Excel mag zwar für seine Zugänglichkeit und Vertrautheit gelobt werden, doch wenn es um die Erstellung von interaktiven Dashboards geht, stößt es schnell an seine Grenzen. Für Analysten und Unternehmen, die über einfache Datentabellen und Diagramme hinausgehen möchten, stellt sich die Frage nach besseren Alternativen. Dieser Artikel beleuchtet die Nachteile von Excel für Dashboard-Lösungen und stellt mit flexdashboard eine flexible und leistungsstarke Alternative vor, die sowohl Analyse als auch Visualisierung in einem einzigen, portablen Format vereint.
Die Stärken von Excel – und ihre Grenzen
Excel bietet unbestreitbare Vorteile: Es ist zugänglich, da die meisten Computer über eine installierte Version verfügen. Die vertraute Benutzeroberfläche ermöglicht es den meisten Nutzern, grundlegende Operationen wie Summenfunktionen oder das Filtern von Spalten problemlos durchzuführen. Besonders im Kontext der Teilung von Analysen und Erkenntnissen zeichnet sich Excel durch seine Portabilität aus. Standalone-Excel-Dateien können einfach per E-Mail versendet oder über Plattformen wie SharePoint geteilt werden. Zudem ist für die Anzeige keine Internetverbindung erforderlich, und es gibt keine Abhängigkeit von zusätzlicher Software oder Serverkommunikation. Die Erstellung von Dashboards in Excel ist zudem nahezu kostenlos, im Gegensatz zu kostenpflichtigen Lösungen wie Tableau oder Power BI.
Trotz dieser Vorteile offenbaren sich bei der Erstellung von Dashboards deutliche Einschränkungen in zwei Hauptbereichen:
- Visualisierungsmöglichkeiten: Die Auswahl an Diagrammtypen in Excel ist begrenzt. Spezifische Visualisierungen wie Netzwerkdiagramme, Sankeys oder Wortwolken sind praktisch unmöglich zu erstellen.
- Datenanalysefähigkeiten: Excel ist nicht für komplexe Analysen konzipiert. Das Gruppieren großer Datenmengen (über 10.000 Einträge hinaus), das Ausführen komplexerer Regressions- oder Klassifikationsmodelle oder Textmining-Aufgaben wie die Analyse von Ngrams sind schwierig oder unmöglich. Dies erzwingt einen zusätzlichen Schritt, bei dem die Daten vor der Visualisierung in Excel in einer externen Software (wie R, SAS oder SPSS) aufbereitet werden müssen. Dies stellt eine Herausforderung für die Skalierbarkeit dar, insbesondere wenn Hunderte von Dashboards erstellt werden müssen.
Was genau ist ein Dashboard?
Bevor wir uns den Alternativen zuwenden, ist es wichtig zu klären, was ein Dashboard überhaupt ausmacht. Laut dem IT-Glossar von Gartner ist ein Dashboard ein Berichtsmechanismus, der Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) aggregiert und anzeigt, um sie auf einen Blick für alle Benutzer zugänglich zu machen, bevor sie über zusätzliche Business-Analytics-Tools weiter untersucht werden können.
In einem breiteren, minimaleren Sinne kann ein Dashboard jedoch als eine Sammlung von Visualisierungen mit einem gewissen Grad an Interaktivität verstanden werden, die in einem einzigen, typischerweise geschichteten visuellen Raum verfügbar ist. Interaktivität, wie z. B. Tooltips oder Hover-Effekte, unterscheidet ein Dashboard von einer einfachen PowerPoint-Präsentation. Unter dieser Definition kann Excel zwar eine leichtgewichtige, portale und einfach einzurichtende Dashboard-Lösung bieten, doch die genannten Grenzen bleiben bestehen.
Die Suche nach der perfekten Alternative
Die Fähigkeit, sowohl Analyse als auch Visualisierung in einer einzigen Umgebung durchzuführen, ist einer der größten Vorteile von Shiny. Da es auf R basiert, sind die verfügbaren Diagrammbibliotheken nahezu unbegrenzt. Allerdings leidet Shiny, trotz seiner Interaktivität, in Bezug auf Zugänglichkeit und Portabilität. Shiny-Apps erfordern in der Regel eine Hosting-Umgebung wie Shiny Server oder shinyapps.io, was eine Internetverbindung voraussetzt und oft mit Kosten verbunden ist. Darüber hinaus werden Webanwendungen von Kunden oft als weniger zuverlässig wahrgenommen, da sie von der Server- und Internetverbindung abhängig sind.
flexdashboard: Die bevorzugte Lösung
Meine bevorzugte Alternative ist flexdashboard. Im Gegensatz zu Shiny kann flexdashboard als eigenständige statische HTML-Datei ausgeführt werden, die keine Kommunikation mit einem Backend-Server erfordert. Dies ist eine einzelne HTML-Datei mit interaktiven Funktionen, die im Browser geöffnet wird und einfach per E-Mail versendet oder sicher auf SharePoint gehostet werden kann. Man hat weiterhin Zugriff auf alle in R verfügbaren Charting-Bibliotheken, sofern diese ohne Serverkommunikation laufen können. Die Erstellung erfolgt über ein RMarkdown-Dokument, das in Kombination mit dem flexdashboard-Paket und knitr das statische HTML-Dashboard-Dokument generiert.
Wie Jonathan Ng darauf hinwies, ermöglicht die Verwendung des DT package innerhalb von flexdashboard das Hinzufügen interaktiver Schaltflächen, mit denen Benutzer Daten als Excel-, CSV- oder PDF-Dateien herunterladen können – eine bemerkenswerte interaktive Funktion über statische HTML-Dateien. Hier finden Sie ein Demo-flexdashboard, das einige Beispiele für das Potenzial statischer HTML-Dashboards zeigt.
Fazit: Warum flexdashboard die Nase vorn hat
Betrachten wir die Stärken von Excel-Dashboards im Vergleich zu flexdashboard:
- Zugänglichkeit / Vertrautheit: JA – Fast jeder Computer verfügt über einen Internetbrowser, mit dem HTML-Dashboards geladen werden können. Die Vertrautheit hängt vom UX-Design ab, aber flexdashboards sind in der Regel intuitiv zu bedienen.
- Portabilität: JA – Keine Internetverbindung erforderlich, und statische HTML-Dateien können einfach per E-Mail versendet werden.
- Nahezu kostenlos: JA – Da kein Hosting benötigt wird und R selbst kostenlos ist.
- Einfachere Zusammenarbeit: JA, unter der Bedingung, dass das Team mit R vertraut ist. Da flexdashboards per Code geschrieben werden, ist die gleichzeitige Arbeit mehrerer Personen einfacher als bei einer Excel-Datei. R-Code ist zudem oft besser lesbar als Excel-Zellbezüge.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass flexdashboard die bevorzugte Alternative für die Erstellung von Dashboards darstellt, die die Einschränkungen von Excel überwinden und gleichzeitig Zugänglichkeit, Portabilität und Kosteneffizienz wahren.