Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist eine bewährte Methode zur einfachen Gewinnermittlung für kleinere Unternehmen und Freiberufler. Sie ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten, ohne sich in komplexe Buchhaltungsvorschriften vertiefen zu müssen. Durch das einfache Gegenüberstellen von Einnahmen und Ausgaben lässt sich der Gewinn oder Verlust schnell ermitteln. Besonders für Kleinunternehmer ist dies eine attraktive Option, und eine gut strukturierte Einnahmen-Ausgaben Excel Vorlage kann den Prozess erheblich vereinfachen.
In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Wer sie nutzen darf, welche Prinzipien gelten, welche Aufzeichnungen notwendig sind und wie Sie mit einer kostenlosen Excel Vorlage Ihre Buchführung effektiv gestalten können. Beachten Sie, dass die hier dargestellten Details und Beispiele primär auf die gesetzlichen Bestimmungen in Österreich zugeschnitten sind.
Einnahmen und Ausgaben: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Das Herzstück der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip. Dies bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben erst dann erfasst werden, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingegangen ist oder von Ihrem Konto abgeflossen ist.
- Einnahmen: Eine Einnahme entsteht in dem Moment, in dem Sie den Geldbetrag für eine erbrachte Leistung oder verkaufte Ware tatsächlich erhalten – sei es in bar oder per Banküberweisung. Eine Ausnahme bilden private Sachentnahmen, wie die private Nutzung eines Firmenautos, die ebenfalls als Einnahme zählen, obwohl kein direkter Geldfluss stattfindet.
- Ausgaben: Als Ausgabe zählt jede betrieblich veranlasste Zahlung (z.B. Wareneinkauf, Personalkosten, Mieten). Sie wird erst dann in Ihrer Rechnung berücksichtigt, wenn die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.
Praktische Beispiele verdeutlichen dies:
- Eine von Ihnen ausgestellte Kundenrechnung wird erst dann als Einnahme verbucht, wenn der Rechnungsbetrag auf Ihrem Konto eingegangen ist.
- Lieferantenrechnungen oder Betriebskosten werden erst dann als Ausgabe gezählt, wenn Sie die Zahlung tatsächlich geleistet haben.
Sonderfall: Langlebige Anschaffungen (Abschreibung AfA)
Investieren Sie in teurere Wirtschaftsgüter (in Österreich ab 1.000,00 €), die Sie länger als ein Jahr in Ihrem Betrieb nutzen werden, dürfen Sie die Kosten dafür nicht sofort in voller Höhe als Ausgabe absetzen. Stattdessen wird der Anschaffungsbetrag auf die voraussichtliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes verteilt. Dieser Vorgang wird als Abschreibung (AfA) bezeichnet.
Typische Beispiele für solche Investitionen sind:
- Laptops und andere Büro-IT
- Betriebsgebäude
- Betriebs- und Geschäftsausstattung (z.B. Büromöbel)
- Maschinen
- Firmenautos
Detaillierte Informationen zur Erfassung solcher Güter finden Sie im Abschnitt Anlagenverzeichnis.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist aufgrund ihrer Einfachheit für bestimmte Unternehmensformen und Umsatzgrößen vorgesehen. Die genauen Bestimmungen sind hier auf Österreich bezogen:
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften (KG, OG): Sie dürfen die EAR nutzen, solange ihr Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren die Grenze von 700.000,00 € nicht überschreitet. In einem einzelnen Jahr darf der Umsatz maximal 1.000.000,00 € betragen. Bei Überschreiten dieser Grenzen ist die doppelte Buchführung verpflichtend.
- Land- und Forstwirte: Auch für sie gilt die 700.000,00 € Umsatzgrenze in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren. Hier gibt es keine Ausnahmeregelung für die 1.000.000,00 €-Grenze; bei Überschreiten der 700.000,00 € ist direkt die doppelte Buchführung vorgeschrieben.
- Freie Berufe: Selbstständige in freien Berufen (z.B. Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, Schriftsteller, Dolmetscher, Künstler) dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes immer nutzen.
- Keine Buchführungspflicht: Die EAR kann immer dann angewendet werden, wenn keine gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchführung besteht und diese auch nicht freiwillig gewählt wird. Kapitalgesellschaften wie GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet und dürfen die EAR nicht verwenden.
Die Hauptaufgaben der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Für die meisten Kleinunternehmer in Österreich umfasst die korrekte Führung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung drei bis vier zentrale Aufgaben. Je nach Art Ihres Unternehmens können darüber hinaus weitere Aufzeichnungen wie ein Wareneingangsbuch, eine Registrierkasse, Lohnkonten oder ein Anlagenverzeichnis erforderlich sein.
1. Belege sammeln und aufbewahren
Die oberste Regel lautet: Keine Ausgabe ohne Beleg! Das Finanzamt erkennt Ausgaben nur dann an, wenn ein entsprechender Nachweis wie eine Rechnung, Quittung oder ein Kassabon vorliegt.
- In Österreich müssen alle Belege mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt für Originalbelege, Kopien und digitale Scans.
- Schaffen Sie von Anfang an ein strukturiertes Ablagesystem – ob digital in Cloud-Ordnern oder klassisch in physischen Ordnern. Wichtig ist, dass alle Belege bei Bedarf schnell auffindbar sind.
- Ein sauberer Scan oder ein qualitativ hochwertiges Foto des Originalbelegs wird in der Regel als ausreichend anerkannt.
2. Einnahmen und Ausgaben erfassen
Führen Sie eine fortlaufende und detaillierte Liste aller geschäftlichen Geldflüsse. Dies ist der Kern Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Notwendige Angaben pro Eintrag:
- Datum des Geldflusses
- Kunde/Lieferant
- Kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls
- Betrag (netto und brutto, falls Umsatzsteuerpflicht besteht)
- Verweis auf den zugehörigen Beleg
Wichtiger Hinweis zur Excel-Vorlage: Nutzen Sie eine professionelle Buchhaltungssoftware, um gesetzliche Anforderungen vollständig zu erfüllen. Excel-Tabellen sind zwar hervorragend geeignet, um den Überblick zu behalten und erste Entwürfe zu erstellen, werden aber vom Finanzamt in Österreich nicht als offizielle, revisionssichere Aufzeichnung anerkannt, da sie sich leicht verändern lassen. Falls Sie eine Excel-Tabelle zur Unterstützung nutzen möchten, finden Sie weiter unten eine kostenlose Vorlage, die Ihnen dabei hilft.
3. Teure Anschaffungen separat erfassen (Anlagenverzeichnis)
Für teure Anschaffungen (in Österreich ab 1.000,00 €), die Sie länger als ein Jahr betrieblich nutzen, ist eine separate Erfassung notwendig. Diese Wirtschaftsgüter werden nicht sofort als vollständige Ausgabe gebucht, sondern über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Hierfür führen Sie eine eigene Aufstellung, das sogenannte Anlagenverzeichnis.
4. Umsatzsteuer und UVA-Pflichten kennen
Wenn Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, sind Sie verpflichtet, diese auch an das Finanzamt abzuführen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung in Österreich fallen, müssen regelmäßig:
- Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) einreichen,
- die jährliche Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben,
- und die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen.
Die Intervalle für die UVA richten sich nach dem Umsatz des Vorjahres. Einen nützlichen Überblick über relevante Termine bietet der Steuerkalender für Österreich.
Vogelperspektive eines ordentlich organisierten Schreibtisches mit offenen Mappen, die Dokumente und Grafiken zeigen. Helle, fokussierte Beleuchtung betont die professionelle Atmosphäre.
Beispiel für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich 2025
So ermitteln Sie Ihren Gewinn am Jahresende Schritt für Schritt mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung:
- Alle Einnahmen addieren: Summieren Sie sämtliche Betriebseinnahmen des Geschäftsjahres aus Ihrer EAR.
- Alle Ausgaben addieren: Zählen Sie alle im Jahr angefallenen Betriebsausgaben zusammen.
- Abschreibungen berücksichtigen: Ziehen Sie die jährlichen Abschreibungsbeträge für teure Anschaffungen aus Ihrem Anlagenverzeichnis ab.
- Gewinn berechnen: Subtrahieren Sie die gesamten Ausgaben (Punkt 2 + 3) von den gesamten Einnahmen (Punkt 1). Das Ergebnis ist Ihr vorläufiger Jahresgewinn oder -verlust.
Hinweis: Eine sorgfältige Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben ist essenziell. Nur so können Sie Ihren Gewinn korrekt ermitteln und eventuelle Rückfragen vom Finanzamt problemlos beantworten.
Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft den Aufbau einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die darauf basierende Gewinnermittlung mit den österreichischen Steuerstufen für das Jahr 2025. Zur besseren Übersicht sind alle Betriebseinnahmen zusammengefasst.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Betriebseinnahmen (netto) | 40.000,00 € |
| Ausgaben (netto) | |
| Raumkosten (Miete, Strom, Heizung) | -3.500,00 € |
| Betriebsmittel und Büromaterial | -800,00 € |
| Marketing- und Werbekosten | -900,00 € |
| Auto- und Reisekosten | -1.400,00 € |
| Abschreibungen (AfA) | -1.200,00 € |
| Summe Ausgaben (netto) | -7.800,00 € |
| Ergebnis vor Sozialversicherung | 32.200,00 € |
| Sozialversicherung (26,83 % + UV) * | -8.784,10 € |
| Gewinn | 23.415,90 € |
| Gewinnfreibetrag 15 % (Grundfreibetrag) | -3.512,39 € |
| Gewinn vor Steuern (Bemessungsgrundlage ESt) | 19.903,52 € |
| Einkommensteuer mit 2025 Tarif | -1.319,10 € |
| Netto-Betrag nach Steuern | 22.096,80 € |
* Vereinfachte Berechnung. Die tatsächliche Sozialversicherung in Österreich liegt etwas unter 26,83 %, da der Gewinnfreibetrag auch die versicherungspflichtigen Einkünfte reduziert. Für eine genauere Berechnung empfehlen wir den SVS-Rechner für Einzelunternehmen in Österreich.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage 2025 zum Download (Excel)
Um Ihnen den Einstieg in die Buchhaltung zu erleichtern und den Überblick über Ihre geschäftlichen Finanzen zu behalten, bieten wir Ihnen hier eine kostenlose Einnahmen-Ausgaben Excel Vorlage zum Download an. Diese Vorlage ist besonders für Kleinunternehmer konzipiert, die eine einfache und übersichtliche Lösung suchen.
Ein Holztisch mit einem Balkendiagramm, das einen grünen und einen roten Balken zeigt, symbolisiert Einnahmen und Ausgaben oder Gewinn und Verlust in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Kleinunternehmer. Die Excel-Vorlage für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Stand 2025) enthält alle wichtigen Felder, um Ihre Einnahmen und Ausgaben detailliert zu dokumentieren und erste Berechnungen durchzuführen. Bitte beachten Sie erneut, dass diese Vorlage ein hilfreiches Werkzeug zur Übersicht und Vorbereitung ist, jedoch in Österreich nicht die gesetzlich vorgeschriebene, revisionssichere Buchführung ersetzt.
Welche Aufzeichnungen Sie für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung benötigen
Neben der eigentlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen Sie als Einnahmen-Ausgaben-Rechner in Österreich weitere spezifische Aufzeichnungen führen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen:
- Wareneingangsbuch (falls zutreffend)
- Anlagenverzeichnis
- Registrierkasse (falls zutreffend)
- Lohnkonten (falls zutreffend)
In den folgenden Abschnitten erklären wir, was bei jeder dieser Aufzeichnungen genau zu beachten ist.
Wareneingangsbuch
Das Wareneingangsbuch dient der Erfassung aller Waren, die Sie in Ihrem Betrieb zum Zweck der Weiterverarbeitung oder des Weiterverkaufs erwerben. Dazu zählen klassische Handelswaren, Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halbfertigprodukte oder Zutaten.
Die Auflistung der Wareneingänge muss chronologisch erfolgen, und die entsprechenden Beträge sind monatlich sowie jährlich zusammenzurechnen.
Hinweis: Einnahmen-Ausgaben-Rechner in Österreich sind zum Jahresende nicht zur Durchführung einer Inventur verpflichtet.
Ein Wareneingangsbuch muss folgende Informationen enthalten:
- Eine fortlaufende Nummer der Eintragung
- Das Datum des Wareneingangs oder das Rechnungsdatum
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Eine Bezeichnung der Ware (eine allgemeine Sammelbezeichnung ist ausreichend, z.B. „Bücher“, „Büromöbel“, „Kfz-Ersatzteile“)
- Der Einzelpreis der Ware (Brutto und Netto)
- Einen Hinweis auf die dazugehörigen Belege
Weitere Details sowie ein Muster für ein Wareneingangsbuch finden Sie auf der Website der WKO (Wirtschaftskammer Österreich).
Anlagenverzeichnis
Ein Anlagenverzeichnis verschafft Ihnen einen klaren Überblick über alle betrieblichen Wirtschaftsgüter, die Sie steuerlich über mehrere Jahre hinweg abschreiben können. Es ist verpflichtend, sobald ein Wirtschaftsgut in Österreich einen Anschaffungswert von 1.000,00 € übersteigt und länger als ein Jahr genutzt wird.
💡 Erinnerung: Wirtschaftsgüter, die länger als ein Jahr im Betrieb verbleiben, dürfen nicht sofort vollständig als Betriebsausgabe verbucht werden. Die Kosten werden stattdessen über ihre geschätzte Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben – dies wird als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. Typische Beispiele sind Büroeinrichtungen, Gebäude, Maschinen oder Firmenfahrzeuge.
Eine moderne Büroumgebung mit verschiedenen Möbeln, einem offenen Laptop und einer Liste von Büroausstattung, Maschinen und Fahrzeugen auf einem Tisch. Helle und einladende Atmosphäre, die ein Anlagenverzeichnis für Kleinunternehmer veranschaulicht.
Wichtiger Hinweis zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG): Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungswert in Österreich bis zu 1.000,00 € (Stand 2025) beträgt oder die weniger als ein Jahr genutzt werden, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter. Diese dürfen Sie sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen und müssen sie nicht im Anlagenverzeichnis führen. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer gilt die Grenze als Netto-Grenze, für nicht berechtigte als Brutto-Grenze.
Das Anlagenverzeichnis listet jedes Anlagegut mit folgenden Informationen auf:
- Genaue Bezeichnung des Wirtschaftsguts
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inklusive Nebenkosten)
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Die voraussichtliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer
- Der Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA)
- Der Restbuchwert zum 31.12. des jeweiligen Jahres
- Der Restbuchwert ergibt sich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der bisherigen Abschreibungen.
- Ist ein Anlagegut vollständig abgeschrieben, wird es dennoch mit einem symbolischen Cent (dem sogenannten „Erinnerungscent“) im Verzeichnis belassen, solange es noch betrieblich genutzt wird.
- Scheidet ein Anlagegut tatsächlich aus dem Unternehmen aus (z.B. durch Verkauf, Diebstahl oder private Übernahme), kann es aus dem Anlagenverzeichnis entfernt werden.
- Geht ein Anlagegut vor Ablauf seiner Nutzungsdauer kaputt, darf der vollständige Restwert sofort abgeschrieben werden.
Hinweis: Es ist ratsam, die Ausscheidung eines Anlagegutes zu dokumentieren (z.B. durch einen Entsorgungsschein), insbesondere bei vorzeitiger Abschreibung.
Ein Muster für ein Anlagenverzeichnis finden Sie ebenfalls auf der Website der WKO.
Registrierkasse
In Österreich besteht eine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen unter bestimmten Voraussetzungen. Eine Registrierkasse ist erforderlich, wenn der Jahresumsatz Ihres Unternehmens 15.000,00 € übersteigt und mehr als 7.500,00 € davon in bar (dazu zählen auch Kredit- und Bankomatkartenzahlungen) erzielt werden.
Fotografie einer Kasse in einem kleinen Obst- und Gemüseladen, umgeben von frischen Produkten, die die Registrierkassenpflicht für Kleinunternehmer in Österreich darstellt.
Überweisungen, Zahlungen via Onlinebanking oder PayPal fallen nicht unter diese Regelung. Die Website der WKO bietet weitere Details zur Registrierkassenpflicht für Unternehmen.
Lohnkonten
Falls Sie in Ihrem Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes Lohnkonto führen. Das Lohnkonto enthält neben den persönlichen Daten des Mitarbeiters alle relevanten Abrechnungsdaten für Lohn und Gehalt.
Ein modernes Büro eines Lohnmanagers mit einem schwarzen Schreibtisch, einem Computer mit Lohnsoftware und Finanzberichten, in heller, klarer Atmosphäre, die die Bedeutung von Lohnkonten für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hervorhebt.
Weitere Informationen zu den Anforderungen an Lohnkonten finden Sie auf der Website der WKO.
Alternativen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Je nach Größe und Rechtsform Ihres Unternehmens gibt es Alternativen zur klassischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Manche Methoden können die Buchhaltung vereinfachen, andere wiederum machen sie komplexer.
Gewinnermittlung durch Pauschalierung
Wenn Ihnen das akribische Sammeln und Erfassen aller Einzelbelege zu aufwendig erscheint, kann die Gewinnermittlung durch Pauschalierung eine praktische Alternative sein. Hierbei werden Ihre Betriebsausgaben pauschal anhand eines festgelegten Prozentsatzes Ihres Umsatzes angesetzt. Ihre Einnahmen müssen Sie jedoch auch bei der Pauschalierung weiterhin vollständig aufzeichnen.
Erfreuliche Neuigkeiten für Österreich: Im März 2025 wurde beschlossen, dass die Basispauschalierung mit Wirkung zum 1. Jänner 2025 von 12 % auf 13,5 % steigt. Ab 2026 gilt dann sogar ein Satz von 15 %.
Wann lohnt sich die Pauschalierung?
Die Pauschalierung ist besonders vorteilhaft, wenn Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben (ohne Sozialversicherungsbeiträge) niedriger sind als der Ihnen zustehende Pauschalbetrag. So reduzieren Sie nicht nur erheblichen Verwaltungsaufwand, sondern können auch Ihre Gewinnermittlung vereinfachen.
Praxisbeispiele und Beispielrechnungen finden Sie in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerpauschalierung in Österreich.
Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung)
Die doppelte Buchhaltung oder Bilanzierung ist eine umfassende und detaillierte Methode zur Gewinnermittlung und zur Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens. Sie ist für Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG) sowie für größere Unternehmen in Österreich verpflichtend und bietet einen sehr tiefgehenden Überblick über die Unternehmensfinanzen.
Ein Steuerberater reicht zwei Zettel mit einem Kreisdiagramm an einen Klienten in einem professionellen Büro. Das Bild repräsentiert die Alternativen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Bedeutung einer guten Finanzberatung.
Weitere Details
Eine detaillierte Zusammenfassung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und weitere spezifische Informationen für Österreich finden Sie in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre der WKO. Dort erhalten Sie wichtige Informationen zu Umsatzsteuerpflicht, Steuererklärungen und vieles mehr.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein unverzichtbares Werkzeug für viele Selbstständige und Kleinunternehmer, um ihre Finanzen einfach und gesetzeskonform zu verwalten. Mit einer klaren Struktur und den richtigen Hilfsmitteln, wie unserer kostenlosen Excel Vorlage, wird die Gewinnermittlung zum Kinderspiel. Nutzen Sie die Vorteile dieser einfachen Buchführungsmethode und behalten Sie stets den Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben!