Die Erstellung barrierefreier Word-Dokumente ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Benutzer, einschließlich Menschen mit Behinderungen, Ihre Inhalte leicht verstehen und darauf zugreifen können. Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zu den Best Practices, die Sie befolgen sollten, um die Zugänglichkeit Ihrer Word-Dokumente zu verbessern.
Warum Barrierefreiheit wichtig ist
Barrierefreiheit in Dokumenten bedeutet, dass jeder Ihre Inhalte konsumieren kann, unabhängig von seinen Fähigkeiten. Dies schließt Menschen mit Seh-, Hör-, kognitiven oder motorischen Einschränkungen ein. Durch die Implementierung von Barrierefreiheitsstandards stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen so viele Menschen wie möglich erreichen.
Wichtige Best Practices für barrierefreie Word-Dokumente
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Empfehlungen zur Verbesserung der Barrierefreiheit Ihrer Word-Dokumente:
| Was zu beheben ist | Wie es zu finden ist | Warum es wichtig ist | Wie es zu beheben ist |
|---|---|---|---|
| Vermeiden Sie gängige Barrierefreiheitsprobleme wie fehlenden Alternativtext (Alt-Text) und Farben mit geringem Kontrast. | Verwenden Sie den Barrierefreiheits-Überprüfer. | Machen Sie es allen leicht, Ihre Dokumente zu lesen. | Barrierefreiheit während der Arbeit in Word überprüfen |
| Vermeiden Sie im Allgemeinen Tabellen, wenn möglich, und stellen Sie die Daten anders dar. Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten und geben Sie Informationen zu Spaltenüberschriften an. | Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, zusammengeführten Zellen oder verschachtelten Tabellen enthalten, verwenden Sie den Barrierefreiheits-Überprüfer. Überprüfen Sie Ihre Tabellen visuell, um sicherzustellen, dass sie keine vollständig leeren Zeilen oder Spalten enthalten. | Screenreader verfolgen ihre Position in einer Tabelle, indem sie Tabellenzellen zählen. Wenn eine Tabelle in eine andere Tabelle verschachtelt ist oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, verliert der Screenreader den Überblick und kann danach keine hilfreichen Informationen über die Tabelle mehr liefern. Leere Zellen in einer Tabelle könnten jemanden, der einen Screenreader verwendet, auch dazu verleiten zu denken, dass sich nichts mehr in der Tabelle befindet. | Vermeiden Sie die Verwendung von Tabellen Verwenden Sie Tabellenüberschriften Verwenden Sie integrierte Stile für Titel, Untertitel und Überschriften Erstellen Sie Absatzbanner |
| Verwenden Sie integrierte Überschriften und Stile. | Um die logische Reihenfolge der Überschriften zu überprüfen, überprüfen Sie das Inhaltsverzeichnis Ihres Dokuments visuell. | Um die Tabulatorreihenfolge beizubehalten und Screenreadern das Lesen Ihrer Dokumente zu erleichtern, verwenden Sie eine logische Überschriftenreihenfolge und die integrierten Formatierungswerkzeuge in Word. Sie können auch Absatzbanner verwenden, um Ihre Inhalte zu organisieren. | Verwenden Sie integrierte Stile für Titel, Untertitel und Überschriften Erstellen Sie barrierefreie Listen Passen Sie den Abstand zwischen Sätzen und Absätzen an Erstellen Sie Absatzbanner |
| Fügen Sie allen visuellen Elementen Alt-Text hinzu. | Um fehlenden Alt-Text zu finden, verwenden Sie den Barrierefreiheits-Überprüfer. | Alt-Text hilft Menschen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in Bildern und anderen visuellen Elementen wichtig ist. | Alt-Text zu visuellen Elementen hinzufügen |
| Fügen Sie aussagekräftigen Hyperlink-Text und QuickInfos hinzu. | Um festzustellen, ob der Hyperlink-Text als eigenständige Information sinnvoll ist und ob er den Lesern genaue Informationen über das Ziel gibt, überprüfen Sie Ihr Dokument visuell. | Menschen, die Screenreader verwenden, scannen manchmal eine Liste von Links. | Barrierefreien Hyperlink-Text und QuickInfos hinzufügen |
| Stellen Sie sicher, dass Farbe nicht das einzige Mittel zur Informationsvermittlung ist. | Um Instanzen von Farbcodierungen zu finden, überprüfen Sie Ihr Dokument visuell. | Menschen, die blind sind, eine Sehbehinderung haben oder farbenblind sind, verpassen möglicherweise die Bedeutung, die durch bestimmte Farben vermittelt wird. | Barrierefreies Schriftformat verwenden |
| Verwenden Sie ausreichenden Kontrast für Text- und Hintergrundfarben. | Um unzureichenden Farbkontrast zu finden, verwenden Sie den Barrierefreiheits-Überprüfer. Sie können auch nach Text in Ihrem Dokument suchen, der schwer zu lesen oder vom Hintergrund zu unterscheiden ist. | Wenn Ihr Dokument einen hohen Kontrast zwischen Text und Hintergrund aufweist, können mehr Menschen den Inhalt sehen und nutzen. | Barrierefreie Schriftfarbe verwenden |
| Vermeiden Sie es, wichtige Informationen in den Kopf- oder Fußzeilenabschnitten des Dokuments zu schreiben. | Kopf- und Fußzeilen sind nur in der Seitenlayoutansicht und der Druckvorschau sichtbar. Doppelklicken Sie auf die Kopf- oder Fußzeile, um deren Inhalt zu aktivieren und zu bearbeiten. | Menschen, die Screenreader verwenden, verpassen wichtige Informationen, da Screenreader keine Kopf- oder Fußzeilen scannen. | Verwenden Sie integrierte Stile für Titel, Untertitel und Überschriften, um Titel, Untertitel, Seitenzahlen und alle anderen wichtigen Informationen im Hauptteil des Dokuments einzufügen. Fügen Sie redundante Informationen in den Kopf- oder Fußzeilenabschnitt ein. |
Barrierefreiheit während der Arbeit in Word überprüfen
Der Barrierefreiheits-Überprüfer ist ein Tool, das Ihre Inhalte überprüft und Barrierefreiheitsprobleme kennzeichnet, auf die es stößt. Er erklärt, warum jedes Problem für eine Person mit einer Behinderung ein potenzielles Problem darstellen könnte. Der Barrierefreiheits-Überprüfer schlägt auch vor, wie Sie die auftretenden Probleme beheben können.
In Word wird der Barrierefreiheits-Überprüfer automatisch im Hintergrund ausgeführt, wenn Sie ein Dokument erstellen. Wenn der Barrierefreiheits-Überprüfer Barrierefreiheitsprobleme erkennt, erhalten Sie eine Erinnerung in der Statusleiste.
Um den Barrierefreiheits-Überprüfer manuell zu starten, wählen Sie Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen. Der Bereich Barrierefreiheit wird geöffnet, und Sie können nun Barrierefreiheitsprobleme überprüfen und beheben. Weitere Informationen finden Sie unter Barrierefreiheit mit dem Barrierefreiheits-Überprüfer verbessern und Dokumentbarrierefreiheit überprüfen.
Vermeiden Sie die Verwendung von Tabellen
Vermeiden Sie im Allgemeinen Tabellen, wenn möglich, und stellen Sie die Daten anders dar, z. B. durch Absätze mit Überschriften und Bannern. Tabellen mit fester Breite können für Personen, die die Lupe verwenden, schwierig zu lesen sein, da solche Tabellen den Inhalt auf eine bestimmte Größe zwingen. Dies macht die Schrift sehr klein, was Benutzer der Lupe zwingt, horizontal zu scrollen, insbesondere auf Mobilgeräten.
Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, befolgen Sie die folgenden Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Tabelle so zugänglich wie möglich ist:
- Vermeiden Sie Tabellen mit fester Breite.
- Stellen Sie sicher, dass die Tabellen auf allen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, ordnungsgemäß gerendert werden.
- Wenn Sie Hyperlinks in Ihrer Tabelle haben, bearbeiten Sie den Linktext, damit er sinnvoll ist und nicht mitten im Satz unterbrochen wird.
- Stellen Sie sicher, dass das Dokument mit der Lupe gut lesbar ist. Senden Sie den Dokumententwurf an sich selbst und betrachten Sie ihn auf einem Mobilgerät, um sicherzustellen, dass die Leute das Dokument auf einem Telefon nicht horizontal scrollen müssen.
- Verwenden Sie Tabellenüberschriften.
- Testen Sie die Barrierefreiheit mit der Lern-App.
Verwenden Sie Tabellenüberschriften
Screenreader verfolgen ihre Position in einer Tabelle, indem sie Tabellenzellen zählen. Wenn eine Tabelle in eine andere Tabelle verschachtelt ist oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, verliert der Screenreader den Überblick und kann danach keine hilfreichen Informationen über die Tabelle mehr liefern. Leere Zellen in einer Tabelle könnten jemanden, der einen Screenreader verwendet, auch dazu verleiten zu denken, dass sich nichts mehr in der Tabelle befindet. Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten und geben Sie Informationen zu Spaltenüberschriften an. Screenreader verwenden auch Header-Informationen, um Zeilen und Spalten zu identifizieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Hinzufügen einer Kopfzeile zu einer Tabelle finden Sie unter Barrierefreie Tabellen in Word erstellen.
Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, zusammengeführten Zellen oder verschachtelten Tabellen enthalten, verwenden Sie den Barrierefreiheits-Überprüfer.
Verwenden Sie integrierte Stile für Titel, Untertitel und Überschriften
Titel, Untertitel und Überschriften sind dazu bestimmt, sowohl visuell als auch mit assistierender Technologie gescannt zu werden.
Verwenden Sie die integrierten Stile Titel und Untertitel speziell für den Titel und Untertitel des Dokuments.
Idealerweise erklären Überschriften, worum es in einem Dokumentabschnitt geht. Verwenden Sie die integrierten Überschriftenstile und erstellen Sie beschreibende Überschriften, um es Screenreader-Benutzern zu erleichtern, die Struktur des Dokuments zu bestimmen und durch die Überschriften zu navigieren.
Ordnen Sie die Überschriften in der vorgeschriebenen logischen Reihenfolge an und überspringen Sie keine Überschriftenebenen. Verwenden Sie beispielsweise Überschrift 1, Überschrift 2 und dann Überschrift 3, anstatt Überschrift 3, Überschrift 1 und dann Überschrift 2. Organisieren Sie die Informationen in Ihrem Dokument in kleinen Abschnitten. Idealerweise würde jede Überschrift nur wenige Absätze enthalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verwendung von Überschriften und Stilen finden Sie unter Barrierefreiheit mit Überschriftenstilen verbessern.
Erstellen Sie Absatzbanner
Zusätzlich zur Verwendung von Überschriften zur Organisation des Inhalts in Ihrem Dokument können Sie auch Absatzbanner erstellen. In einem Absatzbanner erstreckt sich der Hintergrundfarbbalken über die gesamte Breite des Dokuments und hebt den Text innerhalb des Banners hervor. Dies ist eine großartige Alternative zu Tabellen zur Organisation und Trennung von Inhalten.
Anleitungen zum Erstellen von Absatzbannern finden Sie unter Schattierung auf Wörter oder Absätze anwenden.
Alt-Text zu visuellen Elementen hinzufügen
Alt-Text hilft Menschen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in visuellen Inhalten wichtig ist. Visuelle Inhalte umfassen Bilder, SmartArt-Grafiken, Formen, Gruppen, Diagramme, eingebettete Objekte, Tinte und Videos. Beschreiben Sie im Alt-Text kurz das Bild und erwähnen Sie seine Absicht. Screenreader lesen den Text vor, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können.
Vermeiden Sie es, Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen zu verwenden. Wenn Sie ein Bild mit Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text im Dokument. Beschreiben Sie im Alt-Text kurz das Bild und erwähnen Sie die Existenz des Textes und seine Absicht.
Tipp: Um einen guten Alt-Text zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt und den Zweck des Bildes prägnant und eindeutig vermitteln. Der Alt-Text sollte nicht länger als ein oder zwei kurze Sätze sein – meist reichen ein paar sorgfältig ausgewählte Wörter aus. Wiederholen Sie nicht den umgebenden Text als Alt-Text oder verwenden Sie Formulierungen, die sich auf Bilder beziehen, wie z. B. “eine Grafik von” oder “ein Bild von”. Weitere Informationen zum Schreiben von Alt-Text finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektive Alt-Texte zu schreiben.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Hinzufügen von Alt-Text finden Sie unter Alternativtext zu einer Form, einem Bild, einem Diagramm, einer SmartArt-Grafik oder einem anderen Objekt hinzufügen.
Um fehlenden Alt-Text zu finden, verwenden Sie den Barrierefreiheits-Überprüfer.
Hinweise:
- Für Audio- und Videoinhalte fügen Sie zusätzlich zu Alt-Text eine Untertitelung für Personen hinzu, die gehörlos oder schwerhörig sind.
- Anstatt Objekte in einem Diagramm zu gruppieren, glätten Sie das Diagramm zu einem Bild und fügen Sie dem Bild Alt-Text hinzu. Wenn Sie Objekte gruppieren, befinden sich die untergeordneten Objekte mit den Gruppen in der Tabulatorreihenfolge.
Barrierefreien Hyperlink-Text und QuickInfos hinzufügen
Menschen, die Screenreader verwenden, scannen manchmal eine Liste von Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise Linktexte wie “Hier klicken”, “Diese Seite anzeigen”, “Hierher gehen” oder “Mehr erfahren”. Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein. Sie können auch QuickInfos hinzufügen, die angezeigt werden, wenn sich der Cursor über Text oder Bildern befindet, die einen Hyperlink enthalten.
Tipp: Wenn der Titel auf der Zielseite des Hyperlinks eine genaue Zusammenfassung des Seiteninhalts gibt, verwenden Sie ihn für den Hyperlink-Text. Dieser Hyperlink-Text entspricht beispielsweise dem Titel auf der Zielseite: Alles, was Sie wissen müssen, um effektive Alt-Texte zu schreiben.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von barrierefreien Hyperlinks und QuickInfos finden Sie unter Barrierefreie Links in Word erstellen und Hyperlink erstellen oder bearbeiten.
Barrierefreies Schriftformat und Farbe verwenden
Eine barrierefreie Schrift schließt niemanden aus und verlangsamt nicht die Lesegeschwindigkeit von Personen, die ein Dokument lesen, einschließlich Personen mit eingeschränkter Sehkraft, Leseschwierigkeiten oder Blindheit. Die richtige Schriftart verbessert die Lesbarkeit des Dokuments.
Anleitungen zum Ändern der Standardschriftart finden Sie unter Standardschriftart in Word ändern.
Barrierefreies Schriftformat verwenden
Hier sind einige Ideen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Um die Leselast zu reduzieren, wählen Sie gängige serifenlose Schriftarten wie Arial oder Calibri. Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben und übermäßiger Kursiv- oder Unterstreichung.
- Eine Person mit einer Sehbehinderung kann die Bedeutung verpassen, die durch bestimmte Farben vermittelt wird. Fügen Sie beispielsweise eine Unterstreichung zu farbcodiertem Hyperlink-Text hinzu, damit farbenblinde Personen wissen, dass der Text verknüpft ist, auch wenn sie die Farbe nicht sehen können.
- Für Überschriften sollten Sie in Erwägung ziehen, Fett zu verwenden oder eine größere Schriftart zu verwenden.
- Fügen Sie Formen hinzu, wenn Farbe zur Anzeige des Status verwendet wird. Fügen Sie beispielsweise ein Häkchensymbol hinzu, wenn Grün “bestanden” anzeigt, und ein Großbuchstaben “X”, wenn Rot “nicht bestanden” anzeigt.
Barrierefreie Schriftfarbe verwenden
Der Text in Ihrem Dokument sollte in einem kontrastreichen Modus lesbar sein. Verwenden Sie beispielsweise leuchtende Farben oder kontrastreiche Farbschemata auf gegenüberliegenden Enden des Farbspektrums. Weiß- und Schwarz-Schemata erleichtern farbenblinden Personen die Unterscheidung von Text und Formen.
Hier sind einige Ideen, die Sie berücksichtigen sollten:
Erstellen Sie barrierefreie Listen
Um es Screenreadern zu erleichtern, Ihr Dokument zu lesen, organisieren Sie die Informationen in Ihrem Dokument in kleinen Abschnitten, wie z. B. Aufzählungs- oder nummerierten Listen.
Gestalten Sie Listen so, dass Sie keinen einfachen Absatz ohne Aufzählungszeichen oder Nummerierung in die Mitte einer Liste einfügen müssen. Wenn Ihre Liste durch einen einfachen Absatz unterbrochen wird, melden einige Screenreader möglicherweise die Anzahl der Listenelemente falsch. Außerdem könnte der Benutzer mitten in der Liste hören, dass er die Liste verlässt.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von Listen finden Sie unter Aufzählungs- oder nummerierte Liste erstellen.
Passen Sie den Abstand zwischen Sätzen und Absätzen an
Menschen mit Legasthenie beschreiben, wie Text auf einer Seite “zusammenschwimmt” (die Komprimierung einer Textzeile in die darunter liegende Zeile). Sie sehen oft, wie Text verschmilzt oder verzerrt wird. Um die Leselast zu reduzieren, können Sie den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen vergrößern.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Anpassen des Abstands finden Sie unter Einzüge und Abstände in Word anpassen.
Testen Sie die Barrierefreiheit mit der Lern-App
Versuchen Sie, das Dokument mit der Lern-App zu lesen, um zu überprüfen, wie es klingt.
- Wählen Sie in Ihrem Dokument Ansicht > Lern-App.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Lern-App Laut vorlesen.
- Um die Lern-App zu verlassen, wählen Sie Lern-App schließen.