglichen die nahtlose Verknüpfung von Kundendaten mit weiteren Daten und Tools. Brevo beispielsweise integriert Kontaktdatenbank, E-Mail-Marketing, Sales Pipeline und Automatisierungstools auf einer einzigen Plattform. Dies erlaubt beispielsweise das automatische Versenden von E-Mails basierend auf Kundensegmenten oder die Verknüpfung von Unternehmen, Notizen und Dokumenten mit Kontakten für teamübergreifenden Zugriff.
Für kleine Unternehmen bietet sich ein Vergleich von CRM Software an, um die passende Lösung zu finden.
Kundendatenbank mit Brevo erstellen: So geht’s
Die Erstellung einer Kundendatenbank mit Brevo erfolgt in drei Schritten:
Schritt 1: Kostenloses Brevo-Konto erstellen
Ein kostenloses Brevo-Konto kann schnell und einfach auf der Anmeldeseite eingerichtet werden.
Schritt 2: Kontaktdatenbank erstellen
Vorhandene Kontakte können als CSV-, XLSX- oder TXT-Datei importiert werden, oder neue Kontakte werden manuell hinzugefügt. Dies geschieht über den Menüpunkt „Kontakte“ und die Funktion „Kontakte importieren“. Beim Import sind datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten, wie in einem Leitfaden zur Erstellung einer seriösen Kontaktdatenbank erläutert wird.
Kundendatenbank mit Brevo erstellen
Schritt 3: Kontakte verwalten
Die Kundendatenbank kann nach Belieben sortiert und erweitert werden. Es können Listen und Segmente erstellt werden, um Kund:innen zu filtern und individuelle Nachrichten zu versenden. Informationen zu Listen und Segmenten sind hier verfügbar.
Ein neues Segment mit Brevo erstellen
Für den Ausbau der Kundenliste können ansprechende, DSGVO-konforme Anmeldeformulare erstellt werden.
Fazit: Kundenverwaltung mit Excel – möglich, aber nicht immer sinnvoll
Die Erstellung einer Kundendatenbank mit Excel ist zwar möglich, aber aufgrund der Nachteile wie hoher manueller Aufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnder Datenschutz für die professionelle Kundenverwaltung nicht zu empfehlen. Eine professionelle CRM-Lösung ist auch für kleine Unternehmen ratsam. Benutzerfreundliche CRM-Softwares bieten übersichtliche Dashboards, Automatisierungsfunktionen und hohe Datenschutzstandards. Plattformen wie Brevo können sogar kostenlos genutzt werden.
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