Der Schritt in die Selbstständigkeit ist aufregend, und das Schreiben der ersten eigenen Rechnung gehört zu den Meilensteinen vieler Unternehmer. Doch schnell stellt sich die Frage: Was muss eine Rechnung alles enthalten, und wie berechne ich die Mehrwertsteuer korrekt? Insbesondere die Excel Formeln Mehrwertsteuer Berechnen sind für viele eine zentrale Herausforderung. Dabei ist es gar nicht so kompliziert, Netto- und Bruttopreise mithilfe von Excel zu ermitteln und so den Anforderungen des Finanzamtes gerecht zu werden. Dieser Artikel führt Sie durch die notwendigen Schritte und die wichtigsten Formeln, um Ihre Mehrwertsteuerberechnung in Excel zu meistern.
Die Grundlagen der Mehrwertsteuerberechnung für Unternehmer
Für jeden Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Waren anbietet, ist das Thema Mehrwertsteuer (oft auch Umsatzsteuer genannt) allgegenwärtig. Sie ist ein fester Bestandteil jeder Kalkulation und jeder Rechnung. Der von Ihnen erzielte Netto-Preis ist der Betrag, den Sie für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erhalten möchten. Auf diesen Zielpreis schlagen Sie die gesetzliche Mehrwertsteuer auf – in Deutschland entweder 19 % oder der ermäßigte Satz von 7 %.
Der große Vorteil für Unternehmer: Sie zahlen die Umsatzsteuer bei betrieblichen Ausgaben nicht selbst. Stattdessen ziehen Sie die sogenannte Vorsteuer ab. Sie nehmen die Umsatzsteuer lediglich für den Staat ein und führen sie schließlich an das Finanzamt ab. Es ist eine Vertrauensaufgabe, bei der Sie die eingenommene Steuer treuhänderisch verwalten.
Netto, Brutto, Mehrwertsteuer: Eine kurze Erklärung
Bevor wir uns den Excel-Formeln widmen, ist es wichtig, die grundlegenden Begriffe zu klären:
- Nettopreis: Der Preis einer Ware oder Dienstleistung ohne die Mehrwertsteuer. Dies ist der Betrag, den der Unternehmer tatsächlich einnimmt.
- Mehrwertsteuer (MwSt.) / Umsatzsteuer (USt.): Der Steuerbetrag, der auf den Nettopreis aufgeschlagen wird und an das Finanzamt abgeführt werden muss.
- Bruttopreis: Der Endpreis, den der Kunde zahlt, inklusive der Mehrwertsteuer.
Gerade für die Preiskalkulation ist es essenziell, flexibel zwischen diesen Werten wechseln zu können. Excel bietet hierfür einfache, aber effektive Lösungen.
Mehrwertsteuer in Excel berechnen: Die wichtigsten Formeln
Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Ihre Mehrwertsteuerberechnungen zu automatisieren. Hier sind die gängigsten Szenarien und die passenden Formeln, die Sie direkt in Ihre Tabellen übernehmen können.
Den enthaltenen Mehrwertsteuerbetrag ermitteln (Brutto zu MwSt.)
Oft haben Sie nur den Bruttopreis vorliegen und möchten wissen, wie viel Mehrwertsteuer darin enthalten ist.
- Für 19% Mehrwertsteuer:
Wenn Ihr Bruttopreis in Zelle A1 steht, lautet die Formel:=A1 / 1.19 * 0.19
(Beispiel: Bei einem Bruttopreis von 119 € sind 19 € Mehrwertsteuer enthalten.) - Für 7% Mehrwertsteuer:
Steht der Bruttopreis in Zelle A1, nutzen Sie:=A1 / 1.07 * 0.07
(Beispiel: Bei einem Bruttopreis von 107 € sind 7 € Mehrwertsteuer enthalten.)
Den Nettopreis aus dem Bruttopreis berechnen (Brutto zu Netto)
Um den Nettopreis zu erfahren, den Sie als Einnahme verbuchen, teilen Sie den Bruttopreis einfach durch den entsprechenden Faktor.
- Für 19% Mehrwertsteuer:
Wenn Ihr Bruttopreis in Zelle A1 steht, lautet die Formel:=A1 / 1.19
(Beispiel: Ein Bruttopreis von 119 € ergibt einen Nettopreis von 100 €.) - Für 7% Mehrwertsteuer:
Steht der Bruttopreis in Zelle A1, nutzen Sie:=A1 / 1.07
(Beispiel: Ein Bruttopreis von 107 € ergibt einen Nettopreis von 100 €.)
Den Bruttopreis aus dem Nettopreis berechnen (Netto zu Brutto)
Dies ist der häufigste Fall bei der Preiskalkulation: Sie kennen Ihren gewünschten Nettopreis und möchten den Endpreis für den Kunden ermitteln.
- Für 19% Mehrwertsteuer:
Wenn Ihr Nettopreis in Zelle A1 steht, lautet die Formel:=A1 * 1.19
(Beispiel: Ein Nettopreis von 100 € ergibt einen Bruttopreis von 119 €.) - Für 7% Mehrwertsteuer:
Steht der Nettopreis in Zelle A1, nutzen Sie:=A1 * 1.07
(Beispiel: Ein Nettopreis von 100 € ergibt einen Bruttopreis von 107 €.)
Formeln für die Mehrwertsteuerberechnung in ExcelNeben der manuellen Eingabe dieser Formeln können Sie auch auf Online-Mehrwertsteuerrechner zurückgreifen. Doch für eine konsistente Buchhaltung und wiederkehrende Berechnungen sind die excel formeln mehrwertsteuer berechnen oft die effizientere und zuverlässigere Lösung. Sie lassen sich leicht in Angebots- und Rechnungs-Vorlagen integrieren. Weitere nützliche excelfunktionen können Ihnen helfen, Ihre Finanzen noch effizienter zu verwalten.
Wer muss die Mehrwertsteuer abführen – und wer nicht?
Die Notwendigkeit, Mehrwertsteuer zu berechnen und abzuführen, betrifft nicht jeden, der unternehmerisch tätig ist.
Unternehmer und der Vorsteuerabzug
Als regulärer Unternehmer nehmen Sie die Umsatzsteuer treuhänderisch für das Finanzamt ein. Gleichzeitig haben Sie das Recht, die Ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (die sogenannte Vorsteuer) von Ihrer eigenen Zahllast abzuziehen. Dies wird als Vorsteuerabzug bezeichnet und ist ein zentraler Vorteil für Unternehmer. Im Verlauf der Kalkulation wird daher oft mit dem Netto-Wert betrachtet, da der Unternehmer die Umsatzsteuer selbst ja nicht als Kostenfaktor trägt.
Die Kleinunternehmerregelung im Detail
Eine wichtige Ausnahme bilden Kleinunternehmer. Diese spezielle Regelung im deutschen Steuerrecht soll Existenzgründern und kleinen Unternehmen den Einstieg erleichtern und bürokratische Hürden abbauen. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und dürfen im Gegenzug auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung sind klar definiert: Der Umsatz darf im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Wenn Sie als Kleinunternehmer starten, benötigen Sie die excel formeln mehrwertsteuer berechnen im Alltag Ihrer Rechnungsstellung also nicht. Sobald Sie jedoch die Umsatzgrenzen überschreiten, werden diese Formeln und ein Verständnis der Umsatzsteuer unerlässlich.
Die deutschen Mehrwertsteuersätze: 19% und 7%
In Deutschland existieren grundsätzlich zwei Mehrwertsteuersätze:
- Der Regelsteuersatz von 19%: Dieser gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Wenn ein Handwerker eine Reparatur durchführt oder Sie ein neues Elektrogerät kaufen, wird dieser Satz angewendet.
- Der ermäßigte Steuersatz von 7%: Dieser Satz kommt bei bestimmten Waren und Dienstleistungen zum Tragen, die der Gesetzgeber als besonders schützenswert oder für die Grundversorgung essenziell ansieht. Dazu gehören beispielsweise die meisten Grundnahrungsmittel, Bücher, Zeitschriften oder Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr. Ausgenommen sind oft Luxusgüter wie Hummer oder Kaviar.
Ein interessantes Beispiel ist die Gastronomie: Wenn Sie in einem Restaurant essen, wird der Regelsteuersatz von 19% auf die gesamte Leistung (Speisen und Service) angewendet, da hier die Dienstleistung im Vordergrund steht. Nehmen Sie das Essen jedoch mit nach Hause (To-Go), fällt auf die Speisen der ermäßigte Steuersatz von 7% an. Für Sie als Verbraucher bleibt der Bruttopreis meist gleich, aber für das Restaurant macht dies einen steuerlichen Unterschied und kann einen höheren Gewinn bedeuten. Diese Unterscheidung erklärt auch die oft gestellte Frage an der McDonald’s-Kasse, ob Sie vor Ort essen oder die Bestellung mitnehmen möchten.
Anforderungen an eine Rechnung für korrekte Mehrwertsteuer
Pflichtangaben auf Rechnungen: Was Sie beachten müssen
Neben der korrekten Berechnung der Mehrwertsteuer ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Rechnungen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies stellt sicher, dass Ihre Rechnungen nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Kunden und das Finanzamt transparent und gültig sind. Für den reibungslosen Ablauf des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger sind diese Punkte unverzichtbar.
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss mindestens folgende Informationen enthalten:
- Der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers.
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer (diese darf nur einmal vergeben werden).
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine eindeutige Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
- Das nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag).
- Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag (Mehrwertsteuer).
- Der Gesamtbetrag (Brutto), den der Kunde zahlen muss.
Wenn Sie diese Punkte akribisch beachten und die excel formeln mehrwertsteuer berechnen für die korrekten Beträge nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite.
Zusammenfassung und Empfehlung
Die korrekte Berechnung und Ausweisung der Mehrwertsteuer ist ein grundlegender Bestandteil jeder Unternehmertätigkeit in Deutschland. Um ständige Korrekturen zu vermeiden und Finanzamtsprüfungen souverän zu begegnen, ist es essenziell, dass Ihre Rechnungen von Anfang an fehlerfrei sind.
Excel bietet mit seinen flexiblen Formeln eine hervorragende Möglichkeit, diese Berechnungen zu automatisieren und somit Zeit und Nerven zu sparen. Nutzen Sie die hier vorgestellten excel formeln mehrwertsteuer berechnen als Grundlage für Ihre eigenen Kalkulationen und Rechnungs-Vorlagen. Achten Sie stets darauf, dass die Leistungen immer richtig bezeichnet sind und der korrekte Mehrwertsteuersatz angewendet wird. So stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung transparent und rechtssicher ist, und vermeiden teure Nachzahlungen oder Probleme mit dem Finanzamt.