Ein Kanban Board ist ein unverzichtbares Werkzeug für agile Teams und darüber hinaus, um den Arbeitsablauf zu visualisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Diese kostenlose Excel-Vorlage für ein Kanban Board bietet einen einfachen Einstieg, um Aufgaben und Projekte transparent zu gestalten. Doch während Excel eine grundlegende Darstellung ermöglicht, stößt es schnell an seine Grenzen. Eine fortschrittlichere Lösung wie ProjectManager bietet hier deutliche Vorteile durch automatisierte Workflows und vielfältige Projektansichten.
Kanban Board Template in ProjectManager
Was ist eine Kanban Board Vorlage?
Ein Kanban Board ist ein agiles Werkzeug, das den Workflow visualisiert. Es wird von DevOps-Entwicklern, in der Fertigung, im Baugewerbe und von allen, die Projekte durchführen, genutzt. Das Board schafft Transparenz im Prozess, indem es den Status jeder Aufgabe anzeigt. Dies geschieht durch die Unterteilung eines Projekts in verschiedene Phasen, die typischerweise als Spalten dargestellt werden: “Zu erledigen”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Aufgaben werden als Karten repräsentiert, die sich von Spalte zu Spalte bewegen, während sie den Produktionszyklus durchlaufen. Diese Kanban-Karten enthalten wichtige Informationen wie Aufgabenname, Beschreibung, zugewiesene Person und Fälligkeitsdaten. Oftmals können auch Tags, Prioritäten und Fortschrittsinformationen hinzugefügt werden.
ProjectManager Kanban Board Vorlage für Excel
Was beinhaltet diese Kanban Board Vorlage für Excel?
Beim Herunterladen der kostenlosen Kanban Board Vorlage für Excel erhalten Sie eine Version der Kanban-Spalten und -Karten in einem Excel-Tabellenblatt. Obwohl dies nicht die optimale Nutzung des Tools darstellt, ist es eine zugängliche Option. Eine deutlich dynamischere und funktionsreichere Alternative bietet ProjectManager, eine Softwarelösung, die weit mehr als eine statische Vorlage leisten kann.
Die Excel-Vorlage ist vollständig anpassbar. Sie können Ihren Produktionszyklus nach Belieben aufteilen. In dieser Vorlage sind die Phasen “Backlog”, “Zu erledigen”, “In Arbeit”, “In Überprüfung” und “Erledigt” vorgesehen.
Kanban Spalten
Excel ist zwar kein ideales Werkzeug für Kanban Boards, aber die Vorlage nutzt die begrenzten Möglichkeiten von Excel bestmöglich aus. Die Kanban-Spalten stellen die einzelnen Produktionsstufen dar und verlaufen von links nach rechts, um den Produktionszyklus abzubilden.
Kanban Karten
Unter jeder Spaltenüberschrift befinden sich die Kanban-Karten. Jede Karte ist farblich codiert, um das Prioritätsniveau darzustellen. Innerhalb der Karte finden sich der Aufgabenname, eine kurze Beschreibung, die zugewiesene Person und das Fälligkeitsdatum. Auch diese Karten können Sie individuell anpassen. Die Karten können einfach kopiert und von einer Spalte in die nächste verschoben werden, um den Fortschritt abzubilden.
Kanban Karte auf einer Kanban Board Vorlage für Excel
Warum sollten Sie diese Kanban Board Vorlage für Excel verwenden?
Die Verwendung einer Kanban Board Vorlage für Excel ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, um den Workflow zu verstehen und den Prozess von Anfang bis Ende zu visualisieren. Diese Vorlage steigert auch die Effizienz, indem sie über die reine Zusammenarbeit auf dem Kanban Board hinausgeht. Zum Beispiel reduziert die Nutzung unserer kostenlosen Excel-Kanban-Board-Vorlage die Notwendigkeit für Status-Meetings. Der Status eines Sprints ist auf dem Board durch die Kanban-Karten und deren Daten klar ersichtlich, was zu effektiveren Teambesprechungen über die sichtbare Arbeit führt.
Agile Teams führen weiterhin tägliche Scrums durch, und das Backlog muss gepflegt werden, um zu bestimmen, welche Karte in den nächsten Sprint überführt wird. Das Kanban Board visualisiert dies, sodass sich die Teammitglieder darauf konzentrieren können, Aufgaben abzuschließen, bevor sie sich neuen widmen. Dies ist für alle Arten von Teams hilfreich, insbesondere für verteilte Teams, die von verschiedenen Standorten aus an denselben Aufgaben arbeiten. Ein gemeinsames Kanban Board erleichtert die unabhängige, aber koordinierte Arbeit.
Wann sollten Sie diese Kanban Board Vorlage verwenden?
Kanban Boards sind besonders beliebt bei Teams, die agil oder nach Lean-Prinzipien arbeiten, aber auch in der Fertigung zur Limitierung von Work-in-Progress (WIP). Sie visualisieren, was zu tun ist, was gerade bearbeitet wird und was abgeschlossen ist. Daher sind sie nützlich für Teams, die viele eingehende Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten und Größen erhalten. Eine Excel-Kanban-Board-Vorlage kann auch dabei helfen, Engpässe zu beseitigen, die Zeitpläne verzögern und unerwünschte Kosten verursachen können. Kanban Boards erleichtern die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Teams und Abteilungen und bieten Transparenz, die es Managern ermöglicht, potenzielle Hindernisse zu erkennen und Ressourcen neu zuzuweisen.
Wer sollte diese Kanban Board Vorlage für Excel nutzen?
Wie bereits erwähnt, ist eine Excel-Kanban-Board-Vorlage bei Lean- und Agile-Teams beliebt. Allerdings nutzen diese oft fortschrittlichere Softwarelösungen wie ProjectManager, um von größerer Flexibilität zu profitieren. Grundsätzlich sind Kanban Boards nicht auf Lean- und Agile-Teams beschränkt. Sie finden Anwendung in verschiedenen Branchen, insbesondere bei Teams, die wiederholbare Prozesse verfolgen und ihren Workflow durch Transparenz verbessern möchten. Bekannte Unternehmen wie Nike, Jaguar, Pixar und Spotify nutzen Kanban Boards. Auch im Gesundheitswesen werden sie zur Lösung von Lieferengpässen eingesetzt, und Modegeschäfte wie Zara verwenden sie in der Fertigung und zur Bestandsverfolgung.
Mehr kostenlose Projektmanagement-Excel-Vorlagen
Kanban Boards sind nur ein Projektmanagement-Werkzeug. ProjectManager bietet kostenlose Vorlagen für Excel und Word, die Ihnen mehr Auswahlmöglichkeiten bieten. Es gibt auch kostenlose Download-Vorlagen für jede Projektphase, darunter:
Gantt-Diagramm-Vorlage
Das Gantt-Diagramm ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, besonders für die Wasserfall-Methodik im Bauwesen. Diese kostenlose Excel-Vorlage organisiert Aufgaben und zeigt sie auf einer visuellen Zeitleiste an.
Projektplan-Vorlage
Ein Projektplan ist die Grundlage für jedes Projektmanagement-Tool. Unsere kostenlose Word-Vorlage hilft bei der Definition von Projektumfang, Meilensteinen, Phasen, Aufgaben und Ressourcenanforderungen.
Projektbudget-Vorlage
Das Projektbudget ist Teil des Projektplans und erfordert Detailgenauigkeit. Diese kostenlose Excel-Vorlage hilft bei der Kostenschätzung und vermeidet spätere Nachforderungen.
Verwaltung von Kanban Board Workflows in ProjectManager
Vorlagen sind nützlich, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Wenn Sie das Kanban Board in ProjectManager nutzen, erkennen Sie den Unterschied sofort. Die Software ermöglicht Ihnen, überall und jederzeit zu arbeiten und liefert Echtzeitdaten. Sie bietet Werkzeuge für Ressourcenmanagement, Risikomanagement und Aufgabenmanagement sowie verschiedene Projektansichten, darunter Kanban Boards, Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten, Tabellen und Kalender. Automatisierte Workflows und Aufgabenfreigaben optimieren Ihre Prozesse zusätzlich.
Benutzerdefinierte Workflows und Automatisierung erstellen
Verwalten Sie Ihre Kanban Boards mit Regeln, die den Aufgabenpfad definieren. Sie können auch festlegen, wer berechtigt ist, Aufgaben durch die einzelnen Phasen zu verschieben, indem Sie Aufgabenfreigaben einrichten, um die Qualität Ihrer Ergebnisse sicherzustellen. Durch die Automatisierung von Triggern können Status, Prioritäten und mehr geändert werden, wodurch Teams von repetitiven Aufgaben entlastet werden.
ProjectManager Workflow Automatisierung
Fortschritt und Leistung verfolgen
Bei der Arbeit mit statischen Vorlagen müssen Daten manuell eingegeben werden, und Sie können nie sicher sein, die aktuellste Version zu verwenden. Unser Kanban Board und alle anderen Projektansichten liefern Echtzeitdaten, die in der gesamten Software geteilt werden, einschließlich eines Live-Dashboards, das Ihnen einen Überblick über Zeit, Kosten und mehr gibt. Alles wird in leicht verständlichen Grafiken und Diagrammen dargestellt und erfordert keinen zeitaufwändigen Einrichtungsaufwand wie bei einfachen Tools.
ProjectManager Dashboard
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