Die Buchhaltung kann für Kleinunternehmer, Freiberufler und Einzelunternehmer oft eine Herausforderung darstellen. Doch es gibt eine bewährte, unkomplizierte Methode, um den Gewinn Ihres Unternehmens zu ermitteln: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Diese Methode erspart Ihnen die Komplexität der doppelten Buchführung und ermöglicht eine klare Übersicht über Ihre Finanzen. Die Grundformel ist denkbar einfach:
Einnahmen – Ausgaben = Gewinn
Am Ende des Jahres werden sämtliche Ausgaben von den Einnahmen abgezogen. Das Ergebnis ist Ihr Gewinn oder Verlust, der maßgeblich darüber entscheidet, welche Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Eine gut strukturierte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel Vorlage kann hierbei ein unverzichtbares Werkzeug sein, um den Überblick zu behalten und Ihre Finanzen effizient zu verwalten.
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR)?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, bei der lediglich die tatsächlich zugeflossenen Einnahmen und abgeflossenen Ausgaben erfasst werden. Sie ist ideal für kleinere Gewerbetreibende und bietet eine schnelle, übersichtliche und effiziente Möglichkeit, die finanzielle Lage des Unternehmens zu beurteilen.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Das Herzstück der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Dies bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben erst dann erfasst werden, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist – entweder bar eingegangen oder vom Konto abgegangen.
- Einnahmen: Entstehen, sobald Sie den Geldbetrag für eine erbrachte Leistung oder verkaufte Ware tatsächlich erhalten haben. Eine Ausnahme bilden private Sachentnahmen, wie die private Nutzung eines Firmenwagens, die ebenfalls als Einnahmen gelten, obwohl kein Geld fließt.
- Ausgaben: Sind alle Kosten, die durch den Betrieb entstehen, wie Wareneinkauf, Personalkosten oder Mieten. Eine Ausgabe zählt erst, wenn die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.
Beispiele zur Veranschaulichung:
- Eine von Ihnen ausgestellte Kundenrechnung wird erst als Einnahme verbucht, wenn das Geld auf Ihrem Konto eingeht.
- Eine Lieferantenrechnung oder andere Betriebskosten werden erst als Ausgabe erfasst, wenn die Zahlung von Ihrem Konto abgebucht wurde oder bar beglichen ist.
Sonderfall: Langfristige Anschaffungen (Anlagevermögen)
Wenn Sie teure Gegenstände (in Österreich über 1.000,00 €) anschaffen, die Sie voraussichtlich länger als ein Jahr nutzen, dürfen diese Kosten nicht sofort in voller Höhe als Ausgabe abgesetzt werden. Stattdessen wird der Betrag über die gewöhnliche Nutzungsdauer des Gegenstandes verteilt. Dieser Prozess wird als Abschreibung (AfA) bezeichnet. Typische Beispiele hierfür sind Laptops, Betriebsgebäude, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Maschinen oder Firmenautos. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt über das Anlagenverzeichnis.
Hinweis: Eine Ausnahme vom Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt in Österreich für Grundstücke einschließlich Gebäude und Edelmetalle, die nicht zur sofortigen Verarbeitung bestimmt sind.
Vorteile einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Excel
Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel Vorlage bietet zahlreiche Vorteile für Kleinunternehmer, die eine einfache und kostengünstige Lösung für ihre Buchhaltung suchen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre finanziellen Transaktionen schnell und übersichtlich zu erfassen, ohne dass Sie teure Buchhaltungssoftware kaufen müssen.
Gerade für den Start oder bei geringem Geschäftsumfang ist Excel ein hervorragendes Werkzeug, um Ihre Einnahmen und Ausgaben zu organisieren, den Überblick zu behalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Kerngeschäft. Obwohl für die offizielle Anerkennung durch das Finanzamt oft professionelle Software empfohlen wird, kann eine Excel-Tabelle als vorbereitendes oder ergänzendes Tool von großem Wert sein. Sie hilft Ihnen, die Daten strukturiert zu sammeln und bei Bedarf in ein professionelles System zu übertragen.
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Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen?
Die Möglichkeit, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen, hängt in Österreich von der Rechtsform des Unternehmens und bestimmten Umsatzgrenzen ab.
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften (KG, OG): Dürfen die EAR nutzen, solange der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren die Grenze von 700.000,00 € nicht überschreitet. Zusätzlich darf der Umsatz in einem einzelnen Jahr maximal 1.000.000,00 € betragen.
- Land- und Forstwirte: Für sie gilt ebenfalls die Umsatzgrenze von 700.000,00 € in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren. Bei Überschreiten dieser Grenze ist die doppelte Buchführung verpflichtend.
- Freie Berufe: Berufe wie Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, Schriftsteller, Dolmetscher oder Künstler dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes immer nutzen.
- Keine Buchführungspflicht: Wenn keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht und die doppelte Buchhaltung auch nicht freiwillig geführt wird, kann die EAR angewendet werden.
- Achtung: Kapitalgesellschaften wie GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG sind in Österreich immer zur doppelten Buchführung verpflichtet und dürfen die EAR nicht nutzen.
Die Kernaufgaben der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Für die meisten Kleinunternehmer gibt es vier zentrale Aufgaben, um die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt zu führen. Je nach Art Ihres Unternehmens können zusätzlich ein Wareneingangsbuch, eine Registrierkasse, Lohnkonten oder ein Anlagenverzeichnis notwendig sein.
1. Belege sammeln und archivieren
Die wichtigste Regel lautet: Keine Ausgabe ohne Beleg! Das Finanzamt erkennt Ausgaben ausschließlich an, wenn eine Rechnung, Quittung oder ein Kassabon vorliegt. In Österreich müssen alle Belege – sowohl Originale als auch Kopien und digitale Scans – mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist entscheidend, von Anfang an ein effizientes System zur Belegverwaltung einzurichten, sei es digital oder klassisch in Ordnern, um alle Belege leicht wiederfinden zu können. Ein Scan oder Foto des Originalbelegs ist dabei ausreichend.
2. Einnahmen und Ausgaben lückenlos erfassen
Führen Sie eine fortlaufende Liste aller geschäftlichen Geldbewegungen – dies ist Ihre eigentliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Diese Aufzeichnungen sollten folgende Angaben enthalten:
- Datum des Vorgangs
- Kunde oder Lieferant
- Eine präzise Beschreibung des Vorgangs
- Der entsprechende Betrag
- Ein Hinweis auf den zugehörigen Beleg
Tipp: Während professionelle Buchhaltungssoftware oft empfohlen wird, um den Anforderungen des Finanzamtes gerecht zu werden, ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel Vorlage ein ausgezeichnetes Tool, um Ihre Finanzen übersichtlich zu organisieren und den Überblick zu behalten. Sie kann als Grundlage dienen, bevor Sie möglicherweise zu einer vollumfänglichen Software wechseln, oder für interne Zwecke und als einfache Kontrolle genutzt werden. Denken Sie jedoch daran, dass Excel-Tabellen sich leicht ändern lassen, weshalb für die offizielle Einreichung oft manipulationssichere Systeme gefordert sind.
3. Langfristige Anschaffungen (Anlagevermögen) separat behandeln
Teure Anschaffungen (in Österreich über 1.000,00 €), die Sie länger als ein Jahr nutzen, dürfen wie bereits erwähnt nicht sofort komplett als Ausgabe erfasst werden. Für solche Anschaffungen führen Sie eine eigene Liste, das sogenannte Anlagenverzeichnis. Dies ist entscheidend für die korrekte Ermittlung Ihrer Abschreibungen (AfA) über die Nutzungsdauer.
4. Umsatzsteuer und Voranmeldungen (UVA) im Blick behalten
Wenn Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie diese auch an das Finanzamt abführen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer in Österreich (jene, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen) sind zu folgenden regelmäßigen Schritten verpflichtet:
- Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA)
- Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung
- Überweisung der erhaltenen Umsatzsteuer ans Finanzamt
Die Intervalle für die UVA richten sich nach Ihrem Vorjahresumsatz.
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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Ein praktisches Beispiel (Österreich 2025)
So ermitteln Sie Ihren Gewinn am Jahresende Schritt für Schritt:
- Alle Einnahmen addieren: Fassen Sie alle Betriebseinnahmen des Jahres aus Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zusammen.
- Alle Ausgaben addieren: Zählen Sie alle im Jahr angefallenen Betriebsausgaben zusammen.
- Abschreibungen berücksichtigen: Berücksichtigen Sie die Jahresbeträge für Abschreibungen (AfA) teurer Anschaffungen aus Ihrem Anlagenverzeichnis.
- Gewinn berechnen: Ziehen Sie die gesamten Ausgaben (Punkt 2 + 3) von den Einnahmen (Punkt 1) ab. Das Ergebnis ist Ihr vorläufiger Jahresgewinn.
Hinweis: Dokumentieren Sie alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig. Nur so können Sie Ihren Gewinn korrekt ermitteln und eventuelle Rückfragen vom Finanzamt problemlos beantworten.
Die folgende Tabelle zeigt den Aufbau einer EAR mit den Steuerstufen für das Jahr 2025 in Österreich. Zur besseren Übersicht wurden alle Betriebseinnahmen zusammengefasst.
| Betrag |
| :——————————– | :———– |
| Betriebseinnahmen (netto) | 40.000,00 € |
| Ausgaben (netto) | |
| Raumkosten (Miete, Strom, Heizung) | -3.500,00 € |
| Betriebsmittel und Büromaterial | -800,00 € |
| Marketing- und Werbekosten | -900,00 € |
| Auto- und Reisekosten | -1.400,00 € |
| Abschreibungen (AfA) | -1.200,00 € |
| Summe Ausgaben (netto) | -7.800,00 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 32.200,00 € |
| Sozialversicherung (26,83 % + UV) * | -8.784,10 € |
| Gewinn | 23.415,90 € |
| Gewinnfreibetrag 15 % (Grundfreibetrag) | -3.512,39 € |
| Gewinn vor Steuern (Bemessungsgrundlage ESt) | 19.903,52 € |
| Einkommensteuer mit 2025 Tarif | -1.319,10 € |
| Netto-Betrag | 22.096,80 € |
* Vereinfachte Berechnung. Die tatsächliche Sozialversicherung liegt etwas unter 26,83 %, da der Gewinnfreibetrag auch die versicherungspflichtigen Einkünfte reduziert.
Ihre kostenlose Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel Vorlage zum Download
Um Ihnen den Einstieg in die einfache Buchhaltung zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine kostenlose Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel Vorlage zum Download bereit. Diese Vorlage ist darauf ausgelegt, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Einnahmen und Ausgaben strukturiert zu erfassen und jederzeit einen klaren Überblick über Ihre finanzielle Situation zu behalten.
Die Vorlage enthält alle wichtigen Felder, die Sie für eine vollständige Dokumentation Ihrer Einnahmen und Ausgaben benötigen. Mit ihrer intuitiven Struktur können Sie schnell und effizient arbeiten und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren. Nutzen Sie dieses praktische Tool, um Ihre Buchhaltung zu vereinfachen und Stress zu reduzieren.
Vorlage einer Einnahmen Ausgaben Rechnung
Vorlage herunterladen (Excel-Datei)
Welche weiteren Aufzeichnungen Sie benötigen könnten
Neben der eigentlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen EAR-Rechner in Österreich oft weitere spezifische Aufzeichnungen führen.
Wareneingangsbuch
Das Wareneingangsbuch erfasst alle Waren, die Sie zur Weiterverarbeitung oder zum Verkauf beziehen. Dazu gehören Handelswaren, Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halbfertigprodukte und Zutaten. Die Einträge müssen in chronologischer Reihenfolge erfolgen, und die Beträge sind monatlich sowie jährlich zusammenzurechnen.
Hinweis: Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen zum Jahresende keine Inventur durchführen.
Ein Wareneingangsbuch muss folgende Informationen beinhalten:
- Fortlaufende Nummer der Eintragung
- Datum des Wareneingangs oder der Rechnung
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bezeichnung der Ware (eine allgemeine Sammelbezeichnung genügt)
- Einzelpreis der Ware (Brutto und Netto)
- Hinweis auf die dazugehörigen Belege
Anlagenverzeichnis
Ein Anlagenverzeichnis bietet eine Übersicht über betriebliche Wirtschaftsgüter, die Sie steuerlich über mehrere Jahre absetzen können. Es ist erforderlich, sobald ein Wirtschaftsgut in Österreich über 1.000,00 € liegt und länger als ein Jahr genutzt wird. Wirtschaftsgüter, die weniger als ein Jahr genutzt werden oder einen Wert bis 1.000,00 € (Stand 2025) haben, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und müssen nicht abgeschrieben werden.
Das Verzeichnis listet jedes Anlagegut mit folgenden Informationen auf:
- Genaue Bezeichnung
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inkl. Nebenkosten)
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Voraussichtliche Nutzungsdauer
- Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA)
- Restbuchwert (zum 31.12.) – bei vollständiger Abschreibung verbleibt ein „Erinnerungscent“.
Hinweis: Es ist ratsam, die Ausscheidung eines Anlagegutes zu dokumentieren, insbesondere bei vorzeitiger Abschreibung.
Registrierkasse (speziell Österreich)
In Österreich besteht eine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen, wenn der Jahresumsatz 15.000,00 € übersteigt und mehr als 7.500,00 € davon in bar (inklusive Kredit- und Bankomatkarten) erzielt werden. Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal fallen nicht unter diese Regelung.
Lohnkonten
Wenn in Ihrem Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt werden, muss für jeden ein eigenes Lohnkonto geführt werden. Dieses Konto enthält persönliche Daten und alle abrechnungsrelevanten Informationen des jeweiligen Mitarbeiters.
Alternativen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Je nach Unternehmensgröße und Rechtsform gibt es Alternativen zur klassischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die entweder die Buchhaltung vereinfachen oder komplexer gestalten können.
Gewinnermittlung durch Pauschalierung
Wenn das Sammeln und Zuordnen aller Belege zu aufwendig erscheint, kann die Gewinnermittlung durch Pauschalierung eine praktische Alternative sein (in Österreich). Hierbei werden Betriebsausgaben pauschal anhand eines Prozentsatzes Ihres Umsatzes angesetzt, wodurch der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird. Einnahmen müssen Sie dennoch weiterhin vollständig aufzeichnen.
Erfreuliche Neuigkeiten (Österreich): Im März 2025 wurde beschlossen, dass die Basispauschalierung mit Wirkung zum 1. Jänner 2025 von 12 % auf 13,5 % steigt. Ab 2026 gilt dann ein Satz von 15 %.
Die Pauschalierung lohnt sich vor allem, wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben (ohne Sozialversicherung) niedriger sind als der zulässige Pauschalbetrag.
Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung)
Die doppelte Buchhaltung ist eine umfassende Methode zur Gewinnermittlung. Sie ist für Kapitalgesellschaften in Österreich (GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG) sowie größere Unternehmen verpflichtend. Diese Methode bietet einen detaillierten und tiefgehenden Überblick über die gesamte finanzielle Lage eines Unternehmens.
Ein Steuerberater reicht zwei Zettel mit einem Kreisdiagramm an einen Klienten in einem professionellen Büro.
Fazit: Einfach und effizient zum finanziellen Überblick
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine hervorragende und unkomplizierte Methode für Kleinunternehmer, Freiberufler und Einzelunternehmer, um den Überblick über ihre Finanzen zu behalten und den Gewinn zu ermitteln. Sie spart Zeit und reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
Mit einer praktischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel Vorlage können Sie Ihre Buchhaltung noch effizienter gestalten. Sie bietet eine klare Struktur und hilft Ihnen, alle wichtigen Daten systematisch zu erfassen. Laden Sie unsere kostenlose Vorlage herunter und beginnen Sie noch heute damit, Ihre Finanzen mühelos zu organisieren. Sorgen Sie für einen lückenlosen Überblick, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen und Ihre steuerlichen Pflichten souverän erfüllen zu können.
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