Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Wandel für Unternehmen. Während der Übergangsprozess über mehrere Jahre gestreckt ist, stellt der Beginn des kommenden Jahres einen kritischen ersten Meilenstein dar: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Da viele Firmen und Behörden die Nutzung von E-Rechnungen zur Optimierung interner Abläufe fordern werden, ist es für Unternehmen, die Rechnungen mit Excel erstellen, unerlässlich, sich auf diese Umstellung vorzubereiten. Excel beherrscht standardmäßig nicht die Erstellung von E-Rechnungen. Dieser Artikel bietet einen ersten Einstieg in das Thema “E-Rechnungen mit Excel”, um Ihnen die Planung und Vorbereitung zu erleichtern.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist im Grunde eine Textdatei, die alle relevanten Rechnungsdaten in einer vordefinierten Struktur enthält. Dieses standardisierte Format ermöglicht die automatische Einlesung, Verbuchung, Bezahlung und Weiterverarbeitung der Rechnung durch Software. Obwohl die Textdatei für Menschen lesbar ist, gestaltet sich die Interpretation mühsam, weshalb spezielle Software zur Auslesung und Darstellung der Daten unerlässlich ist, um eine Kontrolle und Freigabe zu ermöglichen.
Grundsätzlich gibt es zwei Hauptformen der E-Rechnungsstellung:
- Die einfachste Form ist die Erstellung einer reinen Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur, die an den Empfänger gesendet wird. Dies wird als XRechnung bezeichnet.
- Eine benutzerfreundlichere Variante ist das hybride Format, das aus einer herkömmlichen Rechnung im PDF-Format besteht. Zusätzlich enthält diese PDF-Datei als Anhang eine strukturierte Textdatei. Dieses Format wird als ZUGFeRD-Rechnung oder Factur-X-Rechnung bezeichnet. Aktuell sind die neuesten Versionen beider Formate identisch. Bei hybriden Formaten dient die PDF-Darstellung lediglich der grundlegenden Zuordnung, während der Inhalt der Textdatei rechtlich bindend ist. Daher ist auch hier eine Software zum Auslesen und Anzeigen der Datenstruktur notwendig.
Anwenderfreundliche Kombination aus PDF und XML-Datei
Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland
Die folgenden Stichtage sind für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland von zentraler Bedeutung:
- Ab dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können.
- Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € dürfen Rechnungen an andere Unternehmen nur noch als E-Rechnung ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028: Alle Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich (Unternehmen zu Unternehmen) ausschließlich als E-Rechnung zu stellen. Papier- oder reine PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
- Voraussichtlich nach 2029: Die Einführung eines neuen Umsatzsteuermeldesystems ist geplant, welches die direkte Übermittlung von E-Rechnungen an das Finanzamt vorsieht. Der genaue Zeitpunkt ist aufgrund einer noch laufenden europaweiten Lösungsfindung schwer abzuschätzen.
Wichtig zu beachten ist, dass Rechnungen mit einem Betrag von unter 250 € grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Diese Kleinstbetragsrechnungen können jedoch weiterhin als E-Rechnung ausgestellt werden.
Der erste entscheidende Stichtag ist der 1. Januar 2025. An diesem Datum müssen Sie zwar noch keine E-Rechnungen versenden können, jedoch sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen von anderen Unternehmen, wie beispielsweise Lieferanten, zu empfangen, ohne dass Ihre Zustimmung dafür erforderlich ist. Dies bedeutet, dass Sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch lesen können müssen. E-Mail-Programme wie Outlook allein reichen hierfür nicht aus, da Sie Rechnungen in reinen Textdateien (XRechnungen) erhalten könnten, deren Datenstruktur spezielle Software zur menschenlesbaren Darstellung erfordert. Viele Unternehmen werden voraussichtlich zunächst das ZUGFeRD-Format bevorzugen, das eine optisch vertraute PDF-Rechnung mit einer angehängten XML-Datei kombiniert. Obwohl die PDF-Rechnung leicht zu prüfen ist, bildet der Inhalt der XML-Datei die rechtlich bindende Rechnung. Somit ist die Fähigkeit, die Datenstruktur auszulesen und anzuzeigen, unerlässlich.
SmartTools Publishing plant im 4. Quartal 2024 die Veröffentlichung einer Excel-Erweiterung, die den Import und die Validierung empfangener E-Rechnungen in Excel ermöglicht. Diese Lösung könnte auch für die Verarbeitung von excel auf ipad bearbeiten relevant werden, falls hybride Formate mit entsprechenden Exportfunktionen kompatibel sind.
Erstellung von E-Rechnungen mit Excel
Obwohl die gesetzlichen Fristen für die Ausstellung von E-Rechnungen noch etwas Spielraum bieten – bis zum 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € und bis zum 1. Januar 2028 für alle anderen Unternehmen – ist abzusehen, dass viele Unternehmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern fordern werden. Um potenzielle Kundenverluste zu vermeiden, ist es ratsam, sich frühzeitig mit der Erstellung von E-Rechnungen auseinanderzusetzen.
Excel ist von Haus aus nicht in der Lage, eine konforme E-Rechnung zu generieren. Zwar können PDFs exportiert werden, jedoch ist das Format PDF/A sowie die Einbettung einer strukturierten Textdatei gefordert. Die Bundesregierung hatte ursprünglich die Schaffung eines kostenlosen Portals für kleine Unternehmen angekündigt, um E-Rechnungen während der Übergangszeit zu erstellen und zu lesen. Diese Lösung wird jedoch nicht umgesetzt. Stattdessen werden voraussichtlich verschiedene externe Anbieter Webseiten bereitstellen. Hierbei stellt sich jedoch die Datenschutzfrage, da Rechnungen oft vertrauliche Informationen enthalten. Für Nutzer, die eine integrierte Lösung suchen, ist die Verwendung von Tools wie einem box excel möglicherweise eine Alternative, um Daten zentral zu verwalten, bevor sie in ein E-Rechnungsformat konvertiert werden.
SmartTools E-Rechnung für Excel
Für Excel 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird SmartTools Publishing im 4. Quartal 2024 eine Erweiterung anbieten, die die Ausgabe von E-Rechnungen direkt aus Excel heraus ermöglicht.
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